Файл: Системный подход при анализе потенциала организации (Суть системного анализа в исследовании организации).pdf

Задачей поведенческого подхода является организация всех необходимых условий для осуществления творческих способностей каждого работника, для осознания собственной значимости в управлении предприятием.

Важное значение для управленцев здесь приобретает изучение различного рода поведенческих подходов, которые советует общий менеджмент и исследование способности их применения в процессе анализа предприятия. Необходимо помнить, что человек — это важный элемент в системе регулирования. Удачно подобранная команда единомышленников и коллег, способных понимать и внедрять мысли своего руководителя, — главное условие экономического успеха [15, C. 93].

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО«БЕЛТЕКСОПТИК»

2.1. Общая характеристика и структура управления ИП «БЕЛТЕКС ОПТИК»

Иностранное предприятие «БЕЛТЕКС ОПТИК» берет свое начало с малого предприятия «Надежда», которое было организовано группой энтузиастов, выходцев с завода «ОПТИК», в 1991 г. в городе Лида Республика Беларусь. На заре своей деятельности малое предприятие «Надежда» начинает выпускать деревянные зрительные трубы, в очень скудной номенклатуре. Но, несмотря на это, подзорные трубы пользовались большим спросом, ценовая категория и высокое качество прибора стремительно стало популярным у среднего потребителя. Рынок сбыта был направлен на близлежащие государства. Численность работников предприятия на тот момент составляла 27 человек.

Иностранное предприятие «БЕЛТЕКС ОПТИК» берет свое начало с малого предприятия «Надежда», которое было организовано группой энтузиастов, выходцев с завода «ОПТИК», в 1991 г. в городе Лида Республика Беларусь. На заре своей деятельности малое предприятие «Надежда» начинает выпускать деревянные зрительные трубы, в очень скудной номенклатуре. Но, несмотря на это, подзорные трубы пользовались большим спросом, ценовая категория и высокое качество прибора стремительно стало популярным у среднего потребителя. Рынок сбыта был направлен на близлежащие государства. Численность работников предприятия на тот момент составляла 27 человек.

Для эффективного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовала целям и задачам деятельности предприятия и была приспособлена к ним. Структура выявляет и устанавливает взаимоотношения сотрудников внутри организации, она устанавливает некоторый общий набор предварительных положений и предпосылок, определяющих, какие члены организации несут ответственность за те или иные виды решений. Структура организации определяет также структуру подцелей, которая служит критерием выбора при подготовке решений в различных частях организации. Она устанавливает ответственность подразделений организации за тщательное исследование отдельных элементов внешнего окружения и за передачу к соответствующим точкам информации о событиях, требующих особого внимания.

Рассмотрим все звенья этой системы, их функции и связи между собой. Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные. К первым относят одноуровневые элементы. Так, между блоками второго уровня существует горизонтальная связь.

Ко вторым относят элементы, состоящие в подчинении, имеющие так называемую иерархичность.

В ИП «БЕЛТЕКС ОПТИК» вертикальные связи осуществляются по следующему принципу: элементы третьего и четвертого уровня подчиняются элементам второго (заместителю генерального директора по экономике, главному инженеру), которые уже непосредственно подчинены генеральному директору предприятия, элементу первого уровня.

Так как на предприятии существует 4 уровня управления, систему принято называть многоуровневой. В современной теории менеджмента выделяются два типа управления организациями: бюрократический и органический. ИП «БЕЛТЕКС ОПТИК» имеет бюрократический тип управления, в основу которого входит четкое разделение труда, использование на каждой должности квалифицированных специалистов, иерархичность управления, при которой нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим, наличие формальных правил и норм, обеспечивающих однородность выполнения менеджерами своих задач и обязанностей, дух формальной обезличенности, характерной для выполнения официальными лицами своих обязанностей, осуществление найма на работу в соответствии с квалификационными требованиями к данной должности, а не с субъективными оценками.

Перейдем к рассмотрению типа организационной структуры и связей между подразделениями. Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними. В нашей структуре присутствуют все три вида связей между подразделениями: линейные, отражающие административное подчинения одного звена другому, функциональные, то есть связи одной сферы деятельности, без административного подчинения, и межфункциональные или кооперационные (связи одного уровня).

Рассматриваемое предприятие имеет линейную структуру управления. Во главе организации стоит генеральный директор, у которого в подчинении находятся Заместитель генерального директора по экономике, главный инженер, кадровая служба и секретариат. Генеральный директор наделен полномочиями и осуществляет единоличное руководство подчиненными ему подразделениями и сосредоточивающий в своих руках все функции управления. В свою очередь главному инженеру подчинены следующие отделы: производственный участок, отдел снабжения, диспетчерская служба, отдел главного механика, главного энергетика, технический отдел, отдел по охране труда и хозяйственный отдел. В свою очередь, отделу главного механика подчинена механическая база, а ей ремонтная служба. Заместителю генерального директора по экономике отданы в подчинение 2 отдела – отдел бухгалтерского учета и сметно-договорной отдел.

Так, каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов. Речь идет о пообъектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет все виды работ, разрабатывает и принимает решения, связанные с управлением данным объектом.

Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке «сверху вниз», а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия руководителей организации. В данном случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.

2.2. Методологические основы использования системного анализа в исследовании организации

Системный подход находится в составе 20 подходов, которые рекомендовано применять при разработке УР. Рассмотрим только правила использования системного подхода по каждому из 30 признаков системы.

Правило 1.

В системах есть исключения: система действует благодаря исключительно важному компоненту.

Правило 2. Сумма свойств или отдельное свойство системы не являются равными сумме свойств ее составляющих элементов, а из свойств системы нельзя вывести свойства компонентов. Например, все элементы как компоненты технической организации технологичны, а изделие нетехнологично, так как неудачна его компоновка, соединение деталей сложное. При проектировании продукции не соблюдался принцип: легкость конструкции — мерило ума сборщика. Для обеспечения технологичности технической организации необходимо упростить её кинематическую программу и компоновку, сократить число составных частей, обеспечить приблизительно одинаковую точность соединений [17, C. 96].

Правило 3. Количество компонентов системы, обусловливающих ее размер, должно быть наименьшим, но достаточным для реализации функций системы. Например, структура промышленной системы представляет собой комбинацию организационной и производственной структур. Главными факторами, определяющими разновидность, сложность и иерархичность структуры производственной организации, являются масштаб производства и размер продаж; номенклатура выпускаемого товара и выполняемых услуг; сложность и степень унификации продукции и услуг; степень специализации, концентрации, соединения и кооперирования производства; степень формирования макросреды и инфраструктуры региона; интернациональная интегрированность системы и др.

К причинам оптимизации числа компонентов производственной организации и ее структуры относятся совершенствование специализации и кооперирования производства; автоматизация регулирования; применение использование научных подходов к проектированию структуры и функционированию организации менеджмента; соблюдение основ рациональной организации производственных и административных процессов; перевод имеющихся структур управления на проблемно-целевые структуры.

Правило 4. С целью упрощения структуры организации следует сокращать число уровней управления, число отношений между компонентами системы и параметров модели регулирования, автоматизировать производственные процессы и управление. Например, требуется произвести анализ сложности устройства малой системы — фирмы численностью пять человек, оказывающей посреднические услуги в сфере перевозки малогабаритных грузов. Строение фирмы: руководство, бухгалтерия, отдел маркетинга, технический, промышленный, финансовый отделы, гараж, диспетчерская, кадровая служба. У фирмы 9 подразделений. Она должна выработать положения о своих подразделениях, проводить планирование, учет и контроль производимых работ и их оплату.

Очевидно, что девять подразделений на пять человек — надуманный состав фирмы, отвечающий требованиям моды, но не рациональности структуры и экономии. На практике на раннем этапе развития рыночных отношений часто структуры фирм отвечают в немалой степени не требованиям экономики, а амбициям вкладчиков. Рациональная структура компании: руководитель, бухгалтер-диспетчер, три водителя. Функции администрации, маркетингового отдела, технического и производственного отделов осуществляет руководитель фирмы. Функции бухгалтерии, финансовой службы, диспетчерской исполняет бухгалтер-диспетчер. Водители осуществляют производственные задания и осуществляют техническое обслуживание машин.

Правило 5. Состав системы должен гнуться, с наименьшим количеством жестких связей, способной быстро переналаживаться на осуществление новых задач, предоставление новых услуг и т.п. Мобильность систем является одним из критериев быстрого приспособления её к требованиям рынка. Например, требуется сопоставить уровень жесткости двух промышленных систем, выпускающих аналогичные изделия.

Первая система обладает поточно-механизированной конвейерной организацей производства, другая — организацию производства на основе интегрированных промышленных автоматизированных модулей, которые характеризуются быстрой переналаживаемостью с одной процедуры на другую. Организация труда в 1-ой системе — конвейерная, с закреплением любого рабочего к конкретной процедуре, во 2-ой — бригадная. Мобильность второй системы больше, чем у первой, как по гибкости труда, так и по организации самого труда. Следовательно, в условиях снижения жизненного цикла продукции и продолжительности её выпуска вторая система по сравнению с первой более прогрессивная и эффективная [17, C. 97].

Правило 6. Строение системы должно быть так, чтобы изменения в вертикальных связях частей системы оказывали минимальное воздействие на функционирование системы. Например сравнить степень вертикальной целостности и надежность функционирования двух 2-х структур (рисунок 2.1 а и б).

Анализ структур отражает, что выход из строя любого компонента на любом уровне выводит из строя: рисунка 2.1а — 13 организации; и рисунка 2.1. б 16 организации. Вывод: во втором устройстве вдвое быстрее обнаруживается отказ, организация несет вдвое меньшие убытков от отказа какого-либо элемента. Значит, вторая структура организации по сравнению с первой более продуктивна. Однако число элементов, подчиненных верхнему уровню управления, в зависимости от трудности решаемых задач обязано находиться в пределах от 6 до 10. Если свыше этого показателя, то снижается управляемость системы.