Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

К тому же отсутствие связи между работниками и отделами существенно замедляет решение любых вопросов, провоцирует многочисленные конфликты и недопонимание, а следовательно, приводит к внутреннему напряжению в коллективе, при котором разные направления (группы, отделы) начинают действовать не как союзники, а как противники.

На процесс налаживания коммуникаций влияние множество факторов, одним из них является размер компании. Если в компании работает более двух десятков человек, ожидаемо, что не все они будут общаться друг с другом напрямую. Чем больше штат компании, тем выше шансы, что большинство работников вообще не будут знакомы. Однако даже если говорить о стартапе, в котором занято всего 3–4 человека, коммуникация должна быть налажена, ведь каждый хочет знать, что уже сделано, что предполагается сделать, как идет рабочий процесс в целом и что ожидается лично от него. Другое дело, что организовать связь в таких масштабах довольно просто — обычно хватает общего чата в мессенджере и регулярных планерок [25, с.43].

Крайне важны коммуникации в коллективе, где значительное количество сотрудников работает удаленно или, как говорится, «в полевых условиях». В такой ситуации необходимо уделить особое внимание горизонтальным коммуникациям, поскольку каждый работник может поддерживать связь с руководством, но не иметь ни малейшего понятия, чем заняты коллеги. Если не развивать и не направлять корпоративные связи, они будут развиваться сами. И не факт, что именно в желательном направлении. Если все вопросы решаются у кулера с водой или в частной переписке, если никто не представляет, кто отвечает за ту или иную задачу, а любое обсуждение политики организации начинается с таинственного «по слухам» — не стоит рассчитывать на слаженную и эффективную работу. Единое информационное пространство — путь к лояльности персонала.

Чтобы повысить лояльность работников при помощи внутренних коммуникаций необходимо создать систему внутреннего PR. Внутренний PR проводится для сотрудников и руководителей компании – связывает цели и миссии компании с целями и задачами сотрудников. При этом стратегия формирования единого информационного пространства предполагает ряд довольно специфических задач: преодоление коммуникативных разрывов как по горизонтали, так и по вертикали. Это позволит достичь взаимопонимания на всех уровнях; получение обратной связи от персонала компании.

Каждый работник должен понимать, что его мнение важно и будет учитываться, и сотруднику необходимы удобные инструменты для донесения этого мнения и оперативного получения обратной связи; демонстрация готовности руководства к диалогу, а также создание положительного имиджа компании; разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала; формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании. Это — одна из основных задач корпоративной коммуникации. Если она никак не решается, возникает риск серьезного репутационного ущерба [27, с. 22].

В работе любой организации бывают критические моменты и конфликтные ситуации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы в социальные сети. В то же время не менее важно обеспечить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Все инструменты построения коммуникации внутри организации можно разбить на несколько типов:

1. информационные. Как понятно из названия, их задача — информировать сотрудников о том, что происходит в компании. Стенд с объявлениями, циркулярами и приказами как раз относится к информационным инструментам (пусть и весьма примитивным). Информационным инструментом может стать корпоративный журнал или газета, корпоративный портал с систематизированной базой знаний, где любой сотрудник может почерпнуть необходимую информацию, не отвлекая своих коллег, всевозможные внутрикорпоративные рассылки.

2. аналитические. Как сотрудникам важно знать о планах руководства, так и управлению необходимо держать руку на пульсе и понимать, чего хотят исполнители. Для этого используются инструменты, обеспечивающие обратную связь — формы для внесения рацпредложений и форумы на корпоративном сайте, системы анкетирования сотрудников, мониторинг персонала и многое другое.

3. коммуникативные. Люди — существа социальные, и помимо обмена рабочей информацией им нужно и личное взаимодействие, иначе крепкий коллектив не построить. К коммуникативным инструментам относятся не только корпоративы и мероприятия, посвященные тимбилдингу, но и различные профессиональные соревнования, корпоративное обучение, адаптационные тренинги и семинары.

4 организационные. Для успешной деятельности компании каждый сотрудник должен понимать, куда она движется и каковы ее цели. Для этого проводятся собрания, совещания, планерки и выступления руководства, этой же цели служат разработка и внедрение корпоративных стандартов.

Все эти задачи можно решать по отдельности, однако существуют инструменты, объединяющие все основные функции коммуникаций внутри организации. К примеру, корпоративная социальная сеть. Как и обычная социальная сеть, корпоративная соцсеть позволяет делиться новостями и тем самым держать сотрудников в курсе происходящего. Наличие групповых и личных чатов — способ выстраивать эффективные коммуникации между сотрудниками без потерь информации и времени, объединяться в группы по профессиональным интересам, устраивать планерки и мозговые штурмы, даже если сотрудники разбросаны по всему миру, получать консультации в режиме реального времени и, наконец, общаться в неформальной обстановке и заводить приятельские связи с другими работниками [30, с. 28].

Корпоративная соцсеть ассоциативно связана с пространством, предназначенным для диалога, а значит, проблема внутренних коммуникаций компании будет решена максимально эффективно, без риска получить репутационный удар из открытых источников, таких как ВК и FB. Корпоративные социальные сети — относительно новое явление, однако они стремительно вытесняют корпоративные порталы и сайты. Причина в простоте, удобстве и гибкости соцсетей. К тому же сейчас это в принципе весьма востребованный, а потому знакомый каждому формат взаимодействия.

Вывод по второй главе. Деловые коммуникации, как и все другие отношения между людьми, сопряжены с определёнными сложностями. Так в вертикальных коммуникациях часто возникают проблемы недопонимания между сотрудником и руководителем, проблемы нехватки информации, проблемы страха подчинённого из-за возможностей руководителя наложить на него санкции (например, если подчинённый выражает какую-либо критику). Для решения таких проблем можно создать в организации систему, когда подчинённый не будет непосредственно общаться с руководителем, но сможет выражать своё мнение анонимно.

Также в вертикальной коммуникации особое значение приобретает вопрос выбора тактики поведения подчинённого с руководителями, использующими различные стили руководства. Подбор оптимальной тактики позволит подчинённому быть услышанным руководителем и уменьшить степень накала конфликта.

Горизонтальные коммуникации также сопряжены с рядом трудностей. Часто эти трудности возникают в результате личных симпатий и антипатий сотрудников. Роль менеджера по коммуникациям заключается в налаживании оптимального социально-психологического климата в коллективе.

Заключение

Коммуникации – процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающий достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

По направлению выделяют коммуникации:

• Горизонтальные;
• Вертикальные.

Коммуникации проходит ряд этапов:

1. Установление контакта (первое впечатление).

2. Ориентация в ситуации.

3. Обсуждение вопроса, проблемы.

4. Принятие решения.

5. Выход из контакта.

Любой организации вне зависимости от её вида и размера необходимо налаживать коммуникации. Именно от эффективности коммуникаций в организации зависит эффективность деятельности организации.

Налаживанию подлежат как вертикальные, так и горизонтальные коммуникации.

Вертикальные коммуникации бывают двух видов: «сверху-вниз» и «снизу-вверх».

При организации «сверху-вниз» чаще всего возникают следующие проблемы:

1. Недопонимание сотрудником руководителя и его требований;

2. Недостаточный объём сведений, предоставляемых сотруднику.

Также руководители различаются по стилю руководства. В связи с этим сотрудники могут избирать определённую тактику поведения, которая бы способствовала достижению оптимальных результатов. Проведённый мыслительный эксперимент показал, что если руководитель – диктатор, то наиболее приемлемой тактикой поведения будет – уход от борьбы. Нужно соглашаться со всеми доводами руководителя, молча выслушивать критику, принимать предложенные условия. Если руководитель использует в своём руководстве демократический стиль, то можно попытаться с ним договориться. Найти оптимальное решение, которое устроило бы обе стороны. В случае же, если руководитель пессимист, то тактика нападения приведёт сотрудника к достижению выгодного результата, так как руководитель не захочет связываться с подобным напором.

При вертикальной коммуникации «снизу-вверх» часто возникают следующие проблемы:

• Подчинённые боятся отправлять начальникам негативные отзывы;
• Предложение и замечания подчинённых остаются без внимания;
• Отправленная критика может не достигнуть адресата и обернуться против отправителя;
• Сотрудникам проще спросить у коллеги, чем обрушаться в менеджеру из-за чего возникает большое количество ошибок.

Все вышеназванные проблемы возможно решить следующим образом:

• Определить анонимные почтовые и электронные ящики, куда сотрудники смогут отправлять инкогнито жалобы и предложения.
• Разработать систему поощрения сотрудников, использующих обратную связь с руководством.
• Создать схемы коммуникации между простым трудящимся и высокопоставленным начальником без промежуточных барьеров в виде непосредственного руководства сотрудника.
• Ввести регистрацию всех принятых менеджерами обращений от подчиненных с необходимостью отчета о принятых в ответ мерах.

В горизонтальной коммуникации основной проблемой является то, что сотрудники либо не общаются друг с другом вообще (например, из-за антипатии), либо общаются на посторонние темы.

Для налаживания горизонтальных коммуникаций рекомендуется:

• Попросить подчиненных, коллег общаться понятным каждому языком, расшифровывать профессиональные термины.
• Регулировать общение между подчиненными, нейтрализовывать между ними споры и недопонимания.
• Проводить общие собрания, в том числе и неофициальные, чтобы сотрудники смогли наладить общение между собой.
• Создать корпоративную соцсеть, где подчинённые могли бы общаться не только на деловые темы, но и на личные.

Каждый организации необходимо налаживать процесс коммуникации. От качества данного процесса зависит в итоге эффективность деятельности всей организации.

Список источников

1. Андреев В.И. Конфликтология: Искусство спора, ведения переговоров, разрешения конфликтов/ В.И. Андреев – М.: Народное образование, 2016. – 113 с.
2. Андреева И.А. Этика деловых отношений/И.А. Андреева. - СПб.: Вектор, 2015. – 117 с.
3. Бакинова Т.Д. Коммуникации в организации/ Т.Д. Бакинова, О.О. Кускеева, Д.Н. Эльдяева// Міжнародний науковий журнал.- 2016. - № 5-3. - С. 32-34.
4. Блохин Б. Ведение переговоров и разрешение конфликтов / Б. Блохин. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2017. - 180 с.
5. Бороздина Г.В. Психология делового общения/Г.В. Бороздина – М.: ИНФРА – М, 2016. – 345 с.
6. Ботавина Р.Н. Этика деловых отношений / Р.Н.Ботавина. - М.: Финансы и статистика, 2017. - 206 с.
7. Бровчук Н.М. Роль и значение неформальной коммуникации как элемента внутренней среды организации/ Н.М. Бровчук// Социально-гуманитарный вестник Прикаспия. - 2016.- № 1 (4). - С. 35-41.
8. Бройнинг Г. Руководство по ведению переговоров/ Г.Бройнинг. - М.: ИНФРА – М, 2015. – 265 с.
9. Бульгина А. Этика делового общения/А. Будьгина – Новосибирск: НТУ, 2015. – 89 с.
10. Владимирова А.А. Формирование коммуникаций образовательной организации/ А.А. Владимирова, М.Е. Змиенко// Современные корпоративные стратегии и технологии в России. - Москва, 2016. - С. 19-24.
11. Волгин Б.Н. Деловой телефон/Б.Н. Волгин, А.С. Полянский – М.: Экономистъ, 2016. – 145 с.
12. Гахроманова Д.И. Проблемы коммуникаций в организации и пути их решения/ Д.И. Гахраманова, А.В. Цепков// Научно-технический прогресс: актуальные и перспективные направления. - 2016. - С. 296-298.
13. Грибов В.Д. Основы бизнеса / В.Д. Грибов. - М.:Экономистъ, 2017. - 279 с.
14. Громова Н.М. Коммуникации /Н.М. Громова. - М: Экономистъ, 2016. – 318 с.
15. Данкел Ж. Деловой этикет/Ж.Данкел. – Ростов н/Д.: Феникс, 2017. – 144 с.
16. Киреева О.Ф. Особенности управления внутрифирменными коммуникациями в коммуникационном менеджменте организации/ О.Ф. Киреева// Экономические, правовые, организационно-управленческие аспекты развития трудовых ресурсов в современных условиях глобальных рисков. - 2016. - С. 174-177.
17. Ковальчук А.С. Основы имиджелогии и делового общения./А.С. Ковальчук. – М: Проспект, 2016. – 130 с.
18. Колтунова М.В. Коммуникации Нормы, риторика, этикет: учеб. пособие/ М.В. Колтунова. - М.:. Логос, 2015. - 312 с.
19. Казначевская Г.Б. Основы менеджмента / Г.Б. Казначевская, И.Н. Чуев. - Ростов н/Д.: Феникс, 2018. - 384 с.
20. Красковский А.А. Коммуникации в организации. Причины проблем и способы их предупреждения // Студенческий форум: электрон. научн. журн. 2017. № 1(1). URL: https://nauchforum.ru/journal/stud/1/18406 (дата обращения: 29.11.2019).
21. Кузин Ф.А. Культура делового общения / Ф.А. Кузин. - М.: Ось - 89, 2016. - 320 с.
22. Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения / В.Н. Лавриненко. - М.: Юнити, 2016. - 279 с.
23. Леонтьев А.А. Психология общения/А.А. Леонтьев. – М: ЮНИТИ-ДАНА, 2016. – 156 с.
24. Мальханова И.А. Коммуникации/И.А. Мальханова. – М.: Трикста, 2015. – 238 с.
25. Пластинина В.Г. Основные научные подходы к проблеме коммуникаций в организации/ В.Г. Пластинина// Потенциал современной науки. - 2016. - № 5 (22). - С. 43-47.
26. Подгорнова А.А. Коммуникация в организации: виды коммуникаций, их роль для реализации организационного потенциала и влияние на поведение сотрудников/ А.А. Подгорнова// Эффективное управление: лидерство, руководство, развитие. - 2016. - С. 110-119.
27. Рытченко Т.А. Психология деловых отношений / Т.А. Рытченко, Н.В. Татарков. - М.: МГУЭСИ, 2017. - 91 с.
28. Селиверстова М.В. Особенности организации внутренних коммуникаций в деятельности современных организаций/ М.В. Селиверстова, О.О. Кретова// Экономика и общество. - 2019. - № 2-3 (9). - С. 16-21.
29. Суворова Л.А. Особенности влияния коммуникаций на эффективность деятельности организации/ Л.А. Суворова, В.А. Порубова// Общество, наука, инновации (НПК-2016). - 2016. - С. 3062-3066.
30. Фишер Р.. Переговоры без поражения. Гарвардский метод / Р. Фишер, У. Юри. - М.: Эксмо, 2016. - 320 с.
31. Шеретов С.Г. Ведение переговоров / С.Г. Шеретов. - Алматы.: Юрист, 2017. - 92 с.