Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Планирование закупок и размещение заказов поставщикам.pdf

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время с постоянным ростом экономики и развитием все новых отраслей, особенно важным для компаний является обладание в своей сфере определенным конкурентным преимуществом. В данных условиях способность компании эффективно взаимодействовать с поставщиками и заказами является аспектом ее успешного функционирования на рынке. Все чаще ряд преимуществ получают те компании, которые используют информационные технологии в своей работе и управлением бизнес-процессами предприятия.

На эффективность функционирования предприятия может влиять множество факторов: ресурсообеспеченность, квалификация сотрудников, исправность оборудования и многое другое. Но нельзя забывать, что существенное влияние на деятельность компании может оказывать организация работы с поставщиками. В случае неэффективной системы работы с поставщиками компания может проигрывать своим конкурентам из-за недостаточной оперативности приходов товаров, руководство не сможет прогнозировать и планировать деятельность подразделений и отделов, могут быть сорваны сроки по заказам.

Цель работы – спроектировать автоматизированную систему для управления документооборотом.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

• дать характеристику предметной области;
• выбрать задачи для автоматизации;
• описать бизнес-процессы;
• выбрать информационное и программное обеспечение;
• построить информационную модель;
• описать входную, справочную и результатную информацию;
• построить дерево функций;
• разработать базу данных;
• описать программные модули;
• привести контрольный пример реализации проекта.

Предметом исследования курсовой работы является процесс проектирования информационных систем.

Объектом исследования курсовой работы является ОАО «Тандем».

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников, приложения.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Не принимая в расчет факторы, которые воздействуют на процесс взаимоотношения поставщика и заказчика, есть такое понятие, как «технологический цикл». Он устанавливает минимально необходимый перечень процессов, осуществляющихся при взаимодействии с поставщиком. Такой цикл нужен для оказания качественной услуги. Цикл покупательского сервиса – это цикличный замкнутый процесс, превращающий цель (удовлетворение клиента) в некий результат (товар или услугу).

Процесс взаимоотношения с поставщиками в ОАО «Тандем» включает несколько стадий. Рассмотрим их более подробно.

- прием заявки на заказ от заказчика менеджером поставщика. В данном случае ОАО «Тандем» говорит о своих предпочтениях, о том, что он видит в роли результата. Здесь говорится о стоимости, на которую рассчитывает предприятие, а также то, насколько срочно нужен ему товар или услуга;

- выдача сведений о товаре или услуг ОАО «Тандем». Менеджер поставщика дает все нужные данные о товаре или об услуге. Старается также помочь предприятию, предоставить различные альтернативные варианты;

- составление договора купли-продажи. ОАО «Тандем» делает заказ продукции или услуг по договору и поставщика с учетом собственных потребностей. В договоре приведены условия купли-продажи, доставки, сервиса и пр.;

- оплата услуги. ОАО «Тандем» оплачивает выставленный счет (чаще всего по безналичному расчету), менеджер отдает накладную и счет-фактуру;

- контроль реализации. Менеджер проверяет полноту предоставления услуг и делает необходимые корректировки.

1.2. Характеристика существующих бизнес-процессов

ОАО «Тандем» в связи со спецификой своей деятельности использует клиентоориентированную модель управления взаимоотношениями с поставщиками: повышает лояльность старых поставщиков и привлекает новых.

В соответствии с моделью по управлению лояльностью поставщиком ОАО «Тандем» проводит следующие мероприятия:

- акция «Приведи друга» - при условии того, что ОАО «Тандем» предоставить своему поставщику возможность сотрудничать с компаниями данной отрасли, то предприятие получит скидку на определенный ряд товаров;

- при заказе определенной товарной линейки на сумму более 100000 руб., ОАО «Тандем» получит кэшбэк в размере 5% от заказа за счет поставщика.

Недостатками существующей модели взаимоотношений с поставщиками в ОАО «Тандем» являются:

- концентрация всех сил только на работе с поставщиками, ОАО «Тандем» меньше внимания уделяет своим конкурентам и их действиям, что оказывает отрицательное влияние на положение предприятия;

- сложно вновь добиться лояльности поставщика без использования клиенториентированных систем.

Процесс взаимоотношений с клиентами компании в ходе исполнения заказа состоит из следующих компонентов:

1. Прием заказа (встреча с клиентом, определение его потребностей). Здесь с клиентом ведет деятельность менеджер, устанавливающий требования к заказу [18, c.12]. Сведения о его заказе в лучшем случае фиксируются в установленной программе, иначе просто пишутся в блокнот. На базе таких сведений менеджер начинает оформлять документы. Анкетные сведения не приводятся.
2. Оформление договора. Договор оформляется на базе созданного шаблона в текстовом редакторе, где фиксируются ФИО, адрес, телефон и вид услуг.
3. Заказ расходного материала. На базе заказов менеджер по снабжению заказывает товар у поставщика.
4. После поставки необходимого товара, сведения о заказе поступают к мастеру или менеджеру, которые приступают к выполнению данного заказа.

При следующей клиентской заявке весь алгоритм снова повторяет цикл, что превращается постепенно в рутинные, но необходимые действия. Опции поощрения лояльного клиента нет потому, что менеджер чисто физические не может запомнить всех ОАО «Тандем».

Соответственно, в ОАО «Тандем» для оптимизации взаимоотношения с поставщками необходимо установить CRM-систему, которая позволит решить следующие задачи:

- вести историю заказов;

- закреплять в базе анкетные сведения клиентов;

- исследовать динамику спроса на услуги;

- определить лояльных клиентов;

- создавать различные необходимые отчеты.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для решения задачи просто необходимо использовать средства вычислительной техники, поскольку в противном случае придется все выполненные сделки записывать на бумаге, что приведет к существенной потере информации. Все процессы, реализующиеся таким образом, будут нуждаться в скорейшей оптимизации [11, c.77].

Весь процесс формирования, обработки и исполнения заказа клиента поставщику показан в схеме документооборота, изображенной в таблице 1.1. Под первичной неисправностью или запросом понимается заказ и потребность покупателя в каком-либо товаре или услуге.

Таблица 1.1 - Документооборот клиентского заказа поставщику в ОАО «Тандем»

При имеющейся реализации обмена сведениями между сотрудниками и отделом сервиса уже применяется вычислительная техника.

Необходимые технические средства в процессе обработки заявок, изображенных в таблице 1.1, отражены в таблице 1.2.

Таблица 1.2 - Технические средства, применяемые на стадиях обработки заявки

Отразим соотношение текущих показателей затрат на реализацию анализа и исполнения заявки (таблица 1.3).

Таблица 1.3 - Соотношение показателей затрат на анализ и исполнение заявки

При ручной обработке заявки она фиксируется и назначается ответственному лицу по устной договоренности администраторами.

При применении CRM-системы оптимизированная диаграмма декомпозиции («TO-BE» – как должно быть) приведены на рисунке 1.1.

Необходимо автоматизировать деятельность ОАО «Тандем» прежде всего для того, чтобы выстроить эффективную систему работы с поставщиками при клиентских заказах. Каждая сделка не должна быть потеряна, должна сопровождаться определенной задачей. Автоматизация способствует сокращению временных затрат, а также постепенному наращиванию клиентской базы [18, c.61].

Рисунок 1.9 – Модель «TO-BE»

Рисунок 1.1 – Диаграмма декомпозиции TO-BE

Сейчас на рынке ПО есть множество зарубежных и отечественных предложений и продуктов по автоматизации деятельности отделов принятия заказов: CRM «Битрикс 24», AmoCRM и т.д.

ИС можно классифицировать по разнообразным признакам. По типу хранимых сведений их можно разделить на фактографические и документальные. Первые необходимы для хранения и анализа структурированных сведений в форме чисел и текстов. В данной курсовой работе система является фактографической ввиду того, что основой данных будут являться цифры, а конечным результатом будет определенная отчетность.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) состоит из:

- системы классификации и кодирования;

- системы унифицированной документации, применяемой в ИО;

- информационной базы.

Классификатор - это систематизированный свод наименований группировок объектов, признаков и их кодовых обозначений [6, c.39]. Классификаторы являются средством описания сведений, аргументируют единство классификации и кодирования данных и необходимы для выполнения машинного анализа данных в удобной форме пользователям при выполнении разнообразных задач. Исходя из области применения, классификаторы делятся на 3 группы:

- общегосударственные;

- отраслевые;

- локальные [2, c.78].

В данной работе будет применяться лишь локальный классификатор, поскольку в иных классификаторах нет необходимости. Заказы будут делиться по приоритету, по компании и по зоне ИТ, к которой относится тот или иной заказ.

Весомую часть внемашинного ИО представляет документация. При автоматизации важная роль отводится унификации документации, определяющей общие требования к содержанию и построению документов. Унифицированные формы документов создаются как для всех компаний страны (например, формы бухгалтерской отчетности), так и для определенных фирм (например, формы управленческой отчетности). Унификация состоит в подробном анализе и четком установлении необходимой номенклатуры документов. В данном случае устанавливаются области применения документов и определяются специфические особенности, свойственные соответствующим видам документов, которые бывают унифицированными и локальными.

В данной работе применяются локальные документы: «Заявка на закупку материальных ценностей», «Заявка на регистрацию пользователя и доступ к программным ресурсам», «Заявка на устранение неполадок», «Заявка на доступ к сетевым ресурсам». Информационные файлы разрабатываются на базе исходных данных, имеющихся в названных первичных документах - ключевых носителях первичной экономической информации в системах ее машинной обработки [7, c.98]. Помимо всего прочего есть следующие требования, которые к ним устанавливаются:

- необходимая полнота сведений для выполнения задачи;