Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Определение процессного управления).pdf

Введение

Строительная отрасль – одна из наиболее важных отраслей любой страны, образующая до 10% ВВП. Чтобы отрасль развивалась, необходимо, чтобы элементы отрасли развивались. Согласно Росстату, в России в первом полугодии 2019 года было введено в эксплуатацию на 4,7% больше общих площадей жилых и нежилых зданий в ГНС (в габаритах наружных стен)^[1] по сравнению со вторым полугодием 2018 года. В Москве же данный показатель за первое полугодие 2019 года превысил второе полугодие 2018 года в 2,5 раза [1]. Таким образом, мы видим, что строительные компании наращивают производственные мощности, однако, как показал опыт работы в строительной компании ООО «Амтек», при наращивании производственных мощностей часто возникают проблемы внутри компании, которые в последствии затрагивают и производственные процессы. Вследствие этого компания справляется с работой не так эффективно, как могла бы, теряет прибыль, также у неё растут собственные издержки, связанные с внутренними функциями компании. В данной работе стоит вопрос анализа бизнес-процессов организации и создания рекомендательной методологической базы для их оптимизации.

Объектом этого исследования является строительная компания ООО «Амтек». Основной вид деятельности по коду ОКВЭД 2: 41.2 – Строительство жилых и нежилых зданий. Компания является крупной: офисных сотрудников – 48 человек, неофисных сотрудников – более 500 человек. Уставной капитал компании – 1 млн. рублей.

Предметом данной работы является анализ бизнес-процессов, существующих в компании, выявление их недостатков и ошибок, с последующими предложениями по оптимизации процессов.

Целью данного исследования является создание рекомендательной методологической базы по оптимизации и совершенствованию основных бизнес-процессов компании ООО «Амтек».

В данном исследовании выдвигается гипотеза, состоящая в том, что, при изучении существующих бизнес-процессов компании ООО «Амтек», будут выявлены конкретные недостатки бизнес-процессов, исправление и изменение которых повлечет за собой улучшение внутреннего взаимодействия в компании, улучшения во взаимодействиях со сторонними агентами рынка и, как следствие, увеличению эффективности работы компании, росту прибыли и укреплению позиций на строительном рынке России.

Для достижения поставленной в данном исследовании цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Проанализировать деятельность компании и выявить основные бизнес-процессы компании.
2. Опросить сотрудников компании и собрать актуальные данные по проблемам в работе компании.
3. Сопоставить проблемы, возникающие у сотрудников, с бизнес-процессами компании, выявить проблемные бизнес-процессы.
4. Проанализировать проблемные бизнес-процессы посредством моделирования, найти недочеты процессов.
5. Проанализировать проблемные участки процессов, предложить улучшения, если это возможно.
6. Построить модель «как должно быть» с учетом выявленных ошибок или недостатков и предложенных улучшений.
7. Проанализировать оптимизированные бизнес-процессы на предмет эффективности.

В данной работе будут использованы следующие теоретические и эмпирические методы исследования:

• Анализ деятельности компании по средствам наблюдения.
• Анкетирование сотрудников, последующая обработка собранных данных и их анализ.
• Сопоставление данных наблюдений и анкетирования с последующим их анализом.
• Моделирование бизнес-процессов компании по средствам методологии ARIS EPC и последующий их анализ.
• Подбор решений с использованием анализа опросов сотрудников и прочего сбора данных.
• Сравнительный анализ моделей бизнес-процессов на предмет эффективности посредством мысленного эксперимента.

Основы процессного управления и моделирование

Определение процессного управления

Операция – простейшее не составное действие, которое ведет к получению конкретного результата.

Бизнес-процесс – совокупность или последовательность логически связанных операций или процессов, составляющих единое целое, выполняющих одну общую задачу, имеющую ценность для конечного потребителя процесса. Бизнес-процессы бывают разных степеней детализации, в зависимости от этого составляющие части описываемого процесса могут быть простейшими операциями или же вложенными процессами (процессы, не расписываемые на более простые операции при данном уровне детализации) [3]. Существует несколько видов классификации бизнес-процессов, в одной из наиболее распространенных различают три вида бизнес-процессов [4]:

• Основные бизнес-процессы – это ключевые процессы в организации, как правило, связанные с конечным продуктом производства, существуют для получения доходов организации.
• Обеспечивающие бизнес-процессы – процессы, создающие инфраструктура на предприятии, существуют для поддержки основных бизнес-процессов организации.
• Бизнес-процессы управления – процессы, связанные с основными управляющими задачами в организации, например, стратегический менеджмент.

Также иногда выделяют ещё один вид бизнес-процессов в организации – бизнес-процессы развития. К этим процессам относятся процессы, целью которых является совершенствование и развитие организации, а также получение прибыли в долгосрочном периоде.

Бизнес-процессы в организации также разделяют по типам: горизонтальные и вертикальные процессы. Горизонтальные процессы относятся к кросс-организационным процессам, как правило, такие процессы связаны с производством в компании и проходят через все или большинство отделов. Вертикальные же процессы обычно направлены на контроль и идут от производства к высшему менеджменту компании [5].

Вход процесса – Различные ресурсы или источники данных, которые необходимы для начала выполнения бизнес-процесса. Как правило, перерабатываются внутри процесса для получения необходимого результата. Являются неотъемлемой частью процесса (процесс, не имеющий входа, называется враждебным процессом и является одной из грубых ошибок создания бизнес-процесса).

Выход процесса – результат, полученный в итоге исполнения бизнес-процесса. Является необходимой частью бизнес-процесса (при отсутствии выхода процесс является непродуктивным, либо называется процессом с отсутствием вывода, что является ошибками бизнес-процессов) и может представлять из себя как конечный, так и промежуточный продукт или данные, например, документы или отчёты, необходимые для последующей деятельности.

Событие – необходимое условие для возможности определить, что конкретная операция закончена и/или необходимо начать исполнение следующей операции.

Интерфейс – участок бизнес-процесса, на котором задействовано более одного подразделения компании (кросс-функциональный или кросс-организационный процесс).

Владелец процесса – человек, отвечающий за исполнение процесса, контролирующий ход бизнес-процесса или выполняющий его, и, как следствие, несущий ответственность за качество исполняемого процесса. Также может пользоваться результатами бизнес-процесса.

Архитектор процессов – человек, отвечающий за создание бизнес-процессов, а именно их описание и проектирование.

Процессный аналитик – человек, отвечающий за внедрение бизнес-процессов в организацию, мониторинг их эффективности и их оптимизацию.

Клиент процесса – человек или организация (может относиться как к стороне владельца процесса, так и к контрагенту), пользующиеся результатами бизнес-процесса.

Реинжиниринг бизнес-процессов – глобальное и радикальное перепроектирование бизнес-процесса с целью достижения им максимальной эффективности.

Оптимизация бизнес-процессов – непосредственная разработка и реализация мер по совершенствованию (реорганизации, реинжинирингу) бизнес-процессов компании.

Организация имеет не менее важную роль, так как от неё зависит реализация бизнес-процесса и, как следствие, продукта. При выполнении данной функции управления необходимо донести до сотрудников компании результаты планирования, а именно: задачи, сроки, зоны ответственности. Для автоматизации данного этапа управления можно использовать различные HRM системы^[2].

Контроль – функция, осуществляемая на протяжении всей деятельности бизнес-процесса. Для упрощения контроля в организации могут быть введены различные стандарты. Контроль осуществляется по проделанной работе на предмет её качества, соблюдения сроков и объемов. Данный элемент управления необходим при любом подходе к управлению организацией.

Мотивация важна для сотрудников, отвечающих за выполнение бизнес-процесса. Чем больше сотрудник заинтересован в качественном выполнении своих задач, тем лучше он выполнит свою работу. В процессном подходе мотивация тоже является процессом и должна быть спланирована и организована.

• 1. Особенности процессного управления в строительстве

Гусаков А. А., советский и российский ученый, создатель научной школы системотехники в строительстве, определил строительство как сложный динамический открытый процесс. Это обусловлено тем, что любая строительная организация постоянно находится в состоянии изменения и адаптации. Внутри организации непрерывно осуществляются различные процессы, как по внутренним взаимодействиям, так и по взаимодействиям с внешними контрагентами. Постоянно меняются строительные объекты, их степень готовности и этапы строительства. Также меняются методы и материалы работ, кадровый состав [7].

Управление в строительном бизнесе отличается от управления бизнесом в других отраслях своей сложностью и неоднородностью. Классификация строительных организаций включает в себя множество различных факторов, по которым можно разделить строительные компании. В наиболее популярной классификации компании делят по характеру договорных отношений (генподряд, субподряд), по виду выполняемых работ (общестроительные, специализированные), по видам строительства (промышленные, жилищно-гражданские, транспортные и другие), по району деятельности (городского, регионального типов), по численности работающих (малые, средние, крупные) [8].

Однако несмотря на различия, строительные организации имеют характерные черты, отличающие их от организаций другой сферы деятельности. Исходя из этого, большинство строительных компаний можно представить как совокупность трёх систем, которые в свою очередь являются совокупностями бизнес-процессов различных видов, а именно:

• Производственная система – включает в себя основные бизнес-процессы, то есть, отвечает за преобразование входных ресурсов в конечный продукт.
• Социальная система – включает в себя обеспечивающие (вспомогательные процессы), задача которых предоставить сотрудникам компании условия для профессиональной самореализации в соответствии с задачами компании.
• Хозяйственная система – включает в себя управляющие процессы, которые определяют ключевые особенности управления организацией, например – стратегию реализации продуктов инвестиционной деятельности.

Представление строительной организации как сложной динамической системы можно визуализировать с помощью следующей схемы (Рисунок 1).

Рисунок 1. Строительная компания как сложная система

Классификация самих бизнес-процессов тоже уникальна в строительной отрасли. Наиболее часто используемая классификация для строительных организаций включает в себя следующие виды бизнес-процессов [9]:

• Основные (базовые) бизнес-процессы – участвуют в формировании основного дохода предприятия. Напрямую взаимодействуют с ресурсами компании.
• Обеспечивающие (снабжающие) бизнес-процессы – отвечают за преобразование входных ресурсов в надлежащий вид, требуемый в основном бизнес-процессе, поддерживают инфраструктуру предприятия.
• Учётные бизнес-процессы – обеспечивают учет на предприятии, в них входят процессы налогового учета, финансового учета, управленческого учета.
• Развивающие бизнес-процессы – способствуют развитию предприятия, наращиванию оборотных мощностей организации, служат для получения прибыли в долгосрочном периоде.