Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом». (Выбор комплекса задач автоматизации).pdf

Введение

Управление персоналом может быть определено как целенаправленное и системное воздействие на развитие компании. В то же время влияние направлено непосредственно на работников - профессионалов и менеджеров, занимающихся совместной деятельностью в соответствии с требованиями компании. Кто осуществляет это влияние? Не только специалисты кадрового обслуживания, но и все руководители разных уровней, чьи обязанности включают организацию эффективной работы подчиненных.

Среди методов управления специалисты различают

- административные;

- экономические;

- социально-психологический.

На российском рынке существует довольно много программных продуктов, которые автоматизируют процесс управления персоналом. Но специфика работы отдела кадров в ЗАО «Связной» и постоянный рост компании, в результате которой рост среднего числа сотрудников не позволил выбрать одну из предлагаемых АИС. Были выявлены некоторые недостатки, из-за которых деятельность отдела плохо автоматизирована.

Программное обеспечение, уже доступное в ЗАО «Связной», позволило автоматизировать процесс управления персоналом практически без затрат, используя типичную конфигурацию, входящую в состав программных продуктов системы 1С: Предприятие, которая была создана для создания уникальной конфигурации, полностью ориентированной на организацию функции.

Поэтому целью этой работы является проектирование, разработка и внедрение АИС для отдела кадров в ЗАО «Связной». Чтобы достичь этого, вы должны выполнить следующие задачи:

- построить модель бизнес-процесса для деятельности отдела кадров;

- определить список функций, подлежащих автоматизации;

- разработать техническую документацию для создания АИС;

- разрабатывать и внедрять программный продукт в деятельность отдела кадров;

- написать руководство пользователя;

- определить экономическую эффективность реализации.

1 глава. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Полное название системы: Автоматизированная информационная система для управления персоналом.

Цель - разработка и создание программного продукта «Управление персоналом». Это программное обеспечение предназначено для хранения, мониторинга, записи и анализа данных о сотрудниках компании и кандидатов на вакантные должности, а также хранения и мониторинга данных обучения персонала.

Цели АИС:

- предоставление полной и достоверной информации, необходимой для учета персонала;

- предоставление точных данных о подготовке и экзамене персонала;

- своевременная регистрация всей первичной документации;

- повышение надежности и безопасности обработки информации.

Объем подсистемы - управление персоналом.

Лицо, ответственное за защиту информации, является администратором, который:

- осуществляет защиту объекта;

- регулярно проверяет исправность программного обеспечения;

- регулярно менять пароли и делать их нестандартными;

- устанавливает дисплеи таким образом, чтобы исключить просмотр посторонними лицами;

- использует криптографическое закрытие при передаче информации по линиям связи;

- регистрирует все операции при работе с информацией.

1.2. Характеристика существующих бизнес – процессов

Процесс управления персоналом состоит из таких ключевых моментов, как:

- планирование персонала и кадровый учет;

- анализ кадрового состава и его развитие и оценка.

Процесс выявления неудовлетворенных потребностей в персонале осуществляется путем анализа штатного расписания, если такая необходимость существует, то происходит процесс разработки требований для идеального сотрудника для данного места. Результатом этого процесса является описание работы. После разработки требований необходимо определить источник занятости: внешний или внутренний.

При выборе персонала данные о сотрудниках и кандидатах поступают из внешней среды в виде резюме и анкеты, которые, в свою очередь, записываются в программу. Когда процесс выбора будет завершен, начнется процесс выбора, где результаты анализа, полученные на предыдущем этапе, будут получены на входе, а также рекомендации для кандидатов на вакантную должность.

Процесс оценки потенциала сотрудника на входе получает упражнения, которые моделируют ключевые моменты деятельности оцениваемого человека. В зависимости от результатов оценки работник может быть переведен в другое структурное подразделение, отправленное на дополнительное обучение. Эта оценка также помогает менеджеру составить план обучения и развития, а также методические руководства и инструкции.

Процесс квалификационных тестов у входа имеет оценку независимого эксперта, а на выходе тоже, как и в предыдущем процессе, единственное различие заключается в том, что результаты этого процесса влияют на зарплату / премию сотрудника, с отрицательными результатами работника могут быть уволены.

Процесс оценки осуществляется на основе таких документов, как:

- заказ для оценки

- форма самооценки

- форма предварительной оценки

- сертификационный лист

- лист оценки стажера (для обучаемых).

На выходе у нас есть все те же документы. Но ввиду того, что предыдущие процессы не относятся к стажерам (в отличие от аттестации), на выходе появляется другой документ - направление для стажировки.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизированный объект - отдел персонала ЗАО «Связной».

Основная деятельность - продажа сотовых телефонов, аксессуаров к ним и платежных карт.

Система должна автоматизировать:

- ввод данных о кандидатах;

- хранение информации о сотрудниках;

- предоставление данных о наличии кадрового резерва;

- предоставление менеджеру по персоналу полной и достоверной информации о состоянии введенной и сохраненной информации;

- формирование статистической отчетности для управления организацией.

Рис.1 Схема бизнес-процесса по управлению персоналом в ЗАО «Связной».

Рис. 2 Схема документооборота по управлению персоналом в ЗАО «Связной».

Требования к количеству и квалификации персонала системы и способу ее работы - для работы в системе ключом к ней являются 4 человека: директор отдела кадров, два менеджера по персоналу и менеджер по обучению.

Уровень надежности программы должен соответствовать технологии программирования, которая предусматривает: проверку исходного кода программы; автономное тестирование модулей (методов) программы; тестирование интерфейса модулей (методов) программы; комплексное тестирование программы

Динамик должен быть оснащен системой защиты доступа для изменения информации. Лицо, ответственное за защиту информации, является администратором, который:

- осуществляет защиту объекта;

- регулярно проверяет правильность программного обеспечения;

- регулярно менять пароли и делать их нестандартными;

- устанавливает дисплеи таким образом, чтобы исключить просмотр посторонними лицами;

- использует криптографическое закрытие при передаче информации по линиям связи;

- регистрирует все операции при работе с информацией.

Для бесперебойной работы система будет ежедневно обслуживаться разработчиком.

АС должна:

- позволить менеджеру по персоналу вводить данные о кандидатах;

- хранить информацию о сотрудниках;

- предоставлять данные о наличии кадрового резерва;

- предоставить менеджеру по персоналу полную и достоверную информацию о состоянии введенной и сохраненной информации;

- сформировать статистическую отчетность для управления организацией.

Требования к информационной поддержке: информация вводится в систему путем ее кодирования.

Требования к технической поддержке:

- Операционная система Windows 98 / ME / 2000 / XP;

- процессор Pentium II 450 МГц и выше;

- ОЗУ 128 МБ;

- дисковое пространство не менее 60 Мб.

Чтобы уменьшить риск потери данных в случае сбоя питания, рекомендуется установить источники бесперебойного питания.

Состав и содержание работы в системе:

- разработка технических спецификаций;

- разработка технического проекта;

- разработка руководства пользователя.

Порядок контроля и принятия системы:

- тестирование контрольных образцов;

- тестирование на рабочих местах пользователей;

- переход на пробную эксплуатацию;

- переход на производственную операцию.

Требования к составу и содержанию подготовки объекта автоматизации для ввода в эксплуатацию системы:

- проверьте наличие операционной системы (Windows 95, 98, NT4.0) и Microsoft Office на рабочем месте;

- проверьте соответствие оборудования на рабочем месте необходимой работе системы;

- подготовить специалистов для работы с этой системой.

Требования к документации:

- технический проект;

- руководство.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Цель - разработка и создание программного продукта «Управление персоналом». Это программное обеспечение предназначено для хранения, мониторинга, записи и анализа данных о сотрудниках компании и кандидатах на вакансии.

АС необходимо, чтобы менеджер по персоналу быстро обрабатывал информацию о вакансиях, кандидатах и ​​сотрудниках компании.

Внедрение АС не требует дополнительных технических ресурсов, поскольку все рабочие места оснащены компьютерным оборудованием.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Цели, критерии и ограничения созданного АС:

- предоставление полной и достоверной информации, необходимой для учета персонала;

- предоставление точных данных о подготовке и экзамене персонала;

- своевременная регистрация всей первичной документации;

- повышение надежности и безопасности обработки информации.

Функции и задачи вновь созданного АС:

- позволить персоналу-менеджеру вводить информацию о кандидатах;

- выбирать в соответствии с заданными параметрами все кандидаты, подходящие для той или иной позиции;

- сформировать статистику граждан, обращающихся за трудоустройством, и граждан, рекомендованных для дальнейшей работы в ЗАО «Связной»;

- хранить информацию обо всех сотрудниках, которые когда-либо работали в компании, и информацию о кандидатах;

- сформировать группу кандидатов для обучения;

- отслеживать прогресс;

- следить за посещаемостью и интернатурой студентов;

- вести статистику и анализ подготовки адаптивных обучающих групп для вновь принятых поставщиков;

- отслеживать окончание стажировки и передавать обучаемого на статус продавца-консультанта со всеми последующими процедурами;

- отслеживать подготовку консультантов по продажам и сдачу экзаменов на каждый курс;

- вводить данные об управлении выходами, генерировать отчеты о результатах контроля;

- контролировать процесс и причины оборачиваемости сотрудников среди консультантов по продажам, учитывать процент оборота;

- составление статистической отчетности для управления организацией;

- учет затрат на персонал в разных аналитических разделах: обучение, мотивация и т. д .;

- планирование и регистрация служебной аттестации

- поддерживать расширенное штатное расписание и работать с персоналом персонала;

- планирование и регистрация мероприятий по оценке профессиональных и личностных характеристик персонала;

- планирование и управление программами профессионального развития, подготовки и переподготовки кадров;

Ожидаемые технические и экономические результаты создания АС:

- сокращение времени, затрачиваемого на поиск резюме;

- сокращение времени, затрачиваемого на подведение итогов экзаменов, и последующее увеличение заработной платы работника;