Файл: Стратегическое управление развитием корпоративных информационных систем.pdf

- Анализ всех материалов, формирование документации - составление задания на проект, утверждение технико-экономического обоснования. Стадия проектирования:

- Техническое проектирование - на данном этапе происходит формирование проектного решения по обеспечивающей и функциональной частям ИС, происходит моделирование финансовых ситуаций, производственных, хозяйственных, постановка задачи и строится блок-схемы и их решение.

- Рабочее проектирование -происходит разработка и доводка системы, корректировка структуры, создание документации: на поставку, на установку технических средств, инструкции по эксплуатации, должностные инструкции.

Стадия внедрения информационной системы:

- Подготовка к вводу в эксплуатацию - производится установка всех технических средств, непосредственно настройка системы, активное обучение персонала, пробное использование.

- Опытные испытания всех компонентов системы перед запуском.

Сдача в эксплуатацию, которая оформляется актом сдачи-приемки работ.

На этапе функционирования ИС в рабочем режиме не исключается возможность корректировки функций и управляющих параметров системы. Также постоянно осуществляется оперативное обслуживание и администрирование системы.

Создание ИС управления организацией - очень сложный и трудоемкий процесс. Наиболее частой и простой формой - является автоматизация, далее более глубже - это рационализация процедур. Самым глубоким процессом изменения компании является - реинжиниринг бизнес - процессов. Т.е. необходимо проанализировать и упростить/модернизировать все бизнес¬процессы предприятия. 

А создание ИС меняет структуру предприятия в корне, т.к. меняются способы функционирования организации, а порой и направление деятельности всей компании. Т.е. происходит смена парадигмы (т.е. пересмотр характера деятельности не отдельных процедур, а всей организации в целом).

Разработка данным методам представляет собой прохождение через несколько независимых фаз, которые выполняются последовательно.

Фаза определение требований системы состоит из:

- Исследования концепции - определение возможности реализации

• Процесс системного распределения - определение необходимости в ПО и оборудовании, которому должна соответствовать архитектура системы.
• Определение требований - определение программных требований, производительность и т.п.
• Разработка проекта - разработка документации на проект (ТЗ на проект), с описание тех. хар-ки системы, структуры данных, архитектура, ПО и т.п.

---

Фаза проектирования - проектирование системы согласно ТЗ на проект одобренного заказчиком. Реализуемость всех технических решений проверяется путем создания прототипов. Появляется эскизный проект ИС.

Фаза реализации - появляется полноценная ИС. В случае создания ИС с базами данных, то должна быть исходная документация и база, которая лежит в основе. Если ИС является пакетом прикладных программ, то будет необходима установка и тестирование. Если ИС разрабатывается на заказ, явл. Индивидуальной, то основным явл. Программирование и тестирование.

Установка ИС - установка непосредственно в организации заказчика, тестирование и утверждение заказчиком.

Тестирование - предоставление технической поддержки некоторое время, обслуживание ИС, рассмотрение предложений по модернизации т.п. в течении гарантийного периода.

Сопровождение - исправление программных ошибок, сбоев, модернизация определенных модулей, устранение неполадок.

Вывод из эксплуатации - замена, на новую ИС, замена более новой версией ИС, отказ от пользования данной ИС, приобретение новой и т.п.

Основные преимущества данной модели ЖЦ

• Простота в использовании, т.к. разработка программ происходит по этапам, что позволяет использовать даже невысоко квалифицированный персонал в техническом плане;
• Присутствует стабильность требований;
• Данная модель представляет собой определенный шаблон, в котором можно применить методы для выполнения проектирования, анализа, тестирования, обеспечения и кодирования;
• Она идеально подходит для проектов, к которым предъявляются высокие требования по качеству, а затраты и сроки не играют значения;
• Все стадии понятны и хорошо отслеживается порядок выполнения при помощи диаграмм Ганта.
• Однако при использовании данной модели есть и ряд недостатков:
• Т.к. в основе лежит поэтапное выполнение работ, то возвращение к начальному или предыдущему этапу для исправления недостатков влечет за собой довольно высокое увеличение стоимости и сбои в выполнении графика работ;
• Происходит интерация между фазами (Итерация - это определенный период времени в пределах проекта, в течение которого производится стабильная работающая программа. На каждой фазе интерации программ, а обновляется);
• При разработке данным методом частичное выполнения проекта не говорит о выполнении программы в целом (например, выполнено на 40%);
• В ходе разработки все выполняется в соответствии с требованиями, однако все недостатки дают о себе знать в тот момент, когда уже устранение их влечет за собой значительные вложения. Т.к. все проблемы обнаруживаются одновременно в конце разработки;
• Заказчик не имеет возможности ознакомится с системной до момента ее завершения, так же не имеет возможности ознакомится и с пробной (тестовой) версией программы, т.к. она готова только в самом конце, на конечной стадии. Заказчик принимает участие лишь при помощи сбора информации и при приемке;
• О качестве разработки можно судить только после завершения разработки программы, а не промежуточном этапе;
• Все требования к программе должны быть сформулированы в начале разработки, но зачастую клиент в начале не четко может сформулировать основные требования. Динамических изменений данная модель не предполагает, т.к. каждая стадия имеет определенный результат и не может меняться;
• Программа разрабатывается сразу, а не по частям, поэтому финансирование разбивается сразу.

---

Данная модель применима для проектов, которые основаны на выпуске продукции новой версии, при условии, что выпуск новой версии и ее изменения вполне понятны и легко управляемы.

1.2 Технология информационной деятельности

Автоматизация документооборота компании, в настоящее время, стала одной из типичных задач компании, стремящейся к автоматизации своего производства, а также всех процессов, протекающих в ней. Данное явление обусловлено тем, что документы в компании – это самое распространенное средство поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивающее фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Таким образом, эффективность выполнения бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством протекания процессов в рамках жизненного цикла документов.

Важность таких ключевых показателей при управлении бизнес-процессами компании, как количество и качество, совместно с развитием технологий автоматизации, неизбежно влечет за собой повсеместное использование электронных документов в организации.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий.

С точки зрения ИС документ представляет собой мощный информационный поток, который нуждается в контроле и тщательной организации, если стоит задача совершенствования бизнес-процессов документооборота. Поскольку базовый термин, на котором фокусируется данная глава – это электронный документ,
в первую очередь необходимо обозначить, что будет пониматься под понятием «Документ», и, основываясь на данном определении, выявить особенности понятия «Электронный документ».

За время своего существования термин «Документ» не получил единого, общепринятого определения. В различных государственных документноориентированных нормативных актах не содержится однозначного указания на то, что можно считать документом, а что – нет, однако, несмотря на различные толкования термина и его определение, можно опереться на “Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами”. Таким образом, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 документ – это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация любой формы, в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, также имеющая реквизиты, созданная, полученная и сохранённая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности [13].

---

В определении «Документа» характерны следующие моменты. Документом признается, прежде всего, материальный носитель, в то время как наличие зафиксированной на ней информации является вторичным признаком. Центр фокусировки перенесен на наличие реквизитов. Однако, учитывая наличие разрозненных определений данного понятия, трактовка понятия с той точки зрения, когда документ – это, прежде всего, информация, а материальный носитель – признак вторичный, имеет право на существование. Таким образом, следует отметить, что «Документ», как более обобщенное понятие «Электронного документа» позволяет перенести признаки «Документа» на понятие «Электронного документа» и также считать основой «Электронного документа» информацию.

В новейшей (с изменениями от 1 января 2011 г.) редакции Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (№ 149-ФЗ) электронный документ понимается как «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» [13].

В определении «Электронного документа», соответственно, акцент переносится на то, что это в первую очередь, это информация, которая представлена в электронной форме. Исходя из определения, формируется ряд требований, которым ЭД должен отвечать:

• содержать реквизиты, которые позволяют подтвердить его целостность и подлинность;
• создаваться, обрабатываться, храниться, приниматься и передаваться при помощи технических программных средств;
• быть воспроизведенным (отображенным) в понятной для восприятия форме.

Очевидно, что при использовании ЭД есть как положительные, так и отрицательные стороны. Преимущества применения ЭД:

• упрощается и ускоряется сбор, обработка и систематизация всей информации;
• существенно ускоряется компьютерная обработка документов;
• оперативная (практически мгновенная) передача документов на любые расстояния при рассылке их по электронной почте;
• при хранении электронных документов не требуются большие площади для архивов;
• создание электронных архивов позволяет использовать уже полученную информацию для подготовки новых документов;
• повышается эффективность работы;
• наличие базы шаблонов документов уменьшает время на создание новых;
• уменьшение расходования бумаги при работе с проектом электронного документа и внесении каких-либо изменений до вывода на бумагу;
• рассылка проекта документа одновременно нескольким визирующим;
• рассылка документа одновременно нескольким адресатам по электронной почте.

---

Недостатки ЭД:

• необходимость наличия определенных технических средств для создания и дальнейшей работы, а также хранения документов;
• защита информации, содержащейся в документах, от несанкционированных изменений.

Существует еще одна проблема, которая вытекает из особенности представления информации в электронном виде - копирование электронной информации. Одним из наиболее важных преимуществ, представленной в электронной форме информации, является легкость ее копирования. Поэтому при передаче по каналам связи электронного документа его необходимо защитить, во избежание инцидентов, от несанкционированного копирования. Однако на передающем конце остается контрольная копия. Она может рассматриваться как заверенная исполнителем копия документа. Но если заверить ее электронно-цифровой подписью, снабдив при этом всеми необходимыми атрибутами, тогда будет изготовлен один документ в двух экземплярах, которые имеют равную юридическую силу.

Следовательно, ЭД можно приравнять, проводя аналогию:

• к юридически значимому документу - электронный документ при передаче его со всеми соответствующими атрибутами по каналам связи;
• к рабочей копии документа - электронную копию документа, которая осталась у респондента;
• ко второму экземпляру или заверенной копии самого юридически значимого документа, которые равносильны первому экземпляру - электронную копию документа, оставшуюся у респондента и заверенную электронно-цифровой подписью;
• к заверенной копии документа - его распечатку, которая заверена в установленном законом порядке.

Кроме проблем, вытекающих из рамок правового статуса ЭД, есть еще один трудный вопрос, требующий разрешения, особенно в условиях текущего развития ИТ, в частности, развитие систем электронного документооборота. Проблема заключается в том, что, в настоящее время, КИС, работающие с ЭД, в большинстве своем, оперируют документом, как целостной единицей. Такая концепция принятия документа не позволяет извлечь из документа данные, которые содержаться непосредственно внутри неструктурированного ЭД. В свою очередь, потенциальные возможности технологий «интеллектуализации» содержат множество возможностей для обработки большого количества документов и данных, содержащихся в них.

Данные, находящиеся внутри документа являются неструктурированными, следовательно, для работы с ними, а также для последующего превращения человеком данных в информацию, необходим подход, позволяющий рассматривать документ, как набор структурированных данных.

---