Файл: Основные функции в системе менеджмента (Планирование как функция менеджмента).pdf

В структуре личности мотивация занимает особое место и является основным понятием, используемым для объяснения движущих сил поведения и деятельности человека. Рассматривая функцию мотивации в системе менеджмента, логично связывать ее с правильным формированием внутренней идентичности индивида. Проблема идентичности возникает в плане реализации жизненной и профессиональной позиции человека, в плане становления профессионализма и в плане реализации профессиональной подготовки специалиста.

При формировании внутренней профессиональной идентичности имеет место концептуальное представление человека о своем месте в профессиональной системе, сопровождаемое определенным мотивационным смыслом, субъективным отношением к своей профессиональной принадлежности. Профессиональную идентичность необходимо трактовать как характеристику принятия профессиональных ценностей и как гармоничную идентификацию с деятельностью и самим собой (внутренняя идентичность). [19 с. 72]

Существует проблема мотивирования персонала, ведь рано или поздно руководители организаций задаются вопросом, каким образом мотивировать работников к эффективному выполнению их обязанностей. Для оказания помощи руководству в выявлении внутренних потребностей персонала была разработана и предложена методика для предприятий, включающая следующие пункты:

1. Провести анкетирование всех сотрудников. Проанализировав анкетирование составить мнение о ситуации в организации со стороны сотрудников. [15]
2. Организовать собрание, обсудить результаты и предпринять необходимые изменения.
3. Провести такой метод, как мозговой штурм среди руководителей на тему: «Повышение мотивации сотрудников». По результатам метода разработать план, сроки, ответственных за мероприятия и привести в исполнение. Обеспечив персонал к увеличению мотивации на предприятии.
4. Через определенное время провести повторное анкетирование и сравнить результаты с первым.

Система мотивации персонала, конечно же, не может быть одинаковой для всех компаний и должностей. Должны учитываться стратегические цели, планы компании, а также особенности должности. Именно в этом случае систем мотивации станет инструментом, который позволит менеджменту компании получить желаемый результат. [15]

1.4. Контроль как функция менеджмента

Контроль – критически важная и сложная функция управления. Это четвертая функция управления (после планирования, организации и мотивации), при этом на практике контроль служит основой планирования на новый отчетный период. [19, с. 74]

Контроль – это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результатов работы организации. [7, с. 237]

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства. [19, с. 74]

Рассмотрим трактовки понятия «контроль»:

• функция процесса управления, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой основе;
• процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных целей, состоящий из установки показателей,
• измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировки в случае, если имеются отклонения от заданных или запланированных показателей;
• управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. [16]

Цели контроля:

• • сохранение и минимальные затраты при использовании различных ресурсов;
  • готовность организации, как к внутренним, так и к внешним переменам;
  • обеспечение продуктивной деятельности системы, а также ее устойчивости и развития при высокой конкуренции. [12]

Достижение целей системы реализуется посредством основных показателей эффективности управления:

• соответствие деятельности организации выбранным направлению действий и планам;
• устойчивость;
• способность сохранять ресурсы и потенциал организации;
• полнота и правильность документации, и качество исходной информации для принятия целесообразных управленческих решений;
• согласованность по месту, цели и времени;
• разумное и экономное использование всех видов ресурсов;
• соблюдение установленных требований, правил, приказов и инструкций, организация делопроизводства;
• соблюдение требований, установленных действующим законодательством. [12]

Основными средствами контроля являются:

• наблюдение;
• измерение показателей деятельности;
• проверка всех сторон деятельности;
• учет и анализ. [19, с. 74]

Процесс контроля состоит из трех основных этапов:

1. Выработка стандартов, норм и критериев оценки: определение целей и периода времени, за который эти цели должны быть достигнуты.

Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из стратегии и многочисленных целей организации. Таким образом, устанавливая стандарты, каждая организация исходит прежде всего из представления о своем предназначении, опираясь на четко сформулированные видение, миссию и цели развития. Первый этап процесса контроля наглядно показывает, насколько близки, неотделимы друг от друга в общем процессе управления функции контроля и планирования.

Цели, используемые в качестве стандартов, должны отвечать следующим требованиям:

• наличие временных рамок, в которых должна быть выполнена работа;
• наличие конкретного измерителя, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. [20, с. 159]

2. Сопоставление реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе процесса контроля осуществляется измерение достигнутых показателей работы организации или подразделения и сравнение фактически достигнутых результатов с запланированными, что дает возможность установить наличие отклонений в ту или иную сторону.

На этом этапе руководитель должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям, и установить, насколько допустимы обнаруженные отклонения от стандартов. [20, с. 160]

3. Оценка результатов и принятие необходимых корректирующих действий.

По параметрам, оцениваемым в процессе контроля, могут быть получены результаты трех видов:

• положительные, когда фактические результаты работы оказываются лучше запланированных;
• отрицательные, когда фактические результаты работы оказываются хуже запланированных:
• нейтральные, когда контролируемые достигнутые показатели соответствуют плановым. [20, с. 161]

Только при получении нейтральных результатов контроля не требуется никаких корректирующих действий со стороны руководителя.

В случае, когда получены положительные результаты, их желательно закрепить и осуществить корректирующие действия, направленные на усиление мер, которые привели к положительному результату.

Если получены отрицательные результаты контроля, их необходимо проанализировать и определить направление мер по исправлению ситуации.

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты – это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. [19, с. 76]

В современной организации функция контроля должна быть тесно связана с функцией планирования, поэтому осуществление этих функций должно совпадать по времени. Так же как и планирование, контроль в организации должен быть трех видов по периодам проведения:

• 1. стратегический;
  2. тактический;
  3. оперативный. [7, с. 245]

В повседневной практике управления менеджеры чаще всего имеют дело с оперативным контролем, который должен осуществляться ежедневно по периодам, характерным для оперативного планирования.

Оперативный контроль разделяется на три вида:

1. Предварительный контроль – осуществляется до фактического начала работ. Применяется по отношению к ключевым видам ресурсов: трудовым (анализ профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения должностных обязанностей, отбор квалифицированных работников), материальным (выработка и проверка качественных параметров поставляемых материалов) и финансовым (составление бюджета, текущий финансовый план). Формы осуществления – реализация определенных правил, процедур и линий поведения, которые вырабатываются для обеспечения выполнения планов.

2. Текущий контроль – осуществляется в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяет не отклоняться от намеченных планов и инструкций.

Текущий контроль основывается на измерении фактических результатов работы, направленной на достижение желаемых целей.

3. Заключительный контроль – осуществляется после того, как работа закончена или истекло время, отведенное для нее. По сути это контроль качества продукции и услуг, полученных по завершении производственного процесса. Он дает руководителю информацию, необходимую для аналогичных процессов в будущем. [19, с. 77]

Базой для текущего и заключительного контроля является система обратной связи в организации.

По форме осуществления контроль может быть:

• внутренний контроль – система контроля организуется предприятием самостоятельно;
• внешний контроль – контроль со стороны внешних контролирующих органов, вышестоящих организаций, государственных органов. [7, с. 245]

По содержанию контроль выделяется в две группы:

• финансовый контроль – охватывает все сферы деятельности фирмы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнить плановые расходы с текущими. Объектами являются такие показатели, как прибыль, издержки, объемы производства и продаж, инвестиции и эффективность их использования, обеспеченность финансовыми средствами и финансовое состояние организации (платежеспособность и ликвидность);
• административный контроль – ведется на всех уровнях управления фирмой и призван оценить деятельность сотрудников фирмы. Этот контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях организации. Объекты контроля: производственно-хозяйственный процесс в целом и его отдельные части, плановые задания, сроки поставок, ситуация в коллективах исполнителей, выполнение производственной программы и всех видов планов организации. [7, с. 246]

Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций. Позволяет выявить проблемы, когда они еще находятся в стадии зарождения, и скорректировать параметры объекта управления до того, как эти проблемы перерастут в кризис организации в целом. [5, с. 98]

Контроль уменьшает степень неопределенности внешней среды организации. В современной организации, действующей в условиях сложной и нестабильной окружающей среды, контроль должен служить эффективным механизмом оценки возможных изменений окружающей среды.

Контроль как функция управления поддерживает сильные стороны организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, определяя причины успехов и неудач, руководители получают возможность адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить продвижение к целям организации. [5, с. 99]

Выводы по главе 1. Итак, в данной главе курсовой работы рассмотрены основные функции системы менеджмента, в том числе планирование, организация, мотивация и контроль. Эти функции взаимосвязаны между собой и представляют единый процесс управления, от эффективности которого зависит достижение целей деятельности организации.

В следующей главе курсовой работы проанализирована реализация основных функций менеджмента на примере БПОУ ВО «Череповецкий строительный колледж имени А.А. Лепехина».