Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Эффективность и уровни процессного подхода).pdf

Введение

В условиях недостаточной конкурентоспособности предприятий РФ на мировом рынке применение процессного подхода в управлении организацией является актуальным и перспективным направлением выхода из сложившейся ситуации.

Цель любой предпринимательской деятельности – получение прибыли. В условиях рыночной экономики предприятие должно постоянно повышать свой потенциал – предполагаемый уровень получения прибыли в будущем. Уровень конкурентоспособности предприятия является интегральным показателем его потенциала. Повышение потенциала подразумевает совершенствование деятельности предприятия: повышения качества, снижения себестоимости продукции, выполнение заказов в запланированные сроки и т. д.

Процессный подход является важнейшим признаком совершенного управления. Этот подход, используемый в качестве базового в международных стандартах ISO серии 9000:2000, на самом деле не нов. Еще в конце 60-х годов была разработана методология структурного анализа и проецирования сложных систем SADT.

Совершенствование деятельности предприятия может осуществляться за счет применения процессного подхода к его управлению, что позволяет:

• • составить перечень основных бизнес-процессов и на основании полученных данных сделать выводы о рациональности использования ресурсов, численности и загрузке персонала и т. д.;
  • определить недостающие и дублирующиеся бизнес-процессы и внести соответствующие коррективы;
  • определить перечень функций каждого подразделения предприятия;
  • установить взаимосвязи подразделений и выполняемых в них функций.

Определенные особенности внедрения процессного подхода к управлению и определили актуальность данной темы.

Целью данной работы ставится рассмотрение особенностей процессного подхода к управлению.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• • рассмотреть особенности применения процессного подхода;
  • выделить эффективность процессного подхода;
  • проанализировать аспекты и этапы практической реализации процессного подхода.

При написании данной работы были использованы современные научные и учебные источники.

Глава 1 Особенности применения процессного подхода

Концепция процессного подхода

Успеха в предпринимательской деятельности невозможно достичь без управления. Как социальный феномен управление известно с древних времен, еще Платон писал, что для достижения высоких результатов должно существовать разделение труда. Со временем труд начал эволюционировать и приобретать новые формы.

Факторы, влиявшие на эволюцию труда следующие:

• развитие общества, а позже и промышленного производства;
• появление новаторов и теоретиков, которые собирали и обобщали полученный опыт.

На основе вышеперечисленных факторов начала развиваться логика менеджмента, которая сделала менеджмент наукой.

Однако управление применимо не только к менеджменту, но и к целому ряду других наук, например социологии, политологии, философии, экономики. Отсюда следует, что теория управления сформировалась как система междисциплинарная, она является частью многих сфер нашей жизни. Структура этой науки включает в себя разделы вышеперечисленных и многих других дисциплин, которые относятся к управлению. Это значит, что теория управления включает в себя социологию управления, экономику управления, философию управления, психологию управления, политику как искусство управления государством, менеджмент как науку и искусство управления организацией.

В современном управленческом процессе существуют четыре основных подхода:

1. Процессный. Этот подход рассматривает управление как серию непрерывных взаимосвязанных действий.
2. Системный процесс подразумевает рассмотрение организации как некоторой целостной структуры, состоящей из взаимосвязанных частей, каждая из которых вносит вклад в развитие целого.
3. Ситуационный. Сущность состоит в увязке конкретных приемов и концепций управления с определенными конкретными ситуациями для достижения целей организаций наиболее эффективными способами.
4. Количественный. Управление рассматривается как логический процесс, поддающийся математической формализации.

В данной работе мы рассмотрим применение процессного подхода к управлению.

Представителями процессорного подхода является А. Файоль, Ф. Тейлор, Р. Черчмен, В. Вудфорт

Подход появился в 1920-е гг. Основатель данного подхода А.Файоль. Цель процессного подхода - это создание горизонтальных связей в организациях. Такой подход помогает более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат. Основным элементом подхода является процесс.

Процессный подход к менеджменту позволил увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления. Функции разделены на две группы, первая группа носит название общих (административных) функций, а вторая конкретных или специальных (специфических) функций.

В настоящее время в определении системы управленческих функций, в их дифференциации и интегрировании сохраняется исторически сложившаяся разноречивость. Прежде всего различный смысл придается самому понятию «функции управления», в силу чего избираются неоднородные основания (критерии) для их выделения. Классификации, перечни расходятся по числу выделяемых функций, степени их укрепления и др. Но несмотря на существенные отличия перечней, тем не менее можно выделить общее во всех классификациях:

• все авторы без исключения выделяют среди общих функции планирования, организации и контроля;
• большинство современных авторов выделяют среди общих функцию мотивации, остальные авторы рассматривают ее как часть других функций, но не отрицают.

Основа процессного подхода заключена в следующих принципах, которые позволяют повысить эффективность работы:

• принцип взаимосвязи процессов, при котором организация является сетью процессов, а процесс это деятельность, подразумевающая выполнение работы. Все процессы в организации тесно связаны между собой;
• принцип востребованности процесса. Востребованность обосновывается наличием внутреннего и внешнего потребителя у реультата самого процесса;
• принцип документирования процессов. Документирование процессов позволяет стандартизировать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса;
• принцип контроля процесса. Контороль определяет показатели в границах заданного процесса, которые характеризуют сам процесс и его результаты;
• принцип ответственности за процесс подразумевает наличие разных сотрудников и специалистов, которые могут быть задействованы во время выполнения процесса, но за результат и непосредственно процесс должен отвечать один человек.

Преимущества процессного подхода:

• в рамках процесса координируются действия различных подразделений;
• ориентация на результат процесса;
• повышаются результаты и эффективность работы организации;
• прозрачность действий по достижению результата;
• повышение предсказуемости результатов;
• выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;
• устранение барьеров между функциональными подразделениями;
• сокращение лишних вертикальных взаимодействий;
• исключение невостребованных процессов;
• окращение временных и материальных затрат.

Процессный подход — это универсальный управленческий принцип, который позволяет совершенствовать разные виды деятельности независимо от их специфики.

Процессный подход в управлении

Итак, для чего же нужен процессный подход? Множество организаций построены по функциональному принципу, что с одной стороны достаточно просто и логично, но с другой приводит к возникновению проблем на стыке функциональных подразделений в кросс-функциональных бизнес-процессах.
Когда поток работ перетекает между подразделениями часто возникает несогласованность в информационных носителях, форматах данных, да и в требованиях к результату. Сотрудники на своем уровне часто не могут, или даже не хотят договариваться, в результате либо теряется операционная эффективность, когда одно из подразделений начинает переделывать за другим, либо происходит эскалация проблемы на высший уровень руководящей иерархии, что приводит к множеству совещаний в рамках которых ищутся виновные, при этом сама проблема на системном уровне часто не решается, и возникает снова и снова.

Рисунок 1 Структура

Процессный подход к управлению заставляет менеджеров изменить свой взгляд на управление, дойдя до управления кросс-функциональным или даже «сквозным» бизнес-процессом в рамках которого участвует множество исполнителей и руководителей из различных подразделений, часто имеющих не только различные цели и задачи, но и управленческую культуру, и даже информационные системы.

Внедряя процессный подход в деятельность организации необходимо изменить сам объект управления, ведь теперь нужно управлять не столько отдельными задачами внутри функционального подразделения, сколько шаблонами их обработки – бизнес-процессами, которые «закрепляют» наиболее эффективные процедуры взаимодействия участников процессов между собой.

При этом, на практике при моделировании бизнес-процессов в состоянии «как есть» у менеджеров часто возникает удивление от «неоптимальности» существующего бизнес-процесса, сложившегося за долгие годы существования случайным образом, через множественные договоренности, достигнутые на различных совещаниях.

Рисунок 2 Барьеры

Процессный подход дает компании преимущество через понимание и оптимизацию всей цепочки действий, необходимых для получения результата. Процессный подход позволяет увидеть существующий уровень операционной эффективности деятельности, ведь вслед за моделированием/описанием бизнес-процесса сразу возникают предложения по его оптимизации, а также задачи по его автоматизации и контролю через систему показателей и аналитических разрезов.

Помимо повышения операционной эффективности процессный подход дает возможность передать власть на сторону подразделений, работающих с заказчиком, ведь именно они понимают потребность заказчика и заинтересованы в трансляции его требований внутрь компании для соответствующей трансформации бизнес-процессов. Ориентация на клиента часто становится ключевой мотивацией при внедрении процессного подхода, при этом власть в компании сдвигается в сторону коммерческих подразделений, ведь именно они лучше всего понимают, что сейчас необходимо потребителям.

При внедрении процессного подхода к управлению на организационном уровне возникает необходимость назначить руководителя, ответственного за результат бизнес-процесса – владельца процесса. Как правило, это руководитель подразделения, который берет на себя ответственность за результат, создаваемый в бизнес-процессе, что фактически повышает его уровень власти относительно руководителей других подразделений, также участвующих в бизнес-процессе.

Вместе с ответственностью владельцу процесса должны быть делегированы полномочия, выстраивать интерфейсы, как с потребителем результата бизнес-процесса, так и между участниками бизнес-процесса. Фактически владелец процесса становится «главнее» всех участвующих руководителей в данном процессе, что позволяет делегировать полномочия и ответственность по данному бизнес-процессу с более высокого уровня управления.

Процессный подход приводит к разрушению функциональной монополии руководителей на сотрудников своих подразделений, так как в рамках кросс-функциональных процессов участники должны работать по правилам, утвержденным владельцем бизнес-процесса, который не является непосредственным руководителем участников бизнес-процесса.

Процессный подход позволяет запустить в организации цикл непрерывного совершенствования, который заключается в регулярном сборе обратной связи со стороны потребителей бизнес-процесса. Это может происходить через сбор анкет, разработку специализированных опросных форм, подразумевающих анализ качества результата бизнес-процесса, а также опрос потребителей результатов бизнес-процесса с целью выявить возможности для его оптимизации.

Даже жалоба или претензия может стать основой для совершенствования бизнес-процесса, а если их много, то тогда совершенствование данного процесса может стать первоочередной задачей владельца бизнес-процесса.

Еще одним инструментом процессного подхода является организация системы сбора предложений по оптимизации бизнес-процессов от участников бизнес-процессов, которые лучше всех знают, как выполняются те или иные операции в бизнес-процессе, и в случае их мотивации активно включаются в совершенствование бизнес-процесса. Данные системы могут иметь различные названия, но чаще всего их можно встретить под названием банк идей, в котором могут аккумулироваться тысячи предложений от сотрудников организации.

Многие организации, чтобы внедрить правила, закрепленные в бизнес-процессе и контролировать их выполнение, применяют информационные технологии для автоматизации бизнес-процессов.

Ручной контроль выполнения бизнес-процесса достаточно затратен, поэтому используя информационные системы можно не только зафиксировать процедуру обработки той или иной заявки в процессе, но и анализировать временные и частотные параметры бизнес-процесса в динамике.

Информационные системы берут на себя все рутинные функции контроля за бизнес-процессом, предоставляя владельцу процесса показатели и аналитические разрезы, на основании которых он может принимать, как тактические решения по ускорению того или иного экземпляра бизнес-процесса, так и стратегические в рамках, которых бизнес-процесс может быть перестроен кардинальным образом.