Файл: Разработка классификаторов управленческого учета.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Во время создания структуры управленческого учета и планирования бюджетов, менеджеры по финансам и руководители организаций зачастую вынуждены заниматься формированием классификаторов, включая классификаторы расходов. Структура классификаторов является основой, на которую опирается управленческий учет.

Эта статья ― своеобразная инструкция по созданию полноценной системы классификаторов для управления расходами, соответствующей всем условиям бюджетной системы и облегчающей учетный процесс. В контексте данной концепции отдельно рассматриваются места, в которых возникают те или иные расходы, а также их группировки и особенности выделения. Помимо этого, определению подвергается местоположение классификаторов расходов в общей классификационной системе и их ценность для планирования бюджетов.

Большая часть отечественных организаций уже давно не задаются вопросом, нужно ли создавать структуру управленческого учета или нет. Основные задачи, которые решаются посредством интеграции данной структуры:

• грамотное составление планов, распределение ресурсов, слежение за производством и мотивация сотрудников через систему планирования бюджетов;
• постоянное наличие информации у руководства организации, помогающей быстро принимать важные управленческие решения ― например, при выборе наиболее подходящего портфеля продукции и производственного объема, формировании стоимости, приобретении или производстве чего-либо, вложении средств в продукцию и так далее.

Актуальность работы заключается в том, используя на практике такие инструменты управленческого учета, как классификаторы, они способствуют обеспечить более детальный и полный анализ экономической обстановки на предприятии. Так же использование классификаторов помогает в формировании объективной оценки и свойств каждого из отдела организации. Стоит отметить, что помимо всего прочего, использование классификаторов позволяет более детально и успешно управлять организацией, путем видения полной картины происходящего и принятия верных решений.

Цель данной работы заключается в определении особенностей и разработке классификаторов управленческого учета.

---

ГЛАВА 1. Теоретические основы разработки классификаторов управленческого учета

1.1. Особенности формирования структуры классификаторов

Во время создания структуры управленческого учета, а также установления финансовой системы организации и ее пользователей с теми или иными требованиями, важно сформировать классификаторы. Структура классификаторов является основой, на которую опирается управленческий учет. Из этой структуры растут формы бюджетов и способы их взаимодействия, методы построения информационных систем, формы отчетов и способы определения расходов в стоимостной форме. Определение информационных систем и методологических документов, в которых уже используются классификаторы, является весьма трудновыполнимой задачей, поэтому внесение корректировок в такие классификаторы отнимает много времени и ресурсов.

В некоторых случаях внимание заостряется на составлении форм отчетов или форм бюджетов, которые становятся фундаментом для формирования структуры классификаторов. В данном случае такая структура обладает такими минусами, как^[1]:

• субъективность;
• отсутствие гибкости;
• обеспечение лишь одной управляющей функции (составление планов, ведение учета, слежение или анализ);
• невозможность составления иных отчетов посредством информации, использующейся в определенных отчетных формах;
• невозможность предоставления отчетными и бюджетными системами полноценных данных о хозяйственной и финансовой деятельности.

Формирование структуры классификаторов является независимой деятельностью, которая позволяет использовать существующие формы бюджетов и отчетов в качестве материала, однако запрещает их перемещение в классификаторы. Поэтому необходимо очень внимательно выстраивать наиболее подходящую структуру классификаторов, чтобы в будущем она не нуждалась в каких бы то ни было корректировках. Далее по тексту представлены особенности формирования классификаторов, которые были определены непосредственно во время работы.

Классификатор ― это ряд объектов или их характеристик, подвергшийся систематизации. Позиции ― это выделенные части классификатора.

Предназначение структуры классификаторов заключается в систематизации объектов управления, без которой процесс управления становится крайне сложным или вовсе невозможным. Соответственно, во время построения структуры классификаторов необходимо принимать во внимание условия процесса и свойства объектов, нуждающихся в управлении.

---

Управленческий процесс состоит из четырех элементов:

• составление планов;
• ведение учета;
• слежение;
• анализ.

Каким условиям этих элементов должна соответствовать структура классификаторов?

1. Одни и те же классификаторы для составления планов и ведения учета

Во время слежения плановая и фактическая информация подвергается сопоставлению, поэтому в системах составления планов и ведения учета должны использоваться одни и те же классификаторы.

1. Использование методов комплексного анализа внутренних ресурсов и внешних возможностей организации

Составление планов, слежение и анализ требует использования методов комплексного анализа внутренних ресурсов и внешних возможностей организации и классификации объектов в соответствии с их свойствами. К примеру, запасы подвергаются разделению на группы А, Б, В, расходы ― на стабильные и изменчивые в соответствии с их поведением и так далее.

1. Совместимость

Классификаторы, имеющие отношение к объектам, которые взаимосвязаны друг с другом, должны быть одними и теми же или хотя бы сопоставимыми. Совместимость позволяет последовательно составлять планы ― например, бюджет расходов является фундаментом для формирования закупочного бюджета, который, в свою очередь, позволяет сформировать платежный бюджет.

1. Соотношение с центрами ответственности

Одна из задач классификаторов заключается в описании объектов управления, поэтому они должны иметь соотношение с центрами ответственности (субъектами управления). Статьи должны контролироваться центрами ответственности, каждый из которых, в свою очередь, должен обладать соответствующим набором статей классификаторов.^[2]

1. Урегулирование

Один классификатор ― один учетный объект. Каждый признак классификатора приводится единожды. Таким образом ведение учета становится проще, а формирование отчетов приобретает гибкость. Разделение элементов и статей на справочники дает возможность изменения или добавления каких-либо элементов без редактирования каждой статьи.

1. Наличие полных данных и прозрачность

Классификационные позиции в целом должны содержать полную и детализированную информацию об объекте, чтобы его можно было полностью контролировать. Поэтому классификатор должен обладать позицией под названием «Прочее», имеющей максимум 10% от общей суммы по всем классификационным позициям.

---

1. Определенность и несовместность

Каждая классификационная позиция должна содержать четкое определенное описание объекта, а все статьи не должны быть совместимы друг с другом: любое действие имеет соотношение лишь с одной конкретной статьей. Наименование позиции должно быть как можно более лаконичным, чтобы оно не выходило за границы электронных и печатных форм. Если короткое название не дает полного представления о позиции, комментарии к нему приводятся в методике.

Все условия, выполнение которых необходимо для формирования структуры классификаторов для управления, представлены в таблице 1.

Условие/Элемент управленческого процесса	Составление планов	Ведение учета	Слежение	Анализ
Одни и те же классификаторы для составления планов и ведения учета	●		●	●
Использование методов комплексного анализа внутренних ресурсов и внешних возможностей организации	●		●	●
Совместимость	●			●
Соотношение с центрами ответственности	●		●
Урегулирование		●		●
Наличие полных данных и прозрачность		●	●	●
Определенность и несовместность		●

Таблица 1. Формирование структуры классификаторов

1.2. Принципы классификации расходов

Необходимо заострить внимание на особенностях создания классификаторов расходов, поскольку система управления расходами ― главный и самый сложный элемент управленческого учета.

Для начала рассмотрим смысл расходов в качестве объекта управления. Расходы появляются, когда финансовые ресурсы используются в производственных и дополнительных процессах, а также при реализации продуктов. Соответственно, эта система позволяет управлять себестоимостью продукции, результативностью процессов, применением ресурсов.

Управление себестоимостью продукции требует тщательного соотношения расходов, осуществленных в определенный период, с получаемой продукцией. Чтобы отразить все расходы, которые связаны с изготовлением продукции, следует использовать справочник носителей расходов. В нем, помимо прочего, указана вся продукция, производством которой занимается организация, в том числе для удовлетворения собственных нужд.

---

Самый удобный и точный метод ― прямое соотношение всех использованных ресурсов и изготовленной продукции. Впрочем, данный метод пригоден для использования лишь в определенных видах производства (строительство и т.п.). Почти во всех современных организациях, использующих в производстве механику и автоматику, соотношение продукции возможно лишь с небольшой частью ресурсов (базовыми материалами). Однако и таким образом можно обозначить прямые расходы. Другие расходы, имеющие непрямое отношение к носителям расходов, могут быть сопоставлены исключительно с местами их возникновения (МВР). Чтобы определить результативность бизнес-процессов, слежения за деятельностью подразделений и распределения расходов, нужно отметить процессы, выполняемые в каждом МВР, выполнить установку их измерителей и переместить расходы на носитель или другое МВР. Именно для этого осуществляется формирование справочника МВР.

Управление результативностью процессов требует сопоставления измерителя процесса и расходов, которые идут на него. Все расходы в долгосрочной перспективе должны быть определены исключительно измерителем, а в краткосрочной перспективе поведение расходов в рамках одного МВР более противоречиво. Чтобы управлять расходами на главный и дополнительный процессы, а также разделять их по поведению в рамках одного МВР, следует использовать справочник статей расходов. Цели управления расходами и соответствующие классификаторы представлены в таблице 2.^[3]

Управление/классификаторы	Носителей расходов	МВР	Статей	Частей
Себестоимостью продукции	●	●
Результативностью процессов		●	●
Применением ресурсов				●

Таблица 2. Цели управления расходами

1.3. Классификация статей расходов

Статьей расходов является продукция, выпускаемая организацией, поэтому составляющие данного классификатора формируются исходя из специфики деятельности. Ее статьи подразделяются на три группы: продукты/внешняя работа, услуги/внутренняя работа, услуги. Для работ и услуг опционально может применяться дополнительный справочник заказов, который предназначен для отражения расходов по каждой работе и/или услуге.

Место возникновения расходов (МВР) является системным подразделением (единицей) организации, внутренние процессы которого провоцируют возникновение расходов. К МВР могут относиться рабочие пространства, отделы, участки, группы и конкретные средства производства. Наименование МВР обязано давать представление о процессе, осуществляющемся в нем. Это дает возможность изучения себестоимости как с точки зрения МВР, так и с точки зрения процессов. Одновременно с этим исчезает нужда в отдельных статьях, призванных дать обозначение процессам.

---