Файл: Основные функции в системе менеджмента (Основные функции менеджмента и их характеристика).pdf

- подотчетность службы внутреннего аудита: функционально - Совету директоров Открытого акционерного общества «Котовский лакокрасочный завод», административно - единоличному исполнительному органу.

- взаимодействие с исполнительными органами управления и советом директоров: руководитель и сотрудники службы внутреннего аудита имеют прямой и беспрепятственный доступ к Совету директоров и высшему руководству предприятия.

- взаимодействие службы внутреннего аудита и внешнего аудитора: служба внутреннего аудита предоставляет необходимую информацию по запросам внешних аудиторов.

В состав органов контроля за финансово-хозяйственной деятельностью ОАО «КЛКЗ» входят 5 человек:

Контроль за деятельностью персоналом в Открытом акционерном обществе «Котовский лакокрасочный завод» осуществляется в рамках ее структуры, которая представляет собой четкое разделение контрольных обязанностей.

По состоянию на 01.01.18 года списочная численность составила 152 человека, по состоянию на 01.01.17 года - 226 человек.

Данная структура контроля в Открытом акционерном обществе «Котовский лакокрасочный завод» построена таким образом, чтобы своевременно выявлять неумышленные и умышленные ошибки и расхождения и устранять их. Исследование структуры функционального разделения обеспечивает независимый контроль и регулирование системы. Функциональное разделение не должно ограничиваться сотрудниками отделов реальной организации (рис. 3)^[5].

рис. 3 Линейно-функциональная структура организации

Контроль осуществляет генеральный директор, т.е. владелец организации при исполнении возложенных на него обязанностей, либо только на основании соответствующих прав. Поэтому все субъекты управленческого контроля распределены по следующим уровням с точки зрения их значимости в системе контроле:

1) субъекты контроля 1-го уровня - это участники, т.е. собственники, организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно, т.е. с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов;

2) субъекты контроля 2-го уровня - в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу необходимости они выполняют и контрольные функции (например, рабочий, осуществляющий контроль за качеством работы оборудования);

3) субъекты контроля 3-го уровня - они выполняют контрольные функции для реализации тех обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (например, работники планово-экономического отдела, отдела кадров);

4) субъекты контроля 4-го уровня - в их обязанности входят как контрольные, так и другие функции (административно-управленческий персонал, персонал, обслуживающий компьютерные системы, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности).

Данная организационная структура предприятия Открытого акционерного общества «Котовский лакокрасочный завод» позволяет контролировать не только четкое выполнение функций каждого уровня субъекта, но и отслеживать последовательную связь между функциональными отделами предприятия.

2.3 Пути совершенствования системы управленческого контроля в ОАО «КЛКЗ»

Система управленческого контроля в Открытом акционерном обществе «Котовский лакокрасочный завод» - самостоятельно функционирующее подразделение предприятие, где постоянно действует на протяжении своего существования порядок проведения внутреннего контроля. В постоянно меняющихся современных условиях функционирования данная система проведения контроля должна меняться, поэтому я предлагаю следующие пути совершенствования управленческого контроля в Открытом акционерном обществе «Котовский лакокрасочный завод».

Во-первых, в целях совершенствования системы управленческого контроля в Открытом акционерном обществе «Котовский лакокрасочный завод» предлагается расширить состав бюджетов, представляемых руководству компании.

Во-вторых, необходимо разработать регламент, обязывающий ответственных лиц представлять отчеты и объяснения, как по экономии, так и по перерасходу затрат. Приступая к анализу отклонений, важно помнить о вероятности существования разрывов между датой поступления (списания) материальных затрат и датой отражения этой операции в учете. Пока этот фактор не будет устранен, информация об отклонениях фактических материальных затрат от запланированных значений, по сути, бесполезна для управления подразделениями и компанией в целом.

В целом же, Открытому акционерному обществу «Котовский лакокрасочный завод» можно рекомендовать хотя бы раз в год проводить аудит эффективности системы управленческого учета предприятия (СУУП). Аудит эффективности - это определенный комплекс приемов, позволяющих оценить состояние изучаемых объектов с точки зрении эффективности осуществляемого управления. Специфика аудита предполагает в ходе проверки использовать сочетание различных методов. Например, метод экспертизы предполагает использование графического метода, метода аналогии и т.п. В свою очередь метод аналогии представляет собой самостоятельный метод аудита эффективности и т.д.

Контроль на производстве - это достаточно сложный процесс, который требует от руководителя отлаженных, скоординированных действий, направленных на повышение уровня эффективности работы каждого из сотрудников и в конечном итоге предприятия в целом.

В реальной жизни на предприятии возникают следующие проблемы, которые могут быть устранены только при наличии эффективного контроля.

1. В Открытом акционерном обществе «Котовский лакокрасочный завод» не уделяется должного внимания некассовым бюджетам. Часто на практике руководитель организации требует составления детальных планов движения денежных средств (с разбивкой доходов и расходов по декадам или даже неделям, с отражением расходов по подразделениям) и расшифровок выписок банка. Все отклонения, выявляемые по данным отчета о движении денежных средств, подлежат тщательному анализу. В то же время отклонения например от плановых транспортных затрат, общехозяйственных расходов могут быть полностью проигнорированы. В результате снижаются требования к представлению бухгалтерской информации для формирования отчетов по исполнению планов и сводится к минимуму проведение управленческого анализа. Более того, такое отношение к некассовым бюджетам не позволяет совершенствовать систему учета и контроля затрат, теряется связь между бухгалтерами и работниками отдела управленческого учета и контроля. Это, в свою очередь, является одной из основных причин неэффективной политики в области сокращения затрат.

2. Часто отсутствуют объяснения ответственных лиц не только по экономии, но и по перерасходу затрат. Не формируется сводная детальная информация об отклонениях фактических затрат от их нормативных значений.

Необходима координация деятельности организации, т.е. процесс распределения деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно достичь поставленной цели.

В-третьих, всеобъемлющий контроль в Открытом акционерном обществе «Котовский лакокрасочный завод» приводит к детальному контролю всех звеньев управленческой деятельности, что создает неудобства при выполнении указаний и распоряжений, поэтому необходимо установить порядок выборочного контроля персонала и пространственного расположения объекта контроля. Это позволит определить допустимые отклонения поведения членов организации от данных норм. С одной стороны, контроль не должен быть мелочным, т.е. фиксировать малейшие нарушения членами организации основных норм и правил, а с другой - он не должен ориентироваться только на крупные нарушения и совершенно игнорировать мелкие, но достаточно многочисленные отклонения от нормативного поведения.

В-четвертых, оценка состояния дел, получаемые при действующей системе контроля, используется главным образом для уяснения сути возникающих проблем и поиска их решений, а не для вынесения «приговоров» исполнителям. Если дела начинают приобретать нежелательный оборот, то никто не намеревается «рубить головы». Поэтому для руководителей и подчиненных необходимо собираться вместе, чтобы выяснять причины кризисной ситуации и найти пути их устранения. Иными словами, организация контроля создает здесь систему раннего предупреждения, позволяющую обнаружить проблему, едва только она всплывет на поверхность, и начать заниматься ее устранением задолго до появления кризисной ситуации.

В-пятых, необходимо автоматизировать процесс контроля в Открытом акционерном обществе «Котовский лакокрасочный завод», так как успешное функционирование современного производства обеспечивается соответствующей ему системой производственного контроля, а методы осуществления технологических операций и операционного контроля взаимодополняют друг друга. Поэтому для автоматизированного массового производства нужна соответствующая ему автоматизированная система контроля

В-шестых, нужно усовершенствовать системы контроля доступа, которая обеспечивает и систематизирует автоматический контроль по доступу в зону организации, а также можно разделить зону на сектора контроля, за которыми собираются статистические данные по доступу.

Для этого необходимо установить электронную проходную (турникет), который позволит организовать и систематизировать статистику по средствам подсоединения компьютера, на котором будет анализироваться собранная информация. На данном компьютере будет установлено программное обеспечение, которое будет собирать статистику предоставленной информации турникетом. Оператору компьютера остается только выбрать нужные параметры и нужная информация доступа будет на руках.

Так же систему контроля доступа можно усилить и дополнительными элементами, установив систему видеонаблюдения или другие элементы функциональности, что позволит увеличить радиус характера контроля в организации еще в более лучшую сторону.

Автоматизация доступа в организацию позволит улучшить контроль посещения и создать систематизированную и чёткую статистику, что в конечном итоге имеет дисциплинарное влияние на сотрудников, работающих в организации.

Заключение

На сегодняшний день предприятие представляет собой сложную систему, для которой очень важно определить состав функций управления. В функциях менеджмента отражается содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления). Окончательным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направленного на достижение поставленной цели. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности.

Основные функции являются основополагающими всего процесса управления. Это планирование, организация, мотивация, координация и контроль. Они характеризуются полнотой содержания, устойчивостью структуры, системностью и универсальностью использования в разных сферах деятельности. Главная их особенность в том, что каждая основная функция менеджмента представляет собой отдельный процесс управления по выработке методов активизации и средств воздействия на персонал и его деятельность для достижения общих результатов социально-экономической системы.

Планирование - основная функция менеджмента, которая представляет собой вид деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих достижение поставленных целей.

Организация как функция управления заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями фирмы, определении порядка и условий функционирования фирм.

Контроль - это системное наблюдение за выполнением планов, заданий и результатами хозяйственной деятельности, обеспечение с помощью информации обратной связи с управляемым объектом.

Мотивация как основная функция менеджмента связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей организации.

Вышеперечисленные функции нашли свое отражение в теоретическом аспекте данной работы, а практическая часть исследования основных функций управления, в частности, функция управленческого контроля, была проведена на базе Открытого акционерного общества «Котовский лакокрасочный завод».

Открытое акционерное общество «Котовский лакокрасочный завод» - одно из современных российских предприятий по производству высококачественной, конкурентоспособной и экологически безопасной лакокрасочной продукции различного назначения.