Файл: Нормативные документы, регулирующие порядок ведения кассовых операций (Теоретические и методические аспекты учета кассовых операций).pdf

Целью бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций - является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики бухгалтерия должна исходить из принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе может приносить предприятию дополнительный доход. Поэтому нужно постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных средств для получения прибыли (в депозиты банков, акции и облигации сторонних предприятий, инвестиционные фонды и т.д.).

Из этой цели вытекают следующие основные задачи учета и контроля денежных средств:

• проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;

• обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженностей, средств в расчетах в иностранной валюте;

• своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечение взыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженностей и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;

• обеспечение сохранности денежных средств, документов в кассе и других местах их выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд предприятия, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима;

• изыскание возможности наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.

Текущими заботами этого участка являются:

• контроль за оплатой счетов,

• получение долгов с заемщиков и дебиторов;

• наблюдение за кассовой дисциплиной;

• правильное заполнение первичной документации.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется следующими документами:

• Федеральный закон от 22.05.2009 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ);

• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40;

• Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное Советом директоров Банка России от 05.01.1998 N 14-П (далее - Положение о наличном денежном обращении);

• Типовые правила эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104.

Расчеты наличными деньгами между предприятиями могут осуществляться в пределах лимитов, установленных законодательством Российской Федерации. При этом каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Формы документов, которые применяются при совершении кассовых операций, утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Эти формы согласно п. 12 Порядка ведения кассовых операций согласованы с Минфином России, Минэкономики России и Банком России.

В настоящее время действуют следующие формы:

• приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

• расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

• кассовая книга (форма N КО-4);

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5).

Предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. В отдаленных местностях, где нет банков, допускается выдача денег из выручки одних предприятий на нужды других. Порядок такой выдачи регулируется договором между предприятиями по согласованию с банками, обслуживающими эти предприятия.

Предприятия вправе хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Кассовые операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

Согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций наличные денежные средства принимаются в кассу по приходным кассовым ордерам (унифицированная форма кассового ордера N КО-1). Ордера должны быть подписаны главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным распоряжением руководителя предприятия. Приходный кассовый ордер выписывается бухгалтером организации, регистрируется в книге регистрации приходных и расходных документов (форма N КО-3) и передается кассиру. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машинке (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приняв деньги в кассу, кассир выдает лицу, от которого принимаются деньги, квитанцию к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера организации и кассира, заверенную печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Деньги в кассу организации могут поступать из различных источников. Это могут быть средства, полученные из банка по чеку на выплату заработной платы и хозяйственные нужды, поступления от сотрудников организации в погашение задолженности перед организацией по выданным подотчетным средствам или предоставленным займам, выручка от реализации товаров (работ или услуг). В зависимости от источника поступления денег оформление операций производится по-разному. Общим для них является одно - на все поступившие в кассу деньги выписываются приходные кассовые ордера.

В кассу организации также могут быть внесены денежные средства в следующих ситуациях.

В случае неполного использования сумм, полученных под отчет, подотчетные лица сдают неизрасходованный остаток в кассу. При этом также заполняется приходный кассовый ордер с выдачей квитанции подотчетному лицу. В бухгалтерском учете такая операция отражается записью:

Д-т 50, К-т 71 - получены денежные средства от подотчетного лица.

При возврате сотрудником в кассу организации полученного ранее займа или возмещение нанесенного организации ущерба производится запись:

Д-т 50, К-т 73 - возврат займа сотрудником.

Организация может получить заем от другой организации:

Д-т 50, К-т 66 (67) - получены денежные средства по договору займа.

Сторонняя организация, взявшая денежные средства по договору займа, может вернуть их в кассу организации:

Д-т 50, К-т 58 - возвращены средства по договору займа.

Общим для всех перечисленных случаев является то, что при осуществлении кассовых операций не требуется использования кассового аппарата. Достаточно выписать приходный кассовый ордер.

На каждую кассовую машину администрация предприятия должна заводить "Книгу кассира-операциониста" (форма № 24), которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера организации, а также печатью. При этом необходимо учитывать, что "Книга кассира-операциониста" не заменяет кассового отчета по форме № 25.

Все записи в "Книге кассира-операциониста" производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в Книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, и главного бухгалтера.

При окончании работы организации или по прибытии инкассатора, кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру.

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально ответственных лиц 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией. Использованные контрольные ленты, копии чеков и другие документы, подтверждающие суммы принятых наличных денег, должны храниться в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии организации в течение 15 дней после проверки товарного отчета инвентаризации кассы, а в случае недостачи – до окончания рассмотрения дела. Товарные отчеты и приложенные к ним документы строгой отчетности хранятся не менее 5 лет.

Предприятия ежегодно вместе с балансом представляют пользователям отчет по ф. "Движение денежных средств". Он заполняется нарастающим итогом с начала года на основании бухгалтерских записей на счетах 50, 51, 52, 53, 56, 57. Сложности для заполнения эта форма не представляет, но здесь есть одна особенность. Предприятия, имеющие валютные счета в уполномоченных банках, предварительно заполняют ф. № 4 по каждому виду валютных счетов в соответствующей валюте также нарастающим итогом с начала года, после чего по курсу рубля на конец отчетного периода определяется рублевый эквивалент движения валютных средств (сальдо на начало года, поступление, выбытие, сальдо на конец отчетного периода) для включения в общую ф. № 4.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств и ценностей помещение кассы должно отвечать следующим требованиям:

• быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

• располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

• иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

• закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

• оборудоваться специальным окошком для выдачи денег;

• иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

• располагать исправным огнетушителем.

При приеме наличных денег составляется приходный кассовый ордер, подписанный главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными распорядительным документом.

Заготовительные организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы по заготовительным квитанциям.

В централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

При выдаче и получении денег по приходным и расходным кассовым ордерам или заменяющим их документам кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы передавшему их сотруднику для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Поступление денег в кассу

При каждом поступлении наличных денег в кассу предприятия оформляется приходный кассовый ордер (форма N КО-1). Он состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Отрывная квитанция, подписанная главным бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным) и кассиром и заверенная печатью, выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В тех случаях, когда в приходном кассовом ордере регистрируется приход в кассу денег, снятых с расчетного счета, квитанцию прикладывают к банковским документам.