Файл: Учет хозяйственных операций и составление управленческого баланса.pdf

Формированию отчетности всегда имеет место подготовительная работа.

К этапам составления отчетности относятся:

1. Документирование различных хозяйственных фактов;

2. Классификация учетных данных и отражение на счетах бухгалтерского учета - в учетных регистрах и Главной книге;

3. Уточнение распределения доходов и расходов между смежными от-четными периодами (месяц, квартал и так далее).

4. Проверка записей на счетах бухгалтерского учета и их соответствие Главной книге.

5. Исправление выявленных ошибок.

6. Закрытие счетов учета затрат, формирование себестоимости готовой продукции и реализованной продукции (работ, услуг) нарастающим итогом с начала года.

7. Выявление промежуточного финансового результата от продажи продукции (работ, услуг) на счете 90 «Продажи»;

8. Выявление финансового результата от прочих операций, не относящихся к обычным видам деятельности и отражение их на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

9. Выявление (с начала года) финансового результата от деятельности за конкретный период на счете 99 «Прибыли и убытки».

10. Формирование Главной книги на конец определенного отчетного периода.

11. Инвентаризация фактического наличия имущества, активов и обязательств хозяйственного субъекта.

12. Формирование бухгалтерской (финансовой) отчетности;

Управленческая отчетность обычно формируется в валюте Российской Федерации, но возможна и иная валюта.

Активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров учета.

Под инвентаризацией понимается проверка на конкретную дату (за конкретный период) соответствия фактического наличия имущества, а также величины обязательств и расчётов данным учёта. Согласно закона «О бухгалтерском учёте» порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем конкретного субъекта хозяйствования, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Выявленные в процессе инвентаризации расхождения между полученными фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

В целом подготовительный этап для формирования управленческого баланса не имеет отличий от обычного, а вот конечная цель совершенно иная. На основании полученных данных формируется система мотивации персонала, в частности, определяется величина премии по итогам деятельности компании за определенный период, дается оценка целесообразности принятых управленческих решений. На основании анализа полученных данных формируются факторы, которые привели к такому финансовому результату.

Так, если в рамках одной компании действует несколько независимых подразделений, то для оценки эффективности деятельности каждого из них могут формироваться два управленческих баланса, в то время как они относятся к одному юридическому лицу. Подобное позволяет оценить эффективность деятельности каждого из подразделений. В качестве примера можно привести формирование управленческой отчетности для розничного и оптового направления в рамках торговой компании, в рамках отеля принято формировать отчетность для отеля и ресторана, хотя в подобной ситуации ресторан выступает в качестве обслуживающего подразделения.

Сформированный управленческий баланс базируется на базе рабочего плана счетов субъекта и предоставляет данные о соотношении собственных оборотных и заёмных средств, а также собственного капитала. Он четко показывает наиболее значимые для управления показатели деятельности, дает возможность своевременно информировать менеджмент о соотношениях, диспропорциях всех балансовых показателей ведущих к снижению ликвидности, платёжеспособности, финансовой независимости субъекта хозяйствования. В управленческом балансе при необходимости есть возможность расшифровать

статьи «Покупатели и заказчики» и «Поставщики и подрядчики», где могут быть представлены показатели о состоянии расчетов с наиболее значимыми дебиторами и кредиторами. Наличие подобных сведений дает возможность организовать оперативный контроль за расчетами и, конечно, избежать возникновения просроченной задолженности. Достаточность подобной информации и расшифровка отчетной информации в управленческом балансе дает возможность сэкономить время менеджмента организации и сконцентрировать его внимание на приоритетных направлениях в направлении принятия решений относительно сложностей в деятельности развития организации. По управленческому балансу проводят расчет уточненных коэффициентов, которые характеризуют финансовое состояние организации.

Именно управленческий баланс является важным источником сведений при проведении оценочной деятельности и оперативного управления. На базе информации, отраженной в нем есть возможность сделать вывод о реальной величине активов, обязательств и капитала любой организации на момент принятия экономических решений.

Методика формирования управленческого баланса, его содержание и периодичность представления пребывает в зависимости от информационных потребностей внутренних пользователей, от обозначенных целей и поставленных задач менеджмента субъекта хозяйствования.

ФОРМИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО БАЛАНСА НА ПРИМЕРЕ Отель «Villa de Ville»

Краткая характеристика компании

Отель «Villa de Ville» находится в самом центре города Ростов-на-Дону, в его историческом, культурном и деловом центре, который прекрасно сочетает в себе сферу развлечений, деловую активность и спокойную размеренную жизнь [18].

Адрес: Ростов-на-Дону, Проспект Михаила Нагибина 55.

Официальный сайт: https://villa-de-ville.ruhotel.su/

В гостинице есть несколько богатых номеров, она готова удовлетворить самые разные пожелания абсолютно любого клиента, в гостинице Villa de Ville есть возможность забронировать как стандартные номера так и номера повышенного комфорта.

В гостинице есть следующие номера:

1. Улучшенный одноместный номер с 1 кроватью – 3 шт. – 7000 руб.;
2. Двухместный номер Делюкс с 1 кроватью – 3 шт. – 9 000 руб.;
3. Полулюкс – 1 шт. – 12 000 руб.;
4. Люкс – 1 шт. – 20 000 руб.;
5. Двухместный номер «Комфорт» с 1 кроватью и ванной – 2 шт. – 5 000 руб.;
6. Номер Делюкс с кроватью размера «king-size»- 2 шт. – 8 000 руб.

В номерах есть Wi-fi, есть мини-бары, кондиционеры, а также телевизор в обязательном порядке.

Возле отеля есть бесплатная парковка.

При этом Villa de Ville является в качестве превосходного бизнес-отеля лучших мировых традиций. При этом стоит отметить, что «Villa de Ville» выступает в качестве первого в Ростов-на-Дону представителем сети Villa de Ville и при этом полностью соответствует её высоким стандартам. Он также уже успел уже заслужить одобрение со стороны его клиентов, которые оценили все его преимущества.

В то же время к фирменным особенностям сервиса Villa de Ville стоит отнести саму систему комфортного сна, которой оснащены все 12 номера: «Garden sleep system».

Кроме того, в этом отеле комфортная, приятная на вид, грамотно оформленная, а также с полным объёмом услуг, отель не оставит безразличным даже самого строгого критика.

Регистрация хозяйственных операций

Регистрация хозяйственных операций происходит в программном продукте 1С предприятие. Для каждой хозяйственной операции есть документальное подтверждение. Но согласно учетной политики в рамках данной компании есть два направления – это ресторанное и гостиница. Ресторан выступает в качестве вспомогательной единицы, т.к. отель без ресторана не будет полноценным. В ресторане периодически проводятся банкеты для повышения эффективности его деятельности. При этом управленческие расходы делятся 50% на каждое из направлений, т.к. директор, бухгалтер и маркетолог в одинаковой степени занимаются каждым из них.

В качестве особенности данного бизнеса стоит отметить, что у компании нет запаса готовой продукции. т.к. оно оказывает услуги, но в то же время есть существенные запасы МБП (халаты, полотенца, скатерти), которые целесообразно закупать крупными партиями, т.к. получает компания в подобной ситуации достаточно крупную скидку.

Перед закрытием периода бухгалтер выборочно проводит сверку с контрагентами на предмет задолженности. При этом проверяет остатки денежных средств в программном продукте и банковской выписке за последний рабочий день месяца.

С целью своевременного отражения всей совокупности хозяйственных операций, существует регламент сдачи документов:

1. Авансовый отчет – в течение трех дней с моменты их траты;

2. Выполненные работы – не позднее 10 числа следующего месяца после факта их свершения;

3. Поступление товаров – полный комплект документов от поставщика в момент поставки, данная хозяйственная операция отражается на складе в момент его оприходования (приёма);

4. Оказание услуг – по выезду гостей из номерного фонда готовится.

Что касается инвентаризации обязательств, то в октябре, ноябре и декабре, а также по мере необходимости бухгалтера проводят на основании актов сверок проверку взаиморасчетов с контрагентами.

Ежемесячно в конце месяца проводится инвентаризация кассы. По завершению месяца проверяются остатки на расчетных счетах с банковскими выписками (3 рабочих дня).

Раз в квартал производятся инвентаризации запасов на складе и в номерном фонде, с целью сверки учетных и фактических данных. На основании возникших расхождений выявляются причины, в случае вины персонала применяются штрафные санкции, приводятся учетные данные в соответствие с фактическими.

Ежегодно в ноябре месяце производится инвентаризация основных средств, по результатам которых также начисляются штрафные санкции, если за недостачи виновен персонал. С целью корректного отражения основных средств и прочих основных средств в рамках компании есть также внутренний регламент. Оприходование основных в учетной программе происходит в момент их поступления в компанию, с целью списания также есть специальный документ, который подписывается ответственными лицами.

Все учетные документы в компании принято сохранять в течение 5 лет, за её архивирование и сохранность ответственность возложена на главного бухгалтера.

При необходимости перед новым отчетным годом вносятся все изменения в учетную политику, в рамках года пока изменения в неё не вносились в виду отсутствия острой необходимости.

По завершению подготовительного этапа начинается процесс закрытия финансовой отчетности с целью формирования финансового результата. У компании сразу по закрытию месяца, после выверки всех кассовых операций и сверки остатков в учетной программе с банковскими выписками у компании готов отчет о движении денежных средствах.

С этой целью в компании происходит закрытие 20, где отражена калькуляция услуг:

1. Прямые затраты – это расходные материала на одного проживающего (шампуни, гели, шапочки для купания, косметический набор, зубная щетка, мыло, рекламная продукция гостиницы, подарки в виде блокнотов и ручек с логотипом), расходные материалы согласно количеству уборок по нормам;

2. Накладные - распределяется заработная плата гостиничного персонала, коммунальные затраты на основании заполняемости номерного фонда.

Административные и сбытовые затраты (оплата туроператорам их комиссии, баннера на сайтах, контекстное продвижение сайта и его обслуживание) закрываются на статью коммерческие расходы.

Затем получается финансовый результат компании. После процедуры получения финансового результата одновременно у компании готов её баланс, отчет о движении капитала.

Полученная информация предоставляется во все необходимые инстанции, а также менеджменту и собственникам для принятия управленческих решений относительно её дальнейшей деятельности.

Затем сверяется взаимосвязь между формами отчетности, в частности, как минимум, денежные средства на конец периода в отчете о движении денежных средств должны совпадать с этой статьей в балансе, нераспределенная прибыль должна увеличиваться на величину полученной прибыли за исключением начисленных дивидендов, тоже самое касается и отчета об движении капитала. В расшифровках суммы должны совпадать со статьями в балансе и отчете о прибылях и убытках.

В таблице 2 отражены хозяйственные операции за январь 2019 г.

Таблица 2 Хозяйственные операции за январь 2019 г.