Файл: Организация и коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере конкретной организации).pdf

На актуальность вопросов проверки контрагентов обратила внимание и ФНС России в письме от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124, настоятельно посоветовав налогоплательщикам самостоятельно, проявляя должную осмотрительность, проверять правовой статус налогоплательщиков.

Сразу оговоримся, что законодательством не предусмотрена обязанность проверять контрагентов по признакам добросовестности.

Но доначисление налогов, наложение штрафных санкций, отказ в возврате НДС – это далеко не весь перечень рисков, которым подвергнется ваша организация, если заключит договор с «неблагонадежным» партнером.

С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен ст. 173.1, предусматривающей уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок». Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 № 419-ФЗ.

Правильно организовав проверку контрагента, вы сможете доказать проверяющим органам, что ваша организация проявила должную осмотрительность перед заключением договора, и тем самым снизить свои риски!

Теперь попробуем разобраться, на каком этапе договорной работы лучше проверять контрагента, вопрос этот достаточно спорный. Объясним почему:

в Схеме 1 такую проверку предлагается производить в начале, сразу после подбора одной или нескольких подходящих организаций;

Схема 1 Этапы договорной работы

но многие компании осуществляют такую проверку на стадии согласования договора, когда проект уже подготовлен: потрачены силы и время на переговоры и оттачивание условий сделки, на которых стороны готовы сотрудничать, и только потом проект договора направляется для проверки контрагента в соответствующее подразделение, и тут вдруг может выясниться, что контрагент неблагонадежен. Например, компания контрагента зарегистрирована по адресу массовой регистрации либо имеет задолженность по уплате налогов или предоставлению налоговой отчетности. А могут быть обнаружены и другие признаки неблагонадежности. Тогда от сделки вы отказываетесь и получается, что время-то и усилия сотрудников вашей организации были потрачены впустую!

Поэтому рекомендуется осуществлять проверку контрагента до этапа подготовки проекта договора.

Теперь самое время вспомнить о творческом подходе, т.к. нельзя всех контрагентов «причесывать под одну гребенку». К «новичку» и давнишнему партнеру, с которым у вас многолетнее положительное сотрудничество, должен быть разный подход. К только что зарегистрированной фирме и госкорпорации – тоже.

Проанализировав договоры, заключаемые компанией,  стоит определить:

цели и задачи проверки контрагентов;

группы риска заключаемых договоров (например, могут быть определены несколько групп риска: высокая, средняя и низкая; критериями могут стать суммы договоров, их разновидности и др..

на каком этапе договорной работы осуществляется проверка контрагентов, с которыми заключаются договоры той или иной группы риска;

можно создать не один, а несколько перечней запрашиваемых у контрагента документов: чем выше степень риска заключаемого договора, тем больше документов запрашиваем для проверки;

критерии, по которым будут проверяться контрагенты (в том числе с использованием сайта ФНС России), а также, кто в вашей организации по каким критериям будет осуществлять проверку;

будет ли привлечена специализированная организация для осуществления проверки контрагента (что становится все более распространенным явлением в последнее время). Если да, то определить, для каких договоров это необходимо (например, приобретение бизнеса / предприятия требует полной проверки деятельности компании, в то время как приобретение компьютеров или расходных материалов к ним требует совершенно другого подхода);

порядок взаимодействия работников вашей организации с теми, кто будет осуществлять проверку контрагентов (этим может заниматься один или несколько отделов либо конкретные должностные лица);

сроки проверки контрагента в соответствии с группами риска для планирования, понимания общего времени, необходимого для заключения договора и его исполнения;

требования к участнику закупки для включения в документацию закупки в случае, если компания осуществляет закупочные процедуры, в т.ч. в соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (например, участник не должен находиться в процессе ликвидации (для юридического лица) / прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя или он не должен быть признан по решению суда банкротом);

порядок документирования процесса проверки контрагента:

разработка формы запроса о проверке контрагента с указанием перечня данных, необходимых для проверки, который направляется внутри вашей организации от инициатора заключения договора в отдел (или сотруднику), отвечающий за проведение проверки контрагента

каким образом фиксируется результат проверки. Как правило, большинство потенциальных партнеров проверяются по утвержденному списку критериев, алгоритму и оказываются благонадежными, потому не имеет смысла составлять об этом отдельный детальный документ – легче предусмотреть соответствующие графы в форме заявки (как в Примере 8). Если ответ по контрагенту «у службы безопасности» однозначно «запретный», то это можно вписывать туда же. Но когда к контрагенту есть замечания и руководителю необходимо взвешивать «плюсы» и «минусы», чтобы решиться на заключение сделки, вот в этой ситуации имеет смысл составить отдельный документ о результатах проверки, например служебную записку. При большом числе проверяемых контрагентов такой подход оптимален.

ответственность лиц, осуществляющих проверку контрагентов.

Регламентировать проверку контрагентов можно:

в соответствующем разделе Договорного регламента или создать для этих целей отдельный локальный нормативный акт. Эти варианты равнозначны. Какой из них выбрать – решать вам. В некоторых организациях предпочитают иметь несколько документов по вопросам договорной работы, т.к.: их можно разрабатывать и вводить в действие последовательно; ими будут руководствоваться разные подразделения / группы сотрудников. Но кому-то больше нравится единый документ (ведь содержание и предметный указатель и в длинном тексте помогут быстро находить нужные фрагменты);

одним приказом о проверке контрагентов в организации, что характерно для небольших компаний, где количество заключаемых договоров мало, работает небольшое число сотрудников и осуществлять проверку можно поручить одному человеку, ведь зачастую в таких небольших компаниях даже отсутствует служба безопасности;

отдельными приказами на проверку конкретных контрагентов . Этот вариант может быть предусмотрен и самим Договорным регламентом для проверки контрагентов, которые требуют каких-то специальных дополнительных проверок, например запросов в налоговую службу. Также такой вариант может использоваться в течение переходного периода, когда регламент проверки контрагентов еще находится в стадии разработки, а проверки проводить уже необходимо.

Глава 2. Анализ технологий взаимодействия предприятия с контрагентами

2.1 Краткая экономическая характеристика ООО «Торговый дом «Сириус»

Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Сириус» является предприятием с частной формой собственности.

Общество учреждено в 2010 году. Основными видами деятельности организации являются: оптовая торговля канцелярскими товарами, строительными материалами, а также прочая оптовая торговля.

Целью деятельности торговой организации является удовлетворение спроса потребителей на строительные материалы, мебель, канцтовары и бытовую химию.

Приведенные в таблице 1 показатели позволяют охарактеризовать ООО «Торговый дом «Сириус» как достаточно автономное предприятие, которое имеет положительную динамику значений коэффициента автономии с 2013 по 2014 год. Однако в 2013 и 2014 годы отмечено его снижение. В 2015 году показатель свидетельствует о том, что торговое предприятие имело не более 40% собственных средств для формирования имущества.

Значение коэффициентов ликвидности свидетельствует о недостаточном количестве мобильных активов организации для выполнения своих обязательств перед кредиторами.

Также являются негативными показатели, которые характеризуют финансовую устойчивость ООО «Торговый дом «Сириус», размер которых не достигал нормативного значения на протяжении всех исследуемых пяти лет, хотя и были близки к рекомендуемым.

Таблица 1

Анализ финансового состояния ООО «Торговый дом «Сириус» за 2013-2015 гг.

Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами показывает, что их у предприятия достаточно. Наименьшее его значение отмечено в 2015 году, наибольшее  в 2014. В 2014 году отмечен его рост, но в 2015 году  снова снижение.

Несмотря на то, что собственных средств у предприятия достаточно (о чем свидетельствовал коэффициент автономии), коэффициент маневренности не достигает нормативного уровня, а это значит, что текущие обязательства с 2013 по 2015 годы превышали оборотные активы.

Далее проанализируем деловую активность ООО «Торговый дом «Сириус» на основании данных, представленных в таблице 2.

Общий коэффициент финансовой активности предприятия имел наименьшее значение в 2013 г., наибольшее  в 2015 г.  1,56.

Таблица 2

Анализ деловой активности ООО «Торговый дом «Сириус» за 2013-2015 гг.

Коэффициент оборачиваемости всего капитала свидетельствует, что наивысшей капиталоотдача была в 2013 году, затем постепенно снижалась и в 2015 году до 8,34, что является отрицательной тенденцией.

Анализ других показателей выявляет, что быстрее всего капитал ООО «Торговый дом «Сириус» оборачивался в 2013 году, затем наблюдалось его снижение к 2015 году более, чем в 2 раза.

Необходимо отметить, что коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности на протяжении 2013-2015 годов также снижался.

Все это свидетельствует о снижении деловой активности ООО «Торговый дом «Сириус».

2.2 Организация взаимодействия предприятия с контрагентами