Файл: Автоматизация складского учета для ООО «Весна».pdf

Учебный центр – это отдел ООО «Весна», который проводит тренинги, семинары для повышения квалификации как сотрудников, так и клиентов.

Кроме рассмотренных отделов в организационную структуру входят:

– складской отдел;

– канцелярия;

– отдел кадров;

– транспортный отдел;

– ИТ-отдел и другие.

1.1.3.Программная и техническая архитектура ИС предприятия

Рассмотрим характеристики вычислительной сети ООО «Весна».

На рисунке 1.4 рассматривается ее архитектура в обобщенном виде.

Рис. 1.4. Технические компоненты ООО «Весна»

Основными коммутаторами, которые применяются структуре ЛВС ООО «Весна» являются:

– CISCO F-3500;

– CISCO WS-200.

Заметим, что данное сетевое аппаратное обеспечение является профессиональным и одним с самых работоспособных и надежных на отечественном рынке.

На рисунке 1.5 рассматривается сегмент ЛВС складского отдела.

Рис. 1.5. Сегмент ЛВС складского отдела

Характеристики рабочих станций ЛВС:

процессор – Intel Core i3;

оперативная память DDR3, 4 Gb;

видеокарта – Radeon Х7500 2048 Mb;

сетевая карта – Fly X-250;

DVD/CD–RW Verbatim;

HDD Verbatim 320 Mb;

SSD диск Sony 120 Gb;

стандартная клавиатура (101/102 клавиши);

монитор LG 25 дюймов.

Организация в своей работе применяет выделенный канал сети для подключения к интернету, а также 2 типа серверов:

– файловый сервер для резервного хранения;

– почтовый сервер.

В качестве ОС, которая применяется практически на всех ПК сети будет применяться ОС Windows 7.

Для работы с имеющейся документацией в ООО «Весна» используется пакет Microsoft Office 2016.

Заметим, что для удаленного доступа ранее была применена программа RemotelyAnywhere. Но, это не стандартная программа для реализации администрирования ЛВС.

В отличие от таких подобных утилит, она используется только на серверах, а с помощью браузеров выполняется поддержка клиентов.

Для диагностики состояния компонентов ЛВС используется ПО под названим Everest.

Это ПО является программой для выполнения просмотра данных о программной и аппаратной конфигурации ПК, которая разработана компанией Lavalys.

Программный комплекс под названием OmniTaker IT Center – высокоэффективное, высокопроизводительное решение для реализации менеджмента самыми разными ИТ-услугами. К тому же, приложение соответствует практически всем актуальным стандартам ITIL в нынешнее время, оно интегрируется с различными процессами. Это позволяет выполнять контроль практически всей ИТ-среды.[13]

Администрацией в работе с персоналом используется для ПО Босс-Кадровик, которое является автоматизированной системой для управления персоналом, позволяющая оптимизировать процесс по выполнению управления человеческим ресурсом в самых разных крупных организациях, компаниях.

В отделе бухгалтерии используются такие программные продукты:

– ПО Ланокс – это ПО для учета выполняемой документации, что позволяет формировать в ООО «Весна» структурированный реестр самых разных договоров с всей нужной информацией.

– ERP «Управление финансами» имеет все возможности автоматизировать процессы бухгалтерского учета, что обеспечивает удобное выполнение целостного, прозрачного, согласованного бухгалтерского или же управленческого учета для самых разных типов компаний.

Также в данной системе SAP выполняют бухгалтерский учет сразу для юридических и физических лиц.

Заметим, что при этом, все имеющиеся документы могут быть фиксированы одновременно как в валюте выполняемой операции, так во внутренней (или национальной) валюте для определения юридического лица.

Парус.Бухгалтерия – специальный программный продукт, что предназначается для автоматизации выполнения функций бухгалтерского учета непосредственно в организациях самых различных сфер деятельности. Программа является также составным компонентом системы, что включает ряд модулей в себя, позволяющие более детально автоматизировать процессы для складского учета, начисления заработной платы, другие деловые процессы и прочее.

В результате рассмотрение программного обеспечения, которое применяется в ООО «Весна», можно сделать вывод, что полноценного средства для администрирования, защиты и настройки ЛВС компании не применяется.

В итоге необходимо внедрить в работу сети ОС Windows Server 2012. Использование именно этой системы очень простое, а также работать с ней на сервере практически не составляет труда.

Пользователю предоставляется удобная и понятная панель управления. Ее смогут применять даже новички, не имеющие навыков настройки и работы с такими ОС.

Рассматриваемая ОС имеет практически все инструменты, которые применяются для качественного администрирования сети, выполнения удаленного доступа, а также обеспечения защиты данных в сети ООО «Весна».

Кроме этого, в перспективе компанией планируется использование виртуализации, а данная ОС имеет возможность использовать динамическую платформу, которая поможет создать качественную и адаптивную серверную инфраструктуру.

Кроме этого Windows Server 2012 обеспечивает запуск практически любых программных приложений на разных платформах, а также поддержку современного стиля работы.

1.2.Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1.Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

В ООО «Весна» все основные бизнес-процессы (БП) базируются на являются результатом обращения определенных клиентов за предоставлением услуг по консультациям в финансовом и правовом плане.

Основным бизнес-процессом, который протекает в ООО «Весна», является документооборот.

Документооборот – движение документов в ООО «Весна» с момента создания их или получения и до завершения выполнения или отправки в архив.

Следует заметить, что в указанном определении упор выполняется на словах «движение документов», а именно, пути их с одного подразделения или же от одного из сотрудников к другому.

В таком случае порядок движения документов (их путь) предопределен утвержденным управленческим процессом для данной организации.

К примеру, если руководитель ООО «Весна» сразу требует, чтоб все полученные документы докладывались сначала ему и лишь он будет выполнять назначение исполнителей, путь движения документации будет многоступенчатым в направлении «сверху вниз».

Стоит отметить, что если же в компании четко проведено разделение всех функций между несколькими сотрудниками и структурными подразделениями, большая часть документов сразу пойдет в отдел к непосредственным исполнителям, то есть определится другой путь, значительно короче.

Аналогично, от принятого в ООО «Весна» порядка распределения обязанностей, а также делегирования полномочий персоналу зависит движение документации при подписании и согласовании.

В результате, документооборот зависит только от системы управления, также он вторичен в отношении к ней, хотя в то же время документооборот, отражая всю систему управления, дает возможность ее наглядно увидеть.

Стоит отметить, что среди консалтинговых компаний одно из самых основных направлений в деятельности, которые требуют автоматизации, является документооборот, так как он, в основном, выполняется традиционным (бумажным) методом.

1.2.2.Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Рассмотрим моделирования «КАК ЕСТЬ» процесса складского учета ООО «Весна».

Стоит отметить, что рассматриваемая организация не является торговой компанией. В результате этого, суть складского учета сводится к обеспечении поставок расходных материалов:

– канцелярия;

– материалы для оргтехники;

– запчасти для компьютерной техники и другие.

Рассмотрим моделирование БП с помощью одного из популярных CASE-средств.

Каждый блок рассматриваемой модели может располагать разными типами стрелок:

– выходы;

– механизмы;

– входы;

– управление.

Для проанализированной предметной области разработаем следующую контекстную диаграмму (рисунок 1.6).

Рис.1.6. Контекстная диаграмма

Функционирование складского отдела ООО «Весна» базируется на таких примерах входной информации:

– потребности компании;

– ордер;

– накладная;

– поставляемые материальные ценности.

В результате реализации складских операций по поставкам получим следующие ведомости:

– прихода на склад;

– расхода с склада;

– оборотные.

Управление складским учетом выполняется на основании специальных инструкций, а механизмами являются менеджеры по поставкам и поставщики.

Декомпозиция и разложение рассматриваемой модели часто применяется непосредственно в моделировании БП, а также для более подробного описания имеющихся блоков.

Все рассмотренные действия могут быть в свою очередь декомпозированы на более простые. При каждой декомпозиции определенных блоков создается новый тип диаграммы.

Количество выполненных декомпозиций не является числом ограниченным и может полностью зависеть только от итогового уровня сложности.

Далее декомпозируем имеющуюся контекстную диаграмму на 3 такие составные части:

– Создание заявки;

– Рассмотрение заявки на поставку;

– Заключение о возможности поставки.

Стоит заметить, что процесс складского учета будет интересовать наиболее, так как при написании необходимо исследовать принципы его выполнения в ООО «Весна».

Рис. 1.7. Декомпозиция контекстной диаграммы

Аналогично будет рассматриваться процесс декомпозиции и для других блоков (рисунки 1.8, 1.9).

Рис.1.8. Декомпозиция блока

Рис.1.9. Декомпозиция блока

Стоит отметить, что процесс декомпозиции может продолжаться, пока исходный процесс не будет разбит на необходимое количество блоков. [9, c.211]

1.2.3.Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

После моделирования основных БП в ООО «Весна» можно сделать вывод: в автоматизации нуждается процесс «Складской учет», а именно, необходимо для реализации этого процесса использовать вычислительную технику.

В таблице 1.1 описаны некоторые временные характеристики для рассмотрения БП.

Таблица 1.1. Обзор затрат на складской в бумажном варианте

Поскольку в исследовании описывается автоматизация управления поставками, то основные объектами, в соответствии с IDEF-моделями, являются:

– поставщики, которые предоставляют услуги ООО «Весна»;

– менеджеры по организации складского учета.

В результате, каждого дня тратится 525 минут на обработку процесса складского учета.

Заметим, что если учесть конечную продолжительность стандартного дня функционирования ООО «Весна», то можно предположить, что для реализации других рабочих обязанностей будет затрачено только около 50% всего времени.