Файл: Общие положения по выполнению кассовых операций. Понятие операционной кассы (Порядок ведения кассовых операций).pdf

2.2. Кассовый чек и ежедневные отчеты ККТ

Получая деньги за определенные товары, кассир имеет обязательство пробить кассовый чек и вручить его покупателю. В чеке необходимо точно указывать:

• название и личное ИНН фирмы; присвоенный заводской номер ККМ;
• порядковый номер данного чека;
• дату, а также время совершения покупки;
• стоимость товара;
• признак фискального режима (это спецсимволы, которые дают неоспоримое доказательство того, что ККМ является зарегистрированной, а ее память работает в определенном фискальном режиме) [14, с. 229].

Кроме обязательных элементов в чеке прямо могут быть указаны и другие данные, которые определенная фирма или же предприниматель думает указывать в необходимом порядке (например, фамилия продавца, выполняющего роль кассира).

В ходе работы на кассовом аппарате кассир составляет различные отчеты. Их печать происходит через сам аппарат [16, с. 133].

В течение целого рабочего дня с аппарата можно снимать секционный отчет. Его роль крайне необходима для проверки начисления выручки за определенную секцию или кассе в течение определенной смены. X-отчет, как иначе называется секционный отчет, не оказывает никакого влияния на показания счетчиков денег, именно поэтому его можно пробивать неоднократно [10, с. 85].

В завершении рабочего дня кассир-операционист обязан снять контрольную ленту. Она имеет в себе данные о всей поступившей за целый день выручке по данному кассовому аппарату. Счетчики такого Z-отчета кассир-операционист заносит в спецжурнал (форма № КМ-4 или КМ-5). Именуемый Z-отчетом документ, кассир подклеит в спецжурнал и сохраняет на протяжении пяти лет.

Когда в работе применяется подобного рода контрольно-кассовая техника, то, не считая чека и отчетов ККТ, необходимо оформлять и целый список других документов. К ним относятся:

• акт, свидетельствующий о переводе показаний счетчика общих денежных показателей на нули и регистрации контрольных счетчиков кассовой машины (форма № КМ-1);
• акт, свидетельствующий о снятии показаний счетчика контрольных и совокупных денежных счетчиков при отправке кассовой машины, например, в ремонт и на момент его возвращения в организацию (форма № КМ-2);
• акт, свидетельствующий о возврате денег покупателям по еще неиспользованным чекам; журнал кассира-операциониста;
• журнал, в котором проводится регистрация показаний счетчика подсчитывающих денежные и контрольные счетчики контрольно-кассовой техники, которые работают без кассира [6, с. 450];
• определенную справку-отчет кассира;
• информацию о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и о доходе организации;
• журнал учета всех вызовов техспециалистов и регистрации всех выполненных работ;
• акт, свидетельствующий о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9) [11, с. 128].

Следует обратить внимание, что согласно с законом о бухгалтерском учете (от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ), который действует с 1. 01. 2013 года, отменяется обязательное использование унифицированных форм первичных учетных документов. А значит, предприятия, которые не имеют желания использовать унифицированные формы, вправе сами разрабатывать собственные бланки или, так называемые «первички». Однако, далеко не все формы первичных документов организации могут разрабатывать на самостоятельной основе. Одним из подобного рода исключением являются формы №КМ1 — КМ9. Они применяются при проведении работ с контрольно-кассовой аппаратурой. Так как использование данных форм связано с контролем в сфере применения ККТ, компания не имеет права самостоятельно разрабатывать эти бланки, а применяет исключительно унифицированные формы [9, с. 217].

2.3. Составление актов, при проведении манипуляций с контрольно-кассовым аппаратом

Акт, свидетельствующий о переводе показаний счетчика на нули. Когда происходит перевод показаний счетчика, которые подбивают общую сумму денежных показаний на нули, составляется специальный акт. Подобные действия имеют место, когда происходит ввод нового кассового аппарата в обиход. Тогда оформляют акт о перечислении показаний, обобщающих денежные счетчики на нули. Для данного акта существует типовой бланк. Он установлен постановлением Госкомстата РФ [13, с. 172].

Акт оформляется с помощью работы комиссии, назначенной приказом определенного руководителя. Следует учитывать, что в комиссии по неотъемлемому условию принимает участие налоговый инспектор. Такой акт составляют в двух идентичных экземплярах:

• первый при этом остается в наличии на фирме;
• второй же передают в налоговую инспекцию по месторасположению регистрации кассового аппарата [17, с. 458].

Такой акт подписывают абсолютно все члены комиссии и конечно руководитель фирмы или предприниматель. Документ при этом сохраняются в ее архиве на протяжении всего срока эксплуатации ККТ.

Акт, свидетельствующий о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков.

Стоит помнить, что сдачу контрольно-кассовой машины в ремонт, а также ее возврат на саму фирму фиксируют актом о снятии показаний контрольных и совокупных денежных счетчиков. Для данного акта существует типовой бланк. Он узаконен постановлением Госкомстата РФ.

Акт создает комиссия, уполномоченная приказом самого руководителя. Следует принимать за правило, что в нее входят руководитель организации личный предприниматель, старший кассир, а также кассир-операционист. Документ создается в непосредственном присутствии при данном действии налогового инспектора и специалиста центра тех. обслуживания данной кассовой техники [16, с. 146].

В акте отражаются все показатели совокупных денежных счетчиков на момент неисправности кассового аппарата. Его заполняют в единственном экземпляре и отдают в бухгалтерию.

Акт, свидетельствующий о возврате денег клиентам по неиспользованным кассовым чекам.

Акт данного вида создают тогда, когда есть необходимость возвращать покупателям деньги из операционной кассы. Такое происходит, в следующих случаях:

• покупатель вернул товар, купленный им в день покупки;
• кассовый чек был пробит по ошибке.

Акт создают в единственном экземпляре. Это совершает комиссия, временно созданная или же постоянно работающая на территории предприятии. В ее составе обязательно присутствие следующих лиц:

• руководитель организации или ее индивидуальный предприниматель;
• заведующий данным отделом;
• занимающий звание старшего кассира;
• кассир-операционист, который пробил неправильно чек или тот, кто вернул средства покупателю [19, с. 88].

Составляя акт, следует обязательно обратить внимание на заполнение следующих обязательных строк и граф. В строке «Контрольно-кассовая машина» пишут название модели, класс, тип, а также марку ККМ, с помощью которой и был выбит чек, по которому был возвращены деньги покупателю. В табличную часть данной строки вписывают следующее:

• номер самого производителя. Чаще всего он указан на самой ККМ и в ее тех. паспорте;
• регистрационный номер ККМ. Он отображен в карточке постановки контрольно-кассовой машины на учете, которую дают в органах налоговой инспекции.

Строка «Прикладная программа» существует для того, чтобы написать в ней название прикладной программы по бухгалтерии, с помощью нее на фирме создан оперативный учет товаров. В случае, когда такой программы нет в наличии, то в этой строке будет стоять прочерк [6, с. 409].

В графу «Кассир» обычно вбивают табельный номер кассира, ошибочно пробившего чек либо возвращающего покупателю средства за приобретенный им товар. В таблице также отражают номера и суммы каждого отдельного чека. Когда акт заполнен, его подписывают абсолютно все члены комиссии, а потом его передают на окончательно утверждение самому руководителю фирмы.

Можно привести такой пример. Покупатель приобретает одежду в магазине, в сумме 7770 руб. Но кассир делает ошибку и пробивает чек по сумме в 5550 руб. Для исправления, следует проделать такие операции:

• пробить и отдать новый чек по правильной сумме;
• на сумму в 7770 руб. создать акт о возврате средств клиенту по неиспользованному им чеку;
• приложить чек с ошибкой в документы и отдать их в отдел бухгалтерии [12, с. 76].

Как это выглядит на практике? Возвращенный чек, должен быть приклеен на чистый лист и отдают в отделение бухгалтерии данного предприятия. Затем любой из бухгалтеров прикладывает его к приходному кассовому ордеру, и оформляет получение выручки за отдельный день. Стоит обязательно помнить, что поскольку деньги возвращаются из операционной кассы, выручка за рабочий день выходит в минус [8, с. 431].

Таким образом мы рассмотрели что такое операционная касса, действия и операции, проводимые данной кассой, а также что такое кассовый чек, виды актов при работе с кассовым аппаратом и состав операционной кассы.

3. Совершенствование ведения кассовых операций путем автоматизации

3.1. Программное обеспечение в автоматизированном учете кассовых операций

Для того, чтобы исключить возможные неточности и ошибки в ведении кассовой дисциплины предприятиям необходимо применять автоматизированные системы бухгалтерского учета.

Важным элементом реализации технологии обработки информации является выбор программного обеспечения. Программное обеспечение - это важнейший элемент автоматизированных информационных систем - предназначено для отражения информации. Разработкой и созданием компьютерных систем автоматизации бухгалтерского учета занимается большое количество специализированных фирм [7, с. 415].

Необходим «идеальный» пакет, который для начинающего бухгалтера будет хорошей обучающей системой, для опытного профессионала - отличным инструментов при просчете вариантов, для аудитора - надежным средством быстрой проверки бухучета на предприятии. Но найти такой товар на рынке программных продуктов не так просто. Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-то фирмой, но, в принципе, малопригодные для специфических условий работы на конкретном предприятии. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является и покупка дорогостоящего мощного программного продукта для предприятия, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу. Оправданным может быть покупка программного продукта «на вырост», если на небольшом предприятии предстоит в будущем организация трудоемкого учета производственных запасов, детализированного учета затрат и калькулирование себестоимости, сложного учета туда и заработной платы.

Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии по схеме ПгиБ: Проводки - Главная книга - Баланс или интегрированный бухгалтерский учет), среднее и крупное (комплексный бухгалтерский учет с сетевой версией бухгалтерского учета, а также управленческие системы) [10, с. 71].

К программному обеспечению, используемому в бухгалтерии, относятся также программы, обеспечивающие автономию таких операций как создание и печать текстовых документов, расчет табличных данных.

Автоматизированные системы бухгалтерского учета охватывают все этапы бухгалтерского учета и включают в себя средства создания первичных документов, средства отражения на счетах бухгалтерского учета совершенных хозяйственных операций, средства формирования бухгалтерской отчетности и представления данных для анализа финансово-хозяйственной деятельности.

В компьютерной реализации бухгалтерского учета несколько иной подход к отражению информации по сравнению с традиционной формой. Если при ручном учете приходится многократно делать одни и те же записи в различных регистрах, то при компьютерном учете запись заносится один раз. Как правило, это бухгалтерская проводка, которая записывается в журнал хозяйственных операций (журнал проводок). Дело в том, что программа может легко выбрать из всего набора проводки только те, которые нужны в данный момент. На основе данных хозяйственных операций автоматически формируются все накопительные ведомости - сальдо, обороты, кассовая и главная книги и др. [12, с. 134]

3.2. Преимущества использования автоматизированного учета кассовых операций

Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без компьютеризированного бухгалтерского учета. Именно с него как правило и начинается автоматизация управления. Бухгалтерский учет необходимо автоматизировать - это понимает любой бухгалтер. Предпосылками для этого являются:

• наличие большого объема трудоемких и рутинных работ;
• задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций;
• строго определенные элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия;
• сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия;
• внешние пользователи, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме на машиночитаемых носителях;
• в стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета;
• наблюдается систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете [13, с. 492].