Файл: Договора и их виды, как одна из форм организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами(на примере ООО «ОптХозТорг»).pdf

Как показывает анализ основных показателей деятельности компании ООО «ОптХозТорг», в 2018 году произошел спад оборотов деятельности, однако уже в 2019 году эти объемы превысили показатели 2017 года. Такую динамику в 2019 году обеспечили компании решения по оптимизации складской деятельности, в том числе улучшения оснащения складов, а также увеличение числа арендуемых складских помещений, обновление программного обеспечения, расширение сети магазинов по городу и количества складов. Рост объемов складирования позволил снизить отпускные цены для розничных магазинов.

Особенности договоров с контрагентами в

в ООО «ОптХозТорг»

Организация взаимоотношений с контрагентами в ООО «ОптХозТорг» построена в строгом соответствии с требованиями законодательства РФ.

Наиболее часто используемая форма договора, касающаяся основных направлений деятельности компании: договор на поставку^[15].

Кроме того, компания заключает договора на длительный период времени, которые периодически пролонгируются:

- договор аренды складских и офисных помещений,

- договор рекламу,

- аутсорсинг юридического и бухгалтерского сопровождения,

- договоры сотового обслуживания,

- договоры клининга, и др.

Договорная работа – один из важнейших участков деятельности компании. От ее эффективности зависит слаженная работа всей компании. Однако сосредоточение всей договорной работы в одном подразделении невозможно. Каждый договор имеет свою специфику. Поэтому его сопровождение, периодический пересмотр, согласование и утверждение требуют привлечения специалистов из соответствующего подразделения.

В договорах с контрагентами следует выделить две группы пунктов:

- специфических для данного конкретного договора;

- общих для всех договоров.

Представляет интерес выявление значимости и приоритета тех или иных существенных пунктов для составления договора. Так, анализ договорной деятельности с контрагентами в ООО «ОптХозТорг» позволил выделить ряд пунктов по их значимости и приоритете в договорах с контрагентами. Результаты проведенного анализа представлены на рисунке ниже.

Рис.8 Значимые пункты договора с контрагентами

Как видно из рисунка выше, наиболее важные пункты любого договора – это:

- пояснения по поводу штрафов,

- оговоренные сроки и конкретные даты выполнения работ,

- возможность гибкого реагирования на изменение внешних и внутренних условий сделки.

Оптовая торговля, закупка, поставка сырья и товаров являются такими сферами, где большое значение должно придаваться формализации хозяйственных связей и, в частности, договорной работе.

Успех деятельности коммерческого предприятия во многом зависит от многих аспектов, к основным из которых можно отнести следующие:

• организационно-правовая форма – в соответствии с ней предприятие имеет различные ограничения в ходе осуществления своей деятельности, регламентирующиеся Гражданским кодексом РФ;
• организационная структура управления предприятием – важный элемент с точки зрения взаимодействия сотрудников, отделов и управления предприятием в целом;
• товар или услуга, предоставляемая рынку – один из ключевых моментов коммерческой деятельности, от правильного выбора которого во многом зависит конкурентоспособность организации;
• конкурентоспособность – здесь очень важен постоянный анализ и мониторинг рынка, в результате проведения которого необходимо выявить основные тенденции развития рынка, слабые и сильные стороны предприятий конкурентов, в соответствии с чем необходимо проводить постоянную корректировку деятельности предприятия;
• коммерческие риски – их просчет важен, прежде всего, с точки зрения минимизации финансовых потерь, которые будут негативным образом сказываться на деятельности предприятия.

 Все возможные риски деятельности компании должны быть тщательно проанализированы и минимизированы именно в процессе договорной работы.

Необходимо отметить, что успех организации такой деятельности зависти не только от самой организации, ее поставщиков и перевозчиков, но и от инфраструктуры, требующейся для организации потоков товаров от производителя к потребителю. Ошибки, которые могут быть допущены при организации товародвижения и хранении товаров, могут привести не только к задержкам поставок и отсутствию необходимого товара на складе, но и к его порче, что влечет за собой огромные убытки для организации.

Следует отметить, что компания в обязательном порядке несет материальную ответственность за невыполнение обязательств, что является дополнительной гарантией для клиентов.

Таким образом, анализ договорной деятельности компании показал, что организация приобретает успех при наличии следующих условий:

- возможные риски деятельности компании должны быть тщательно проанализированы и минимизированы в процессе договорной работы с контрагентами;

- наиболее важные пункты любого договора – штрафные санкции, сроки и даты выполнения работ, возможность гибкого реагирования на риски, сопровождающие сделку.

Оптовая торговля, закупка, поставка сырья и товаров являются такими сферами, где большое значение должно придаваться формализации хозяйственных связей и, в частности, договорной работе.

Развитие договорной работы, как одной из форм организации коммерческой деятельности по работе с контрагентамив современных условиях

Направления развития договорной работы с контрагентами

Современный бизнес предъявляет высокие требования к организации бизнеса, и именно качественный уровень документооборота и работа с контрактами оказывает значительное влияние на коммерческих успех компании в целом.

Одним из важнейших направлений совершенствования договорной работы является минимизация коммерческих рисков посредством предварительной работы – до заключения договора.

Сегодня система налогового контроля перестроена таким образом, что компании обязаны всесторонне проверять своих контрагентов до заключения контрактов, а также обязаны выявлять неблагонадежных, пресекать незаконные действия.

Проверка потенциальных контрагентов, по новым правилам — стала обязанностью, с ответственностью за неисполнение:

1) обвинение в соучастии;

2) отказ в уменьшении налоговой базы при расчете налогов.

В соответствии с новыми правилами проверки — привычная «тактичная» и «должная» осмотрительность трансформировалась в жесткий контроль.

Встроены в систему контроля банки и финансовые компании. Аудиторы и нотариусы получили методику по выявлению неблагополучных клиентов. Юридические и бухгалтерские фирмы тоже обязаны участвовать в проверке контрагентов. 

Проверка контрагента - до заключения договора^[16] - предполагает соблюдение следующих правил налоговой безопасности:

1. подтверждать деловую цель сделки и просчитывать ее экономическую суть;
2. сделка должна быть исполнена лицом, с которым заключен договор (ли иным лицом, которому было передано обязательство по договору).

Эти правила направлены на то, чтобы пресечь взаимодействие бизнеса с недобросовестными фирмами.

Таким образом, проблема коммерческой осмотрительности в выборе контрагентов решаема на уровне организации договорной работы: как до заключения договора, так и в ходе его исполнения необходимо иметь четкое объяснение:

1. с кем компания предполагает сотрудничество;
2. как это сотрудничество могут трактовать проверяющие инстанции;
3. иметь на руках неопровержимыми доказательствами «предпринимаемой осмотрительности и осторожности».

Большинство компаний ограничиваются формальными действиями: запрашивают у потенциального контрагента пакет учредительных и регистрационных документов, либо запрашивают некоторую анкету контрагента, которую хранят на случай проверки.

Однако, формальный подход к проверке контрагента в современных условия потерял всякий смысл. ФНС неоднократно комментировала это требование^[17]: истребование у контрагента регистрационных документов носит справочный характер и не указывает на принятие мер «разумной осмотрительности»: цель проверки контрагента по новым правилам: проверить и понять, что перед вами – добросовестный бизнес.

Таким образом, проверка контрагентов в соответствии с требованиями ФНС превратилась в серьезную аналитическую работу, включающую ряд этапов.

Рис.9 Этапы проверки-анализа контрагентов на добросовестность

В итоге проделанной работы должны быть собраны доказательства добросовестности партнера по бизнесу.

В зависимости от требуемого объема доказательств контрагента, следует классифицировать их по категориям:

- мелкие компании, объем сделок с которыми незначителен и несущественен (поставщики канцелярии, и пр.);

- долгосрочные партнеры, в работе с которыми достаточно подстраховаться на случай непредвиденных изменений;

- новых потенциальных контрагентов.

Признаки компаний-однодневок перечислены в письмах ФНС^[18].

Под ряд подозрительных критериев могут попасть обычные компании, поэтому важно взвешенно оценить данные о контрагенте и свои риски. Даже при реальной сделке — недобросовестность контрагента может повлечь негативный результат проверки. Поэтому необходимы доказательства, что контрагент является надежной и добросовестной компанией. Источники поиска информации о контрагенте:

1. сведения из официальных источников, например, 0911.2018 ФНС запустила полезный сервис для проверки контрагентов по ИНН^[19];
2. запрос пакета документов у потенциального контрагента;
3. интернет-поиск.

Договорная работа предполагает оценку потенциала контрагента и риска неисполнения им своих обязательств, т.е. оценка наличия, источников и достаточности ресурсной базы контрагента. В этих целях осуществляется запрос следующей документации:

1. запрос финансовой отчетности;

2. запрос информации о технологическом процессе (поставщики, импорт, экспорт, логистика, и пр.);

3. деловая репутация партнеров контрагента;

4. справка о среднесписочной численности персонала, и их квалификации.

5. информация о наличии опыта исполнения договоров подобного рода.

В случае уклонения или непредоставления подобной информации, позволяющей оценить ее потенциал, ФНС не рекомендует заключать договор с таким контрагентом.

Особую предварительную работу требует заключение договоров по системе закупок или тендеров. ФНС будут интересовать вопросы^[20]:

• результаты мониторинга рынка аналогичных товаров (работ, услуг),
• наличие анализа альтернативных вариантов,
• критерии отбора,
• процедура выбора (конкурс, тендер),
• ответственный за подбор контрагентов, участие учредителя,
• корпоративная процедура согласований и одобрения сделок, и др.

Очень часто на практике выбором контрагента и заключением договора занимаются специалисты-закупщики, а оформлением документации – финансовый отдел. Нередко бывает, что документы оформляются уже после того, как руководством выбор контрагента уже совершен.

Поэтому важным направлением развития договорной работы в коммерческой сфере может стать разработка процедуры – регламента - проверки контрагентов и выбора исполнителя договора. Такой Регламент должен содержать алгоритм проведения проверок:

- выделить категории контрагентов;

- предложить схему действий ответственных лиц,

- предложить схему документооборота, в т.ч. их анализа и согласования;

- формирование досье контрагента.

Проверка контрагента и оценка рисков заключение контракта потребует времени и трудовых затрат, однако результат позволит убедить ФНС в достаточности мер и разумности ваших действий.