Файл: Менеджмент человеческих ресурсов(Теоретические основы менеджмента человеческих ресурсов ).pdf

1.4 Особенности практики внедрения процессов повышения личной и профессиональной компетентности менеджеров по управлению человеческими ресурсами через механизмы тайм-менеджмента

В российском бизнесе в последнее время стал практиковаться так называемый тайм-менеджмент, представляющий собой различные технологии организации рабочего времени и поведения сотрудниками.

Время и его правильная организация, пожалуй, одна из самых важных составляющих современного бизнеса. Некоторые из руководителей прямо-таки цепляются за каждую минуту своего рабочего времени и времени сотрудников - составляют график перекуров, вводят строгий запрет на общение по телефону или по "аське". А некоторым ежесекундное наблюдение за временем, потраченным персоналом, не так важно, как конечный результат.

Если же сотрудники (например, отдела) катастрофически не успевают справляться с задачами, руководителю следует определить, в чем причина. Сделать это просто: если план-график дня с учетом приоритетности задач тем не менее насчитывает более 8 часов работы - это слишком большая нагрузка. "Каждый здравомыслящий человек начинает использовать в своей практике правила управления временем, как только начинает понимать, что без планирования и организации он уже не может эффективно решать стоящие перед ним задачи, - говорит бизнес-консультант Константин Гуленков. До тех пор, пока задач мало, все их легко держать в памяти. И принципиальной приоритетности между ними нет. Попытки систематически использовать правила тайм-менеджмента, скорее всего, будут неудачными или, более того, будут казаться пустой тратой времени. Планировать свое рабочее время по правилам тайм-менеджмента значит: планировать регулярно, реалистично, письменно, переносить несделанное, фиксировать в плане конечный результат, а не действие. А также - делегировать (если есть возможность), планировать альтернативы, обеспечить разнообразие блоков, планировать отдых".

Управлять временем сотрудников можно лишь совместным составлением SMART-задач и контролем их выполнения. Если речь идет о тайм-менеджменте бизнес-процессов, контролировать выполнение временных стандартов необходимо. Но будьте готовы, что контроль - это само по себе очень затратное дело, продумайте его до мелочей. Самые благие тайм-намерения погибают именно в это время: не хватает ресурсов и упорства.

Каждый управленец имеет свои секреты контроля рабочего времени сотрудников, а также построения эффективной команды. "Я стараюсь так построить кадровую политику, чтобы люди стали частью бизнес-процесса. Когда человека не волнует дело, он мне как соучастник дела не нужен. Мне нужны люди, которые пришли заработать, а не украсть. Поэтому со многими приходится расставаться. Каждый продавец получает 5% от товарооборота", - говорит директор сети и директор по кадрам продуктовых магазинов "Фермер" Сергей Карпинский. Он сделал это в том числе и для того, чтобы мотивировать сотрудников не тратить рабочее время на личные вопросы. Чем больше человек продаст товара - тем больше получит. Важным инструментом контроля рабочего времени Сергей Карпинский считает книгу жалоб и предложений: по оставленным там отзывам сразу же видно, кто занимается работой, а кто тратит время на себя. Он считает, что самый оптимальный вариант - прописать правила поведения на рабочем месте в должностных инструкциях, которые должен подписать и исполнять каждый сотрудник 9, с. 59.

Директор "Нижегородского брачного агентства" Ольга Гартман считает, что основной пожиратель рабочего времени сотрудника - это Интернет. "Наша работа связана с тем, что сотрудники постоянно пользуются Интернетом, - это работа с нашими собственными сайтами и сайтами наших партнеров. Им часто требуется найти информацию в Интернете, будь то бронь гостиницы или заказ авиабилетов. Поэтому Интернет у них всегда под рукой. Возможность свободного пользования есть всегда - бери не хочу", - говорит эксперт. Ольга подсчитала, что, если отключить у сотрудников "аську" или социальные сети, с одной стороны, это значительно повысит производительность труда - процентов на 20. Но, с другой стороны, это вызовет своего рода психологический дискомфорт, который может оказаться настолько сильным, что такой запрет может также сказаться на производительности труда не в лучшую сторону. "Есть определенный объем работ, которые сотрудники должны сделать в течение рабочего дня. Если они все делают, то я не против того, чтобы они пользовались Интернетом. Но если это идет в ущерб работе, приходится индивидуально разговаривать с каждым человеком", - комментирует ситуацию Ольга Гартман. Два года назад она заметила, что одна сотрудница делала почти вполовину меньше, чем остальные работники. Она решила выяснить, кто же является поглотителем времени. Достаточно было зайти в журнал посещений интернет-браузера сотрудницы и обратить внимание, что она очень много времени проводит на определенном форуме. "Потребовалось буквально 5 минут, чтобы понять, что она не просто посещает его, но и является его модератором. Это отнимало так много времени, что по сути это было ее второй работой. Мы закрыли доступ на этот сайт. Проработав около месяца, она сказала, что больше работать не может, и уволилась", - приводит пример Ольга Гартман. Она наладила бизнес таким образом, что может контролировать работу сотрудников и на удалении. Во время месячной командировки в Европе она увидела, что производительность труда в офисе серьезно упала - примерно на четверть. Когда она вернулась и пришла на работу ровно к началу рабочего дня, сказала: "Мы все выключаем все браузеры и засекаем, сколько писем - запросов от клиентов - вы сможете сделать за день с перерывом на обед и на телефонные звонки". Ее показатели оказались аналогичны показателям сотрудников, так как всех отвлекали в равной мере только звонки клиентов. Эффективность повысилась на 20%. Она сказала, что это норма, ниже которой будут применены санкции: доступ к интернет ресурсам будет жестко регламентирован 10, с. 185.

Директор по персоналу компании "Юнилин" Галина Погодина отметила, что в компании есть несколько уровней доступа в Интернет. И только третий уровень предусматривает Интернет без ограничений. На втором уровне закрыты все социальные сети, работные и развлекательные сайты. На третьем уровне есть только электронная почта. Каждый работник имеет свой уровень доступа в Интернет.

Генеральный директор компании Event make Эльвира Барбашова сама занимается в компании вопросом кадров. Она считает, что сейчас контролировать эффективное использование сотрудниками рабочего времени помогают различные технические приспособления. "Мне очень близки контролирующие устройства, которые отслеживают время прихода человека на работу и время его ухода. Сначала сотрудники опаздывали по 5 - 10 минут, а перед новогодними праздниками настолько расслабились, что опоздания достигли 40 минут, - приводит она пример. - Мне пришлось собрать экстренное совещание и объявить, что с завтрашнего дня будут фиксироваться уход и приход каждого сотрудника. Здесь важно не отступать от своих слов и внедрять эту систему. И необходимо вести за этим делом контроль. В противном случае сотрудники, увидев отсутствие контроля, тут же начинают расхолаживаться".

Многое в компании связано с телефонными переговорами, четкой системой ведения баз данных. За этими моментами также требуется постоянный жесткий контроль. Компания планирует внедрить систему записи разговоров по телефону. Также будет вестись запись количества телефонных разговоров и их длительности. Это нужно, чтобы понимать, сколько сотрудник делает в день телефонных звонков и какова их эффективность. "И сразу же можно будет сделать вывод, насколько эффективен этот сотрудник - как он эффективно использует свое рабочее время", - резюмирует Эльвира Барбашова.

Она не видит смысла тотального контроля со стороны руководства, но просит делать людей еженедельные планы. "Постоянно спрашивать сотрудника, почему он опоздал на работу, нет смысла. Это портит его настроение и отнимает время у руководителя. Если есть возможность, в компании должен быть специальный человек, который будет следить за эффективностью использования рабочего времени. Также имеет смысл проводить еженедельные и затем ежемесячные совещания на эту тему", - говорит руководитель. На русского человека действует прилюдное обсуждение его успехов или неудач. На работу людей сподвигает харизма руководителя, а не его ежедневное копание в том, почему тот или иной сотрудник не успевает делать свою работу. Процесс вдохновения эффективнее, чем постоянный контроль. Контролем должен заниматься человек с административным складом ума. Лидер же должен быть вдохновителем. Сотрудник будет эффективно использовать свое рабочее время в том случае, если его доход будет напрямую зависеть от результата труда. Так, в компании буквально через месяц стали заметны результаты, которые отразились на зарплате сотрудников: "Основная часть дохода каждого сотрудника состоит из его процентов от сделок и проектов, над которыми он работает. Чаще всего этот доход составляет около 50% от оклада. Но наиболее активные и эффективные сотрудники получают за счет премиальных по 2 - 3 оклада", - резюмирует Эльвира

Генеральный директор сети автомоек "Аква" Григорий Огрмцан полностью поддерживает Эльвиру Барбашову. Он также считает, что основной частью ежемесячного дохода сотрудников должен быть не оклад, то есть доход должен напрямую зависеть от эффективности сотрудника. "Наш бизнес - сезонный. Когда на автомойке много машин и клиентов, я не готов подарить ни минуты, даже ни секунды. И так как каждый мойщик получает 10% от вознаграждения за проделанную работу, то он сам заинтересован в ее объемах, - говорит Григорий. - Когда же клиентов нет, я не против общения сотрудников между собой или же по телефону. На автомойке работают молодые люди в возрасте от 18 до 25 лет. У них еще не сформировалось понимание того, что работа - это работа. И на рабочем месте надо заниматься работой". Для экономии рабочего времени руководитель категорически запрещает общаться мойщикам с клиентами. Рабочий день сотрудников начинается в 7.00. Администратор четко фиксирует, во сколько вышел на работу человек. "Я появляюсь на рабочем месте в 10.00. Сотрудники уже знают, что у нас в это время происходит что-то вроде утренней линейки - они все должны построиться в одном месте, и я смотрю, кто из них вышел на работу, а кто нет", - рассказывает о системе контроля наш собеседник. Он отметил, что современная молодежь не блещет ответственностью. До рабочего места доходят не все. Но если человек опоздал на 2 часа и больше, то выходить на работу смысла нет, так как штраф за час прогула составляет 300 руб. Сначала предприниматель только штрафовал, но месячный эксперимент показал, что премии имеют больший эффект. Существуют два вида премии - за своевременный выход на рабочее место и за выход на работу во все смены. И сотрудники стали приходить на рабочее место на 15 минут раньше. Также контроль рабочего времени сотрудника помогают вести установленные на территории моек видеокамеры.

Генеральный директор компании IC line, политтехнолог Роман Амбарцумян считает основой основ фотографию рабочего дня. "Неоднократно сталкивался с работой консультантов в плане тайм-менеджмента. И знаю, что существует эффективность не только часа, но и минуты. В России около часа в день уходит на распитие чая и кофе, общение между сотрудниками и на информационные шумы, - делится опытом эксперт. - У нас в офисе работает специально разработанная под нас компьютерная программа, которая позволяет отслеживать, какие цели и задачи поставлены перед каждым конкретным работником. И что каждый из наших сотрудников делает в каждую минуту своего рабочего времени". От 8-часового рабочего дня он готов подарить обеденный час и в каждом часе максимум 5 минут. Специфика российского рынка труда, по словам эксперта, такова, что ответственный сотрудник вынужден задерживаться на работе на час-полтора 2 - 3 раза в неделю. Зная это, можно делать какие-то "поблажки", предоставлять компенсации.

А президент ГК "ПИР" Александр Котюсов выработал для себя и своих подчиненных "золотое правило": хочешь сделать свой рабочий день эффективным - запланируй на него дел сверх нормы. И постарайся все успеть.

2 Характеристика современных подходов к роли менеджера в управлении человеческими ресурсами в организации на примере ООО «Очков нет»

2.1 Организация исследования современных подходов роли менеджера в организации

Эмпирическое исследование организовано с целью изучения социально-психологических характеристик управленческой деятельности руководителей различных организационных подразделений в условиях необходимости реализации задач управления временем на предприятии.

Гипотеза исследования: социально - психологические характеристики поведения руководителей различаются в зависимости от специфики работы подразделения. Предполагается, что в подразделении, где сотрудники непосредственно работают с людьми, руководство более демократичное, сотрудники и руководитель имеют более высокие коммуникативные и организаторские способности, и более выраженные потребности в признании и власти, нежели в подразделении, где сотрудники преимущественно опосредованно работают с людьми.

Задачи эмпирического исследования:

1. Определить методики исследования.

2. Сформировать выборку исследования.

3. Выявить социально - психологические характеристики управленческой деятельности руководителей в двух группах испытуемых.

4. Провести сравнительный анализ результатов исследования.

5. Сделать выводы по исследованию.

Исследование проводилось на базе ООО «Очков Нет» - оптовая фирма, занимающаяся продажей оптики, очков и линз. Фирма является эксклюзивным дистрибьютором некоторых брендов в России.