Файл: Основные функции в системе менеджмента (Планирование, мотивация).pdf
Добавлен: 01.04.2023
Просмотров: 61
Скачиваний: 2
Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения поставленных целей.Основными задачами организации являются:
- формирование структуры организации исходя из размера предприятия,его целей,технологии,персонала и других переменных.
- установление конкретных параметров,режимов работы подразделений организации,отношений между ними.
- обеспечение деятельности организации ресурсами (человескими,финансовым,материальными,информационными).
Ораганизация дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения общих целей.Организация как функция управления должна обеспечивать соответствие существующей системы новым целям,установленным в планновых заданиях.Если такого соответствия нет,то с помощью функции организации создаются новые системы или реорганизуются старые в целях придания им качеств,необходимых для достижения поставленных целей.Основной показатель высокой организации управления-быстрая реакция на изменения факторов внешней среды.Существует множество взглядов и образцов организации деятельности коллективов.
Можно выделиь две основные концепции организации управления:единовластие и партисипативное(соучастие) управление.
В первом случае владельцы собственности распоряжаются е. единовластно и могут вводить любые формы управления,не считаясь с мнением коллектива.
Вторая концепция организации управления подразумевает основную роль коллктива в принятии стратегических управленчеких решений.Каждый член коллектива имеет право знать финансовое состояние,цели организации,высказывать свое мнение и свои предложения.Конечно,принимает управленческие решения все таки высшее руководство,но специалисты оказывают существенное влияние на процесс управления,выбор стратегических альтернатив и тактических действий.Партисипативное управление дает организации значительное преимущество по сравнению с единовластием,т.к.является сильным мотивирующим фактором,сказывается на психологическом климате в коллективе и других факторах здоровой окружающей среды,а также помогает удоволетворять потребности работников в самоутверждении,вырабатывает чувства ответственности и причастности к общему делу.Возможность участия рабочих в управлении производством обусловлена такими факторами ,как уровень развития общественного производства,принятый на предприятии стиль руководства ,уровень социально-правовой защиты населения,ситуация на рынке труда.Для наилучшего понимания сущности функции ее следует разделить на несколько этапов:
1.Построение организационной структуры,где происходит деление организации на блоки в соответствии с ее целями и стратегиями,определятся задачи и функции выделенных подразделений.
2.Установление взаимоотношений полномочий,которые связывают высшее руководство с нижестоящими уровнями управления и координации задач,т.е.делегирование полномочий.
3.Распорядительство,т.е.доведение до подчиненных распрядительных актов.
Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов,распоряжений,устных указаний..Перед управляющей и управляемой системами становятся конкретные задачи обеспечения технического ,организационного и экономического регулирования процесса производства,предупреждаются отклонения,восстанавливаются ранее предусмотренные параметры.Регулирование в рамках функции организации имеет предупреждающий характер.Функция организации способствует реализации функции контроля и других функций управления.Опыт показывает,что чем больше внимания уделяется регламентированию ,нормированию и инструктированию,тем меньше возникает потребности в распорядительном воздействии и меньше приходится решать частные вопросы.
Вне зависимости от типа и масштабов деятельности каждая фирма должны быть некоторым образом организована.Существует ряд принципов, по которым осуществляется функция организации:
- неразрывная связь с целями предприятия,определяемыми в ходе планирования.
-поручение различных задач подчиненным и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения.
- координция различных видов деятельности,порученных каждой группе,посредством установления рабочих взаимоотношений,т.е каждый член группы должен знать,что он должен делать,сроки выполнения работ и кто ими управляет.
- единство цели-каждое подразделение и конкретный член организации должен работать на общую цель,т.е. цели и задачи разных подразделений и работников не должны противоречить общим целям организации.
- использование эффективных норм управляемости (количество сотрудников,которыми может эффективно управлять один менеджер;время и частова общения с каждым подчиненным ).Это критерий во многом зависит от умения менеджера общаться с работниками,сложности решаемых задач,интереса и вовлеченности в трудовой процесс.
Средством для достижения нормальных взаимоотношений между уровнями управления являются делегирование полномочий.Делегирование означает предечу задач и полномочий сверху вниз лицу или урппе,которые принимают на себя ответственность за их выполнение.Делегирование-акт,превращяющий человека в руководителя.
2. Цель делегирования:
- разгрузить вышестоящих руководителей ,освободить их от текущей рутинной работы и создать наилучшие условия для решения стратегических и перспективных задач управления.
- повысить дееспособность нижестоящих звеньев.
- активировать челеовеческий фактов,как можно больше вовлечь и заинтересовать работников.
При этом необходим такой объем и масштаб делегируемых полномочий,который способствует профессиональному росту сотрудников,мотивирует их,обеспечивает удоволетворенность содержания труда.Оптимальный объем делегирования зависит от различных факторов и,прежде всего,от возможностей передаваемых работнику полномочий характеру принимаемых им задач.
Существует две основные концепции делегирования полномочий:
1.Классическая-передача полномочий сверху вниз.Полномочия считаются делегированными,когда они переданв руководитем подчиненному.
2.Современная-принятие полномочий,полномочия считаются делегированными,когда они приняты подчиненными.Исходя из этой концепции,подчиненый имеет право отклонить требования начальника.
Процесс делегирования полномочий включает в себя следующие этапы:
- поручение работникам индивидуальных конкретных заданий.
- предоставление подчиненным соответствующих полномочий и ресурсов.
- формирование обязательств подчиненных для выполнения порученных им заданий.
К числу основных принципов рационального делегирования в менеджменте относятся:
- сотрудник получает задание и отвечает за их выполнение перед одним начальником .
- состав задач должен соответствовать характеру полномочий сотрудника.
- состав полномочий должен динамично корректироваться в соответствии с новыми заданиями сотрудника .
- масштабы ответственности не должны превышать индивидуальные возможности сотрудника.
- расширение ответственности должно мотивироваться повышением оплаты,влияния или лидерства.
Делегирование базируется на полномочиях и ответственности.
Ответственность-это обязательство выполнить поставленные задачи и отвечать за их удовлетворительное решение.При делегировании полномочий ответственность не делегируется,не снимается с самого руководителя,хотя и распространяется на подчиненного.
Полномочия- это организационно закрепленные права использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач.
Полномочия являются именно ограниченным правом ,т.к. имеют пределы,определяемые правилами,должностными инструкциями.Работник,выходящий за рамки этих правил,превышает свои полномочия.Пределы полномочий расширяются в направлении более высоких уровней управления.Но даже полномочия высшего руководства ограничены законами,культурными ценностями общества.
Полномочия бывают линейные и штабные.
Линейные полномочия-это полномочия,передаваемые непосредственно от начальника к подчиненному и далее другому подчиненному.Делегирование линейных плномочий создает иерархию уровней управления оргнизации,называемую целью команд.
Штабные полномочия-это право советовать или помогать руководителям наделенным линейными полномочиями,а также штабному персоналу.
Штабные полномочия бывают четырех видов:
1.Рекомендательные-являются наиболее ограниченными и сводятся в основном к консультировани. Линейного руководства.
2.Обязательного согласования-обеспечивают расширение рекомендательных полномочий и обязывают линейное руководство согласовывать определенный круг решений со штабным аппаратом.
3.Параллельные- представляют собой дальнейшее расширение штабных полномочий и включают право отклонять определенные решения линейного руководства.
4.Функциональные- означают предоставление штабному аппарату прав как предлагать,так и запрещать определенные действия в пределах своей компетенции.
Необходимость реализации штабных функций и полномочий обусловила формирование специального административного аппрата в организациях.В связи с различнми полномочиями выделяют следующие основные виды административного аппрата:консультативный,обслуживающий,личный.
Консультативный аппарат формируется на временной или постоянной основе из специалистов определенного профиля,в обязанности которых входит консультирование линейного руководства по проблемам,требующим специальной подготовки (правовые проблемы,новейшая или специальная технология,обучение и повышение квалификации персонала и др.)
Обслуживающий аппарат наряду с консультативными функциями выполняет обслуживающие функции.К областям,в которых находит применение обслуживающий аппарат,относятся маркентинговые исследования,финансирование,планирование,материально-техническое снабжение и др.
Личный аппарат-это разновидность обслуживающего аппарата,формируемого из секретарей и помощников руководителя.Хотя в организациях сотрудники личного аппарата не имеют формальных полномочий,они могут обладать большой властью.
Делегирование полномочий тесно связано с понятием централизации(право принимать решения за высшим руководством) и децентрализация (право принимать решения распределяется вплоть до нижестоящих управленческих структур).
В реальности эффективная реализация делегирования часто затруднена.Причинами этого могут быть как руководители,так и подчиненные.Для преодоления препятствий необходимо их выявить и предпринять меры по существу прицины:создать систему стимулирования,контроля,обучения,информирования,обеспечить необходимыми ресурсами и т.п.
При планировании и организации работы руководитель определяет,что конкретно должна выполнить данная организация,когда и кто ,должен это сделать.Если выбор этих решений сделан эффективно,руководить получает возможность воплотить свои решения в дела применяя на практике основные принципы мотивации.
Мотивация как основная функция менеджмента связанна с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей организации,исследование поведения человеа в труде дает общие объяснения мотивации и позволяет создать прагматические модели мотивации сотрудника на рабочем месте.
Мотив-это побудительная причина,повод к деятельности.Побудить к деятельности можно обогатив идеями,волю,знания,определив величину вознаграждения,связав его с результатом деятельности,а также выявив систему ценностей человека,удоволетворяя потребность власти в зависимости от способности человека влиять на других людей.Различные теории мотивации разделяют на две категории:содержательные и процессуальные.Содержательные теории мотивации в первую очередь стараются определить потребности,побужда.щие людей к действию,особенно при определении объема и содержания работы.Чтобы понять смысл теории содержательной и процессуальной мотивации,нужно сначала усвоить смысл основополагающих понятий:потребности и вознаграждения.
Потребности-это осознанное отсутствие чего-либо,вызывающее побуждение к действию.Первичные потребности заложены генетически,а вторичные вырабатываются в ходе в ходе познания и обретения жизненного опыта.Потребности невозможно непосредственно наблюдать или измерять.Об их существовании можно судить лишь по поведению людей.Потребности служат мотивом к действию.Потребности можно удоволетворить вознаграждениями.Вознаграждение-это то,что человек считает для себя ценным.Менеджеры используют внешнее вознаграждения (денежные выплаты,продвижение по службе) и внутреннее вознаграждения (чувство успеха при достижении цели),получаемые посредством самой работы.Теория мотивации предствляет собой специальную область знаний,которая формировалась последовательно с начала 20 века.