Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия.pdf

За выдачу и прием средств из кассы и в кассу, а также за ведение соответствующей документации, отвечает кассир, в случае его отсутствия по какой-либо причине – лицо, его заменяющее, главный бухгалтер предприятия или руководитель. Если на предприятии есть несколько обособленных структурных подразделений со своими кассами, то за каждую кассу должен отвечать отдельный кассир, все они должны отчитываться старшему кассиру предприятия^[14].

1.2. Методологические основы учета кассовых операций

Рассмотрим документы по учету кассовых операций. В Указании о порядке ведения кассовых операций указано, что кассовые операции должны оформляться типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Государственным комитетом статистки России и согласованы с Центральным банком России и Министерством финансов (подтверждение: п. 4.1, 5, 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации (№ КО-1, № КО-2), утв. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г.)^[15].

Таким образом, для учета кассовых операций применяются следующие документы: кассовая книга; приходные ордера (ПКО); расходные ордера (РКО); книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (журнал кассовых операций); расчетно-платежные ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера (в т. ч. выписываемые обособленными подразделениями) должны быть пронумерованы. Их нумерация осуществляется в хронологическом порядке, раздельно по приходным и расходным ордерам, и не должна иметь пропусков. При этом специальных правил нумерации приходных (расходных) кассовых ордеров обособленными подразделениями не установлено (подтверждение: Указание о порядке ведения кассовых операций)^[16].

Все вышеперечисленные документы ведет кассир, они и составляют первичный учет кассовых операций.

Принимать наличные денежные средства в кассу можно следующими способами в рамках выполнения Указания о порядке ведения кассовых операций и законодательства о наличных расчетах.

1. Оформить только приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г., – если организация не реализует товары (не выполняет работы, не оказывает услуги) за наличный расчет и (или) с использованием платежных карт и (или) не обязана выдавать при такой реализации чек контрольно-кассовой техники (ККТ). Делать это нужно, например, в случаях, когда работник вносит в кассу неизрасходованные подотчетные суммы.

2. Оформить:

– приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

– и чек ККТ – если продавец реализует товары (выполняет работы, оказывает услуги) за наличный расчет и (или) с использованием платежных карт и обязан выдавать при такой реализации чек ККТ.

При этом приходный кассовый ордер оформляется в конце рабочего дня на общую сумму наличных денег, принятых от покупателя товаров (заказчика работ, услуг), на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ (Z-отчет).

3. Оформить:

– приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

– и бланк строгой отчетности (БСО) – в случаях, когда продавец вместо чека ККТ вправе выдать БСО или обязан сделать это по требованию законодательства.

При этом приходный кассовый ордер оформляется в конце рабочего дня на общую сумму наличных денег, принятых от покупателя товаров (заказчика работ, услуг), на основании корешков БСО.

4. Оформить:

– приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

– и по требованию покупателя (заказчика) документ, подтверждающий прием денежных средств за соответствующий товар, работу, услугу (например, товарный чек, квитанцию), вместо чека ККТ (если продавец применяет спецрежим в виде ЕНВД или ПСН и не оказывает услуги населению).

При этом приходный кассовый ордер оформляется в конце рабочего дня на общую сумму наличных денег, принятых от покупателя товаров (заказчика работ, услуг), на основании документов, подтверждающих прием денежных средств.

При этом индивидуальный предприниматель вправе не составлять кассовые документы (в т. ч. приходные кассовые ордера) при выполнении определенных условий и с учетом ряда особенностей (подтверждение: п. 1-2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г., п. 4.1, 5-5.2 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 3 письма ФНС России № ЕД-4-2/13338 от 9 июля 2014 г.)^[17].

Выдавать наличные денежные средства можно путем оформления кассовых документов и (или) документов, предназначенных для выплаты зарплаты, стипендий и иных социальных выплат:

А) оформить только расходный кассовый ордер (форма № КО-2) – в случае выдачи денежных средств под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности организации (индивидуального предпринимателя);

Б) оформить расходный кассовый ордер и расчетно-платежную ведомость по форме № Т-49 (или платежную ведомость по форме № Т-53) – в случае выдачи денежных средств на выплату зарплаты, стипендий и иных социальных выплат.

При этом индивидуальный предприниматель вправе не составлять кассовые документы (в т. ч. расходные кассовые ордера) при выполнении определенных условий и с учетом ряда особенностей (подтверждение: п. 4.1, 6-6.5 Указания о порядке ведения кассовых операций)^[18].

Из кассы вправе выдавать наличные денежные средства подотчетным лицам (в т. ч. работникам, с которыми заключен гражданско-правовой договор). Исключение – работники, которые не отчитались по ранее выданному наличному авансу. Им выдавать деньги под отчет нельзя.

Список лиц, которые получают деньги под отчет, целесообразно установить приказом (распоряжением) руководителя организации. Кроме того, в данном приказе также следует предусмотреть сроки, на которые выдаются подотчетные суммы (подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, письмо ФНС России № 04-1-02/704 от 24 января 2005 г.).

Также кассир обязан вести кассовую книгу – документ, в котором учитывается любое перемещение средств по кассе. Заполнять кассовую книгу обязаны все организации независимо от:

– их организационно-правовой формы;

– сферы деятельности;

– и применяемой системы налогообложения. В частности, кассовую книгу обязаны заполнять организации, применяющие спецрежим в виде ЕНВД или УСН (подтверждение: п. 4.6 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 2 Постановления Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г., п. 5 ст. 346.26, п. 4 ст. 346.11 Налогового кодекса РФ).

Заполнять кассовую книгу нужно по форме № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г. (п. 4.6 Указания о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций (№ КО-4), утв. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г.).

При этом необходимо вести одну кассовую книгу в целом по организации. Ведение кассовой книги по каждой единице контрольно-кассовой техники (ККТ) законодательством не предусмотрено. Исключение – случаи ведения отдельной кассовой книги:

– для учета наличных денежных средств, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента);

– обособленным подразделением организации (подтверждение: абз. 1, 2, 7 п. 4.6 Указания о порядке ведения кассовых операций).

За отсутствие (неведение) кассовой книги предусмотрена ответственность.

Вместе с тем индивидуальные предприниматели не обязаны вести кассовую книгу, при условии что в соответствии с налоговым законодательством ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности (абз. 9 п. 4.6 Указания о порядке ведения кассовых операций).

Документооборот по кассовым операциям показан на рисунке 1.

Первичные документы учета: приходный кассовый ордер; расходный кассовый ордер;

журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов; объявление на взнос наличными; чековая книжка; книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств; ведомость расхождений по результатам инвентаризации; акт о списании бланков строгой отчетности, Журнал кассира-операциониста

Главная книга по счету 50

Бухгалтерский баланс (строка 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты»);

Отчет о движении денежных средств

Количественно-суммовые оборотные ведомости

Оборотные ведомости

Аналитический учет

Синтетический учет

Сверка данных

Оборотная ведомость по синтетическому счету 50 «Касса»

Отчет кассира (отрывной лист Кассовой книги)

Рисунок 1 - Документооборот по кассовым операциям^[19]

Для обеспечения достоверности предоставляемых данных по бухгалтерскому учету и отчетности каждым предприятием в обязательном порядке проводится инвентаризация кассы. Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц^[20].

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая и внеплановая.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации^[21].

При этом обязательная инвентаризация проходит при смене кассира (в связи с тем, что он является материально ответственным лицом). Она носит внезапный характер и заключается в полном полистном пересчете денежной наличности и других ценностей, которые находятся в кассе.

Обязательными случаями проведения контроля являются: - перед сроком составления бухгалтерской годовой отчетности; - при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия; - при смене кассового работника; - в случае обнаружения хищения или недостачи^[22].

В бухгалтерском учете для синтетического учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». При этом дебет счета отражает поступление средств и документов в кассу, а кредит – выплату средств и документов из кассы.

К 50 счету могут также быть открыты субсчета для учета средств в различных кассах, учета почтовых марок, билетов и других платежных документов, а также для учета иностранной валюты. Называются и нумеруются эти субсчета следующим образом: 50-1 «Касса организации» (учитывает поступление и расход наличных денежных средств в национальной валюте); 50-2 «Операционная касса» (учитывается перемещение средств в операционной кассе); 50-3 «Денежные документы» (учитывается перемещение денежных документов, таких как билеты, марки и так далее); 50-4 «Касса в иностранной валюте» (учитывается поступление и расход наличных денежных средств в иностранной валюте)^[23].

При ведении счета 50 «Касса» могут учитываться следующие поступления: с расчетного счета; остатки подотчетных сумм; взносы учредителей предприятия; погашение дебиторской задолженности; возмещение кредита; погашения недостачи, порчи ценностей; выручка от продажи товаров; средства от покупателей за отгруженную продукцию; выручка продажи основных средств и нематериальных активов; выявленные излишки в кассе.

Также могут учитываться следующие расходы средств из кассы: оплата поставщикам; средства, выданные в подотчет; оплата государственной пошлины; передача наличных на расчетный счет; передача наличных на расчетный счет через инкассатора; выдача пособий и стипендий; выдача основной заработной платы; выдача депонированной заработной платы; выявленные недостачи в кассе^[24].

Типичные хозяйственные операции по учету денежных средств в кассе организации и схемы бухгалтерских записей по этим операциям приведены в Приложении 1.

Аналитический учет кассовых операций ведется по тому же счету, что и синтетический учет кассовых операций, по журналу-ордеру и ведомости, которые открывают на месяц.

Бухгалтер вносит в журнал-ордер данные на основании ежедневных кассовых отчетов, а в конце месяца подсчитывает общее сальдо (на основании итогов каждого счета и оборотов по дебиту и кредиту). Также бухгалтер сверяет данные всех журналов-ордеров и только потом вносит полученные данные в главную книгу и оборотную ведомость.

В бухгалтерской отчетности остаток по счету касса отражается в общей сумме по строке 1250 Баланса^[25], а операции по учету кассовых операций (обороты и остаток) в Отчете о движении денежных средств. При этом необходимо учитывать, что в строке 1250 денежные средства и денежные эквиваленты отражаются все средства предприятия в рублях (сальдо счетов 50 и 51), валюте (сальдо счета 52), чеки, аккредитивы (сальдо сч. 55 по субсчетам «Чеки», «Аккредитивы»)^[26].