Файл: Организация учёта и контроля за оптовыми закупками.pdf

- новые закупки, вызванные появлением и особенностями спроса нового потребителя.

1. Анализ рынка. Поставщики товаров для организации или предприятия могут функционировать в различной рыночной среде и при розничном типе рынка: монополистическом, олигополистическом, высококонкурентном. Знание и анализ рынка поставщиков помогают персоналу коммерческой службы организации или предприятия определить количество возможных поставщиков, их профессионализм и другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки.
2. Установление всех возможных поставщиков. Эта операция включает определение всех возможных поставщиков определённого вида (номенклатуры) товаров, которые могут удовлетворить требования покупателей. Важным моментом является организация или предприятие ранее не использовалось.
3. Предварительная оценка возможных поставщиков. Эта операция заключается в сравнении предлагаемое (рекламируемого) поставщиками качества товаров и сервиса с требуемым. Такую оценку должны проводить эксперты как производственного, так и торгового менеджмента.
4. Доставка товаров и сопутствующий сервис. Эта процедура охватывает операции связанные с реализацией процесса поставок конкретного ассортимента товаров от поставщиков: оформление договорных отношений, передача прав собственности на товары, процедуры заказов, транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т.д.

В ряде случаев на этом этапе могут приниматься решения по организационной структуре собственных каналов товародвижения от выбранного поставщика.

8. Контроль и оценка выполнения закупок. После завершения процесса доставки должен быть организован входной контроль качества товаров. Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного контроля и проверки выполнения условий договора по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству товаров и сервиса.

Кроме определённых качественных критериев оценки поставщика существует большая группа качественных показателей, которые играют важную роль в процедуре выбора, но трудно поддаются определению. К таким показателям относятся имидж поставщика, отсутствие негативных сообщений о нём от партнёров по бизнесу или в средствах массовой информации, доброжелательность, способность к контракту и длительным партнёрским отношениям и т.д.

Негативная оценка хотя бы по одному из таких показателей может вычеркнуть поставщика из списка возможных партнёров.

Важную роль в этом плане играют упаковка товаров, соответствующие сервисные услуги в виде соответствующих инструкций, обучение пользованию, возврат некондиционных товаров, другие виды предпродажного и послепродажного сервиса.

В некоторых случаях сюда же относится совместная работа по разработке

новых видов или модификации используемых товаропроизводителем материальных ресурсов. Если в номенклатуру покупаемых материальных ресурсов входят сложные технические компоненты (например, агрегаты для автомобилей или сборочные единицы компьютеров), то в состав сопутствующего сервиса входит также обеспечение необходимыми запасными частями.

Расстановка приоритетов при выборе поставщика зависит от очень большого числа факторов. Укрупненного их можно свести к трём основным: цена, качество, сервис (надёжность) поставок.

Фактор цены как самих товаров, так и затрат, связанных с управлением закупками, является преобладающим для большинства организаций и предприятий, так как напрямую определяет величину прибыли.

Цены товарных бирж (в частности, крупных фьючерсных бирж) являются наилучшими на момент котировки ориентирами, так как определяются из условия равновесия спроса и предложения.

Прайс – лист обычно публикуется специальными изданиями и поставляются вместе с товарами. Издаваемые поставщиками каталоги содержат подробные прайс – листы на все виды предлагаемых товаров.

1.2 Договор поставки и его значение в коммерческой деятельности

Договор поставки – это договор, по которому поставщик – предприниматель обязуется отдать в условленный срок покупателю товары для использования в коммерческой деятельности или иных целях, не связанных с личным семейным, домашним и иным подобным использованием. Договор поставки является основным документом, определяющим права и обязанности сторон и регулирующим хозяйственные отношения, связанные с поступлением товаров в коммерческие предприятия.

В договоре определяются порядок и условия поставки, которые устанавливаются в каждом конкретном случае по усмотрению сторон при соблюдении норм действующего законодательства (смотреть Приложение 2).

Правовые основы договора поставки регулируются п. 3 гл. 30 ГК РФ.

При подписании договора поставки особое внимание следует уделять формулировке предмета договора, так как при его отсутствии или ненадлежащей формулировке договор считается незаключенным, и поставки, осуществляемые по нему, рассматриваются как внедоговорные.

В отличие от других договоров по договорам поставки допускается возможность единственного отказа от его исполнения в случае существенного нарушения договора одной из сторон. Нарушение договора поставки поставщиком считается существенным в случаях:

- поставки товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок;

- неоднократного нарушения сроков поставки.

Нарушение договора поставки покупателем считается существенным в случаях:

- неоднократного нарушения сроков оплаты товаров;

- неоднократной выработки товаров.

Типовой договор о поставке товаров должен включать следующие элементы:

- дата заключение договора, его наименование и номер;

- преамбула; полное наименование сторон, заключающих договор, их юридические адреса;

- предмет и объект договора (наименование товаров и его описание);

- положение о качестве, количестве и комплектности проданного товара (качество и комплектность товаров должны соответствовать государственным стандартам, техническим условиям или другой нормативно – технической документации);

- цена договора (цена товара и его ассортиментных групп, возможные скидки);

- тара и упаковка;

- срок договора (срок действия договора, условия его пролонгации (продления), сроки исполнения поставки или ее периодичность);

- Права и обязанности сторон;

- Порядок расчётов (порядок и сроки денежной оплаты: с предоплатой, оплатой по завершении поставки, оплатой по частям, по соглашению сторон);

- Условия доставки;

- Ответственность сторон (возможные штрафные санкции за нарушение условий договора);

- Форс – мажорные обстоятельства (обстоятельства непреодолимой силы, препятствующие выполнению договора в целом или отдельных его статей и не зависящие от усилий сторон).

Договор также может содержать приложение. Как правило, в приложение к договору выносятся спецификации, в которых определяются ассортимент и количество поставляемых по договору товаров.

Спецификация – это неотъемлемая часть договора. В ней содержится следующая информация о товаре:

- наименование;

- единицы измерения;

- вид единичной упаковки;

- вид тары;

- количество товара в таре;

- цена за единицу товара;

- цена за количество единиц в таре;

- нормативно – техническая документация, в соответствии с которой произведён товар (ГОСТы и ТУ);

- документы, подтверждающие качество товаров (сертификаты соответствия).

Спецификация подписывается обеими сторонами и заверяется печатями обеих сторон. При поставке товаров, подлежащих обязательной сертификации, в наличии обязательно должны быть сертификаты соответствия, являющиеся определённой гарантией доброкачественности товаров и их безопасности для потребителей и окружающей среды.

Доверенность на совершение сделок должна иметь номер и содержать дату выдачи (в противном случае доверенность признается недействительной) и содержать образец личной подписи уполномоченного лица. Доверенность от имени иного лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами и заверяется круглой печатью этого предприятия. В том случае, если подписание договора представителем одной из сторон происходит на основании доверенности, то при указании договаривающихся сторон в преамбуле договора производится соответствующая запись: фамилия, имя, отчество ( при необходимости – паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность) представителя и при указании обоснования деятельности – доверенность, а также номер и дата ее выдачи.

Глава 2. Практическое применение закупок

2.1 Приемка товаров в магазине

Приёмка поступивших товаров заключается в проведении проверки товаров по количеству (соответствие фактического наличия товаров данными, содержащимся в транспортных, сопроводительных и/или расчётных документах), качеству и комплектности).

Приёмка товара на складе поставщика осуществляется представителем предприятия – покупателя на основании доверенности на получение товара в накладной. Если товар находится в ненарушенной таре, то приёмка ведётся по количеству товарных единиц по маркировке на таре.

Если не проводилась проверка фактического наличия товара в таре, то делается отметка об этом в сопроводительном документе. Этим упрощается процедура выставления претензий поставщику в случае возникновения несоответствия претензий поставщику в случае возникновения несоответствия фактического количества товара, указанному при окончательной приёмке.

При подтверждении или отсутствии тары, а также в случае отсутствия или нарушения маркировки тары, товар принимается по количеству единиц, массе нетто и качеству.

Необходимо обратить внимание на то, чтобы отпуск товара был подтверждён круглой печатью предприятия – поставщика и подписью лица, отпустившего товар. В том случае, если в ходе отпуска товара было изменено количество товара в определённый момент какого – либо вида товара на складе отпущено меньше требуемого) в обязательном порядке делаются отметки об этом во всех экземплярах накладной.

В розничных предприятиях, как правило, в связи с небольшими объектами поступления товаров окончательная приёмка проводится путём сплошного вскрытия тары и полной проверки товаров по количеству и качеству.

Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на накладную накладывается прямоугольный штамп предприятия (может быть использован угловой штамп). Пример такой накладной представлен в Приложении 3.

Приложение 3. Товарная накладная с печатями.

Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью предприятия.

В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленного в договоре, данным, указанным в сопроводительных документах, составляется акт, который является юридическим основанием для выставления претензий поставщику.

При этом в сопроводительных документах делается отметка об актировании. Акт составляется только на те товары, по которым установлены расхождения. По товарам, поступившие в полном соответствии по количеству, качеству и комплектности с сопроводительными документами поставщика, делается отметка в конце акта: «По остальным товарно – материальным ценностям расхождений нет».

В состав комиссии по приёмке товаров входят представитель администрации или руководитель структурного подразделения, принимающий товар на хранение; материально ответственное лицо; представитель поставщика или производителя, если это предусмотрено условиями договора; а также представитель незаинтересованной стороны. В состав комиссии по приёмке товаров по качеству включаются товароведы. Все лица, входящие в комиссию, должны быть ознакомлены с Инструкциями о порядке приёмке товаров по количеству и качеству, о чём делается соответствующая отметка в акте.

В качестве представителей общественности предприятия – получателя не могут выделяться материально ответственные лица; связанные с учётом, хранением, а также руководители предприятия и их работники юридической службы.