Файл: Организация и коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере конкретной организации).pdf

Проблема невозможности совершения сделок в электронной форме между поставщиками и производителями товаров уже более трех лет обсуждается в России на самом высоком уровне. В основном этот посыл идет от крупных западных компаний, активно использующих электронные документы в своей деятельности за рубежом.

В чем проблема в России?

Не имеет смысла заключать договора в электронной форме, если все факты хозяйственной жизни предприятия подлежат оформлению первичными учетными документами в бумажном виде.

Первичные учетные документы содержат сведения о хозяйственных операциях, пр ов одимых предприятием, и с оставляются в м омент пр оведения операции или неп осредственн о п о ее завершении. К таким д окументам относятся различные виды накладных, счет-фактура, акт приемки т овара и т. д.

Ср ок хранения в бумажн ом виде, например, счета-фактуры с оставляет четыре г ода. Органам власти и к онтрагентам первичную д окументацию необх одим о пред оставлять именн о на бумаге^[9].

Однак о пр облема не т ольк о в хранении дел овых бумаг. Осн овные издержки прих одятся на их п одг от овку, п оиск и устранение ошиб ок, передачу к онтрагентам и т ольк о п от ом на хранение.

П о различным оценкам, об ор от первичных учетных д окумент ов с оставляет 80% д окумент о об ор ота к омпании.

Объем об ор ота к омпаний, участв овавших в исслед овании, существенно варьируется. Так, в рамках анкетир ования были опр ошены 8 к омпаний с год овым об ор от ом, не превышающим 25 млн д олл., и 11 к омпаний с об ор от ом б олее 500 млн д олл. в г од. Средняя численн ость с отрудник ов с оставила ок ол о 2,3 тыс. чел.

Опрашивались т ольк о те предприятия, у к от орых внедрена интегрированная инф ормаци онная система. К так овым отн осятся SCM (Supply chain management); ERP (Enterprise Resource Planning); CRM (Customer Relationship Management); BIS (Business Intelligence Solutions) и др.

Осн овная часть издержек (41% от их общег о числа), в озникающих при исп ольз овании бумажн ог о д окумент о об ор ота, п о мнению к омпаний, приходится на изг от овление бумажных д окумент ов, включая расх оды на бумагу, картриджи для принтер ов и ксер окс ов, электр оэнергию и т. д. В равн ой степени затратными представляются пр оцессы п оиска и устранения ошиб ок в документах (расх оды на с одержание и организацию раб от так называемых «отдел ов сверки») и передачи д окумент ов к онтрагентам (расх оды на п огрузку и трансп ортир овку д окумент ов, оплата телеф онных перег ов ор ов и иных видов связи) - в среднем по выборке издержки данных видов составили 15% от общего объема затрат. Примерно по 10% совокупных издержек приходится на хранение документов и их предоставление органам власти. Наименьшего объема затрат требуют поиск бумаг в архивах и выплаты пени и штрафов органам власти.

В целом сотрудники 82% компаний считают, что возможность обмена и хранения первичных учетных документов только в электронной форме отразилась бы положительно на деятельности организации.

Стоит отметить, что предварительная оценка реальных возможностей компаний по снижению цен возможна скорее с теоретических позиций: полный переход на электронную форму оборота документов в масштабах всей экономики, при условии своей окупаемости, вероятно, приведет к разворачиванию ценовой конкуренции между производителями и снижению уровня цен на рынке. В ситуации же, когда лишь часть представителей определенного сектора готова к внедрению систем электронного документооборота, снижение издержек будет скорее рассматриваться как частное конкурентное преимущество, поэтому едва ли существенным образом отразится на ценовой политике фирмы^[10].

В ходе опроса специалисты также проверяли наличие на рынке специализированного программного обеспечения, позволяющего уже сейчас внедрить в практику работы компаний электронный документооборот.

Три четверти ответивших (75%) готовы в той или иной степени внедрять необходимое ПО; еще 21% будут готовы внедрять его в случае, если получат информацию о положительном опыте других предприятий.

Первичные учетные документы предоставляются органам государственной власти, в первую очередь налоговым органам, в ходе проведения проверок и других мероприятий. Среднее количество первичных документов, предоставляемых опрошенными предприятиями в фискальные органы, - около 20 тыс. шт. в год.

Ответы на вопрос о том, какими должны быть механизмы хранения документов и предоставления их в фискальные органы и суды, сведены в таблице. На основании этих данных можно сделать вывод, что в целом респонденты готовы переходить на обмен документами с государственными органами власти в электронном виде, и в первую очередь это касается работы с фискальными органами. Возросшие за последнее время государственные бюджетные расходы в области информатизации позволяют уже сейчас создавать механизмы анализа документов в электронной форме. Конечно, для того чтобы говорить о позиции всех отечественных компаний, следовало бы провести более внушительную выборку. Но уже по имеющимся данным можно сделать ряд выводов. Результаты опроса свидетельствуют о готовности предприятий в случае изменения законодательства перейти на осуществление транзакций в электронном виде, а также об осознании последствий этого перехода.

В дополнение приведем ряд обоснований, доказывающих эффективность внедрения в России юридически значимого электронного документооборота для предприятий, потребителей и государства в целом.

Перечислим лишь некоторые эффекты от внедрения электронного юридически значимого документооборота в России.

Для производителей (поставщиков):

• повышение скорости осуществления транзакции;
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, повышение исполнительской дисциплины;
• уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;
• снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов;
• сокращение расходов по выплате штрафов и пени фискальным органам;
• расширение возможностей обеспечения бесперебойного снабжения продукцией и планирования за счет организации устойчивых логистических цепочек.

Для потребителей:

• повышение качества обслуживания;
• снижение стоимости товаров и услуг.

Для государства в целом:

• экономия на накладных расходах на транспортировку документов, полученных от предприятий по запросу, высвобождение архивных площадей и т. д.;
• повышение оперативности и качественного уровня фискальных проверок и, как следствие, совершенствование налогового администрирования;
• стимулирование деловой и инвестиционной активности иностранных компаний, активно использующих системы электронного документооборота за рубежом;
• расширение границ рынков российских компаний, внедривших информационные технологии в практику делопроизводства;
• стимулирование конкуренции на рынке информационно-коммуникационных технологий и услуг, в том числе повышение качества специализированного ПО и услуг провайдеров;
• увеличение количества транзакций в экономике страны в целом и, соответственно, рост экономики страны в целом.

Д о сих п ор мы обсуждали т ольк о пр облему изменения действующег о зак он одательства в отн ошении электр онн ог о д окумент о об ор ота. Н о есть и еще одна сл ожн ость, связанная с применением в д окументах электр онн о-цифр ов ой п одписи (ЭЦП).

Дел о в т ом, чт о на сег одняшний день ЭЦП п олучила распр остранение тольк о в рамках к орп оративных систем с исп ольз ованием услуг одн ог о уд остоверяющег о центра. Шир ок ое взаим одействие юридических лиц, исп ользующих услуги разных уд ост оверяющих центр ов, анал огичн о п ольз ованию услугами разных пр овайдер ов, не налажен о и нев озм ожн о, в т ом числе п о причинам, указанным выше. Т о есть стимулир ование предприятий п о широкому применению электр онных п одписей напрямую зависит от пред оставления г осударств ом в озм ожн ости с оздавать, принимать и п олучать, учитывать и хранить первичные учетные д окументы т ольк о в электр онн ом виде.

Чт о нужн о для эт ог о сделать? В первую очередь с оздать усл овия для применения бизнес ом электр онных д окумент ов при осуществлении транзакций и признания их в качестве юридически значимых к онтр олирующими органами власти и судами. Для эт ог о не обх одим о:

1. Внести изменения и д оп олнения в часть вт орую Нал ог ов ог о к одекса Р оссийск ой Федерации и в федеральный зак он « О бухгалтерск ом учете» в части с оздания в озм ожн ости об ор ота и хранения д окумент ов т ольк о в электрон ом виде.

2. Разраб отать и утвердить с о ответствующие п одзак онные акты.

3. Разработать саморегулируемыми организациями национальный стандарт, определяющий ф орматы хранения первичных учетных д окумент ов в виде электр онн ог о д окумента, и од обрить его г осударственными органами.

Представляется, чт о предприятия п о с оглашению сторон в ходе осуществления транзакций будут обмениваться д окументами в любых ф орматах, при эт ом д оп олнительн о хранить д окументы в од обренн ом стандарт ом ф ормате. Впр очем, обмен м ожет пр оисх одить и в од обренн ом стандарт ом ф ормате; в случае утверждения п оследнег о органы власти д олжны с оздать условия для приема п од обных д окумент ов т ольк о в электр онн ом виде.

Ф ормат документа д олжен быть открытым.

4. Создать условия, при которых контролирующие органы в ходе осуществления контрольно-надзорной деятельности смогут использовать электронные документы без запроса бумажных копий.

5. Провести пилотный эксперимент на базе крупной прозрачной компании, в ходе которого будет отработана возможность проведения контрольно-надзорных мероприятий с использованием только электронных документов.

6. В целях сокращения издержек государства по обработке и бумажных, и электронных документов создать условия по стимулированию перехода предприятий на электронный документооборот.

7. Создать аналогичные условия для приема документов только в электронном виде другими исполнительными органами государственной власти, куда субъекты предпринимательства обязаны их предоставлять по запросу (судами, органами следствия и дознания, Государственной Думой).

Организация электронного взаимодействия хозяйствующих субъектов и государственных органов в целях повышения качества и эффективности управления государством - одна из важнейших задач и приоритетов современного общества. Постоянно растут объемы документооборота между бизнес-структурами и государственными органами, уполномоченными законодательством на прием и обработку различного рода данных. Соответственно увеличиваются объемы информации и количество показателей, обрабатываемых в государственных информационных системах. Осознание роли государственных структур как источников сервиса для граждан и предприятий приводит, в свою очередь, к увеличению потока документов и в обратном направлении - нормативно-правовая, справочная информация, другие сведения передаются хозяйствующим субъектам по их запросам.

Основной проблемой при этом остается состояние среды, в которой происходит это взаимодействие. Если на обоих концах канала передачи информации в подавляющем большинстве случаев находятся современные автоматизированные информационные системы, которые эффективно и качественно обрабатывают получаемую информацию, то канал можно сравнить с бухгалтером предприятия, который перевозит на общественном транспорте  толстые папки отчетов, или же с почтовой посылкой опять же с многочисленными бумагами. Столь явное несоответствие между качеством и пропускной способностью используемых каналов передачи информации и систем обработки данных приводит к тому, что последние  загружены отнюдь не на полную мощность.

Существенно повысить качество систем обработки информации можно, если перевести процесс взаимодействия между ними исключительно на электронные рельсы. Именно передача данных в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи является единственным способом взаимодействия для современных информационных систем.

Организовать электронный документооборот между хозяйствующими субъектами и государственными структурами можно двумя путями. Первый подход представляет собой схему документооборота «каждый с каждым». Хозяйствующие субъекты направляют данные непосредственно адресату. Например, налогоплательщик отправляет зашифрованные и подписанные отчеты по электронной почте напрямую в инспекцию. Второй подход - это схема «единого окна», предусматривающая, что пользователь взаимодействует только с сервером оператора системы.

Схема «каждый с каждым», несмотря на привлекательную, на первый взгляд, простоту, имеет неустранимые недостатки, а именно:

 - отсутствие универсальности. Этот недостаток заключается в том, что легко работать напрямую с одним контрагентом, но когда контрагентов становится больше, система сразу становится дорогой и сложной для конечного пользователя. Ведь ему приходится поддерживать и обновлять отдельные программные пакеты для каждого ведомства, с которым он осуществляет безбумажный документооборот;

 - плохая масштабируемость, так как настройка каждого дополнительного направления обмена требует специальных операций на стороне пользователя. Например,  приходится «прописывать» адрес получателя и его открытый ключ, тестировать соединение и т. д.;

 - невозможность контроля качества и трудности  разрешения проблемных  ситуаций с государственным органом. Такие ситуации могут возникать, например, при потере того или иного документа при передаче его по каналам связи либо при возникновении спора о времени формирования и отправки документа.