Файл: ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПОДГОТОВКИ И РЕАЛИЗАЦИИ РЕШЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ.pdf

3.1. Разработка направлений совершенствования процесса подготовки и реализации решений

Оценка системы разработки и принятия решений в ООО «ЕвроКомфорт» позволила выявить ряд проблем, которые невозможно решить без разработки алгоритма с учетом специфики организации.

К действующей системе разработки и принятия решений необходимо добавить:

1. Анализ ограничений.

К основным ограничениям относятся:

• недостаток финансовых ресурсов;
• недостаточный уровень компетенции персонала;
• потребности в новых технологиях;
• расширение полномочий нижестоящих руководителей в принятии решений.

1. Выбор альтернативы должен быть определен руководителем, отвечающим за отдел на который имеет воздействие данное решение, при этом директор должен контролировать реализацию принятого решения, либо делегировать полномочия в случае отсутствия возможности проконтролировать процесс.
2. Критерии принятия решений.

В зависимости от анализируемой проблемы необходимо использовать разнообразные методы:

• Методы выбора альтернатив в условиях риска;

Матрица принятия решений используется как средство сравнения нескольких различных вариантов путем их ранжирования, основываясь на списке критериев. Пользователь предварительно ранжирует важность каждого из этих сравнительных критериев на основе того, насколько хорошо эти критерии выполняются. После этого производится ранжирование каждого альтернативного шага в разработке, основываясь на том, насколько хорошо он соответствует каждому критерию.

Взвешенные оценки не всегда совпадают с предубеждением руководителя о том, какой из вариантов является лучшим. Матрица принятия решений позволяет реально сравнить варианты без предвзятости разработчика в отношении какого – либо варианта. Тот факт, что каждый оценочный критерий предварительно взвешивается, позволяет провести более непредвзятый анализ и выяснить, насколько хорошо каждый вариант конструкции соответствует тому, что является наиболее важным. Результаты редко получаются некорректными, кроме случаев, когда вес или оценки подгоняет сам разработчик, предвзято подходя к работе с самого начала процесса.

• Методы выбора альтернатив в условиях неопределенности.

Если применяется данный подход, то для оценки предполагаемых стратегий имеются четыре критерия решения:

• критерий решения Вальда, называемый также максимином;
• альфа – критерий решения Гурвица;
• критерий решений Сэвиджа (критерий отказа от минимакса);
• критерий решений Лапласа.

1. Сопровождение и контроль.

На предприятии отсутствует контроль и сопровождение реализации процесса принятия решений, так как директор, который принимает итоговое решение зачастую в силу отсутствия времени или информации не может проконтролировать процесс.

1. Обратная связь.

Отсутствие обратной связи является ключевой ошибкой при реализации управленческого решения в ООО «ЕвроКомфорт».

Необходимо использовать обратную связь между субъектами управленческого решения на каждом этапе его реализации, что позволит пересмотреть условия реализации управленческого решения, либо выбрать проблемы, затрудняющие реализации решения.

При включении данных элементов системы получится эффективная система принятия и реализации решений, которая представлена на рис. 3.1.

Выбор правильного плана действий

Обновление поиска

Постановка управленческой задачи

Поиск альтернатив

Сравнение и оценка

Сопровождение и контроль

Внедрение решения

Выбор

Сопровождение и контроль на всех стадиях принятия и реализации управленческого решения

Рис. 3.1. Разработанный алгоритм принятия и реализации решений в ООО «ЕвроКомфорт»

Данный алгоритм учитывает все достоинства действующей системы принятия и реализации решений ООО «ЕвроКомфорт». Вместе с тем включает новые элементы: анализ ограничений, критерии принятия решений, сопровождение и контроль, а также обратную связь между процессами. Выбор альтернативы при этом происходит согласно матрице решений, а не индивидуального мнения директора.

Рассмотрим данную модель относительно применения ее к вопросам кадровой политике с учетом всех отличительных особенностей ООО «ЕвроКомфорт» (приложение).

Таким образом, сформирована эффективная система принятия и реализации решений на примере решения кадровых вопросов не только учитывает особенности предприятия, но и всевозможные комбинации, позволяющие руководству на любой стадии проконтролировать и сопровождать управленческое решение. При возникновении каких-либо спорных, проблемных ситуаций существует возможность вернуться на предыдущий этап.

Также по мнению автора целесообразным является перераспределение полномочий и нагрузки при подготовки и реализации решений (таблица 3.1).

Таблица 3.1

Перераспределение полномочий и нагрузки при принятии решений в ООО «ЕвроКомфорт»

Таким образом, распределение полномочий при принятии решений, касающихся в ООО «ЕвроКомфорт» стало более гибким. При таком распределении диверсифицированы субъекты управленческого решения, роль директора сведена к минимуму, что позволяет не только получить более объективный результат, но также и задействовать сотрудников, которые непосредственно зависимы от реализации данного решения.

Также автором рекомендуется рассмотреть возможность обучения руководство предприятия, что повысит уровень их профессиональной и общей компетентности и будет способствовать принятию более взвешенных и эффективных решений.

Сегодня наряду с информатизацией процессов управления, внедрением рациональных методов анализа и обоснования решений, тщательным учетом затрат и результатов, эффективность работы руководителя во многом зависит от умения осознавать свои личные цели и ценности, понимать подчиненных и быть понимаемым ими, рационально организовывать свой труд, упорядочивать рабочий день, правильно распределять свое время, снимать стрессы, контролировать свой вес, хорошо одеваться.

Овладение руководителями данными приемами и практическими умениями дает большой эффект, приводит к тому, что процесс принятия решений на всех уровней становятся более гибкими, приспособленными к нововведениям, к преодолению трудностей.

Участие в программе обучения и тренинге на тему наставничества и управленческой компетентности повышает эффективность базового обучения управленческого персонала.

Предприятие вкладывает деньги в руководящий состав и, следовательно, после получения новых навыков руководство может сделать подчиненный состав еще сильнее, т.к. именно они после индивидуального обучения будут давать максимальный результат.

Таким образом, полезный эффект от внедрения программ развития кадрового потенциала руководителей заключается в повышении как уровня ответственности и самостоятельности мышления, а так же уровня компетентности по различным вопросам управления.

В качестве следующего направления, способствующего улучшению процесса подготовки и принятия управленческого решения, в исследуем предприятии выступает внедрение системы электронного документооборота.

Для о предприятия ООО «ЕвроКомфорт» рекомендуется использование программы документооборота «Globus START». Globus START – система электронного документооборота для малых предприятий и рабочих групп. Позволяет обеспечить их надежное централизованное хранение, быстрое создание по шаблонам и согласование в электронном виде. Идеально подходит небольшим организациям, вовлеченным в интенсивный обмен документами. Позволяет избежать потерь документов, обеспечить более быструю реакцию на запросы, снизить затраты времени и снизить влияние «человеческого фактора».

Globus START включает следующие функции:

Автоматизация документооборота существенно уменьшит затраты на подбор и учет персонала, на поиск необходимой информации и ее обработку, также на длительность и качество процесса принятия управленческого решения.

Руководители подразделений получат непосредственный доступ к формированию плана предприятия. При этом существенно уменьшится время рассмотрения кадровой службой заявок на заполнение вакансий. Возможность внедрения значимого электронного документооборота в существующие информационные системы и бизнес – процессы помогает вывести систему управления любого не большого предприятия на качественно новый уровень. Использование механизмов обмена документами в онлайн – режиме обеспечит следующие преимущества: независимость от географического расположения, повышение производительности труда финансовых и бухгалтерских служб, оптимизация расходов на организационные мероприятия.

Также автоматизация даст возможность мгновенно распределять затраты по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы в онлайн – режиме, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат.

Если говорить об эффективности, то автоматизация документооборота для предприятия ООО «ЕвроКомфорт» обеспечит значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму издержки на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов. Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны контрагентов. Система электронного документооборота позволяет автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широким кругом сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, а также создавать произвольные бизнес – процессы для решения любых задач организации.

Система содержит ряд встроенных стандартных бизнес-процессов, покрывающих большую часть задач по автоматизации документооборота. Используя эти процессы, можно очень быстро приступить к работе с системой.

Контроль исполнения позволит коренным образом изменить управленческую деятельность в ООО «ЕвроКомфорт», сделать сложные процессы простыми и прозрачными, показать качество работы всех сотрудников и позволить оперативно влиять на все процессы.

3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий

В таблице 3.2 представлены затраты на обучение руководящего состава предприятия ООО «ЕвроКомфорт».

Таблица 3.2

Затраты на обучение по повышению квалификации управленческого состава предприятия ООО «ЕвроКомфорт»

В целом затраты по предлагаемому мероприятию для предприятия ООО «ЕвроКомфорт» составят 69 тыс. руб.

Реализация проекта будет включать такие затраты, как затраты на электроэнергию – 320 руб. / мес., затраты на услуги связи (телефон, Интернет) – 750 руб. / мес., затраты на канцелярские товары – 1200 руб. / мес. Итого, за 1 месяц прочие расходы составят 2270 руб.

Общая смета затрат на внедрение программы документооборота «Globus START» приведена в табл. 3.3.

Таблица 3.3

Смета затрат на внедрение программы документооборота «Globus START»