Файл: Основные понятия и правовая база проведения инвентаризации..pdf
Добавлен: 04.04.2023
Просмотров: 68
Скачиваний: 1
Как правило, расчеты по своим обязательствам с другими организациями производится предприятием в безналичном порядке через банки, или применяя иные другие формы расчетов, не противоречащие действующему законодательству Российской Федерации.
Для осуществления расчетов наличными денежными средствами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Наличные деньги, полученные предприятиями в банках, могут расходоваться только на цели, указанные в чеке, например, на выплату заработной платы сотрудникам, или на выдачу денежных средств под авансовый отчет сотруднику организации.
По согласованию с обслуживающим банком предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах установленных лимитов. В случае возникновения необходимости установленные банком лимиты могут пересматриваться.
Всю денежную наличность сверх установленных лимитов организации обязаны сдавать в банк в соответствии с согласованными с обслуживающими банками сроки. Следует помнить, что все наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.
В том, случае если организация имеет постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками данная выручка может расходоваться на следующие цели:
- на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот;
- на закупку сельскохозяйственной продукции;
- на скупку тары и вещей у населения.
Организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные денежные средства, сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе и на оплату труда. Данное превышение допускается на срок не более 3-х дней - для денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы персоналу организации.
Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. Предприятия могут осуществлять выдачу наличных деньги под отчет на такие цели как: хозяйственно-операционные расходы, расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся лицам на эти цели.
Все лица получившие наличные деньги под отчет, обязаны в срок, не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы подотчетные суммы, или же со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Следует помнить, что в дальнейшем, выдача наличных денег под отчет может производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Перед проведением инвентаризации материально-ответственное лицо предоставляет расписку о сдаче всех расходных и приходных документов и о списании и оприходования всех денежных средств поступивших под его ответственность.
При проведении инвентаризации денежных средств в кассе организации следует обратить внимание на оформление первичных документов по поступлению и расходованию денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), каждый из которых должен быть зарегистрирован в журнале регистрации, на ведение кассовой книги.
Следует помнить при проведении инвентаризации, что к заполнению всех приходных и расходных ордеров, квитанции применяются очень жесткие требования - исправления, помарки, подчистки - не допускаются.
Осуществление приема наличных денежных средств в кассу организации, производится в соответствии с приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя. На все поступившие в кассу организации денежные средства оформляются приходные кассовые ордера по форме КО-1, отрывная часть которого заверяется печатью организации и выдается внесшему денежные средства лицу. Денежные средства могут поступать в кассу организации в результате снятия с расчетного счета в банке, от покупателей, от учредителей, в качестве вклада в уставный капитал, в результате возврата из неиспользованных подотчетных средств, в качестве возврата займов, возмещения ущерба сотрудниками организации, и т.д. Кассиром организации при осуществлении операции по приему денежных средств в кассу организации к приходному кассовому ордеру о приеме денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера или иного лица, на это уполномоченного.
В случае осуществления операций по приему денежных билетов и монет в счет платежей кассирам организации необходимо руководствоваться установленными Центральным банком Российской Федерации признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.
В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:
Дебет 50«Касса» - Кредит 51«Расчетные счета»- поступили в кассу денежные средства с расчетного счета
Дебет 50«Касса» - Кредит 62«Расчеты с покупателями и заказчиками» - поступили в кассу денежные средства от покупателей за отгруженные товары, оказанные услуги
Дебет 50«Касса» - Кредит 71«Расчеты с подотчетными лицами» - поступили в кассу неизрасходованные денежные средства
Дебет 50«Касса» - Кредит 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям» - поступления от сотрудников организации
Дебет 50«Касса» - Кредит 75«Расчеты с учредителями» - поступление от учредителей в качестве вклада в уставный капитал организации;
Дебет 50«Касса» - Кредит 91«Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы» - поступила выручка от прочих доходов.
Операции по выдаче наличных денег из кассы предприятий оформляются расходным кассовым ордерам по форме КО-2, в соответствии с надлежаще оформленным документам такими, как платежные ведомости, заявлениям на выдачу денег, счетами и др., с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Выдача наличных денежных средств из кассы, как правило производится в следующих случаях: выдача заработной платы (и иных платежей отпускные, премии и т.д.) работникам организации, выдача денежных средств под отчет, сдача наличных в банк, оплата поставщикам, выплаты учредителям. Документы на выдачу денег подписываются руководителем организации и главным бухгалтером предприятия, а также иными другими лицами, на это уполномоченными. В случаях, когда на документах прилагаемых к расходным кассовым ордерам, таких как, заявления или счета имеется разрешительная надпись руководителя предприятий, его подпись на расходных кассовых ордерах в этом случае не является обязательной.
В бухгалтерском учете организации при осуществлении операций по выдаче наличных денежных средств делаются следующие проводки:
Дебет 51«Расчетные счета» - Кредит 50«Касса» - денежные средства из кассы внесены на расчетный счет
Дебет 60«Расчеты с поставщиками и подрядчиками - Кредит 50«Касса» - произведена оплата наличными денежными средствами поставщику за поставленные товарно-материальные ценности, оказанные услуги
Дебет 70«Расчеты с персоналом по оплате труда» - Кредит 50«Касса» - выплачена из кассы заработная плата сотрудникам организации;
Дебет 71«Расчеты с подотчетными лицами» - Кредит 50«Касса» - выдано на хозяйственные расходы под отчет сотруднику
Дебет 75«Расчеты с учредителями» - Кредит 50«Касса» - выдача учредителям дивидендов.
При наличии централизованной бухгалтерской службы на общую сумму выданной заработной платы работникам предприятия оставляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости.
При проведении операции по выдаче наличных денежных средств отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность, такого, например, как паспорт сотрудника. При этом в расходном кассовом ордере кассиру следует указать наименование и номер документа предъявленного сотрудником, также, кем и когда данный документ был выдан.
В том случае, когда документ, заменяющий расходный кассовый ордер составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получателями денежных средств также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в таком случае, запись о данных документах удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, может не производиться.
Расписка в получении денежных средств может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.
Следует помнить, что в том случае, когда осуществляется операция по выдаче денежных средств лицу, не состоящему в списочном составе предприятия, расходные кассовые ордера выписываются кассиром организации, или же лицом, на которого в соответствии с приказом руководителя организации возложена данная обязанность, на каждое лицо или по отдельной ведомости.
Выдача денежных средств кассиром предприятия может производится только лицу, указанному в расходном ордере или замещающем его документе. В том случае, если выдача денежных средств производится по доверенности, оформленной в установленном действующем законодательстве порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В том случае, когда выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности».
Доверенность остается в документах дня в качестве приложения к расходному кассовому ордеру или ведомости.
После истечения установленных, действующем законодательством сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассиру организации необходимо выполнить следующие действия:
- во-первых, в платежной или расчетно-платежной ведомости напротив фамилии лиц, которым не были произведены выплаты начисленных сумм заработной платы или пособий по социальному страхованию и стипендий, необходимо поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
- во-вторых, необходимо составить реестр депонированных сумм, в конце платежной ведомости кассиру организации, производившему выплаты, необходимо сделать надпись о фактически выплаченной им сумме денежных средств, данную сумму необходимо сверить с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись подписью кассира;
- в третьих, в кассовой книге делается запись о фактически выплаченной сумме денежных средств и на платежной ведомости ставится штамп: «Расходный кассовый ордер № ____».
После чего, бухгалтерской службой предприятия производится проверка отметок, сделанных кассирами в платежных ведомостях, и производится подсчет выданных и депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы подлежат сдаче в банк, на сданные суммы денежных средств составляется один общий расходный кассовый ордер.
При проведении инвентаризации кассы необходимо проверить правильность ведения и заполнения кассовой книгой.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги при проведении инвентаризации кассы необходимо произвести проверку правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Как правило, кассовая книга предприятия ведется кассиром. Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х одинаковых частей (кассир заполняет только первую часть, вторая заполняется через копировальную бумагу). Второй экземпляр является отчетом кассира, именно к нему в конце рабочего дня подшиваются все приходные и расходные кассовые ордера, а также подтверждающие документы. На сегодняшний момент в большинстве организаций кассовая книга, также как и бухгалтерский учет ведется автоматизировано.
При проведении инвентаризации кассы организации рекомендуется применять метод взаимного контроля. Метод взаимного контроля заключается в том, например, что при проведении проверки денежных средств в кассу организации с расчетного счета проверяются не только данные по счету 50«Касса», но и по счету 51«Расчетный счет».