Файл: Теоретический аспект изучения коммуникаций в организации.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации играют огромную роль в системе деятельности предприятия и представляют собой одну из сложнейших проблем менеджмента. Они являются главным связующим звеном всех отделов и отраслей фирмы. Общение занимает практически все время руководителя, и именно от его умения грамотно наладить межличностные отношения, правильно распределить информационные роли и роли, связанные с принятием решений, зависит способность организации реализовать все поставленные цели.

Во многом эффективность коммуникаций зависит от психологической атмосферы в коллективе, а он, в свою очередь, зависит от умений руководителя. Исследования показывают, что в фирмах, где существует свобода слова, поощряется инициатива и проводятся коллективные собрания, создается атмосфера более легкой работы, не обремененной излишними конфликтами. Напротив, более жесткое руководство влечет за собой текучесть кадров, низкую производительность и неблагоприятную обстановку внутри коллектива.

В России коммуникации претерпели крупные изменения за последние годы, от административно-командной системы страна перешла к рыночным отношениям. Если раньше руководство строилось таким образом, что приказы руководства нельзя было ни уточнить, не обсудить, инициатива, наказывалась, а сообразительные работники не могли продвигаться вверх по службе, то на сегодняшний день руководители предпочитают в корне иной подход к организации работы с подчиненными. Инициативность приветствуется, проводятся общие собрания, выслушиваются просьбы и предложения подчиненных, существует богатая база поощрений. Хотя и сегодня всё ещё существуют фирмы с низким уровнем коммуникаций.

Целью данной работы является: рассмотреть коммуникации как явление, изучить основные проблемы коммуникаций в современной организации.

Предметом работы являются коммуникации в организациях, а также проблемы, связанные с ними.

Объектом работы является анализ проблемы коммуникаций на примере IT-компании ООО «ФИТ».

В ходе написания курсовой работы необходимо решить следующие задачи:

• Рассмотреть теоретический аспект изучения коммуникаций в организации: определить ее сущность, функции, виды, цели коммуникаций и её этапы.
• Провести анализ проблемы коммуникаций в ООО «ФИТ» и направления ее оптимизации.
• Разработать рекомендации по совершенствованию коммуникаций и решению имеющихся проблем системы коммуникаций ООО «ФИТ».

Данная тема уже несколько столетий волнует умы людей и достаточно структурирована. Однако, проблема коммуникации всё же явно встречается в современных организациях.

Глава 1.  Теоретический аспект изучения коммуникаций в организации

Коммуникации: сущность и функции

Понятие «коммуникация» прочно вошло в нашу повседневную жизнь. Чтобы лучше понять его значение рассмотрим несколько определений данного термина, которые нам предлагают такие ученые как, 
Адаир Д., Фатхутдинов Р.А., Мильнер Б.З.

Само слово «коммуникация» происходит от латинского глагола communicare: сообщать, участвовать, разделять. Этот глагол, в свою очередь, происходит от слова communis, которое переводится как «общий» [3]. Такое определение, к примеру, применялось к общественным землям, пользоваться которыми мог каждый. Таким образом, уже само происхождение слова коммуникация указывает на его широкое значение. И действительно, в самом начале термин коммуникация предполагал в том числе и обмен материальными объектами. С течением времени его использование ограничилось передачей нематериальных или абстрактных вещей, и именно в этом смысле мы используем его в наши дни [1, с. 507]

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников фирмы. [15]

Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами [10].

Таким образом,   теме нашего исследования в большей степени отвечает определение Мильнера Б.З., потому что оно рассматривается как часть организационного процесса.

Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления. Например, для разработки миссии организации необходима информация о потенциальных потребителях продукции и услуг, конкурентах, поставщиках. Для принятия решений о миссии, стратегии осуществляется обмен информацией с другими организациями - исследовательскими, консультационными, контролирующими и т.д. Не менее важным для осуществления функций управления является обмен информацией внутри организации. Поэтому руководители основную часть своего времени тратят на коммуникации.

Следует отметить, что эффективность работы менеджера в значительной степени зависит от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести беседу и разговаривать по телефону, проводить собрания, совещания, переговоры, работать с документацией и прочее [3].

Коммуникации в организации – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и её элементы, так и её внешнее окружение.

Взаимодействуя друг с другом, включаясь в процесс общения, люди обычно преследуют конкретные цели. К основным целям коммуникации обычно относят следующие [16].

• обеспечение эффективного обмена информацией (прием и передача) между субъектами и объектами управления;
• совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
• создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;
• регулирование и рационализация информационных потоков в рамках организации и за ее пределами;
• формирование умений и навыков для успешной социокультурной деятельности;
• формирование отношения к себе, к другим людям, к обществу в целом;
• обмен деятельностью, инновационными приемами, средствами, технологиями;
• изменение мотивации поведения;
• обмен эмоциями [16].

Основной же целью коммуникационного процесса всё же является обеспечение понимания информации, являющейся приметой обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Вы, конечно, сами сталкивались со случаями малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее [12].

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы при обмене информацией таковы:

1- Зарождение идеи: отправитель решает, какую идею следует сделать предметом обмена.

2- Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова (вербальное оформление) объем какие-нибудь символы (цифры, графики, жесты, мимику), невертикальное оформление. Кодирование превращает идею в сообщение (кодирование можно представить себе как операцию упаковки). При коммуникации важным является соответствие идеи и канала связи.

3- Передача; может осуществляться устными или письменными сообщениями непосредственно от одного лица к другому, объем посредством почты и других каналов связи (телеграф, телефон, компьютерные сети).

4- Декодирование - перевод символов сообщения в мысли получателя. Это особо следует подчеркнуть: информация считается переданной, когда она уже «живет» в мозгу получателя [12].

Этапы обмена информацией проиллюстрированы на рис.1 в виде простой модели процесса коммуникаций.

Отправитель

Формирует или отбирает

Идея

Кодирует и выбирает

Сообщение

Передает по каналу

Получатель

Декодирует

Понятна ли идея

Рис. 1 Простая модель процесса обмена информацией

По каким бы этапам, и какой бы способ передачи информации не был выбран, одно остается неизменно: обмен информацией, т.е. коммуникационный процесс, основной цели: обеспечить понимание информации, являющейся предметом обмена [10].

Следует отметить, что каждый акт общения представляет собой цепь взаимосвязанных коммуникативных действий:

- вход субъекта общения в коммуникативную ситуацию;

- оценка субъектом общения характера коммуникативной ситуации (благоприятная или неблагоприятная);

- ориентация в коммуникативной ситуации;

- постановка коммуникативной задачи с учетом особенностей ситуации общения;

- оценка эмоционально-психологического состояния партнера;

- оценка степени готовности партнера к вступлению во взаимодействие;

- выработка подхода к партнеру по взаимодействию;

- пристройка к партнеру по взаимодействию;

- самонастройка субъекта общения на эмоционально-психологическое состояние партнера;

- привлечение внимания партнера;

- выведение эмоционально-психологических состояний партнеров на уровень психологически ресурсного состояния;

- коммуникативное воздействие субъекта общения на партнера;

- оценка субъектом общения реакции партнера;

- стимулирование ответного хода партнера;

- ответный ход партнера по общению[6].

В ходе коммуникации инициатива общения может принадлежать либо одному из партнеров, либо им обоим.

Подводя итог можно сделать вывод, что важной характеристикой коммуникативного процесса является намерение его участников повлиять друг на друга, воздействовать на поведение другого, обеспечить свою идеальную представленность в другом, то есть осуществить персонализацию. Необходимые условия для этого - не просто использование единого языка, но и одинаковое понимание ситуации общения.

Коммуникации в современных организациях отражают не только процесс передачи и получения информации, но и также ее восприятие, понимание и усвоение.

Так, коммуникации в организации или в группе выполняют ряд значимых функций: [8]

• информативную функцию – передачу сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;
• мотивационную функцию – побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;
• контрольную функцию – отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
• экспрессивную функцию – способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.
• интегративную функцию – выражается в обеспечении связи между различными видами человеческой деятельности.
• дестабилизирующую функцию – направлена на создание напряженности и конфликтности обществе.
• культурологическую функцию – проявляется в обеспечении преемственности развития материальной и духовной культуры, трансляции накопленного опыта.
• контактную функцию – установление и поддержание коммуникативного контакта.
• регулятивную функцию – социализация и воспитание, социальный контроль, внедрение социальных норм [2].

Необходимо отметить, что многие из этих функций взаимосвязаны. Так, например, интеграция в обществе немыслима без социального наследования, которое, в свою очередь, может быть действенным лишь при условии его упорядоченности, определенной организации, что во многом обеспечивается системой социальной коммуникации.

Виды коммуникаций

В современном мире ученые выделяют множество видов коммуникаций. Они отражают различные интересы, определяющие результаты деятельности человека.

Рассмотрим виды коммуникаций: коммуникации делятся на 2 большие группы: внешние и внутренние.