Файл: Технологии фоpмиpовaния yпpaвленческих комaнд.pdf

Весьма эффективным средством коммуникаций в организации является корпоративный информационный портал (КИП) в ООО ЧОП "ВИЗИРС".

Корпоративный информационный портал (КИП) – реализованный на основе технологии Intranet внутренний сайт компании, обладающий расширенной функциональностью и ориентированный на сотрудников фирмы, её клиентов и партнеров. Основная задача портала – организация разнородной информации, имеющейся в компании. Использование локальной сети позволяет размещать на портале файлы практически любого размера. Ограничение доступа дает возможность размещать на портале закрытую информацию и гибко управлять правами доступа к ней.

Корпоративные порталы – это сложные технологические решения, включающие в себя организацию взаимодействия с существующими приложениями, хранилищами данных, OLAP-системами, системами электронного документооборота и поддержки принятия решений и т. д. При разработке подобных систем используются современные методы и технологии, например, CORBA и DCOM. 

При проектировании и разработке КИП должны учитываться управленческая структура и политика информационной безопасности компании, должностные инструкции сотрудников, формы и методы работы с клиентами и многое другое. 

Основная задача корпоративного портала – создание и поддержка единой интегрированной среды для ежедневной работы сотрудников с корпоративными ресурсами и информационными ресурсами Интернета. Решение этой задачи может быть условно разбито на ряд подзадач: 

• доступность необходимой корпоративной информации всем сотрудникам; 
• единый виртуальный каталог хранения корпоративной информации; 

• единый web-интерфейс для доступа к любым источникам информации и приложениям корпорации; 

• персонализация представления рабочего места (формирование набора сервисов портала в соответствии с индивидуальными информационными потребностями сотрудников); 

• прозрачные схемы управления потоками информации и публикации; 

• регламент публикации корпоративной информации; 

• персональные новостные каналы;

• постоянное наращивание сервисов системы. 

КИП ООО ЧОП "ВИЗИРС" предназначен решать следующие задачи:

• информирование сотрудников компании о различных аспектах деятельности как компании в целом, так и отдельных её отделов и подразделений;
• облегчение поиска информации;
• унифицированный, ролевый доступ к необходимой информации. Доступ к информации может быть ограничен на основании логина пользователя, отдела или компании, к которым он относится, должности или роли пользователя и т.д.;
• контроль за созданием документов, их изменением, предоставление средств обсуждения документов;
• поддержка групп пользователей, занятых в одном процессе;
• обеспечения площадок для обсуждения различных тем;
• обеспечение прозрачности и контролируемости выполнения заданий.

Таким образом, применение информационных технологий способствует достижению организацией следующих целей:

• ликвидация излишней и повторяющейся работы;
• оптимизация использования человеческих ресурсов;
• сокращение времени получения информации.

Если говорить о недостатках применения информационных технологий, то самым существенным, по мнению автора настоящей работы является тот факт, что к минимуму сводится непосредственный личный контакт людей, затрудняется интерпретация эмоций и чувств.

Таким образом, на предприятии широко применяются информационные технологии, последние достижения в данной области способны в значительной степени совершенствовать обмену информацией в компаниях.

Заключение

Результаты проведенного исследования дают основания сделать вывод о том, что цель курсового проекта достигнута – проведен анализ, систематизация и изложение материалов о деятельности конкретного предприятия, сформулирован ряд выводов.

В целом решены важнейшие задачи курсового проекта:

проведена оценка роли коммуникаций в деятельности организаций;

рассмотрены сущность, этапы, элементы коммуникационного процесса;

рассмотрены виды коммуникаций;

сформированы пути совершенствования межличностных и организационных коммуникаций;

проанализированы коммуникации в ООО ЧОП "ВИЗИРС", даны краткие рекомендации по их совершенствованию.

Многочисленные проблемные места в системе управления ООО ЧОП "ВИЗИРС" связаны с недостатками во внутренних деловых коммуникациях.

Так, например, применяемые информационные каналы (практически применяется один – речевой) не адекватны деятельности организации, порядка 85% деловой информации распространяется в устной форме;

отсутствует разумное равновесие документированной информации (ее вообще крайне мало) и вербальных (словесных) средств;

как следствие недостатка информации весьма высоко количество слухов, не соответствующих действительному положению вещей;

в итоге социально-психологический климат в трудовом коллективе весьма напряженный.

Автором разработан проект по совершенствованию коммуникаций ООО ЧОП "ВИЗИРС".

В частности, разработана программа обучения аппарата управления ООО ЧОП "ВИЗИРС" навыкам эффективной коммуникации с сотрудниками;

сформированы политики ООО ЧОП "ВИЗИРС". в части внутренних деловых коммуникаций;

разработаны стандарты ООО ЧОП "ВИЗИРС". в части внутренних деловых коммуникаций;

сформированы предложения по разработке корпоративного информационного портала.

Внедрение проекта приведет к совершенствованию системы управления ОП, формированию благоприятного социально-психологического климата, повышению производительности труда персонала и, как следствие, повышению эффективности работы ООО ЧОП "ВИЗИРС".

Список использованной литературы

1.Борисова Е.А. Эффективные коммуникации в бизнесе /Е.А. Борисова. – СПб.: Питер, 2012. – 208 с.

2.Веснин В.Р. Менеджмент / В.Р.Веснин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2013. – 504 с.

3.Гнатюк О.Л. Основы теории коммуникации / О.Л. – М.: Кнорус, 2011 – 256 с.

4.Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров / В.А. Грабауров. – М.: Финансы и статистика, 2011.– 368 с.

5.Десслер Г. Управление персоналом / Г. Десслер. – М.: Бином, Лаборатория знаний, 2014. – 800 с.

6.Егоршин А.П. Управление персоналом / А.П. Егоршин. – Н.Новгород: НИМБ, 2015. – 722 с.

7.Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / М.Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури. – М: Дело, 2012. – 720 с

8.Орлов А.С. Введение в коммуникационный менеджмент / А.С.Орлов. – М.: Гардарики, 2013. – 368 с.

9.Почепцов Г.Г. Теория коммуникации / Г.Г. Почепцов. – М.: Рефл-бук, 2011. – 656 с.

10.Шекшня С.В., Ермошкин Н.Н. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернет / С.В.Шекшня, Н.Н.Ермошкин. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2012. – 336 с.

Приложение 1

Примерный план программы обучения менеджеров ООО ЧОП "ВИЗИРС"

КОММУНИКАЦИИ: ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА

1. Введение в курс

1.1. Понятие коммуникаций. Коммуникации и эффективность совместной деятельности.

1.2. Особенности деловых коммуникаций. Коммуникации и организационная культура. Ресурсные затраты на коммуникации: оценка времени и денег. Стоимость коммуникативных ошибок для организации и сотрудников.

1.3. Обыденные представления («мифы») о коммуникациях и реальность. Возможности развития коммуникативной компетентности.

2. Характеристика деловых коммуникаций. Основные понятия

2.1. Бизнес-организация как информационная (коммуникативная) среда. Внутренние и внешние коммуникации.

2.2. Виды внутренних коммуникаций в фирме. Формальные и неформальные коммуникации. Значение межличностного общения в организационной среде. Вертикальные и горизонтальные, восходящие и нисходящие коммуникации. Роль обратной связи в эффективности коммуникаций.

2.3. Структура и переменные коммуникативного процесса. Характеристика основных каналов связи в фирме. Использование индивидуальных и групповых, устных и письменных коммуникаций.

2.4. Коммуникативная компетентность менеджера: главные составляющие.

3. Устные коммуникации

3.1.Структура устных коммуникаций. Вербальные и невербальные коммуникации.

3.2. Умение слушать как основа устной коммуникации. Понятие активного слушания.

3.3. Главные барьеры устной коммуникации. Приемы их идентификации и преодоления.

4. Коммуникации в группах: совещания

4.1. Совещание как технология группового принятия решений: достоинства и недостатки.

4.2. Управление совещанием. Основные обязанности руководителя совещания. Стили руководства и целесообразность их использования. Методики проведения совещаний. Роли участников совещания.

4.3. Подготовка и проведение совещания: необходимые стадии.

5. Письменные коммуникации

5.1. «Внутрифирменная бюрократия» как инструмент управления. Обзор деловых письменных коммуникаций. Отличия устных и письменных коммуникаций. Значение стандартов и форматов.

5.2. Основные виды деловой переписки в фирме. Служебные записки. Планы. Отчеты. Инструктивные и методические документы.

5.3. Служебные записки.

5.3.1 Виды и цели служебных записок. Требования к различным видам записок.

5.3.2. Планирование и составление служебных записок.

5.4. Планы и отчеты.

5.4.1. Значение бизнес-планирования как инструмента управления. Планирование в среднем управленческом звене. Виды планов и отчетов.

5.4.2. Требования к плану и отчету. Структура и формат документов. Порядок составления плана и отчета.

5.4.3. Отражение в планах и отчетах количественных и качественных показателей.

5.4.4. Стандартные ошибки при составлении планов и отчетов.

5.5. Инструктивные и методические документы.

5.5.1.Инструкции как инструмент управления.

5.5.2. Порядок написания и апробации инструкций.

6. Коммуникации и конфликт

6.1. Природа конфликта в организации. Конструктивные и деструктивные конфликты. Польза конфликта.

6.2. Основные причины организационных конфликтов. Роль восприятия в конфликтной ситуации.

6.3.Стадии развития конфликта.

6.4. Управление конфликтом. Методика анализа конфликтных ситуаций.

6.5. Стили управления конфликтом.

Расписание занятий

Ответственный за проведение – руководитель отдела персонала

Приложение 2

Проект политики ООО ЧОП "ВИЗИРС" в области информирования персонала

Дата введения:

Стр. 1 из 1

ПОЛИТИКА № 125Б

Взамен: Введена впервые

См. также:

Утверждена _______________

ПОЛ – 125Б Информирование работников Предприятия

Руководство Предприятия решило, что:

1.Информирование работников о деятельности Предприятия является одним из важнейших способов формирования позитивного образа ООО ЧОП "ВИЗИРС" в глазах персонала и внешнего мира.

2. Для информирования своих работников, Предприятие использует следующие способы:

• доски объявлений;
• корпоративный информационный портал, листки;
• электронная почта и сети;
• собрания коллектива.

3. Доски для объявлений устанавливаются в производственных помещениях и в офисе Предприятия. Кроме объявлений общего характера и сообщений, касающихся безопасности, там может вывешиваться информация о вакансиях с описанием имеющихся вакантных должностей.

Вывешивание объявлений и иных сообщений должно производиться после получения предварительного согласования с администрацией Предприятия.

Доски объявлений не должны использоваться для каких-либо иных целей, в том числе для политической агитации и пропаганды.

4.Для краткого оперативного информирования работников могут использоваться электронная почта и сети.

5.Для более подробного информирования работников о важнейших событиях в ООО ЧОП "ВИЗИРС" используется корпоративный информационный портал.

6.Для подведения итогов деятельности Предприятия за определенный период и постановке новых задач используются собрания коллективов. Частота проведения собраний – не реже двух раз в год.

Приложение 3

Проект стандарта ООО ЧОП "ВИЗИРС" о проведении производственных совещаний

ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ

Для регулярного информирования руководства Предприятия о ходе ведущихся работ, а также для согласования и утверждения принципиальных вопросов, которые сложно решить в оперативном порядке, проводятся совещания.

Вопросы, выносимые на совещание, заранее прорабатываются ответственными исполнителями, которые собирают необходимую информацию для определения вариантов решения данного вопроса.

! Ответственный исполнитель обязан не только поднять проблему, но и предложить конструктивные варианты ее решения.

Все участники совещаний ОБЯЗАНЫ подготовиться по вопросам повестки.