Файл: Учет производственных запасов (Понятие, классификация и виды материально-производственных запасов).pdf

2.3. Отчетность материально-ответственных лиц

В установленные сроки заведующие складами на основании первичных приходных и расходных документов составляют отчеты о движении материальных ценностей, которые сдают в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Начальники цехов (мастера) могут составлять производственные отчеты.

Формы и порядок составления отчетов зависят от отраслевых особенностей, производственных мощностей предприятий, степени автоматизации учетно-вычислительных работ и других факторов. Однако, несмотря на имеющиеся различия, все отчеты составляются в двух экземплярах, имеют общие черты и назначение.

Во-первых, большинство отчетов составляется пре- имущественно в натуральном выражении, во-вторых, во всех отчетах указываются остатки материальных ценностей на начало и конец отчетного периода, а также их движение, т. е. поступление и выбытие (расход). В производственных отчетах наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме.

Первый экземпляр представленного отчета с приложенными документами остается в бухгалтерии производственного предприятия, а второй — с распиской бухгалтера возвращается материально ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета с документами.

В бухгалтерии поступившие отчеты проверяют, обращая внимание на правильность оформления документов, законность и целесообразность операций; соответствие дат документов тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перенесения остатков с предыдущего отчета. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков материалов на конец отчетного периода.

Если при проверке в отчете обнаружены ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера.

По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке - составлению бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально-ответственных лиц.

Глава 3. Совершенствование бухгалтерского учета материально-производственных запасов в ООО «МастерСтрой»

Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от правильного определения потребности в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации затрат, улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности работы предприятия.

1. Отлаженная работа с поставщиками.

Заказы на приобретение материалов должны делаться только после того, как одобрен выбор поставщика. Для этого можно составить специальные перечни поставщиков. Ведение таких перечней сокращает время, расходуемое на поиск необходимой информации, что при повторе заказа существенно снижает затраты отдела снабжения. Такой перечень должен постоянно пополняться новой информацией о товарах или возникающих проблемах с действующими поставщиками. На данном предприятии отсутствуют записи проведения анализа поставщиков. Для проведения объективного анализа должна быть разработана методика, которая максимально бы предоставляла алгоритм выбора и оценки поставщиков на основании выполнения установленных критериев по конкретным позициям. Материалы закупаются на основании 3-х основных критериев: цена, качество и сроки.

В связи со всем вышеизложенным для ООО «Ибресинский хлебозавод» особенно важно:

• вести оценку и повторную оценку поставщиков с целью определения наиболее выгодных для него партнеров;
• определить критерии оценки поставщиков.

Также отрицательным в учете расчетов с поставщиками является несвоевременное оформление документов по поступлению материалов. Необходимо установить четкие сроки сдачи сотрудниками первичной документации.

2. Проверка качества материалов, укомплектованности поставок при получении материалов.

Информация о необходимых материалах формируется на уровне бригады и передается начальнику отдела материально-технического снабжения, либо в случае больших заказов техническому директору. Контроль закупленных материалов осуществляется только визуально – по количеству и качеству. Этого может оказаться не всегда достаточным. При выявлении брака осуществляется замена товара. При необходимости, оформляется претензия, а в особых случаях - отказ от покупки у данного поставщика с последующим исключением данного поставщика из действующего реестра поставщиков. Нужно описать требования к закупаемой продукции и в дальнейшем осуществлять контроль закупаемых материально-производственных запасов согласно этим требованиям.

3. Соблюдение условий хранения материалов.

Должна быть минимизирована вероятность порчи материалов на складе. Для этого нужно соблюдать правила пожарной безопасности, исключить хранение на открытом воздухе. Необходимо минимизировать потери запасов в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования, для этого нужно правильно организовать охрану складских помещений.

Кроме того недостаток материалов нарушает режим работы предприятия, в то время как излишек замедляет оборачиваемость оборотных средств, увеличивает расходы на хранение, загружает складские помещения. На складе можно применить систему maximum - minimum. Запас maximum – это сумма всех запасов, minimum – текущий запас + гарантированный. Производится сравнение фактического наличия с max. и min. и делаются выводы о величине запасов. Считается нормальным если minimum > фактическое наличие > minimum. Анализ проводят по каждому материалу в отдельности. По тем материалам, где фактический запас превышает minimum нужно применить меры или продать материалы или отсрочить следующую поставку. Если запасы меньше minimum, нужно принять меры по закупке материалов.

4. Регулярное проведение инвентаризаций.

В организации инвентаризации должны проводиться через запланированные промежутки времени с целью обеспечение соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию материально-производственных запасов. На данном предприятии нет установленного графика проведений проверок. На данный момент документированная процедура по проведению инвентаризаций на предприятии отсутствует.

Для выполнения этого пункта необходимо:

• разработать документировано оформленный порядок проведения инвентаризаций;
• осуществлять проверки в соответствии с этим порядком;
• использовать результаты инвентаризаций для улучшения работы организации;
• обучить сотрудников правильному проведению инвентаризации;
• обеспечить этих сотрудников необходимым инвентарем.

5. Рациональное использование материалов.

В дальнейшем руководство должно, после каждой проведенной инвентаризации определить, какие ресурсы и в каких количествах необходимы для успешного функционирования организации и улучшения ее работы, а затем обеспечить эти ресурсы. Важное условие повышения эффективности использования материальных ресурсов — усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов. Одно из условий рационального использования производственных ресурсов – нормирование складских запасов и материальных затрат. Под нормой производственного запаса понимают средний в течение года запас каждого вида материалов, принимаемый как переходящий запас на конец планируемого года. Эта норма измеряется в днях среднесуточного потребления каждого вида материалов.

6. Автоматизация учета материалов на складе.

Особенно важно в настоящее время располагать компьютерами, позволяющими создавать автоматизированные рабочие места. Для упрощения учета материалов на складе и в бухгалтерии необходимо автоматизировать склад. Автоматизация должна обеспечить: контролируемый ввод и вывод информации; организацию хранения учетной информации на внешних носителях; защиту информации от несанкционированного доступа; семантическую целостность и защиту от физического разрушения хранимой учетной информации; поиск, арифметическую и логическую обработку информации; обмен с другими информационными объектами. В этом случае материалы приходуются кладовщиком сразу же при поступлении материальных ценностей на склад. И только после оприходования отпускаются в расход по цене приобретения. Это позволит существенно улучшить учет материальных ценностей на предприятии, а также сократить трудоемкость.

Принцип непрерывного совершенствования – это важнейший инструмент для компаний, умеющих гибко приспосабливаться к постоянно меняющейся обстановке.

Эффективность деятельности предприятия во многом зависит от правильного определения потребности в материалах. Оптимальная обеспеченность материалами ведет к минимизации затрат, улучшению финансовых результатов, к ритмичности и слаженности работы предприятия.

В связи со всем вышеизложенным для ООО «МастерСтрой» особенно важно:

• вести оценку и повторную оценку поставщиков с целью определения наиболее выгодных для него партнеров;
• определить критерии оценки поставщиков.

Также отрицательным в учете расчетов с поставщиками является несвоевременное оформление документов по поступлению материалов. Необходимо установить четкие сроки сдачи сотрудниками первичной документации.

Существующая схема документооборота показана на рис. 2.

СКЛАД

ТТН

ПОСТАВЩИК

БУХГАЛТЕРИЯ

ЦЕХ

Счет-фактура

Рис. 2. Существующая система документооборота

Для совершенствования документооборота и порядка учета расчетов с поставщиками рекомендуется отражать в учете полученные товарно-материальные ценности в день их фактического поступления на склад. При отсутствии счетов-фактур от поставщиков товарно-материальные ценности следует учитывать по ценам, предусмотренным соответствующими хозяйственными договорами с поставщиками (протоколами согласования цен и пр.).

Также необходимо улучшить схему документооборота с тем, чтобы информация о поступивших материалах попадала в бухгалтерию в самые кратчайшие сроки (в день обработки ТТН на складе и в день получения счета-фактуры предприятием), избегая простоя документов на складах и в инженерной службе с обязательным отражением данных требований в учетной политике предприятия.

СКЛАД

ТТН

В день поступления ТМЦ

ПОСТАВЩИК

БУХГАЛТЕРИЯ

Счет-фактура

ЦЕХ

Рис. 3. Предлагаемая схема документооборота

Таким образом, в результате предложенных изменений бухгалтерия будет получать счета-фактуры непосредственно в день их поступления в ООО «МастерСтрой» и тогда же передавать копию счета-фактуры в инженерную службу, что позволит существенно ускорить процесс обработки данных в бухгалтерии и позволит избежать отражения счетов поставщиков не в соответствующем периоде.

Для улучшения организации складского учета рекомендуется:

• наладить своевременный учет прихода и расхода материалов на складах;
• своевременно маркировать поступившие на склад материалы индивидуальными бирками;
• произвести перемещение материалов по видам, вместо текущего размещения по моментам прихода;
• на инвентарных карточках указать информацию о местонахождении материала на складах;
• произвести нумерацию полок и стеллажей на складах.

Для получения более объективной информации о реальной стоимости материалов, организации предлагается формировать резервы под снижение стоимости материальных ценностей. В плане счетов бухгалтерского учета введен счет 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей». В бухгалтерском балансе сумма резервов отдельно не отражается, а учитывается при составлении соответствующих строк, характеризующих состояние материальных ценностей, уменьшая их стоимость, по которой они числятся в бухгалтерии.

Исследование действующей практики учета и контроля использования материалов на производство продукции в ООО «МастерСтрой» в 2018 году позволило установить, что учет и контроль ведутся в основном в соответствии с Положениями о бухгалтерском учете и отчетности в РФ и принятой в организации учетной политикой. Рекомендуемые меры должны положительно повлиять на организацию бухгалтерского учета сырья и материалов в ООО «МастерСтрой».

Заключение