Файл: Организация и коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере конкретной организации).pdf

Руководящие органы смешанных компаний такие же, как и в частных акционерных обществах. Различие заключается в том, что высшие должностные лица могут не избираться акционерами, а назначаться соответствующими министерствами и ведомствами.

Доход смешанных обществ распределяется в виде дивидендов государству и частным акционерам. Кроме того, смешанные компании имеют более широкие возможности, чем государственные корпорации, пользоваться заемными средствами.

Хозяйственная деятельность смешанных компаний осуществляется на коммерческой основе. Однако для наиболее важных для экономики страны компаний могут устанавливаться планы, разрабатываемые их администрацией совместно с соответствующими министерствами и ведомствами. По сравнению с государственными корпорациями они пользуются большей хозяйственной самостоятельностью.

Деятельность смешанных компаний подлежит публичной отчетности. Обычно они издают ежегодные годовые отчеты, в которых публикуются такие же сведения, что и в годовых отчетах частных компаний. Финансовые отчеты составляются по единой форме для всех акционерных обществ данной страны.

1.2 Организация работы с контрагентом

Основной задачей хозяйственной деятельности является получение прибыли. Для получения такой прибыли субъекты хозяйствования вынуждены вступать в правоотношения с иными субъектами: будь-то поставщики, продавцы, исполнители работ и услуг или покупатели, клиенты, заказчики.

В ходе выполнения задачи по получению прибыли рано или поздно встает вопрос - как организовать такие правоотношения. С одной стороны, необходимость организации такой работы диктует нам обязанность вести бухгалтерский и налоговый учёт. С другой стороны, хочется определённых гарантий выполнения обязательств со стороны контрагента, поскольку, от выполнения им таких обязательств зависит выполнение обязательств с другой стороны, а от этого уже зависит и деловая репутация. Попробуем разобраться с отношениями возникающими при осуществлении Вами хозяйственной деятельности: рассмотрим немного теории и много практических вопросов^[4].

Многие менеджеры предприятий, организаций, физические - лица предприниматели сталкиваются с проблемами организации работы с контрагентами. Но, как правило, организовывается только ведение бухгалтерского учёта, подготовка договоров. Зачастую, к решению задачи организации подходят халатно - скачали подобный договор из сети Интернет и подписали акты выполненных работ после выполнения хозяйственной операции. Такой подход прост, без финансовых и временных затрат, но не даёт Вам никаких гарантий выполнения, кроме как добросовестность контрагента. С увеличением объемов хозяйственной деятельности будет и увеличиваться объём контрагентов. В таком случае только доверия будет мало.

На практике, типовые договора, которые скачали из интернета часто давали сбои и не обеспечивали возможность быстрого и качественного выполнения обязательств со стороны контрагента. В основном, такие «скачанные» договора были недостаточно качественные и имели лазейки для уклонения от выполнения обязательств контрагентами. Итак, рассмотрим один случай из практики: в большинстве договоров предусмотрена обязанность поставщика, продавца, исполнителя предоставлять счета к оплате.

Контрагент не выполнил условий такого договора и компания обращается в суд. И вот когда дело доходит до суда оказывается, что поставщик, продавец, исполнитель не могут доказать, что такие счета были получены контрагентами в следствии чего суд обоснованно приходил к выводу, что имеет место просрочка кредитора, а обязанность у должника еще не возникла. Таких зацепок очень много^[5].

Некачественные договора часто лишали возможности получить своевременное выполнение обязательств по ним, а рассмотрение в судебном порядке переходило в долгие судебные тяжбы. Иногда из-за некачественных договоров и вовсе можно лишиться такой возможности, что каждый раз может привести к существенным убыткам.

С другой стороны, когда договора предлагались поставщиками, продавцами, исполнителями работ и услуг, при появлении проблем, обнаруживалось, что данные договора заключены на кабальных условиях, при которых покупатели, клиенты, заказчики находились в неравных условиях, ограничивались в правах, в то время как контрагенты наделялись огромным объёмом прав и не несли ответственности за ненадлежащее выполнение условий такого договора. В большинстве случаев такие договора не предусматривают или ограничивают процедуру предъявления претензий в случае некачественного исполнения его условий контрагентом.

Только качественно составленный договор может обеспечить надлежащее выполнение обязательств, своевременность проведения расчётов между контрагентами. И, как итог, выполнение основной задачи любой хозяйственной деятельности - получение прибыли.

Сам по себе договор без организации фиксирования результатов совершённых хозяйственных операций является недостаточным. Еще один пример из практики: достаточно распространённой практикой налоговой инспекции было признание договоров фиктивными лишь на том основании, что отсутствует первичная бухгалтерская документация, которая б подтверждала реальность сделки. Причина отсутствия первичной бухгалтерской документации часто была основанием для отказа в удовлетворении судами исков о взыскании задолженности. Организация фиксирования результатов совершённых хозяйственных операций является немаловажной частью организации работы с контрагентами.

Качественным может быть только тот договор, который максимально индивидуально описывает бизнесс-процесс, предусматривает надлежащую и при этом простую фиксацию выполнения хозяйственной операции.

Немаловажным, но достаточно существенным является процесс организации работы с просроченной дебиторской задолженностью. Своевременное проведение инвентаризаций дебиторской задолженности (сверка взаиморасчётов) выявляет наличие или отсутствие спора о такой задолженности, конкретизирует предмет спора. Ведение претензионной работы является достаточно эффективным инструментом в урегулировании существующих споров. Своевременная исковая работа обеспечивает эффективное взыскание средств.

Выпадение одного из ранее указанных элементов усложняет или делает невозможным взыскание вреда. Основным моментом организации работы с дебиторской задолженностью является своевременность такого ведения. Я думаю, многие из Вас слышали про сроки исковой давности, но, скорее всего, не все знают о ней. Например, срок исковой давности для штрафных санкций установлен специальной длительностью в один год. В связи с ранее указанным, в случае значительного количества контрагентов, большого штата, наличия удалённых подразделений крайне необходимо урегулировать работу с дебиторской задолженностью.

Учитывая изложенное выше, организация работы с контрагентами должна быть налажена от физических лиц-предпринимателей до крупных холдингов. Отсутствие организации с контрагентами рано или поздно принесёт существенные убытки, которые несопоставимы с затратами по организации такой работы.

Организация работы, на мой взгляд, должна проходить на основе принципа индивидуализации с конкретными бизнес-процессами. В связи с чем, организация такой работы должна начинаться с продавца, слесаря или иного работника, который непосредственно участвует в работе с контрагентом и заканчиваться главным бухгалтером и руководителем, включая всех остальных сотрудников.

Второй принцип - это урегулированность. Работа с контрагентами должна быть чётко распределена между сотрудниками,  каждый сотрудник обязан знать, что он должен делать, в какие сроки, не должно быть выполнения одной функции разными сотрудниками, поскольку в таком случае она не будет выполнятся никем. Урегулирование такой работы должно быть на уровне поднормативных актов (приказов, инструкций, положений)^[6].

Третий принцип - принцип индивидуальной ответственности. Каждый сотрудник должен нести ответственность за свой участок работы. Только возложение дисциплинарных взысканий за ненадлежащее выполнение своих обязанностей исключит халатность сотрудников.

Четвертый принцип - использование опыта. Опыт, полученный в хозяйственных и налоговых спорах, как по конкретному субъекту хозяйствования,  так и в подобных отношениях должен быть учтен при построении работы с контрагентами. Без учёта такого опыта организация работы с контрагентами будет абсолютно бессмысленной.

В процессе деятельности любой компании возникает множество контактов с другими фирмами, компаниями и частными лицами, то есть, поставщиками, субподрядчиками, клиентами или покупателями. При этом, от организации хранения, удобства и быстроты поиска и полноты информации о таких контрагентах не в малой степени зависит и успешность самой компании. Также, пожалуй, стоит сказать о том, что информация эта должна быть хорошо защищена, чтобы исключить ее потерю, случайную или намеренную ее утечку. Ведь, например, информация о ваших постоянных клиентах будет очень интересна вашим прямым конкурентам и может быть использована для переманивания их от вас, а значит, приведет к убыткам^[7]. 

Естественно, что вполне логичным будет использование автоматизированных компьютерных систем с высокой степенью защиты информации для решения подобной задачи. Однако, при кажущемся многообразии таких систем на современном рынке, доверия и внимания заслуживают лишь несколько из них и одной из таких систем, которая позволяет, в том числе, решить и выше оговоренную проблему, является система управления предприятием bb workspace. Помимо решения множества других повседневных задач, возникающих в работе любой компании, система bb workspace содержит модуль bb crm, который еще называют визуальным слоем, обеспечивающим работу с клиентами и контрагентами. 

Основными особенностями этого слоя, как и в целом системы bb workspace, является простота и наглядность работы с информацией. Помимо полных анкетных данных о поставщике или покупателе, а также его контактной информации, визуальный слой bb crm позволяет вести полную историю взаимоотношений с контрагентами, планировать встречи и телефонные звонки. То есть, помимо хранения обширной справочной информации, слой bb crm системы bb workspace выполняет роль довольно мощного органайзера, который не позволит пропустить важную встречу или забыть о необходимости сделать телефонный звонок в заранее оговоренное время. Естественно, что такая пунктуальность сотрудников компании, которые используют в своей работе систему bb workspace, разработанную компанией «Дабл Би», положительно скажется на имидже как руководителя компании, так и самой компании в целом^[8]. 

Стоит также отметить, что возможности этого визуального слоя этим не ограничиваются. Есть возможность объединять клиентов и контрагентов в целевые группы, использовать информацию из этого слоя для автоматизированной подготовки различных документов, например, рекламных рассылок, в которые будут подставляться реквизиты клиента, выполнять анализ активности клиентов и анализировать ценность каждого из них для фирмы. В то же время, система обеспечивает высокую надежность хранения данных, основанную на клиент-серверной технологии и современной системе управления базами данных, их резервированию и ограничению доступа к ним сотрудников в зависимости от их полномочий.

1.3 Выбор контрагента

Принятие решения о заключении договора обычно связано с необходимостью приобретения (закупки) товаров, работ, услуг или их продажи. Оно должно осуществляться компетентным лицом.

Выбор контрагента может производиться одним из следующих основных способов, в т.ч. предусмотренных законодательством для отдельных категорий юридических лиц или внутренними локальными актами самой организации:

проведение конкурентных закупок (заказчиком);

участие в конкурентных закупках (участником закупок);

выбор контрагента в соответствии с правилами, установленными в организации (мониторинг рынка, анализ лучших условий заключения договора);

свободный выбор контрагента.

Причем в одной организации могут сосуществовать разные способы закупок, включая конкурентные. Этап выбора контрагента может регулироваться Положением о закупках, которое является отдельным ЛНА, и, что самое главное, обязательным только для отдельных видов юридических лиц3. Иные организации могут (но не обязаны) самостоятельно регламентировать закупочные процедуры в своей компании.

Обычно данные этапы договорной работы в Договорный регламент не входят, за исключением порядка подготовки и согласования проекта договора для включения в документацию процедуры закупки.

Большинство привыкло к тому, что Договорный регламент прежде всего регулирует процессы, связанные непосредственно с документом под названием «договор», т.е. с его подготовкой, проверкой контрагента, согласованием, подписанием, регистрацией, исполнением. Но на практике возможны и другие подходы к содержанию регламента.

Проверка контрагента

В последнее время значительно возросло количество неблагонадежных компаний на рынке, а это значит, что ваша организация может понести значительный ущерб, заключив договор с проблемным контрагентом.