Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной темы курсовой работы объясняется тем, что правильная и рациональная организация складского учета имеет большое значение для деятельности компании. Складской учет обеспечивает не только сохранность товаров и отсутствие их потерь, но также создают удобства для их правильной и быстрой подготовки к продаже.

Деятельность работников в компании требует слаженности действий отдельных исполнителей, возможность которых задается регламентом. «Слаженность» применительно к процессу означает, что:

• исполнители нацелены на достижение определенных результатов, совокупность которых, в свою очередь, приводит к достижению цели регламентируемого процесса;
• действия исполнителей синхронизированы;
• единство процесса не нарушается, когда управление переходит от работника к работнику и из подразделения в подразделение.

Слаженность достигается, прежде всего, за счет единого для всех исполнителей поля понятий, согласованных требований к входам и выходам подпроцессов, временной или событийной синхронизации действий, доступности информации о ходе процесса.

Основной смысл регламентации: донести до исполнителя в простой и доступной форме как должна осуществляться последовательность действий, которую следует выполнить в определенной ситуации для достижения желаемого результата. Основная цель регламентации – задать правила выполнения деятельности.

В регламенте деятельности нуждаются все бизнес-процессы компании. В настоящей работе объектом исследования является регламентация процесса «Складской учет».

Регламентация процесса «Складской учет» заключается в определении порядка и последовательности выполнения операций с товарами и документами исполнителями и установлении норм и правил для их выполнения. Складской учет в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT», магазине по продаже компьютерной и оргтехники, сопутствующих товаров, комплектующих и расходных материалов (далее компьютерном салоне-магазине «Demo-NT») осуществляется в отсутствие регламентов работы, что означает выполнение обязанностей исполнителями в соответствии с собственными представлениями о том, что надо, а что не надо делать.

Предмет исследования: процесс «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT».

Цель исследования: разработать и обосновать регламент выполнения процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT».

---

Задачи:

1. Представить описание предметной области исследования.
2. Обосновать выбор средств для моделирования бизнес-процессов складского учета в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT».
3. Осуществить моделирование бизнес-процессов «как есть».

Методы исследования: анализ специальной литературы, сбор и обработка исходных данных, интервьюирование, наблюдение, моделирование, проектирование.

Практическая значимость исследования: в итоге планируется создать регламент процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT».

Глава 1. ОЦЕНКА СОСТОЯНИЯ ПРОЦЕССА «СКЛАДСКОЙ УЧЕТ»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи.

Предметной областью настоящей курсовой работы является складской учет в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT». Складирование соответствующих товаров осуществляется в специально отведенной зоне торгового зала (специальное помещение отсутствует). Складской учет связан с движением материальных и информационных потоков. Первые представлены движением товара от поставщиков на склад (специально отведенная зона торгового зала) или со склада к покупателям, а информационные потоки представлены документацией, необходимой для этих операций. [4]

Представим предметную область исследования в ER-диаграмме (Entity-Relationship Diagrams «сущность-связь»), в которой будут отражены: список сущностей предметной области, список атрибутов сущностей и описание взаимосвязей между сущностями (на основе нотации Питера Чена). [5]

Таблица 1. Основные понятия ER-диаграммы (нотация П.Чена)

Элементы ER-диаграммы	Способ выражения	Способ изображения
список сущностей	Наименование, выраженное существительным в единственном числе
список атрибутов сущностей	данные, описывающие свойства сущности	Атрибуты перечисляются в пределах эллипса. Ключевые атрибуты отображаются на диаграмме подчеркиванием.
описание взаимосвязей между сущностями	Наименование, выраженное в глагольной форме: «доставляет», «принимает» и т.п.

---

При проектировании модели предметной области – процесса складского учета в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT» – выделены сущности «Приемка товара», «Размещение товара на складе», «Хранение товара на складе» и «Отпуск товаров для продажи».

Рисунок 1. ER-диаграмма «Складской учет»

компьютерного салона-магазина «Demo-NT»

Из диаграммы видно, что сущности складского учета состоят из 4-х бизнес-процессов (приемка товара, учет и размещение товара на складе, хранение товара, отпуск товаров для продажи), к которым имеют отношение 4 работника с совмещенными обязанностями: экспедитор-грузчик (доставляет товары и разгружает машину); заведующий складом-оператор (принимает товары и регистрирует их в книге учета); кладовщик-контролер (размещает товары на складе, обеспечивает условия их хранения и подготавливает товары к продаже); продавец-консультант-кассир (осуществляет продажу). Работники действуют на основании документов, составляющих базу данных по складскому учету компьютерного салона-магазина «Demo-NT». Представим каждую сущность в форме отдельной таблицы как источника исходных данных для разработки регламента выполнения процесса «Складской учет».

Таблица 2. Приемка товара

Операции	Исходные данные			Документы
	Необходимые	Отсутствующие		имеется	должно быть
		Получить по справочникам	Получить путем анализа
разгрузка транспортных средств	Правила приемки товаров, установленные соответствующими нормативными документами и договором поставки	Инструкции «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 15.06.1965 N П-6) (ред. от 23.07.1975, с изм. от 22.10.1997)	Действия по обеспечению точного определение количества поступивших товаров	Путевой лист Приходная накладная Регистрация в книге учета входящих документов (накладных)	Счет-фактура Спецификации Описи Упаковочные ярлыки
перемещение товаров на участок приемки				Акт о фактическом наличии товаров (в случае недостачи)
распаковка и осмотр состояния поступивших товаров	Правила осмотра состояния поступивших товаров	Инструкция «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству» (утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25.04.1966 N П-7) (ред. от 23.07.1975, с изм. от 22.10.1997)	Действия исполнителей по сверке качества и комплектность поставленных товаров с сопроводительными документами	Приходная накладная	Технические паспорта Сертификаты Счет-фактура Спецификации

---

Таблица 3. Размещение товаров на складе

Операции	Исходные данные			Документы
	Необходимые	Отсутствующие		имеется	должно быть
		Получить по справочникам	Получить путем анализа
доставка товаров в зону хранения	Каталоги товаров с описанием массогабаритных характеристик	Квалификационный справочник должностей служащих (заведующий складом, кладовщик)	Соблюдение исполнителями рациональной схемы размещения товаров		План размещения товаров
размещение товаров на стеллажах, принадлежащих к определенным товарным группам	План расположения стеллажей на складе с маркировкой под определенный товар	Правила и условия хранения и компьютерной и оргтехники	Действия исполнителей в соответствии с закреплением за товарами постоянных мест хранения	Приходная накладная
размещение товаров на полках стеллажей

Таблица 4. Хранение товаров на складе

Операции	Исходные данные			Документы
	Необходимые	Отсутствующие		имеется	должно быть
		Получить по справочникам	Получить путем анализа
создание оптимальных условий хранения товаров с учетом их характеристик	Система регламентации и управления функций работников склада	Квалификационный справочник должностей служащих (заведующий складом, кладовщик)	Действия исполнителей по поддержанию оптимальных условий хранения товаров		Памятка по условиям хранения товаров
наблюдение за товарами в процессе хранения	Технологические нормы соблюдения условий хранения	Правила противопожарной безопасности	Соблюдение правил противопожарной безопасности	Отметка в журнале противопожарной безопасности
текущий уход в процессе хранения		Предохранение товаров от повреждений	Действия исполнителей по поддержанию оптимальных условий хранения товаров		Журнал учета товаров, находящихся на хранении

---

Таблица 5. Отпуск товаров для продажи

Операции	Исходные данные			Документы
	Необходимые	Отсутствующие		имеется	должно быть
		Получить по справочникам	Получить путем анализа
отбор товаров с мест хранения	Чек на оплату товара	План расположения стеллажей на складе, отбор товара со стеллажей	Доступность товаров в местах хранения	Расходная накладная	Регистрация в книге учета факта отпуска товара
комплектование товаров в соответствии с заказами покупателей			Действия по подбору необходимого товара согласно расходной накладной-чеку.	Чек на оплату товара
упаковка товаров			Соответствие упаковки товару, который пойдет на продажу (одинаковый логотип на упаковке и товаре)		Упаковочный лист

Анализ исходных данных в представленной практике процесса «Складской учет» в форме ER-диаграммы и четырех таблиц позволяет определить уровень выполнения процесса «Складской учет» в компьютерном салоне-магазине «Demo-NT» как нулевой: документы отсутствуют, правила исполнения и взаимодействия складываются исключительно из практики и закреплены повторяемостью действий. [1]

Такая организация складского учета является устоявшейся, благодаря многолетней работе сотрудников в данном составе. В отсутствии документально оформленного регламента выполнения процесса «Складской учет» существуют определенные риски:

• при уходе из организации ключевых специалистов процессы перестанут стабильно выполняться, возникнут проблемы с клиентами, возрастут затраты;
• увеличение времени на поиск нужного товара в условиях безадресного (непостоянного) места хранения;
• неоприходованный товар по причине нарушения сроков сверки наличного товара и зафиксированного в накладной приведет к потере прибыли.

Зафиксированные риски, причиной которых служит отсутствие регламента в форме документа по выполнению процесса «Складской учет», являются дальнейшей основой для постановки задачи по разработке документирования бизнес-процессов. Весь технологический процесс с момента поступления товаров до момента отпуска товаров для продажи разделен на бизнес-процессы, представляющих собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы.

---