Файл: Основные функции в системе менеджмента(Сущность и функции системы менеджмента организацией).pdf

Мотивация - побуждение к действию, психофизиологический процесс, управляющий поведением человека, задающий его направленность, активность и устойчивость [20, С. 308-309].

Из другого источника мотивация определяется следующим образом [11, С. 988]. Это активизация деятельности персонала и побуждение его к эффективному труду для достижения целей организации.

Если обратиться к значению слова мотив, то мы узнаем, что это латинское слово и переводится оно как «двигаю»

Мотив определяет поведения человека и дает понимание того, для чего это нужно человеку, основную причину его поведения.

Мотивация значительно сказывается на качестве рабочего процесса, здесь важно помнить то, что потребности людей меняются ежедневно и в силу различных обстоятельств. У руководителя есть методы управления рисунок 1.6, с помощью которых он может значительно повлиять на рабочий процесс. Эти методы прямым образом скажутся на мотивах сотрудника. Так же важной задачей любого руководителя является определение истинных мотивов сотрудника, а в этом поможет собеседование, тестирование и анкетирование, с помощью которого можно выявить истинные мотивы и влиять на них.

Контроль - одна из основных функций системы управления. Контроль осуществляется на основе наблюдения за поведением управляемой системы с целью обеспечения оптимального состояния [21, С. 503].

Авторы определяют функцию управления контроль, как процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных [8С. 116].

Контроль - сравнение факта с намеченными результатами и построение контрольных индикаторов, оценивающих степень их реализации [12, С. 178].

Исходя из представленных определений функции контроля, можно сделать вывод, что данный этап в управлении является обязательным. Он необходим для того, что бы понимать, какой результат есть и будет.

Важность контроля невозможно недооценить потому как, мы сталкиваемся с ним ежедневно, в управленческом процессе он играет важную роль. Даже в тех организациях, в которых есть четкие уставы и ряд мер дисциплинарных взысканий - военный объект, контроль является неотъемлемой частью процесса управления.

Основываясь на представленных функциях субъект управления, внедряет особую научную систему, которая применяется во многих организациях и способствует слаженной и процессной работе на управляемом объекте. Процессу, который становится, более устойчив к негативным проявлениям внешней и внутренней среды.

В современных условиях, в которых возможны мгновенные изменения, как внешней, так и внутренней среды, руководитель должен основываться на текущей ситуации и менять процесс с учетом происходящих изменений. Но, исключительно основываясь на представленных функциях, которые использовали и используются современными организациями.

1.3. Эффективность осуществления функций управления

Эффективное управление объектом требует от субъекта управления необходимых навыков, знаний основ управления. Это не слепая удача, это тяжелый труд и постоянное наблюдение за объектом управления для мгновенной модернизации или нововведений в действующую систему при изменении условий внешней и внутренней среды.

Чтобы изучать вопрос, связанный с эффективностью управления, необходимо рассмотреть процесс управления, он строится на основе функций управления.

Каждая из представленных функций носит важный и обязательный характер. С помощью функций управления, на объекте происходят управленческие процессы, которые мы разобрали в предыдущей главе.

Примером, в котором можно увидеть управленческие процессы будет служить предприятие розничной торговли. Управление организацией основывается на многочисленных процессах, от которых зависит состояние управляемой системы.

В представленном рисунке можно увидеть основные аспекты, с какими сталкивается руководитель объекта в рабочих процессах.

Сложность управленческих функций в руководстве объектом заключается в количестве подчиненных, на некоторых объектах численность персонала свыше 30 человек в смену, при норме 7-10 человек, что естественным образом влияет на управленческий процесс.

Процесс управления представлен на рисунке 2.

Все процессы необходимо довести до эффективного состояния. Прежде чем рассматривать вопрос, связанный с теориями эффективностью управления необходимо определить понятие эффективность. Различные источники трактую по-разному значение эффективности.

Эффективность - это способность выполнять работу и достигать необходимого или желаемого результата с наименьшей затратой времени и усилий [5, С. 29].

Рисунок 2. Процесс управления объектом

Эффективность - достижение, каких либо определенных результатов с минимально возможными издержками [18, С. 635].

Значение эффективность можно сравнить с законом или принципом Парето. Закон в общем виде формулируется, как 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают лишь 20% результата. Данный закон используется для анализа эффективности, какой либо деятельности [20, С. 312].

Суть данных понятий заключается в одном представлении, что минимально затраченное время, должно принести максимальную пользу, в реализуемой задаче.

Определив процессы управления и эффективность, раскроем понятие эффективное управление.

Эффективное управление - это процесс достижение цели с минимально затраченными усилиями, ресурсами и максимально полученной выгодой.

Эффективность управления организацией зависит от действий руководителя и его компетентности во всех основных вопросах связанных с процессом управления.

Эффективность любой деятельности можно оценить с помощью определенных критериев (бальной оценка). Эффективность управления можно определить с помощью конечного результата и текущих показателей предприятия. Показатели деятельности управляемого объекта можно разделить на ряд основных критериев.

Текущие показатели объекта:

- Финансовые показатели

- Удовлетворенность персонала

- Личные качества руководителя

Формула эффективного руководства состоит из четырех звеньев, которые отражают требования к руководителю и работникам: «знает» - «может» - «хочет» - «успевает»

Первое звено - «знает» - оно предполагает осведомленность о целях и миссии организации и полное представление, как реализовать поставленные цели и задачи.

Второе звено - «может» - оно предполагает высокую компетентность сотрудников, которые способны решать поставленные цели и задачи. Даже при незначительных спорах сотрудники пытаются найти совместное решение.

Третье звено - «хочет» - оно предполагает поиск совместного решения поставленной цели и задачи. Даже при незначительных спорах сотрудники пытаются найти совместное решение задачи, а не виновного в образовании спора.

Четвертое звено - «успевает» - оно предполагает мобильность, скорость принятия решений и решения поставленных целей и задач.

Данная формула отражает эффективную работу коллектива и управленческого аппарата [21, С. 502].

Наука выделяет основные показатели эффективности руководителя:

- Функциональные

- Личностные

- Ситуационные

Функциональный показатель основан на примере обязанностей управленца. Насколько хорошо он справляется со своими должностными обязанностями такими как - планирование, организация, мотивация, контроль. В данном показателе оцениваются знания, навыки, опыт в области управления.

Личностный показатель характеризует влияние личных качеств на деятельность. В данном примере анализируется и оценивается такие показатели личных качеств как - умственные и физические способности, ораторское искусство, ответственность, целеустремленность, общительность, уверенность, обучаемость, интеллигентность, стрессоустойчивость и т.д.

Ситуационный показатель характеризует особенность управленца в сложной и нестандартной ситуации найти оптимальное решение. Данный подход к оценке эффективности руководителя основан на представлении управленца в различных ситуациях как гибкого и мгновенно интегрирующего человека в постоянно меняющихся условиях, стиль управления и методы управления меняет в зависимости от возникших условий. Определяется готовность руководителя менять свой стиль и процесс управления на основе образовавшихся условий, действовать не по шаблонной системе [18, С. 635].

Таким образом, эффективность управления понимается, как умение руководителя заставить, побудить или заинтересовать подчиненных ему работников трудится энергично, производительно, с высокой отдачей.

2. Анализ основных функций менеджмента на примере компании «Мария-Ра»

2.1. Общая организационная характеристика и система управления компании «Мария-Ра»

ТС «Мария-Ра» - одна из крупнейших компаний в Сибирском регионе, входящая в первую десятку продовольственных сетей России, расположена в 5 регионах Западной Сибири: Республике Алтай, Алтайском крае, Кемеровской, Томской и Новосибирской областях. [22]

Розничная сеть «Мария-Ра» - хорошо узнаваемые, удобно расположенные магазины с широким сбалансированным ассортиментом высококачественных товаров по доступным ценам, целым рядом дополнительных услуг и качественным сервисом.

День рождения компании - 3 марта 1993 г. Тогда был открыт первый магазин прилавочного типа в г. Барнауле. Первый магазин самообслуживания был открыт в феврале 2002 года. В дальнейшем «Мария-Ра» открывает магазины самообслуживания, что позволяет сделать сеть еще более привлекательной для покупателей, благодаря удобству обслуживания, доступности товаров, отсутствию очередей. Компания названа в честь Марии Ракшиной, матери основателя сети Александра Фёдоровича Ракшина. [22]

На 1 декабря 2018 года торговая сеть «Мария-Ра» представлена 792 магазинами. В том числе в Кемеровской области функционируют 225 магазинов.

Ежедневно магазины сети обслуживают более 800 тысяч покупателей. И на сегодня в команде Компании «Мария-Ра» трудятся свыше 18 тыс. человек.

Организационная структура магазина представлена на рисунке 1.

Руководитель в процессе своей деятельности определяет задачи подчиненным и контролирует рабочий процесс. ЗУО непосредственно находясь в торговом зале, регулирует и корректирует текущую деятельность магазина. ЗУО по сохранности контролирует работу администраторов и сохранность товарно-материальных ценностей объекта.

Рисунок 1. Модель Портера-Лоулера

Исходя из представленных данных, можно сделать вывод, что организационная структура относится к Линейно - функциональной структуре и полностью отражает её. [22]

Преимущества данной структуры:

- Создается возможность для карьерного роста;

- Повышается ответственность руководителя за конечный результат (компетентность руководителя должна быть на высоком уровне);

- Позволяет легче контролировать деятельность каждого подразделения.

Недостатки данной структуры:

- Замедляется процесс принятия решений;

- Согласованность подразделений на низком уровне.

При посещении большинства магазинов Кемеровского филиала компании «Мария-Ра» были выявлены следующие недостатки, они относятся к методам управления:

- Отсутствует сбор информации о конкурентном преимуществе (SWOT - анализ);

- Отсутствует среднесрочное и долгосрочное планирование (ни один директор магазина не мог предоставить план на 1-3г);

- Методы постановки задач носят устный характер (затрачивается много времени на пояснение задач сотрудникам);

- Отсутствует критерий качества выполняемой работы (не доносятся принципы и правила расстановки товара и качества обслуживания покупателей);

- Отсутствует системная мотивация (часто используется отрицательная мотивация, нет способов пошаговой мотивации).

2.2. Анализ и планирование в системе управления компании «Мария-Ра»

Как было установлено, в магазинах отсутствует сбор информации по конкурентной среде.