Файл: Особенности коммуникации в организации (Психологические особенности процесса).pdf

В настоящее время существует множество классификаций коммуникаций по различным признакам.

По взаимодействующим сторонам коммуникацию можно разделить на две основные категории: организационные и межличностные коммуникации. Организационные коммуникации - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за её пределами. Данный вид коммуникации служит необходимым инструментом в координации деятельности управления организации, позволяет получать необходимую информацию.

По критерию отношения к границам организации коммуникации могут быть внешними и внутренними. К внешним коммуникациям относятся коммуникации, которые представляют собой взаимодействие со внешней средой. Сюда входят средства массовой информации, органы государственного регулирования и т.п.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации – источник и организатор находятся внутри организации. Выбор и построение оптимальных внутренних коммуникаций определяется характером и особенностями организации – её общественным статусом, сферами деятельности, целями и стратегией. Эффективные внутренние, а так же внешние, коммуникации должны быть важнейшим элементом организационной культуры.^[17]

Взаимодействуя друг с другом, включаясь в процесс общения, люди обычно преследуют конкретные цели. К основным целям коммуникационного процесса относят следующее^[18]:

- получение или передача информации, необходимой для качественного выполнения функциональных и должностных обязанностей;

- управление поведением людей, их состоянием и отношением к целям, задачам и другими особенностями жизнедеятельности организации;

- обмен эмоциями, деятельностью, инновационными приёмами, средствами, технологиями;

- удовлетворение потребности в общении;

- совершенствование межличностных отношений в процессе общения;

- формирование отношений к себе, к другим людям, к обществу в целом.

Коммуникации в организации выполняют ряд значимых функций:

- информативную функцию - осуществление процесса движения информации, обмен сообщениями, мнениями, предоставление необходимой информации для принятия решений между коммуникантами. Информационный обмен может осуществляться как ради достижения какой-то практической цели, решения какой-либо проблемы, так и ради самого процесса коммуникации, поддержания отношений между людьми.

---

- мотивационную функцию – побуждение сотрудников к лучшему исполнению задач, использую убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;

- контрольную функцию – отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчинённости;

- экспрессивную функцию – способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и возможность удовлетворять социальные потребности.

Коммуникациями в организации необходимо управлять, под управлением обычно понимается целенаправленное, регулирующее воздействие на объект.Основоположник теории менеджмента А.Файоль характеризовал функции управления так: предвидеть, организовать, руководить, координировать, контролировать. Управлять коммуникацией – это значит:

- определить цели коммуникации;

- определить пути достижения;

- планировать с учётом ресурсов и ситуаций конкретные действия, направленные на достижение цели;

- организовать реализацию планов;

- координировать взаимодействие компонентов коммуникационных процессов;

- контролировать коммуникационный процесс, особенно обратные связи.

-контролировать процесс по результатам коммуникации.^[19]

Для эффективного управления людьми необходимо:

- возложить на них персональную ответственность за выполнение поставленных задач;

- дать им возможность проявить, реализовать себя, давая им своеобразную и оригинальную работу, которая требует избирательности, так же при этом предоставить большую свободу в выборе средств достижения поставленных целей и решения задач^[20].

Процесс коммуникации в организации служит основой формирования групповых норм, с помощью которых осуществляется социальный контроль, происходит распределение социальных ролей, достигается координация усилий, ожидания приобретают конкретные черты и происходят организационные, а так же общественные процессы.^[21]

Коммуникации играют жизнеобеспечивающую роль в каждой организации. Любая организация имеет соответствующую систему коммуникаций, по которой передаётся информация. Коммуникация в организации является как бы её «нервной системой». Вся деятельность по управлению любой организацией представляет собой постоянные коммуникативные акты, участников которых не два, а разнообразное множество. Каждая организация пронизана сетью каналов, которые предназначены для сбора, анализа и систематизации информации. Именно коммуникация служит средством включения организации во внешнюю среду, обеспечивая ей необходимый уровень взаимодействия с ключевыми, целевыми аудиториями, без которых невозможно и бессмысленно существование организации. Организации обладают ресурсами – это люди, финансы, технологии, сырьё, организационная структура и т.п.

---

Основной функцией любой организации является решение проблем, связанных с использованием ресурсов и взаимодействием с внешней средой.^[22]

Под организацией понимается определённая структура, строение и тип связей как способ соединения частей в целое, специфический для каждого рода объектов. Организация складывается как человеческая общность и выглядит как совокупность социальных групп, статусов, норм, а так же отношений лидерства, отношений сплочённости – конфликтности и .т.д. Организация – структура связей и норм, детерминированная административными и культурными факторами. В этом смысле организация выступает как целостность, построенная иерархически и взаимодействующая с внешней средой.^[23]

Коммуникация – важнейший элемент эффективности управления.

Известно, что руководитель от 50% до 90% всего времени тратит на то, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря уже об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информации встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникация является связующим процессом.^[24]

Структура организации характеризуется степенью формализации, централизацией, демократизмом, делегированием прав и полномочий. Делегирование прав и полномочий означает, что информирование о деятельности организации, участие её в деятельности предоставляется каждому члену организации и способствует формированию демократической системы управления организацией. Демократическая структура организации увеличивает возможности эффективного управления коммуникациями в организации, повышает контактность организации, представляя организацию как живой организм.

На практике же одниорганизации представляют собой жёстко структурированные системы, другие напоминают живой организм.^[25]

В связи с этим исследователи разделяют организации на соответствующие типы. Например, механические организации действуют как отлаженный механизм, все блоки которого взаимодействуют друг с другом с точностью и предсказуемостью. В таких организация преобладают вертикальные коммуникации, с помощью которых передаются для персонала указания и распоряжения. Исследователи предполагают, что в данном типе организаций руководство малочувствительно к мнению «низов». Сигналам из внешней среды, введению инноваций.

---

Организации же органического типа, в отличие от механических, функционируют творчески, где персонал более информирован в делах организации, существует обратная связь путём развития восходящих коммуникаций. Сотрудникам хорошо известны цели организации и перспективы её развития, свою деятельность они сопоставляют с целями и перспективами организации, хорошо развиты неформальные коммуникации. Предполагается, что данный вид организации более жизнеспособен, ибо развитые коммуникации в организации позволяют ей быстрее перестроиться в условиях кризиса. Однако такое деление организаций очень относительна,поскольку в жизни чаще встречаются организации смешанного типа.^[26]

В среде управления организацией коммуникация представляет собой процесс, в котором взаимодействующие субъекты постоянно обменяются ролями отправителя и получателя информации. Это помогает отследить наличие определённой зависимости изменения направления коммуникации её искажение участниками процесса. Такой подход к пониманию коммуникации представляет её как социальный феномен.^[27]

Коммуникации в организации имеют направленный характер передачи сообщения.Одна из первейших проблем, с которой сталкивается коммуникатор, состоит в необходимости привлечь внимание адресата информации к предстоящему сообщению.^[28]Существует две характеристики коммуникации, позволяющие удерживать внимание получателя информации к предстоящему сообщению. Такими характеристиками являются новизна и значимость для получателя того или иного сообщения. Поэтому, коммуникатору необходимо иметь ясное представление о том круге сведений, которым располагает будущий адресат, и об иерархии его ценностных ориентаций.^[29]

Основой любой организации являются человеческий ресурс, а основу организационной коммуникации составляет межличностная коммуникация. Каждый из нас ежедневно участвует в процессе коммуникации, но лишь немногие делают это достаточно согласованно.

Эффективно работающие руководители хорошо представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

Если коммуникацию рассматривать как процесс, то информация – это то, что передаётся в ходе этого процесса. Сведения и сообщения, которые передаются в результате этого процесса и к которым причастен человек, называются социальной информацией. Социальная информация представляет собой совокупность эмоциональных и иных воздействий, передаваемых участниками коммуникационного процесса.Если в роли источника выступает субъект управления, то речь идёт об «управленческой информации».В зависимости от направления различают вертикальную (циркулирующую между органами управления разного рода) и горизонтальную (между структурами одного уровня) информацию.

---

В. Афанасьев предлагает различать управленческую информацию в зависимости от того, какие функции управленческого процесса она обслуживает. Информация, которая лежит в основе принятия решений, называется исходной. Информация, которую используют при реализации решений, называется организационной информацией. Любое управленческое решение сопровождается определёнными предписаниями, нормами, правилами, рекомендациями. Такого рода информация называется регулирующей.^[30]

Управление коммуникациями находится на «границе» организации. Его функция заключается в поддержании контактов (отношений), в том числе и с теми, кто не разделяет интересы организации. С точки зрения управления коммуникациями такими являются, с одной стороны, управленческая верхушка организации, а с другой – внутренняя и внешняя среда, представлены в виде различных аудиторий.^[31]

В современном мире коммуникации выступают в качестве стратегического инструмента. Легитимность организаций зависит от её способности сохранять своё место в системе рыночных отношений. Коммуникация должна соответствовать условиям двойной легитимности: внутренней, признаваемой за руководителем и его подчинёнными, и внешней, признаваемой экономическими, политическими и нравственными авторитетами, которые находятся вне организации.^[32]

Все коммуникационные процессы в организации должны быть скоординированы и должны исходить из одних центров компании, выбранных в соответствии с организационной и стратегией и зафиксированных в её миссии. Общепризнанно, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций. Опросы показали, что 250 тысяч работников 2000 самых разных компаний обмен информацией представляют как одну из самых сложных проблем в организации. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения различных проблем организаций.^[33]

Глава 3. Психологические особенности процесса коммуникации в организации

Психология рассматривает личность изнутри и во взаимосвязи с окружающим пространством. Существуют ряд психологических особенностей коммутационного процесса. Одним из них является фактор формирование социальных установок у главного субъекта взаимодействия. Для того чтобы коммуникация была эффективной, надо чтобы таких установок было три.

---