Файл: Построение организационных структур (Понятие и принципы построения организационной структуры управления).pdf

Процесс формирования организационной структуры предприятия включает в себя следующие традиционные этапы:

- анализ и обоснованный выбор типа организационной структуры;

- построение главных вертикальных и горизонтальных осей будущей структуры;

- проектирование всего множества основных структурных подразделений;

- определение общего функционального содержания их деятельности;

- формулировка целей и задач каждого подразделения;

- определение состава подразделений, их первоначальной численности и места в общей структуре предприятия;

- планирование обеспечения подразделений всеми видами необходимых ресурсов;

- разработка положений, процедур и прочих регламентирующих документов, закрепляющих и регулирующих функции, связи и процессы, которые осуществляются в системе управления предприятием, устанавливающих уровни и количественные параметры полномочий, предоставленных подразделениям [12, с.43].

Анализ действующей организационной структуры управления призван установить, в какой мере она отвечает требованиям, предъявляемым к организации [12, с.44]. Надо определить, насколько структура управления рациональная с точки зрения установленных критериев, характеризующих ее качество. Основные критерии качества действующей организационной структуры представлены в таблице 1.

Таблица 1

Оценочные критерии качества организационных структур управления [21, с.246]

В результате анализа представлены критериев необходимо выявить «узкие» места в деятельности предприятия [22, с.310].

Многоаспектный характер процесса модернизации организационных структур требует применения как формальных, так и неформальных методов их проектирования [22, с.311]. Поэтому для построения эффективной организационной структуры, адаптивной к изменениям внешних условий, необходимо сочетание принципов формирования структур и научных методов, другими словами, системного подхода, со значительной экспертно-аналитической работой, изучением зарубежного и отечественного опыта.

Системность подхода к формированию организационной структуры проявляется в необходимости следовать определенным правилам, среди которых следует выделить основные:

1. Определять и утверждать все стратегические цели и направления деятельности предприятия на долгосрочную перспективу.

2. Четко формулировать и из виду не упускать ни одну управленческую задачу, без решения которой достижение стратегических целей предприятия окажется затруднительным либо невозможным.

3. Выявлять и взаимно увязывать применительно к этим задачам всю систему функций, полномочий, прав и ответственности всех участников системы управления - от председателя правления или даже участников совета директоров до менеджеров и руководителей самого низкого уровня управления.

4. Обеспечивать органическое сочетание вертикальных и горизонтальных связей и отношений в системе управления [19, с.48].

В единой системе должны рассматриваться и различные методы формирования организационных структур управления.

Методы разработки, проектирования и непосредственного формирования организационной структуры предприятия сочетают в себе как технологические, экономические, информационные, административные, организационные взаимодействия, поддающиеся непосредственному анализу и рациональному проектированию, так и социально-психологические связи и характеристики, анализ и планирование которых в большинстве случаев могут быть выполнены лишь на качественном уровне с большой долей интуитивной составляющей в решениях, основанных на практическом опыте разработчиков и полученных эмпирических данных [19, с.49].

Особенность проблемы проектирования управленческой организационной структуры заключается невозможности ее адекватного представления в виде задачи формального выбора оптимального варианта организационной структуры по конкретно сформулированному, математически выраженному, однозначному критерию оптимальности. Это - многокритериальная проблема, имеющая как количественный, так и качественный аспекты. Она должна решаться на основе сочетания формализованных методов анализа, моделирования и оценки организационных систем с субъективными решениями и взглядами руководителей, экспертов и специалистов в отношении предпочтения и оценки лучших вариантов организационных решений [10, с.130].

Применительно к промышленным предприятиям можно выделить следующие наиболее характерные методы организационного проектирования структур управления, представленные на рисунке 2.

Рис.2. Методы организационного проектирования [13, с.158]

Метод аналогий заключается в использовании организационных механизмов и форм управления на основе типовых структур управления организацией, определении границ и условий их применения с последующей корректировкой в соответствии с особенностями конкретного предприятия и с учетом отклонений от заложенной в модель типовой ситуации [5, с.217].

Типизация решений представляет собой средство роста общего уровня управленческой организации. Однако типовым организационным решениям следует быть многовариантными, регулярно корректироваться и допускать отклонения в случаях, когда конкретные условия работы предприятия отличаются от сформулированных стандартных условий.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании работы предприятия силами квалифицированных специалистов, для выявления специфических особенностей, проблем в работе управленческого аппарата, а также выработки рациональных рекомендаций по его перестройке или формированию. Эти рекомендации должны формулироваться исходя из количественных экспертных оценок эффективности организационной структуры, полученных статистико-математическими методами, из рациональных принципов управления, а также обобщения и анализа самых прогрессивных тенденций в сфере организации управления производственными предприятиями [5, с.218].

Особенное место в числе экспертных методов отводится разработке табличных и графических описаний организационных структур и управленческих процессов, отображающих рекомендации по их оптимизации и построению наиболее эффективных взаимосвязей между подразделениями.

Предшествует этому разработка вариантов организационных решений, которые направлены на устранение обнаруженных проблем, соответствующих передовому опыту и научным принципам организации процесса управления, а также необходимому уровню качественных и количественных критериев оценки эффективности организационных структур.

При использовании метода структуризации целей чаще всего выполняется следующая последовательность основных этапов [5, с.219]:

I этап - разработка системы целей, представляющей собой функциональную основу для взаимной увязки всех видов управленческой деятельности.

II этап - поиск имеющихся типовых вариантов организационных структур с частными допущениями, соответствующими установленной системе целей, с учетом собственной функциональной специализации и системы вертикальных и горизонтальных связей.

III этап - экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения установленных приоритетов достижении целей посредством функциональной ориентации подразделений, определения отношений руководства, подчинения и взаимодействия подразделений.

IV этап - составление и распределение прав и ответственности, как между отдельными подразделениями, так и по вертикалям структуры управления, объединяющим укрупненные виды деятельности предприятия в соответствии с определенными ранее стратегическими целями [5, с.220].

Метод организационного моделирования представляет собой формирование базовой организационной структуры предприятия путем разработки формализованных математических, графических, схематических, табличных и других отображений распределения полномочий и ответственности на предприятии, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур с целью обоснованного формирования итогового варианта организационной структуры предприятия по совокупности выбранных критериев [3, с.155].

Можно выделить несколько основных типов моделей организационных структур, используемых в рамках данного метода:

1. Математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде систем математических уравнений и неравенств.

2. Графоаналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные и другие отображения распределения функций, полномочий, ответственности и организационных связей. Примерами могут служить схематические описания материальных, информационных, денежных потоков совместно с управленческими действиями.

3. Натурные модели организационных структур и процессов, заключающиеся в оценке их функционирования в реальных условиях [3, с.156].

К ним относятся: организационные эксперименты - заранее спланированные и контролируемые перестройки структур и процессов в реальных организациях; лабораторные эксперименты - искусственно создаваемые ситуации принятия решений и организационного поведения; управленческие игры - моделирование организационных структур вместе с конкретными участниками их будущего воплощения, включающее отработку вариантов поведения в различных ситуациях и совместный поиск наиболее эффективного варианта.

4. Математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур управления [3, с.157].

Они построены на основе сбора, анализа и обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях.

Процесс проектирования организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании нескольких методов. Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит от множества факторов, характеризующих как требуемый результат разработки, так и имеющиеся ресурсы для проведения необходимых исследований, анализа и расчетов [22, с.309]. Вместе с тем, проектируя новую организационную структуру управления, нельзя забывать о требованиях, предъявляемых к организационным структурам, представленных в таблице 2.

Таблица 2

Требования, предъявляемые к организационным структурам [22, с.310]

Продолжение таблицы 2

Таким образом, построение эффективной организационной структуры управления приобретает форму поиска альтернативного решения между централизацией и децентрализацией властных функций. Желание найти приемлемое соглашение между централизованным и децентрализованным управлением приводит к необходимости создать такую систему управления, которая характеризуется централизованной разработкой совершенствования предприятия и хозяйственной политики с децентрализованным оперативным управлением. Достигнутый эффект организационного совершенствования выражается не только в улучшении показателей эффективности системы, - но и в повышении ее потенциальных возможностей для будущего развития.