Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Понятие денежных средств и нормативно-правовое регулирование их учета).pdf

Таблица 1

Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета кассовых операций

Источник: составлено на основании Указания Банка России №3210-У [9]

Приходным кассовым ордером (КО-1) отражается поступление денежных средств в кассу организации, выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре и заверяется подписями главного бухгалтера и кассира, квитанция к нему заверяется печатью организации [16, с.376].

Данный документ состоит из двух частей, в которой первая часть является самим ордером, а вторая часть – отрывная квитанция, которая выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их наличии), соответствие образцу и суммы наличных денег, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере [13, с.7].

В ситуации, когда кассир обнаруживает какое-либо отклонение или несоответствие, он возвращает приходной кассовый ордер в бухгалтерию с целью надлежащего оформления.

После того, как кассир принял ордер и наличные деньги, он должен сверять сумму, прописанная в ордере, с фактической выданной суммой. Соответственно, кассир подписывает ордер, проставляет печати в квитанции и выдает указанную квитанцию к приходному кассовому ордеру, однако ордер остается в кассе организации.

Если сфера деятельности организации связана с розничной торговлей товаров за наличный расчет, величину наличной выручки, которая получена от населения следует в конце рабочего дня оприходовать одним экземпляром приходным ордером.

После получения денежных средств по приходному кассовому ордеру в кассовой книге (КО-4) делается запись [13, с.7-8]. Обязанности по ведению кассовой книги возлагаются только на кассира и главного бухгалтера, который в конце рабочего дня обязан подсчитать итоги операций, вывести конечное сальдо по соответствующим операциям, передать приходные и расходные ордера и отчет кассира в бухгалтерию.

Кассовая книга должна содержать в себе следующие данные:

• номер документа, на основании которого были оприходованы денежные средства;
• адресное получение или выдача денежных средств;
• отражение корреспондирующего счета к синтетическому счету;
• сумма прихода и расхода средств в соответствии с документом [22, с.182].

Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (КО-2), расчетно-платежным ведомостям (Т-49), платежным ведомостям (Т-53).

Расходный кассовый ордер выписывается бухгалтером в одном экземпляре и передается в кассу для выдачи по нему денежных средств. В свою очередь, кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации получателя по предъявленному документу, удостоверяющего личность, либо по доверенности. После выдачи наличных денег по расходному ордеру кассир его подписывает и оставляет в кассе [13, с.13-14].

Приходные и расходные кассовые ордера оформляют в момент приема или выдачи денег. Однако до поступления наличных денег в кассу их регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3). Никаких исправлений и помарок в кассовых документах не допускается [24, с.7].

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5) необходима с целью учета средств, которая ранее была выдана кассиром, а также для учета возврата наличных денежных средств и кассовых документов по произведенным операциям.

После окончания рабочего дня кассир должен отчитаться в полученных денежных средствах перед старшим кассиром, а также сдают остаток наличных денежных средств по операциям под расписку, что регистрируется в книге учета [16, с.184].

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе юридическое лицо определяет самостоятельно, исходя из характера деятельности, с учетом объемов поступлений или выдачи наличных денег. Лимит остатка наличных денег в кассе можно определить с помощью следующей формулы:

Лимит остатка кассы = Объем наличной выручки / Количество рабочих дней в расчетном периоде * Период времени между сдачами денег в банк (1)

Все организации не реже одного раза в квартал обязаны проводить внезапную ревизию кассы с полным полистным перерасчетом всех денежных средств в кассе. Стоит обратить внимание, что хранение в кассе денежных средств, которые не относятся к средствам организации, запрещается. При обнаружении данных средств они считаются излишками. Расписки на выданные суммы наличными, неоформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток кассовой наличности не включаются [16, с.386-387].

В настоящее время Банк России значительно упростил порядок ведения кассовых операций для индивидуальных предпринимателей в части не устанавливать лимит остатка наличных денег, не сдавать наличные деньги в банк, не оформлять кассовые операции [163, с.185].

В заключение данного параграфа работы, следует подытожить, что оформление первичных документов и учетных регистров в кассе производится в следующем порядке:

1. оформляются первичные документы по приходу и расходу наличных денежных средств;
2. на основании первичных документов кассир производит записи в кассовую книгу, в которой кассир каждый день подсчитывает итоги операций за рабочую смену, выводит остаток в кассе;
3. кассир передает в качестве отчета второй отрывной лист с приходными и расходными документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.

1.3. Синтетический и аналитический учет наличных денежных средств в кассе

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражаются все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту – суммы выданных наличных денежных средств.

Соответственно, сальдо дебетовое означает остаток денежных средств и документов в кассе, дебетовые обороты – поступление денежных средств и документов, кредитовые – выдачу [19, с.186].

К счету 50 «Касса» могут быть открыты несколько субсчетов, что объясняется необходимостью формирования информации об обороте наличных денежных средств в зависимости от специфики деятельности организации [13, с.23].

На субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации, который открывается в случае, если организация осуществляет кассовые операции в иностранной валюте. Учет ведется обособленно по движению каждой наличной иностранной валюты.

В соответствии с ПБУ 3/2006 перерасчет денежных знаков в кассе организации в иностранной валюте в рубли производится на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату составления отчетности.

На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитывают движение и наличие денежных средств в кассах эксплуатационных участков и товарных контор, остановочных пунктов, судов, кассах хранения билетов, кассах отделений связей и т.д. [22, с.19]

Данный субсчет применяется также торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов. Получение наличных средств фиксируется в книге кассира-операциониста, открываемой на каждую ККМ [13, с.23].

Пример. Предположим, что 01.07.2019 года из кассы организации выданы разменные денежные средства для расчетов с покупателями в сумме 5000 руб. Вечером этого дня из торговой точки получены денежные средства в качестве выручки 100000 руб. На основании исходных данных, проводки по операциям можно отразить в таблице 2.

Таблица 2

Проводки по исходным данным

Источник: составлено автором

На субсчете 50.3 учитываются денежные документы, которые находятся в кассе организации: марки государственной пошлины, почтовые марки, оплаченные авиабилеты. Учет денежных документов ведется в сумме фактических затрат на их приобретение [24, с.9]. Выделение этой части кассовых операций в отдельный субсчет объясняется разнообразным составом денежных документов и их оценкой по сумме фактических затрат на приобретение.

Исходя из вышесказанного, поступление денежных средств в кассу учитывается по дебету счета 50 и кредиту различных счетов в зависимости от операции:

• получение денежных средств со счетов предприятия в кредитных организациях на выплату заработной платы, на хозяйственные нужды, на командировочные расходы;
• возврат в кассу денежных средств, предназначенных с целью зачисления на расчетный счет [24, с.9];
• возврат авансов, выданных поставщиков;
• получение авансов от покупателей;
• получение краткосрочных или долгосрочных кредитов;
• погашение задолженности работника перед организациями;
• поступление выручки от реализации и т.п. [22, с.189]

Проводки по операциям поступления денежных средств в кассу организации приведены в таблице 3.

Таблица 3

Операции по поступлению денежных средств в кассу организации

Источник: [13, с.26]

Выдача денежных средств из кассы организации учитываются по кредиту счета 50 и дебету следующих счетов:

• при сдаче денежной наличности на счет в банк;
• при передаче денежных средств для зачисления на счет в банке;
• при предоставление займов, осуществлении вкладов по договору товарищества, приобретение ценных бумаг [24, с.10];
• при оплате наличными денежными средствами счетов поставщиков;
• при возврате денежных средств покупателям;
• при погашении краткосрочного кредита
• при выдаче заработной платы;
• при выдаче денежных средств на командировочные расходы и нужды;
• при предоставлении займа работнику [22, с.190].