Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (на примере МУ «СШ «Юность»).pdf

Директор МУ «СШ «Юность» возложил ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создает специальный участок бухгалтерии – кассу. Ее возглавляет кассир – материально ответственное лицо, с которым заключен договор о полной материальной ответственности.

По приказу руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денежной наличности. Временная замена кассира производится по письменному распоряжению администрации. Договор о материальной ответственности заключается и с замещающим работником. (рис.1)

Главный бухгалтер, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета в МУ «СШ «Юность», отвечает следующим требованиям:

а) имеет высшее образование;

б) имеет стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет;

в) не имеет неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

В случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между директором МУ «СШ «Юность» и главным бухгалтером:

а) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;

б) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Директор

Главный бухгалтер

Кассир

Рис.1- Структура организации

Совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику.

МУ «СШ «Юность» самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

3. При формировании учетной политики в отношении МУ СШ «Юность» выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами.

4. Учетная политика применяется последовательно из года в год.

5. Изменение учетной политики может производиться при следующих условиях:

1) изменении требований, установленных законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;

2) разработке или выборе нового способа ведения бухгалтерского учета, применение которого приводит к повышению качества информации об объекте бухгалтерского учета;

3) существенном изменении условий деятельности экономического субъекта.

6. В целях обеспечения сопоставимости бухгалтерской (финансовой) отчетности за ряд лет изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения.

В МУ «СШ «Юность», кроме главного бухгалтера работают: Ведущий экономист, который занимается договорами с организациями (заключение договоров на оказание услуг, контроль оплаты и выставление счетов), установкой и расчётом с экономическим обоснованием стоимости услуг, закупом продукции и его оплатой. Ведущий бухгалтер занимается инвентаризацией и инкассацией. Расчётчик занимается расчетом заработной платы и начислением. Кассиры-операционисты, которые ведут учет кассовых операций в кассе предприятия. В МУ «СШ «Юность» работают три кассира-операциониста. На должность кассира-операциониста  принимается лицо с  начальным профессиональным образованием (требований к стажу работы нет)  или средним (полным) общим образованием и специальной подготовкой по установленной программе (требований к стажу работы нет). Кассир-операционист принимается на должность и увольняется с нее по  приказу директора организации.

 Кассир должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции,  другие руководящие материалы и документы по ведению кассовых операций, формы кассовых и банковских документов, правила приема, выдачи, учета и хранения  денежных средств и ценных бумаг, порядок оформления приходных и расходных документов, лимиты остатков кассовой наличности,  установленной для предприятия, правила обеспечения их сохранности, порядок ведения кассовой документации, составления кассовой отчетности.

Кассир-операционист должен осуществлять операции по приему, учету, выдаче  и хранению денежных средств и пластиковых карт с обязательным соблюдением правил,  обеспечивающих их сохранность, обслуживать и консультировать клиентов по продукции и услугам предприятия, осуществлять расчеты  с клиентами,  продажу продуктов, вести на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверять фактическое  наличие  денежных  сумм и ценных бумаг с книжным остатком, составлять кассовую отчетность.

Задачами учета денежных средств являются:

- Полная и своевременная регистрация операций, связанных с движением рабочего капитала в кассе и на счетах в банках.

- Контроль за наличием денежных средств, их сохранностью и целевым использованием.

- Полное, своевременное и правильное отражение в учетных текущих операций по поступлению и выбытию капитала.

- Контроль за соблюдением расчетно-платежной дисциплины.

- Контроль за своевременностью возвращения в банк сумм не использованных по назначению в соответствии с выделенными лимитами.

- Правильное и своевременное проведение инвентаризации кассовой наличности, операций по счетам в банках и отражение ее результатов в учете.

3. Организация учета денежных средств, в кассе МУ «СШ «Юность»

3.1 Синтетический и аналитический учет денежных средств, в кассе МУ «СШ «Юность»

Аналитический учет денежных средств на предприятии ведется кассиром в виде машинограмм. Основу машинно-ориентированных форм бухгалтерского учета составляет информация первичных документов. Двойная запись, которая является основным способом отображения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, сохраняется и в условиях обработки бухгалтерской информации с помощью ПЭВМ. Машинные носители информации способствуют автоматизации процессов ее обработки, совмещению синтетического и аналитического учета, накоплению информации, необходимой для разработки показателей месячной, квартальной и годовой отчетности предприятий. При машинных формах учета технологический процесс обработки данных в бухгалтерии сводится к кодированию документов и связанными с этим логичными действиями, а все остальные действия выполняет компьютер.

Для учета денежных средств в кассе МУ «СШ «Юность» используется Программа 1С: Бухгалтерия, которая является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам. Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.

Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок. «1С:Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации. При автоматизированной форме ведения бухгалтерского учета отдельные листы кассовой книги ежедневно формируются в виде машинограмм:

1-й лист – вкладной лист кассовой книги с приклеенными чеками;

2-й лист – отчет кассира по унифицированной форме N КМ-6

По окончании отчетного периода кассовая книга заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, прошнуровывается и опечатывается.

Ревизия кассы. Порядком ведения кассовых операций предусмотрены внезапные ревизии кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем.  

Ревизия проводится инвентаризационной комиссией в присутствии кассира. Результаты оформляются актом (ф. № инв.-15). В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан всеми членами инвентаризационной комиссии. Если есть расхождения, то кассир представляет комиссии письменное объяснение. Акт составляют в 2-х экземплярах, один остается в бухгалтерии, другой – кассиру. В день проведения ревизии кассовые операции не осуществляются.

Выявленные излишки денег приходуют на доходы предприятия – Д 50     К 91/1

Выявленная недостача отражается в учете следующими записями:

-установлена недостача денег в кассе – Д 94  К 50;

-недостачу относят на виновное лицо (кассира) – Д 73/2  К 94;

-возмещение недостачи – Д 50, 70 К 73/2.

При осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин (далее ККМ) кассир-операционист руководствуется следующими документами:

- Законом Российской Федерации от 18 июня 1993 года N 5215-1 "О применении контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением";

- "Положением по применению контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 1993 года N 745 в редакции последующих изменений и дополнений, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 7 августа 1998 года N 904;

- "Типовыми правилами эксплуатации контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденными письмом Министерства финансов Российской Федерации от 30 августа 1993 года N 104.

При учете денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин применяются формы первичной учетной документации N N КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года N 132. Перечисленные формы введены взамен представленных форм в "Типовых правилах эксплуатации контрольно - кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденных письмом Министерства финансов РФ от 30 августа 1993 года N 104 (соответственно N N 26, 27, 54, 24, 24а, 25, 30).

При заполнении данных по контрольно - кассовым машинам в графе "номер регистрационный" проставляется номер, под которым ККМ зарегистрирована в Государственной налоговой инспекции.

Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

3.2 Совершенствование учета денежных средств, в кассе МУ «СШ «Юность».

Учет денежных средств является одним из самых ответственных участков ведения бухгалтерской деятельности на любом предприятии независимо от его организационно-правовой формы. Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Поэтому необходимо всегда думать о разработках и запусков маркетинговых и рекламных акций, для привлечения дополнительных клиентов и повышении лояльности постоянных клиентов. Основными задачами учета денежных средств являются:

а. Своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов.

б. Оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств в кассе организации.

с. Экономия бюджета за счет сокращения бухгалтерского отдела и правильного распределения работы среди сотрудников.

в. контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению.

В МУ СШ «Юность» должен быть постоянный контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом, во избежание штрафных санкций надзорных органов;