Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Способы описания бизнес-процессов).pdf

Основная задача диагностики бизнес-процессов – понять, какие процессы в компании существуют, какие нарушения, ограничения, излишние затраты есть в этих процессах. И только после этого следует приступать к их изменению и совершенствованию. Не стоит приступать к оптимизации бизнес- процессов, если не проведена диагностика, если нет представления об операционной деятельности компании – ее бизнес-процессах .

1.4 Терминология и классификация бизнес-процессов

Бизнес-процесс – совокупность разных видов деятельности, в рамках которой «на входе» определяются один или более видов ресурсов, нужных для

реализации бизнес-процесса, а «на выходе» создаются продукт или услуга, представляющие ценность для потребителя .

Далее рассмотрим основные компоненты и термины процессного подхода, которые перечислены в пункте 1.2.

Входами процесса являются элементы, претерпевающие изменения в ходе выполнения действий. В качестве входов процессный подход рассматривает материалы, оборудование, документацию, различную информацию, персонал, финансы и пр.

Выходами процесса являются ожидаемые результаты, ради которых предпринимаются действия. Выходом может быть, как материальный продукт,

так и различного рода услуги или информация.

Ресурсами являются элементы, необходимые для процесса. В отличие от входов, ресурсы не изменяются в процессе. Такими ресурсами процессный подход определяет оборудование, документацию, финансы, персонал, инфраструктуру, среду и пр.

Владелец процесса – процессный подход вводит это понятие как одно из самых главных. У каждого процесса должен быть свой владелец.

Владельцем является человек, имеющий в своем распоряжении необходимое количество ресурсов и отвечающий за конечный результат (выход процесса) процесса .

У каждого процесса должны быть поставщики и потребители.

Поставщики обеспечивают входные элементы процесса, а потребители заинтересованы в получении выходных элементов. У процесса могут быть как внешние, так и внутренние поставщики, и потребители. Если у процесса нет поставщиков, то процесс не будет выполнен. Если у процесса нет потребителей, то процесс не востребован.

Показатели процесса необходимы для получения информации о его работе и принятии соответствующих управленческих решений.

Показатели процесса – это набор количественных или качественных параметров, характеризующих сам процесс и его результат (выход процесса).

Зачастую выделяют следующие группы классификаций бизнес- процессов:

В зависимости от места бизнес-процессов в организационной структуре компании выделяют следующие бизнес-процессы:

– горизонтальные процессы – процессы, отражающие взаимодействие по

горизонтали;

– индивидуальные горизонтальные процессы – процессы, выполняемые

отдельными работниками (организационными единицами);

– межфункциональные горизонтальные процессы – процессы,

выполняемые многими работниками (организационными единицами);

– вертикальные процессы – процессы, отражающие взаимодействие

работников (организационных единиц) по вертикали;

– интегрированные процессы – процессы, отображающие

взаимодействие участников процессов по вертикали и по горизонтали.

В зависимости от степени их сложности выделяют:

– монопроцессы – односложные процессы;

– вложенные процессы – монопроцессы, входящие в состав более

сложного процесса (макропроцесса);

– связанные процессы – выделенные и последовательно реализуемые по

определенному алгоритму монопроцессы.

В зависимости от их предназначения:

– основные бизнес-процессы – горизонтальные бизнес-процессы,

обеспечивающие выполнение реальных операционных задач, связанных с созданием продукта и реализацию его клиенту; - это процессы, операции которых имеют прямое отношение к продукту предприятия и тем самым влияют на создание добавленной стоимости;

– поддерживающие бизнес-процессы – горизонтальные бизнес-процессы,

обеспечивающие исполнение основных процессов, они не имеют непосредственного отношения к производимым товарам и услугам, однако, без

них невозможно выполнение операций по созданию добавленной стоимости;

– бизнес-процессы управления – вертикальные бизнес-процессы, обеспечивающие управление деятельностью компании, основными и поддерживающими бизнес-процессами. Это процессы формирования стратегии, планирования бизнеса и контроля.

В зависимости от их места в иерархии целей организации:

– бизнес-процессы верхнего уровня – процессы, направленные на реализацию стратегических целей компании, наиболее значимые для компании;

– бизнес-процессы среднего уровня – бизнес-процессы, направленные на

реализацию тактических целей;

– бизнес-процессы нижнего уровня бизнес-процессы, направленные на реализацию оперативных целей.

В зависимости от степени их детализации:

– макропроцессы – укрупненные бизнес-процессы, имеющие степень детализации необходимую чтобы описать бизнес-процессы верхнего уровня;

– субпроцессы – бизнес-процессы, имеющие степень детализации необходимую для описания бизнес-процессов среднего уровня;

– микропроцессы – бизнес-процессы, имеющие предельно максимальную степень детализации, используются для описания бизнес- процессов нижнего уровня .

Существует много способов классификации бизнес-процессов. Многие ведущие компании, используя процессную ориентацию, провели анализ своей работы и определили список своих основных бизнес-процессов.

1.5 Способы описания бизнес-процессов

Способы описания бизнес-процессов - представление информации о бизнес-процессах компании в том или ином виде. Сегодня различают три способа описания – текстовый, табличный и графический .

Описание бизнес-процессов текстовым способом – это создание регламентирующих документов и Стандартов предприятия, в которых словами

последовательно описываются процессы предприятия. Данный способ подходит компаниям, которые хотят оптимизировать процессы «как есть». С

целью оптимизировать процессы «как должно быть» текстовый способ описания не подходит. Сплошной текст не позволяет посмотреть на бизнес- процессы компании системно и провести их анализ. Еще одним недостатком текстового метода является практически невозможность (или большие трудозатраты) внесения изменений в регламентирующие документы.

Следующий способ описания бизнес-процессов – табличный. Данный способ является более структурированным, чем предыдущий и подходит для небольших компаний (отпадает необходимость покупать инструменты описания бизнес-процессов). Применяя данный способ нужно оптимально распределять поля таблицы, включая: описание функций, исполнителей бизнес-

процесса, его входы и выходы, владельца и т.д. Такая форма представления бизнес-процессов позволяет видеть их более структурно и может применяться

для описания бизнес-процессов в приложении к задачам автоматизации, а иногда и для задач анализа и оптимизации.

Последний и наиболее эффективный способ описания бизнес-процессов – графический, который заключается в построении моделей взаимосвязанных бизнес-процессов. Графический способ описания наиболее удобный для использования информации во время анализа и оптимизации, он позволяет структурно взглянуть на деятельность предприятия, осуществить ее логический

анализ .

Описание бизнес-процессов с использованием специальных инструментов позволяет автоматизировано формировать регламентную документацию по процессам, оперативно вносить в нее необходимые изменения, и проверять правильность построенных моделей в автоматическом режиме. При этом одна и та же информация может быть представлена разными способами, в зависимости от целей ее использования.

1.6 Понятие и сущность оптимизации бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов – частичное совершенствование существующих бизнес-процессов организации, которое происходит путем избавления от явных недостатков, таких как информационные петли, дублирование функций и т.п. Оптимизация бизнес-процессов оформляется соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами.

Оптимизация бизнес-процессов применяется в тех случаях, когда предприятию необходимо улучшить свою работу: снизить затраты, сократить

производственный цикл, уменьшить количество управленческих ошибок, принять неотложные меры по выходу из кризиса и т.п. Оптимизации, как правило, подлежат ключевые бизнес-процессы, т.к. оптимизация именно этих процессов дает наибольший эффект.

Как правило, оптимизация бизнес-процессов протекает следующим образом. Прежде всего, фиксируются четкие и однозначные описания существующих бизнес-процессов компании в виде модели AS-IS. Затем анализируются конкретные задачи исследуемых процессов, за которые отвечает определенные исполнители, и оценивается оптимальность выполняемых последними действий. После выявления недостатков на этой стадии осуществляется переход к анализу оптимальности всего бизнес-процесса или группы бизнес-процессов. На следующем этапе разрабатываются предложения по исправлению обнаруженных недостатков, и строится модель TO-BE.

Завершается оптимизация оценкой возможных ухудшений от проведенных изменений, ведь не следует забывать о том, что устранение дефектов по одному

критерию бизнес-процесса может привести к их появлению по другому критерию.

Для того чтобы оптимизация бизнес-процессов принесла ожидаемый результат, обновленные бизнес-процессы необходимо закрепить не только в регламентных документах предприятия (положениях и приказах), но и в управленческой информационной системе. Если на предприятии функционирует система управления бизнес-процессами (BPMS), то и оптимизация бизнес-процессов будет успешной .

1.7 Методы и инструменты улучшения бизнес-процессов

Для начала необходимо уяснить для себя, какую цель мы преследуем, намереваясь провести оптимизацию или реинжиниринг того или иного бизнес-процесса. Другими словами, вначале нужно поставить определенную задачу, в противном случае оптимизация не принесет никакого эффекта.

Рассмотрим и кратко охарактеризуем основные методы, применяемые для оптимизации бизнес-процессов.

1. SWOT-анализ (анализ слабых и сильных сторон бизнес-процесса).

SWOT-анализ – метод стратегического планирования, используемый для оценки факторов и явлений, влияющих на проект или предприятие. Все факторы делятся на четыре категории: strengths (сильные стороны), weaknesses

(слабые стороны), opportunities (возможности) и threats (угрозы). Принципом метода является поиск и устранение/усиление наиболее слабых сторон и сведения к минимуму потенциальных рисков и угроз.

2. Метод причин-следствий (диаграмма Исикавы – Cause and Effect Diagram). Диаграмма Исикавы – т.н. диаграмма «рыбьей кости» (англ. Fishbone

Diagram) или «причинно-следственная» диаграмма (англ. Cause and Effect Diagram), а также как диаграмма «анализа корневых причин». Один из семи основных инструментов измерения, оценивания, контроля и улучшения качества производственных процессов, входящих в «семь инструментов контроля качества»: Такая диаграмма позволяет выявить ключевые взаимосвязи

между различными факторами более точно понять исследуемый процесс.

Диаграмма способствует определению главных факторов, оказывающих наиболее значительное влияние на развитие рассматриваемой проблемы, а также предупреждению или устранению действия данных факторов.

3. Бенчмаркинг – метод анализа превосходства и оценки конкурентных

преимуществ партнеров и конкурентнооднотипной или смежной отрасли в целях изучения и использования всего наиболее продуктивного. Немного напоминает промышленный шпионаж, однако, разница в том, что данный метод осуществляется с помощью поверхностных наблюдений.

4. Анализ и оптимизация бизнес-процессов на основе показателей (KPI).

Метод ключевого анализа эффективности. Принцип установления конечных целей для проекта, с достижением которых «планка» повышается, либо если цели не получается достигнуть, то пересматриваются средства достижения или сами цели.

5. Мозговой штурм Метод, при котором ведется обсуждение решения задачи и выдвигаются все вероятные способы, на основе этого выбирается наиболее эффективный по мнению участников обсуждения.

6. Методики Lean, «6 Сигма» - метод выявления повышения производительности за счет сокращения дефектов в процессе производства.

7. Расчёт и изменение фрагментарности процесса - метод сокращения,

либо увеличения составных частей бизнес-процесса.

8. Анализ бизнес-логики процесса – метод позволяющий оптимизировать

бизнес-процесс по средствам устранения неэффективных процедур, распределения ответственности за выполнение бизнес-процессов, делегирования полномочий по принятию решений, связывание параллельных