Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

Введение

На сегодняшний день значение коммуникаций и информации в различных сферах человеческой деятельности постоянно возрастает. Данная тенденция связана с результатами научных исследований, появлением новейших достижений в области техники и технологии и изменениями социально - экономического характера.

Информация необходима каждому: управляющей структуре, коллективу организации, общественной организации и т.д. Ведь совершенно неправильно и грубо опираться исключительно на свою интуицию, практический и жизненный опыт. Каждый должен получать и изучать все увеличивающуюся информацию, которая помогает решать определенные возникающие вопросы.

Коммуникации на предприятиях – это взаимодействие людей, включающее в себя процессы передачи и обмена информации между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – процесс, который помогает руководителям развивать систему предоставления информации максимальному количеству человек внутри предприятия и отдельным институтам и индивидуумам за ее пределами. Она является инструментом в координации деятельности подразделений предприятия, позволяющая получать нужную информацию на всех уровнях управления.

Коммуникация – это обмен информации, на основании которого руководители получают информацию, обязательную для того, чтобы принять эффективное решение, и в следствие доводит свои решения до персонала предприятия. Коммуникационные процессы — процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Ее целью является обеспечение правильного понимания информации. Когда коммуникационные процессы плохо налажены, тогда принятые решения зачастую оказываются ошибочными, сотрудники неверно понимают цели, которые ставятся перед ними, из-за этого часто страдают межличностные отношения. Качество принятых руководителем решений и то, как они будут реализованы, зависит эффективность коммуникационного процесса.

Коммуникационный процесс – это жизненно важная система организация, ведь если как-нибудь ликвидировать потоки информации и сообщений на предприятии, то в таком случае и само предприятие прекратит свое существование.

Вследствие чего я считаю, что данная тема весьма актуальна. Эффективность обмена информации облегчит предприятию достижению его намеченных целей. Когда люди не смогут обмениваться информацией, тогда они не смогут вместе работать, определять цели и их достигать.

Предмет изучения курсовой работы – это влияние коммуникационных процессов на эффективность управления организацией.

Объект изучения курсовой работы – компания Евросеть.

Цель изучения курсовой работы – это анализ теоретических аспектов коммуникационного процесса на предприятии и выявление влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организации на примере компании «Евросеть».

Исходя из вышесказанного, сформулируем задачи для достижения данной цели:

1. изучить теоритические аспекты коммуникационных процессов в менеджменте;
2. проанализируем коммуникационные процессы на конкретном предприятии и выявим влияния процесса на эффективность управления;
3. Предложим рекомендации по совершенствованию коммуникационных процессов на конкретном предприятии.

В курсовой работе использовались разработки и методики области коммуникационных процессов в организации отечественных и зарубежных авторов – Крылов А.Н., Акмаева Р.И., Ф. Хедоури, М. Альберт, М. Мескон.

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникационных процессов в менеджменте

Понятие, виды, и характеристика коммуникаций

В широком смысле слова управленческой деятельностью является непосредственно обмен информации, который является очень сложной проблемой каждого предприятия. Коммуникация - один из главных факторов управления.

Американский социолог Ч. Кули считал, что коммуникация – это механизм, с помощью которого становится возможным само существование и развитие человеческих отношений – все символы разума вместе со способами их передачи в пространстве и сохранения во времени [15]. В ее состав входит мимика, жесты, общение, слова, тон голоса, письменность, печать, телеграф, телефоны и самые последние достижения по завоеванию пространства и времени. Точной границы между средством коммуникации и остальным внешним миром не существует. Тем не менее, вместе с рождением внешнего мира появляется система стандартных символов, предназначенная только для передачи мыслей, с нее начинается традиционное развитие коммуникации[17].

А К. Черри дал определение коммуникаций как социального объединения индивидов, которое осуществляется с помощью языка и знаков, установления общезначимых наборов правил для различной целенаправленной деятельности.

А. Урсул сформулировал определение коммуникации как обмен информации между сложными динамическими системами и их частями, которые в состоянии принимать информацию, накапливать ее, преобразовывать

На основе вышесказанного можем дать четкое определение термину «коммуникации».

Коммуникация является процессом общения и передачи информации между людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи [9].

У коммуникации существуют свои цели, такие как:

• Организовать информационный обмен между субъектом и объектом управления.
• Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.
• Установить связь между людьми на предприятии.
• Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду предприятия.
• Организовать совместную работу персонала с целью выполнения задач предприятия.

Также коммуникация на предприятии или в группе осуществляют несколько важных функций [3]:

• информативную функцию – передачу сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений;
• мотивационную функцию – побуждает работников к лучшему исполнению задач, при помощи убеждения, внушения, просьб, приказов и т.д.;
• контрольную функцию – отслеживание поведения работников разными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
• экспрессивную функцию – способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности.

Представим виды коммуникаций на рисунке 1.

Рисунок 1. Виды коммуникаций.

Рассмотрим виды коммуникаций более подробно.

1. Внешние коммуникации – это обмен информации между предприятием и ее внешней средой. Каждое предприятие существует исключительно во взаимодействии с ее внешней средой. В зависимости от того, какие именно факторы внешней среды (конкуренты, потребители, государство, государственные органы, общественное мнение и другие) воздействуют на работу предприятия, зависят и способ его коммуникации [20].

Любая организация имеет различные средства для обмена информации с важными элементами внешнего окружения. К примеру, с потенциальными и уже имеющимися своими потребителями предприятие общается по большей части с использованием рекламы и других средств продвижения товаров и услуг на рынки, а именно личные продажи, выставки-продажи, директ мейл и т.п.

Организации – объекты государственного контроля и регулирования, которые систематически предоставляют соответствующим органам, таким как налоговым органам, внебюджетным фондам, всевозможные отчеты, сведения, справки и т.п. Для этого используют лоббистов, поддерживают определенные политические партии и движения, отдельных депутатов, делают взносы в их пользу, крупные предприятия не только получают от них необходимую информацию, но и влияют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней [10].

Огромное влияние руководители и директора уделяют созданию в общественном мнении положительного образа предприятия. К примеру, крупные организации создают специальные отделы по связям с общественностью, под названием «паблик рилейшнз», которые используют различные средства, распространяя для этого необходимую информацию.

2.Внутренние коммуникации – это обмен информации между элементами предприятия. Внутри предприятия обмен информации происходит непосредственно между уровнями руководства и подразделениями.

• Вертикальные коммуникации – это когда информация передается внутри самого предприятия с уровня на уровень. Информацию могут передавать по нисходящей, что означает с высших на низшие уровни. Стало быть, сотрудникам предприятия сообщают о новых тактических и стратегических целях, об изменении приоритета, определённых заданиях на конкретный срок, об изменении правил, стандартов или инструкций и т.д.

В то же время по данным информационным потокам на каждом предприятии производится передача информации в обратном направлении, то есть с низших уровней к высшим, и это называется передача по восходящей. Именно с помощью нее руководители узнают о реальном положении дел на предприятии, о результатах по принятым решениям, о трудностях и проблемах, а также о предложениях по их устранению.

Качество восходящих коммуникаций зачастую значительно влияют на производительность организации. Подобный обмен информации, как правило, происходит в форме предложений, объяснительных записок или отчетов.

• Горизонтальные коммуникации – это обмен информации между разными равноправными элементами предприятия, который формирует между ними отношения кооперации и координации. Все дело в том, что любое предприятие состоит из огромного количества подразделений, которые нуждаются в согласованном выполнении определенных задач, поэтому им необходимо обмениваться информацией между собой.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что именно подобные отношения – это важнейшая составляющая удовлетворенности сотрудников предприятия.

• Коммуникации между руководителем и подчиненным.  Данный вид составляет абсолютное большинство всех информационных обменов на предприятии и занимает определенное место в сфере межличностных отношений. Некоторые из многих разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; с обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждения с целью мотивации. А также с совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
• Коммуникации вида «руководитель – рабочая группа» - характеризуется комбинированной индивидуально-коллективной особенностью и реализуется в различных организационных формах: совещаниях руководителя с рабочими группами, отчетами групп перед руководителем, локальном инспектировании, контрольных проверках рабочих групп и др
• Неформальные коммуникации. На каждом предприятии вместе с формальной структурой существует и неформальная. Неформальная структура построена на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и кроме информации, передаваемой по официальным каналам, циркулирует и неофициальная, то есть слухи – неточные сведения, предаваемые при помощи неформальных коммуникаций.

Частенько руководители предприятия используют неформальные коммуникации для того, чтобы установить реакцию работников на различные предполагаемые изменения. Особенность неформальной коммуникации – это значительная скорость передачи информации, большой объем аудитории, но очень маленькая достоверность передаваемой информации [14].

Присутствие на предприятии неформальной коммуникации считается нормальным явлением, но лишь до определенной степени. Необходимо помнить, что слухи являются следствием недостатка информации. А значительный объем сведений, которые распространяются с помощью слухов, указывают о неблагополучии систем коммуникаций и как следствие ее неэффективности.

Коммуникации в зависимости от способа обмена информации разделяют на: