Файл: ВНУТРИГРУППОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ: ЛИДЕРЫ И АУТСАЙДЕРЫ (Управление знаниями).pdf

Руководитель творческой группы осуществляет работу по координации деятельности команды, а также разрабатывает концепции заказов, представленных задач. Так же руководитель распределяет работу среди персонала команды, а также отслеживает творческий процесс исходя из поставленной задачи.

Для того, чтобы сотрудники могли полностью раскрыть свои возможности и реализовать свою деятельность, в организации необходимо создать определенную творческую атмосферу с особыми характеристиками: открытость новому, непосредственная поддержка инноваций, демократический стиль управления.

Третье «умение» — это общее видение.

Общее видение может быть достигнуто за счет общих собраний для стратегического планирования предприятия. В данном аспекте персонал организации совместно с руководителями планируют дальнейшее развитие предприятия. При этом формирование корпоративной культуры происходит совместно с персоналом организации.

Сессия стратегического планирования персонала организации может быть представлена в виде двухдневного мероприятия с приглашенным коучем и программой рассматриваемых аспектов.

Корпоративную культуру нужно тщательно выращивать и формировать, поскольку именно она ляжет в основу будущего процветания компании. Именно данный аспект касается и персонала организации. Персонал требует тщательной работы и применения всех умений в комплексе.

Четвертое «умение» — это групповое обучение по Сенге. Однако в данном случае речь идет не только о тренингах или семинарах, но и о свободном обмене мнениями в группах — диалоге.

В данном случае коммуникация персонала имеет большое значение.

Роль в развитии внутрикорпоративных коммуникаций формируется в процессе обмена своевременной и достоверной информацией. Внутренние коммуникации, как уже было сказано, имеют форму вертикальных и горизонтальных связей.

Вертикальные связи характеризуются общением между руководителем и сотрудником и выполняют функцию передачи управленческих решений, формирования задач, осуществления контроля.

Горизонтальные связи существуют для обмена информацией, которая необходима для выполнения бизнес-процессов. Эти связи характеризуются как связи между подразделениями и сотрудниками. Эти связи, как правило, складываются согласно традициям и являются не формализованными.

В компании нередко встречаются такие связи, как было указано выше, но данный вид связи должен быть формализован, так может привести к несвоевременному или не точному и искаженному виду информации, а так же отсутствие обратной связи при этом может привести к потере взаимопомощи и к снижению эффективности труда.

Так же внутрикорпоративные коммуникации в большей степени зависят от определенного этапа или стадии развития организации. К основным стадиям можно отнести: этап создания, когда компания обладает небольшим количеством сотрудников и коммуникации не имеют большой проблемы; рост компании сопровождается увеличением числа сотрудников, коммуникации становятся более сложные и, как правило, на данном этапе необходимо налаживать внутрикорпоративные коммуникации. На этапе стабильности компания прочно стоит на ногах и ускоренно развивается. Здесь необходимо воспроизводить комплекс мероприятий: информирование сотрудников, создание коммуникативных связей, развитие корпоративной культуры, проведение корпоративных мероприятий и внутренних PR-компаний, управление репутацией и слухами.

Целью устранения выявленных недостатков является создание положительного отношения к компании сотрудников и полное понимание ими всех ценностей организации, повышение лояльности к бренду, формирование корпоративного имиджа.

Так же следует указать, что важна в решении недостатков работа по организации обменом информации как между сотрудниками, так и между сотрудниками и руководителем: корпоративные встречи, неформальные вечеринки с целью понимания и положительного восприятия сотрудниками стратегического развития организации. В результате использования всех мероприятий и формирование у сотрудников лояльного отношения к руководству и организации и наступает этап реструктуризации-реорганизации, персоналу наиболее легко будет преодолеть данный этап развития организации, и предотвратить этап массовых недовольств и протестов.

Далее предложен вариант формирования системы внутрикорпоративных коммуникаций.

Процесс построения эффективной системы внутрикорпоративных коммуникаций сопровождается следующими мероприятиями, которые будут применены в соответствии с указанными недостатками.

1.Техническая основа.

-формирование и внедрение каналов передачи информации;

-получение обратной связи и формирование достаточной скорости передачи информации;

-обеспечение информационной безопасности, предусмотренной внутренними документальными источниками.

2.Осуществления обмена информацией.

-формирование и внедрение нормативно-правовых основ, которые обеспечивают своевременное и качественное получение сотрудниками информации, системы контроля и отчетности;

-информирование о постановлениях, приказах, положениях, инструкциях;

-образование нормативных баз (документов, которые необходимы для работы);

-формирование обмена информацией и качественное взаимодействие между подразделениями;

-эффективная работа по организации процесса управления и контроля над удаленными подразделениями посредством эффективного обмена информацией;

-принимаемые меры по недопущению потери и искажения информации.

3.Разработка и внедрение внутрикорпоративных информационных источников.

-посредством электронной связи (электронная почта, корпоративная сеть, онлайн-мероприятия, межфирменные блоги);

-корпоративные средства массовой информации (газеты, журналы, радиосвязь);

-организационные мероприятия (совещания, собрания, планерки);

-специализированные источники (информационные листовки, буклеты, каталоги).

4.Формирование и распространение корпоративной культуры.

-предоставление информации сотрудникам о корпоративной деятельности и ценностях (миссия, стратегические цели, методы и способы достижения);

-размещение корпоративной информации (кодекса);

-предоставление о корпоративных мероприятиях (тренинги, спортивные соревнования, праздники, выезды, конкурсы);

-формирование обратной связи (участие в опросах, анкетирование).

5.Внутренний PR и формирование положительного отзыва о компании среди сотрудников.

-предоставление информации сотрудникам о реальном положении дел и достижениях компании, информация о подразделениях компании;

-предоставление информации о новых проектах, перспективах развития, задачах;

-управление мифами и слухами в организации.

6.Работа с интеллектуальной составляющей и формирование в компании талантливых сотрудников.

-предоставление информации о кадровых перестановках и новых проектах;

-обращения в кадровые агентства о наличии вакансий;

-создание программы адаптации новых сотрудников, содействие в адаптации со стороны персонала;

-предоставление информации об обучающих программах и проектах;

-предоставление информации об успешном прохождении испытательных сроков, информация о премиях, награждениях;

-поздравление сотрудников с днями рождениями.

7.Формирование корпоративной базы знаний.

-создание электронной библиотеки;

-формирование и использование программ дистанционного обучения сотрудников организации;

-электронная система аттестации;

-создание и размещение конкурсов, заданий;

-формирование профессиональных онлайн-форумов;

-предоставление информации о проведении обмена опытом, семинаров;

-предоставление информации о стажировках, отзывах;

-обеспечение обратной связи (формирование рабочей группы сотрудников для принятия решений, обновления опыта работы, методов работы, выявлению недостатков компании).

8.Формирование оценки эффективности внутрикорпоративных коммуникаций.

Получение сотрудниками точной и достоверной информации, наличие отточенных каналов обмена информацией – это важные факторы для качественной и эффективной работы сотрудников организации. Оптимизация процессов ведения бизнеса, создание и внедрение внутрикорпоративных стандартов, выявление слабых мест работы организации, причин замедления или искажения информации, обеспечение информационной безопасности способствуют качественной и эффективной деятельности организации. В какой степени лучше налажены средства внутренних коммуникаций, тем более качественным будет результат, будет меньше вероятности возникновения конфликтных ситуаций.

Далее будут представлены основные средства для налаживания внутренних коммуникаций и выявленных недостатков.

1.Создание корпоративной системы, предназначенной в первую очередь для автоматизации учета и управления, которая будет охватывать все основные процессы деятельности организации (ERP-система и т.д.). благодаря ограничению доступа, компания будет защищена от внешней среды. Так же система автоматизирует процессы, позволяя выполнять работу более быстро и эффективно.

2. Создание внутрикорпоративной сети – которая способствует налаживанию внутренних коммуникаций сотрудниками и отделами организации, позволяет быстро обмениваться вопросами, новостями, информацией. Внутрикорпоративная сеть может быть снабжена различного рода разделами, электронными досками, предназначенными для обмена сообщениями, содержать фотографии, видео, анкеты, справочный материал, форумы, листы новостей. Система ограничена определенным доступом, что позволяет ограничить и защитить систему от внешнего вмешательства, тем самым организовать защиту от несанкционированного доступа к информации организации. Так же система позволяет сохранить, обработать, передать информацию. Данная внутрикорпоративная сеть позволяет решить различного рода коммуникационные задачи.

Так же эффективной станет электронная рассылка новостей организации, которая позволяет совершать информирование о новостях, объявлениях, приказах, распоряжениях руководства. Данный вид связи эффективен для удаленных отделов сотрудников.

3.Создание и внедрение корпоративной культуры.

Особое внимание уделяется внедрению корпоративных традиций, норм, стандартов. В данное направление можно отнести такие аспекты: награждение победителей, тренинги, совместные выезды, семинары по стратегическому планированию. Данные мероприятия создают атмосферу сплоченности, причастности к чему-то и формированию корпоративной культуры, позволяют сотрудникам узнать друг друга и наладить коммуникационные каналы. Это приводит к улучшению взаимопонимания и эффективно сказывается на работе всех подразделений.

Для формирования и более эффективного внедрения корпоративной культуры можно предложить несколько мероприятий, способных положительно сказаться на формировании единой команды.

1.Team building – мероприятия, положительно влияющие на осуществление знакомства, сплочение, разработку методов поведения в конфликтных и кризисных ситуациях, выбор методов мотивации.

2.Team spirit – мероприятия, которые положительно сказываются на выработке единых целей и задач, формирование корпоративного духа.

4. Внутренний PR.

Основное направление сил – формирование положительного имиджа компании со стороны сотрудников. Формируется лояльность к бренду и компании, посредством предоставления достоверной и качественной информации. Данная информация включает в себя информирование о предстоящих проектах, кадровых перестановках, изменениях различного плана, открытых вакансиях, достижениях сотрудников. Кроме того, предоставление информации о различного рода акциях, специальных программах, корпоративных мероприятиях, конкурсах, публикациях. Данное информирование позволяет сотруднику чувствовать свою сопричастность к событиям и к организации в целом. В итоге, сотрудник, имея полную осведомленность о деятельности организации, прилагает все усилия для качественного выполнения работы, оказания услуг, достижения целей организации.