Файл: Коммуникации: понятие, значение, функции, виды и проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

ᅟНа втором ᅟэтапе руководителю ᅟнеобходимо превратить ᅟидею в ᅟсообщение, т.ᅟе. закодировать ᅟее с ᅟпомощью символов - ᅟслов, интонации, ᅟжестов. Типу ᅟсимволов соответствует ᅟканал передачи ᅟинформации. Характерными ᅟканалами является ᅟпередача речи, ᅟписьменных материалов, ᅟэлектронные средства ᅟсвязи, электронная ᅟпочта, реже ᅟвсего - видеоконференции. ᅟНужно заметить, ᅟчто на ᅟкомпании «МТС», ᅟнезависимо от ᅟканала передачи ᅟсообщения, самым ᅟраспространенными являются ᅟофициальные коммуникации (ᅟпрямые разговоры, ᅟписьменные приказы), ᅟа также ᅟнеформальные коммуникации, ᅟпроисходящие непосредственно ᅟчерез общение ᅟмежду сотрудниками ᅟотделов. Для ᅟтого чтобы ᅟбыть уверенным ᅟв том, ᅟчто информация ᅟпоступила к ᅟполучателю, нередко ᅟв организации ᅟкомпании «МТС» ᅟпользуются двумя - ᅟтремя каналами ᅟпередачи. Так, ᅟпереданное по ᅟтелефону сообщение ᅟподтверждается письменным ᅟприказом. Эффективность ᅟдвух, трехканальной ᅟсвязи подтверждается ᅟнаблюдениями в ᅟходе проведения ᅟанкетирования. Но ᅟвсе - же ᅟбез крайней ᅟнеобходимости многоканальные ᅟсвязи не ᅟупотребляются, чтобы ᅟне увеличивать ᅟпотоки бумаг. ᅟОни предназначены, ᅟпрежде всего, ᅟдля усиления ᅟконтроля над ᅟвыполнением работы, ᅟакцентированием важности ᅟпредлагаемого задания, ᅟправильной интерпретации ᅟсообщения получателем. ᅟНередко канал ᅟпередачи сообщения ᅟзависит от ᅟсамой информации, ᅟсодержащейся в ᅟнем.

В ᅟходе анализа ᅟкоммуникационных связей, ᅟпроисходящие в ᅟработе компании «ᅟМТС» использовался ᅟметод анкетирования, ᅟкоторый затрагивал ᅟколлектив. Данные, ᅟполученные в ᅟрезультате проведенного ᅟанкетирования, наблюдения ᅟза документооборотом ᅟи беседы ᅟс сотрудниками ᅟкомпании «МТС» ᅟпомогают понять ᅟсостояние коммуникационных ᅟсетей и ᅟпутей их ᅟсовершенствования. Данная ᅟсхема называется ᅟмногоканальная или ᅟвсеканальная. Все ᅟподразделения связаны ᅟмежду собой ᅟпо принципу «ᅟкаждое подразделение ᅟсо всеми ᅟоставшимися». Запросы (ᅟзадания) могут ᅟисходить из ᅟлюбого подразделения ᅟи идти ᅟсразу к ᅟтому подразделению, ᅟинформация которого ᅟнеобходима для ᅟработы.

Достоинство ᅟтакой коммуникационной ᅟсети - высокая ᅟнадежность обратной ᅟсвязи. Но ᅟесть и ᅟнедостатки. Кроме ᅟтого, анализ ᅟданных, полученных ᅟв результате ᅟпроведенного анкетирования ᅟдля выявления ᅟсостояния организационных ᅟкоммуникаций и ᅟпутей их ᅟсовершенствования показал: ᅟчто работники ᅟимеют много ᅟпобочной, не ᅟсвойственной их ᅟквалификации работе ᅟи трое ᅟиз пяти ᅟспециалистов высказали ᅟпожелание освободить ᅟих от ᅟлишних работ, ᅟа также ᅟпочти все ᅟсотрудники указали ᅟна недостаточное ᅟобеспечение информацией. ᅟПричиной тому ᅟможет служить ᅟнехватка программного ᅟобеспечения, необходимого ᅟдля поддержания ᅟбаз данных. ᅟВ виду ᅟэтого необходимо ᅟсовершенствовать коммуникативный ᅟпроцесс через ᅟсовершенствование новых ᅟинформационных систем.

ᅟВ конце ᅟкаждого месяца ᅟначальники отделов ᅟв письменном ᅟвиде докладывают ᅟо проделанной ᅟработе директору. ᅟТакже в ᅟэтом докладе ᅟвозможны предложения, ᅟпожелания, просьбы, ᅟкак самих ᅟдокладчиков, так ᅟи рядовых ᅟработников, которые ᅟнаходятся у ᅟних в ᅟподчинении. Предварительно ᅟих просьбы ᅟи пожелания ᅟобсуждаются с ᅟих начальниками. ᅟТаким образом, ᅟв организации ᅟорганизованы восходящие ᅟвертикальные коммуникации. ᅟРуководитель, рассмотрев, ᅟдоклады менеджеров, ᅟв первых ᅟчислах следующего ᅟмесяца организовывает ᅟс помощью ᅟсекретаря собрание, ᅟна котором ᅟпо каждому ᅟпункту докладов ᅟдает указания ᅟна дальнейшую ᅟработу, а ᅟтакже распоряжается ᅟи передает ᅟинформацию, поступившую ᅟк нему ᅟиз внешней ᅟсреды. На ᅟэтом же ᅟсобрании присутствует ᅟглавный бухгалтер ᅟфонда для ᅟполучения информации ᅟо произведённых ᅟрасходах или ᅟпредстоящих расходах, ᅟдоходах и ᅟт.п. ᅟТаким образом, ᅟналажены вертикальные ᅟнисходящие коммуникации. ᅟТакже нисходящие ᅟи восходящие ᅟкоммуникации осуществляются ᅟна ежегодных ᅟсобраниях всего ᅟтрудового коллектива ᅟкомпании «МТС», ᅟгде обсуждаются ᅟуспехи, достижения, ᅟнеудачи и ᅟперспективы, как ᅟорганизации, так ᅟи сотрудников.

ᅟГоризонтальные коммуникации ᅟв основном ᅟпротекают неформальным ᅟобразом, непосредственно ᅟчерез общение ᅟмежду сотрудниками. ᅟЕсли одному ᅟотделу необходима ᅟкакая-либо ᅟинформация от ᅟдругого отдела, ᅟто данный ᅟзапрос и ᅟпоступившая в ᅟответ информация ᅟчаще всего ᅟпоступает напрямую, ᅟминуя директора, ᅟобразуя следующую ᅟсхему:

Таким ᅟобразом, основными ᅟвидами коммуникаций ᅟв компании «ᅟМТС» являются: ᅟкоммуникации межличностные, ᅟвербальные, горизонтальные, ᅟа также ᅟимеют неформальный ᅟхарактер в ᅟсвязи с ᅟособенностями структуры ᅟи специфики ᅟдеятельности. Поток ᅟинформации в ᅟорганизованной социальной ᅟсистеме является ᅟсущественным элементом ᅟее эффективного ᅟфункционирования.

Поэтому ᅟглавная задача ᅟруководителя или (ᅟменеджера) состоит ᅟв создании ᅟкоммуникативной сети ᅟи гарантии ᅟобеспечения поступления ᅟправильной информации ᅟнужным людям ᅟв нужное ᅟвремя. Необходимо ᅟразработать такую ᅟкоммуникативную сеть, ᅟчтобы в ᅟней органично ᅟмогли сочетаться ᅟустойчивость и ᅟдинамизм, управляемость ᅟи спонтанность, ᅟновый и ᅟпрежний опыт.

2.4 ᅟМетоды повышения ᅟкачества коммуникационного ᅟпроцесса в ᅟкомпании «МТС»

ᅟРегулирование информационных ᅟпотоков. Руководитель ᅟорганизации представляет ᅟпотребности в ᅟинформации своих ᅟначальников, коллег ᅟи подчиненных. ᅟДля этого ᅟнеобходимо оценивать ᅟкачественную и ᅟколичественную стороны ᅟинформационных потребностей ᅟв организации. ᅟМенеджер определяет, ᅟчто такое «ᅟслишком много» ᅟи «слишком ᅟмало» в ᅟинформационных обменах. ᅟИнформационные потребности ᅟв значительной ᅟмере зависят ᅟот целей ᅟруководителя, принимаемых ᅟим решений ᅟи характера ᅟпоказателей оценки ᅟрезультатов его ᅟработы, а ᅟтакже его ᅟотдела и ᅟподчиненных. Управленческие ᅟдействия. В ᅟорганизациях работниками ᅟруководящего звена ᅟпроводятся еженедельные ᅟвстречи (совещания, ᅟпланерки, собрания ᅟи др.), ᅟна которых ᅟобсуждаются и ᅟпроясняются новые ᅟпланы, варианты ᅟстратегий, целей ᅟи задач, ᅟа также ᅟпромежуточные результаты.

ᅟОпрос работников - ᅟиз вариантов ᅟсистемы обратной ᅟсвязи, которые ᅟпроводятся с ᅟцелью получения ᅟинформации от ᅟруководителей и ᅟрабочих по ᅟбольшому перечню ᅟвопросов: четко ᅟли доведены ᅟдо них ᅟцели их ᅟдеятельности; с ᅟкакими потенциальными ᅟили реальными ᅟпроблемами они ᅟсталкиваются или ᅟмогут столкнуться; ᅟполучают ли ᅟони точную ᅟи своевременную ᅟинформацию, необходимую ᅟим для ᅟработы; открыт ᅟли их ᅟруководитель для ᅟпредложений и ᅟдр.

Система ᅟсбора предложений. ᅟЦелью сбора ᅟпредложений является ᅟоблегчение поступления ᅟинформации на ᅟверх. Все ᅟработники получают ᅟпри этом ᅟвозможность генерировать ᅟидеи, касающиеся ᅟсовершенствования любого ᅟаспекта деятельности ᅟорганизации. Это, ᅟв свою ᅟочередь, способствует ᅟснижению уровня ᅟфильтрации или ᅟигнорированию идей ᅟна пути ᅟснизу вверх. ᅟСпособы организации ᅟсистемы разнообразны - ᅟвыделить отдельную ᅟтелефонную линию, ᅟчерез которую ᅟработники получают ᅟвозможность анонимно ᅟзвонить и ᅟзадавать вопросы ᅟо назначениях ᅟи продвижениях ᅟв должности. ᅟИногда на ᅟлинии работают ᅟменеджеры, тут ᅟже отвечающие ᅟна задаваемые ᅟвопросы. Ответы ᅟнаправляются либо ᅟнепосредственно работникам (ᅟесли вопрос ᅟне анонимный), ᅟлибо печатаются ᅟв информационном ᅟбюллетене фирмы.

ᅟИнформационные технологии. ᅟСистема электронной ᅟпочты способствует ᅟсовершенствованию обмена ᅟинформацией в ᅟорганизациях. Электронная ᅟпочта дает ᅟработникам возможность ᅟнаправлять письменные ᅟсообщения любому ᅟчеловеку в ᅟорганизации. Это ᅟзначительно уменьшает ᅟпоток телефонных ᅟразговоров.

Таким ᅟобразом, проведенные ᅟмероприятия по ᅟулучшению коммуникационного ᅟпроцесса внутри ᅟкомпании «МТС» ᅟдолжны принести ᅟположительный эффект ᅟпри работе ᅟруководителя со ᅟсвоими сотрудниками, ᅟулучшению микроклимата ᅟв организации, ᅟпреодоление коммуникационных ᅟбарьеров, а ᅟзначит повышению ᅟпроизводительности и ᅟэффективности труда.

ᅟкоммуникация связь ᅟкачество

2.5 Рекомендации ᅟпо улучшению ᅟэффективности комᅟмуникаций в ᅟкомпании «МТС»

ᅟКомпания «МТС» ᅟявляется существенным ᅟконкурентом на ᅟрынке операторов ᅟсвязи, но, ᅟне смотря ᅟна это ᅟнаблюдаются недостатки ᅟво внешних ᅟи внутренних ᅟкоммуникациях, что ᅟявляется существенным ᅟнедостатком в ᅟдеятельности. В ᅟсети компании «ᅟМТС» не ᅟсуществует отдела ᅟпо связям ᅟс общественностью, ᅟи налаживанием ᅟкоммуникаций, как ᅟвнешними, так ᅟи внутренними, ᅟзанимаются специалисты ᅟотдела маркетинга.

ᅟПоэтому, проанализировав ᅟкомпанию «МТС», ᅟнами были ᅟразработаны следующие ᅟрекомендации в ᅟцелях помочь ᅟналаживанию эффективных ᅟкоммуникаций:

Для ᅟвнешних коммуникаций: ᅟСоздание PR-отдела, ᅟэто является ᅟнеобходимым условием ᅟдля успешного ᅟразвития как ᅟвнешних, так ᅟи внутренних ᅟкоммуникаций.

Для ᅟвнутренних коммуникаций:

• ᅟСоздание на ᅟофициальном сайте ᅟотдела для ᅟсотрудников компании «ᅟМТС».
• Создание ᅟинформационных досок, ᅟящиков для ᅟпредложений и ᅟзамечаний.
• Создание ᅟвнутрикорпоративного видео.

ᅟПроведение для ᅟсотрудников конкурсов, ᅟнапример «Лучший ᅟработник», «Самый ᅟвежливый», что ᅟбудет способствовать ᅟстремлению персонала ᅟк лучшей ᅟработе.

Заключение

ᅟУспех коммуникации ᅟзаключается в ᅟреальном получении ᅟотправленного сообщения. ᅟЧем ближе ᅟдекодированное сообщение ᅟк намерению, ᅟвыраженному отправителем, ᅟтем более ᅟэффективна коммуникация.

ᅟВ результате ᅟпроведенных исследований ᅟкоммуникаций в ᅟкомпании «МТС» ᅟбыло установлено, ᅟчто:

1. По ᅟсубъекту и ᅟсредствам коммуникаций ᅟбольше всего ᅟпреобладают межличностные ᅟкоммуникации, которые ᅟпроявляются без ᅟпомощи технических ᅟсредств и ᅟинформационных технологий. ᅟМежличностная коммуникация ᅟв малой ᅟгруппе, где ᅟкаждый индивидуум ᅟимеет равный ᅟшанс участвовать ᅟв обсуждении, ᅟможет быть ᅟлегко услышан ᅟи взаимодействовать ᅟс другими – ᅟэто самый ᅟхарактерный для ᅟтакой организации, ᅟкак компания «ᅟМТС». При ᅟэтом возможности ᅟобратной связи ᅟничем не ᅟограничены. Заметны ᅟличностные коммуникации ᅟкак случайный ᅟобмен информацией ᅟмежду людьми ᅟпри встрече, ᅟтак как ᅟлюди ощущают ᅟпостоянную потребность ᅟв общении.

2. ᅟПо форме ᅟобщения, коммуникации ᅟв организации ᅟпроисходят при ᅟпомощи устной ᅟречи, то ᅟесть вербальные.

3. ᅟПо каналам ᅟобщения, наряду ᅟс формальными ᅟкоммуникациями присутствуют ᅟи неформальные, ᅟкоторые можно ᅟопределить как «ᅟвероятностная цепочка». ᅟЭтот вид ᅟнеформальной коммуникации ᅟсамый распространенный ᅟдля такого ᅟтипа организаций.

4. ᅟПо пространственному ᅟрасположению каналов ᅟили организационному ᅟпризнаку коммуникации ᅟв компании «ᅟМТС» происходят ᅟпо горизонтальному ᅟпризнаку из-ᅟза малого ᅟколичества структурных ᅟединиц, но ᅟпериодически возникают ᅟи вертикальные ᅟкоммуникации.

В ᅟрезультате проведенных ᅟнаблюдений за ᅟкоммуникациями в ᅟкомпании «МТС», ᅟконкретными мероприятия, ᅟкоторые можно ᅟпредложить в ᅟданный момент, ᅟэто:

1. Организация ᅟмест для ᅟпродавцов современными ᅟсредствами оргтехники ᅟи созданию ᅟвнутренней компьютерной ᅟсети.

2. Мероприятие ᅟпо совершенствованию ᅟорганизационной структуры ᅟуправления – создание ᅟспециального подразделения ᅟпо обработке ᅟвходящей информации.

3. ᅟВовлечение сотрудников ᅟкомпании «МТС» ᅟдля активного ᅟучастия в ᅟсистеме корпоративных ᅟкоммуникаций.

Таким ᅟобразом, цель ᅟи задачи, ᅟпоставленные в ᅟработе, были ᅟуспешно решены: ᅟизучен теоретический ᅟматериал, касающийся ᅟтемы работы, ᅟпроведено исследование ᅟэтапов коммуникативного ᅟпроцесса и ᅟкоммуникативных сетей ᅟв исследуемой ᅟорганизации, выявлены ᅟнедостатки организационных ᅟкоммуникаций и ᅟпроведены мероприятия ᅟпо их ᅟулучшению в ᅟкомпании «МТС».

ᅟСписок литературы

1. ᅟВиханский О.ᅟС. Менеджмент: ᅟучебник для ᅟвузов./Под ᅟред. Виханский ᅟО.С., ᅟНаумов А.ᅟИ. - М., ᅟизд. «Гадарики», 2014. - 530ᅟс.

2. Гапоненко ᅟА.Л. ᅟТеория управления: ᅟучебник/ под. ᅟред. ᅟГапоненко ᅟА.Л. - ᅟМ.: изд. «ᅟРАГС», 2014 - 558с.

3. ᅟГибсон Дᅟж.Л. ᅟи др. ᅟОрганизации: поведение, ᅟструктура, процессы: ᅟПер.с ᅟангл. 8-е ᅟизд. - М., 2015- 280ᅟс.

4. Латфуллина ᅟГ.Р. ᅟОрганизационное поведение: ᅟУчебник для ᅟвузов. 2-е ᅟизд., доп. ᅟИ перераб./ ᅟПод ред. ᅟГ.Р.ᅟЛатфуллина, О.ᅟН.Громовой. - ᅟСПб.: Питер, 2016 - 464ᅟс.:иᅟл.

5. Мескон, ᅟАльберт, Хедоури. ᅟОсновы менеджмента. 3-ᅟе изд., ᅟдоп. И ᅟперераб. М., 2016.

6. ᅟЛитвинов Ф.ᅟИ. Моделирование ᅟуправленческих структур ᅟпредприятия/под. ᅟред. ᅟЛитвинов Ф.ᅟИ.//Менеджмент ᅟв России ᅟи зарубежом.-2008.-№2-ᅟс.91-96.