Файл: Построение организационных структур (Сущность и понятие организационной структуры).pdf

2. Проведение проверки документов при приёме на работу на соответствии профессионального уровня, специальной подготовки и квалификации, пригодности по состоянию здоровья.

3. Подготовка документов и согласование проектов документов регулирующих трудовые отношения и отражающих движение персонала (приём, увольнение, перемещение), в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора ЗАО «ММЗСО».

4. Организация заключения договоров о материальной ответственности с материально-ответственными лицами.

5. Обеспечение процедуры оформления приёма на работу: заполнение учётных форм, формирование личного дела, ознакомление работников с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, коллективным договором, направление их на инструктаж по промышленной безопасности, правилам и нормам охраны труда, противопожарной защите, первичный медицинский осмотр.

6. Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью.

7. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников для предоставления в другие организации.

8. Формирование графика отпусков работников ЗАО «ММЗСО».

9. Оформление приказов о предоставлении всех видов отпусков, в соответствии с действующим в РФ законодательством. Ведение учёта предоставления отпусков, осуществление контроля за соблюдением графика предоставления отпусков, ежемесячный мониторинг использования работниками ежегодных отпусков.

10. Заполнение больничных листов, подсчет страхового стажа для назначения пособия по временной нетрудоспособности на всех работников ЗАО «ММЗСО».

11. Участие совместно с сопутствующими службами, отделами и подразделениями в подготовке проекта коллективного договора.

12. Организация собеседования кандидатов на вакансии с непосредственными руководителями.

13. Формирование и защита в Управлении ПФ списков и перечней профессий, пользующихся правом на досрочное назначение трудовых пенсий

14. Подготовка и предоставление необходимых документов в Управление ПФ для оформления, обмена пенсионных страховых свидетельств государственного пенсионного страхования работникам Общества.

15. Ведение кадрового делопроизводства и организация архивного хранения кадровых документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и утвержденной в ЗАО «ММЗСО» Номенклатурой дел.

16. Осуществление работы по заполнению, учёту и хранению трудовых книжек в соответствии с «Инструкцией по ведению трудовых книжек на предприятиях, организациях и учреждениях».

17. Выполняет устные и письменные распоряжения непосредственного и вышестоящего руководителей ЗАО «ММЗСО».

В ЗАО «ММЗСО» стиль управления можно охарактеризовать как демократический.

В ЗАО «ММЗСО» процесс принятия управленческих решений не формализован, однако в целом он представлен на рисунке 8.

Проблема

Варианты решения проблемы

Вариант №N

Вариант №3

Вариант №2

Вариант №1

Технико-экономическое обоснование вариантов решения проблемы

Экономическое обоснование

Техническое обоснование

Рис.8. Схема принятия управленческого решения

На первом этапе разработки управленческого решения определяется проблема, которую подлежит решить. На этом этапе активно используются методы вертикального и горизонтального анализа.

На следующем этапе формируются варианты решения проблемы. При этом вариантов может быть множество, и каждый отдел может предложить несколько вариантов.

Потенциальные варианты управленческих решений обсуждаются коллегиально генеральным директором и начальниками отделов. Из множество вариантов выбирается, как правило, два-три управленческих решения. Далее уже на избранные управленческие решения составляется техническое и экономическое обоснование. И на основании этого принимается необходимое управленческое решение.

Таким образом, в ЗАО «ММЗСО» разработана система принятия управленческих решений, которая базируется на линейно-функциональной структуре управления.

Для оценки организационной структуры стоит определить ряд показателей, характеризующих эффективность управленческих затрат.

Таблица 4

Эффективность организационной структуры

В течение анализируемого периода управленческие затраты увеличились на 4011 тыс.руб., что негативно отразилось на показателях эффективности: доля управленческих затрат в выручке увеличилась на 0,8%, в общих затратах – на 0,3%.

В свою очередь прибыль на один рубль управленческих затрат снизилась на 1,0 руб./руб.

Таким образом, существующая система управления не отвечает требованиям времени и её необходимо трансформировать. Это вывод следует из анализа экономических показателей и организационного построения ЗАО «ММЗСО».

3. Мероприятия по совершенствованию организационного построения ЗАО «ММЗСО»

3.1. Совершенствование организационной структуры

Разработка мероприятий по совершенствованию системы управления ЗАО «ММЗСО» производится на основе специфики работы предприятия и имеющейся информации о перспективных формах управления.

Основная стратегическая задача компании заключается в максимальном удовлетворении  потребителей путем формирования наиболее полной  номенклатуры продукции, отвечающей самым высоким  современным требованиям качества, позволяющей комплексно  удовлетворять спрос покупателей. Также на систему управления влияют факторы непосредственного окружения. Анализ факторов непосредственного окружения представлен в таблице 5.

Таблица 5

Факторы непосредственного окружения

Продолжение таблицы 5

Таким образом, на организацию влияет множество факторов. Среди отрицательного фактора стоит отметить спад промышленного производства, что отрицательно влияет на уровень спроса на основную продукцию исследуемого предприятия.

Основной вид деятельности филиала ЗАО «ММЗСО» - это производство механической продукции высокого качества.

Специализация позволяет сохранять конкурентоспособный статус предприятия. Также это обеспечивает широкий ассортимент товаров в рамках одной группы.

Динамика и состав выручки от различных видов деятельности за 2014-16 гг. представлена в таблице 6.

Таблица 6

Структура выручки от основной деятельности

Среди направлений деятельности филиала ЗАО «ММЗСО» стоит выделить производство устройств автоматики.

Для повышения эффективности управления предприятием с учетом факторов ближнего окружения предполагается трансформировать систему управления в матричную систему управления, что позволит оперативно управлять производством по направлениям. Новая структура управления ЗАО «ММЗСО» представлена на рисунке 9.

Рис.9. Матричная структура управления

Руководитель организации

Руководитель направления №1

Руководитель направления №2

Руководитель направления №3

Замдиректора по производству

Замдиректора по финансам

Замдиректора по кадрам

, ,

Направление №1 – Устройства автоматики

Направление №2 – Двери, люки, ворота

Направление №3 - Клапаны

В матричной организации руководители проектов отвечают за координацию всех видов деятельности и использование ресурсов, относящихся к данному проекту. С этой целью все материальные и финансовые ресурсы по данному проекту передаются в их распоряжение.

Руководители проекта также отвечают за планирование проекта и ход его выполнения по всем количественным, качественным и временным показателям.

Что касается руководителей функциональных подразделений, то они делегируют руководителю проекта некоторые из своих обязанностей, решают, где и как должна быть выполнена та или иная работа.

Функциональная экспертиза продукции проводится во всех подразделениях предприятия.

Матричная структура способствует коллективному расходованию ресурсов, что имеет существенное значение, когда выпуск продукции сопряжен с необходимостью использования редких или дорогостоящих видов ресурсов. При этом достигается определенная гибкость, которая, в сущности, говоря, отсутствует в функциональных структурах, поскольку в них все сотрудники постоянно закреплены за определенными функциональными подразделениями.

Поскольку в матричной организации сотрудники набираются из различных функциональных отделов для работы по конкретному проекту, трудовые ресурсы можно гибко перераспределять в зависимости от потребностей каждого проекта. Наряду с гибкостью матричная организация открывает большие возможности для эффективной координации работ.