Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Способы описания бизнес-процессов).pdf

Введение

В условиях глобальной интеграции мировой экономики перед современным предприятием стоят сложнейшие задачи по обеспечению эффективной работы предприятия. Новые возможности, предполагающие движение информационных потоков, привели к изменениям в принципах работы предприятий и вызвали изменение структуры управления предприятием.

Все больше появляется организаций, не имеющих четкой структуры управления, а ставшее возможным удаление не только филиалов, но и отделов организации несет в себе сложности построения технологий управления. На этом пути базой для построения системы управления становится не под-разделение предприятия как при функциональном подходе, а процесс, отра-жающий деятельность организации посредством процессного подхода.

Возникающая необходимость оптимизации процессов предприятия и оценке их эффективности приводит к понятиям показателя и систем показа-телей управления процессами.

Двести лет назад Адам Смит сделал выдающееся открытие: индустриальное производство должно быть разбито на простейшие и самые базовые операции. Он показал, что разделение труда способствует росту производительности, так как сосредоточенные на одной задаче рабочие становятся более искусными мастерами и лучше выполняют свою работу. И на протяжении XIX и XX веков люди организовывали, развивали компании, управляли ими, руководствуясь принципом разделения труда Адама Смита.

Однако в современном мире достаточно внимательно посмотреть на любую компанию – от уличного ларька до транснационального гиганта типа Microsoft или Coca-Cola. Обнаружится, что деятельность компаний состоит из огромного количества повторяющихся бизнес-процессов, каждый из которых представляет собой последовательность действий и решений, направленных на достижение определенной цели. Прием заказа клиента, доставка товара клиенту, начисление зарплаты сотрудникам – всё это бизнес-процессы.

Вполне очевидно, что эффективность деятельности компании в значительной степени определяется эффективностью реализации бизнес-процессов в этой компании. В середине 80-х годов, когда возможности экстенсивного роста компаний в развитых странах были уже давно исчерпаны, специалисты по управленческим технологиям в поисках возможностей по радикальному повышению эффективности, прибыльности и стоимости бизнеса обратили свое внимание на проблему эффективности реализации бизнес-процессов. И обнаружили, что даже в передовых компаниях существуют возможности повышения эффективности отдельных подразделений и компании в целом путём оптимизации бизнес-процессов на различных уровнях компании.

Оказалось, что даже в лучших компаниях многие стратегически важные бизнес-процессы реализованы настолько неэффективно, что затраты времени и ресурсов могут быть сокращены в десятки раз совершенно без ущерба для качества выполнения задачи, реализуемой данным бизнес-процессом. Исследования, проведенные в российских компаниях, дали аналогичные результаты.

Это открытие дало толчок развитию новой управленческой дисциплины, получившей название реинжиниринга бизнес-процессов. Именно реинжиниринг стал одним из важнейших рычагов успешной перестройки американских компаний, позволив им успешно вернуть мировое лидерство в эффективности и обеспечить невиданный рост американской экономики и фондового рынка.

По данным компании Emst & Young, 100 крупнейших банков Северной Америки затратили в 1999 году около 3,9 млрд. долларов только на реинжиниринг своих подразделений. За последние полтора года правительство США инициировало более 250 проектов по реинжинирингу, а сегодняшний рынок инструментальных средств поддержки реинжиниринга бизнес-процессов оценивается более чем в 100 млн. долларов и растет со скоростью около 60% в год.

Один из способов повышения эффективности работы предприятия –

оптимизация бизнес-процессов. Эффективность – это отношение результата к затраченным усилиям. Оптимизация бизнес-процессов – это в свою очередь

комплекс мероприятий, направленных на повышение эффективности нужных

бизнес-процессов. В данной работе будет использоваться процессный подход, процессный подход – это одна из концепций управления. В соответствии с данной концепцией вся работа организации – это набор процессов. Для того чтобы эффективно осуществлять руководство, необходимо управлять процессами. Этот подход является одним из ключевых элементов улучшения качества.

Целью курсовой работы является изучение бизнес процессов и их характеристик , а так же пути из улучшения и оптимизации.

А так же рассмотрение эффективности повышения основных бизнес- процессов, что бы улучшить конкурентные позиции предприятия и оптимизации бизнес-процессов в целом.

В соответствии с поставленной целью решались следующие основные задачи:

- характеристика процессного подхода и особенность организации

бизнес-процессов;

- произвести анализ основных бизнес-процессов;

- изучение моделирования бизнес-процессов и путей оптимизации бизнес-процессов.

Далее перейдем к решению целей и задач данной работы.

1. Понятие «бизнес-процесса» и процессного подхода

1.1 Понятие «бизнес-процесса»

Бизнес-процессы - это горизонтальные иерархии внутренних и зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее компонентов.

Существуют следующие категории бизнес-процессов:

Процессы, непосредственно обеспечивающие выпуск продукции;

Процессы планирования и управления;

Ресурсные процессы;

Процессы преобразования.

Бизнес-процесс характеризуется:

Существующей технологией реализации бизнес-процесса;

Существующей структурой бизнес - системы;

Средствами автоматизации, оборудованием, механизмами и т.п., обеспечивающими реализацию процесса.

Основными показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:

Количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за определенный интервал времени;

Количество потребителей продукции;

Количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;

Стоимость издержек производства продукции;

Длительность выполнения типовых операций;

Капиталовложения в производство продукции.

1.2 Основы процессного подхода

Основы процессного подхода нужно начать с определения терминов

«процесс» и «процедура». При раскрытии содержания «процессного подхода» различные авторы используют понятия «процесс» и «процедура», эти понятия заменяют друг друга и часто приравниваются к друг другу.

Однако, следует отметить, что если процесс преобразовывает входы в выход, изменяя их состояние, то процедура – это установленный способ осуществления процессов. Из этого следует, что процесс – средство, при помощи которого достигаются цели политики и стратегии в области качества, а процедура – это средства понимания и реализации процессов.

Процессный подход используется для создания горизонтальных связей в организациях. Все подразделения и сотрудники, задействованные на одном процессе, могут самостоятельно координировать осуществляемую работу в рамках данного процесса и решать возникающие проблемы без содействия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат.

Процессный подход основывается на нескольких принципах. Внедрение этих принципов позволяет значительно повысить эффективность работы, однако вместе с тем, требует и высокой корпоративной культуры. При внедрении управления по процессам важно придерживаться следующих принципов:

– принцип взаимосвязи процессов.

Организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любая деятельность, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой;

– принцип востребованности процесса.

Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель внутренний или внешний;

– принцип документирования процессов.

Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса;

– принцип контроля процесса.

Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты;

– принцип ответственности за процесс.

В выполнении процесса могут быть задействованы различные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек.

Переход от функционального управления к процессному , требует от сотрудников постоянной совместной работы, несмотря на то, что они могут относиться к различным подразделениям. От того, насколько удастся обеспечить эту совместную работу, будет зависеть эффективность принципов, заложенных в процессный подход.

Так же процессный подход предполагает наличие ключевых элементов, без которых он не может быть внедрен в организации.

Ключевые элементы процессного подхода:

– вход процесса;

– выход процесса;

– ресурсы;

– владелец процесса;

– потребители и поставщики процесса;

– показатели процесса.

За счет создания горизонтальных связей в работе организации процессный подход получает множество преимуществ по отношению к функциональному подходу.

Перечислим все преимущества процессного подхода:

– координация действий различных подразделений в рамках процесса;

– ориентация на результат процесса;

– повышение результативности и эффективности работы организации;

– прозрачность действий по достижению результата;

– повышение предсказуемости результатов;

– выявление возможностей для целенаправленного улучшения

процессов;

– устранение барьеров между функциональными подразделениями;

– сокращение лишних вертикальных взаимодействий;

– исключение невостребованных процессов;

– сокращение временных и материальных затрат .

Исходя из всего вышесказанного , можно сделать вывод, что процессный подход является инструментом, с помощью которого создаются и поддерживаются условия, необходимые для обеспечения качества процессов производства, гарантирующие удовлетворение внутреннего и внешнего потребителя.

1.3 Сущность, цель и задачи диагностики бизнес-процессов

Диагностика бизнес-процессов является одним из самых значимых этапов

предприятия, ведь для конкурентоспособной фирмы важно понимать, как все есть на самом деле, чтобы в дальнейшем сделать как надо, как лучше для успешного развития компании. Не поняв основной проблемы, мы не сможем что-то поменять.

Чтобы прийти к каким-то изменениям в компании, нам необходимо определить, чего не хватает для повышения эффективности работы, чего именно хочет достичь фирма с этими изменениями, что нам для этого потребуется. Поэтому, все изменения предприятия нужно начинать, прежде всего с диагностики, чтобы не допустить ошибок и лишних затрат.

Другими словами, диагностика бизнес-процессов проводится с целью определения неэффективных последовательностей операций и поиска решений

по оптимизации таких последовательностей для увеличения производительности труда, минимизации затрат, повышения качества товаров и

сервиса, определения границ ответственности между структурными подразделениями и так далее.

Цель диагностики системы управления - выявить резервы и пути повышения эффективности системы управления предприятием.

Задачи диагностики системы управления:

– выявить резервы сокращения постоянных и переменных затрат;

– выявить резервы повышения рентабельности компании;

– выявить резервы повышения производительности труда и

оборудования;

– выявить «узкие места», тормозящие развитие компании;

– выявить причинно-следственные связи проблем предприятия;

– разработать организационные, технические, информационные и технологические предложения для реализации поставленных стратегических целей.