Файл: Теоретические аспекты применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

Введение

Современные технологии бизнеса характеризуются высокой динамичностью, связанной с постоянно изменяющимися потребностями рынка, ориентацией производства товаров и услуг на индивидуальные потребности заказчиков и клиентов, непрерывным совершенствованием технических возможностей и сильной конкуренцией. В этих условиях в менеджменте предприятий происходит смещение акцентов с управления использованием отдельных ресурсов на организацию динамических бизнес-процессов. Практика реализации проектов по совершенствованию бизнес-процессов позволяет выделить следующие негативные особенности в управлении компаниями в настоящий момент:

1. Дублирование функций – пересечение функциональных обязанностей.

2. Скрытое противостояние интересов собственников и топ-менеджеров компаний. Нередко встречается ситуация, когда топ-менеджеры занимаются лишь оперативным управлением и решением различных локальных вопросов.

3. Отсутствие профессионального владения инструментарием менеджмента и маркетинга в управлении - многие руководители, имея хороший управленческий опыт, не имеют знаний в области экономики предприятия.

4. Отсутствие системы улучшения деятельности компании на всех уровнях – очень часто встречаются сотрудники, которые не имеют представления о том, как можно улучшить их деятельность и деятельность компании.

5. Внедрение информационных систем без предварительного анализа необходимости их внедрения.

Зачастую автоматизируются процессы, которые неэффективны и требуют улучшения. В связи с вышесказанным, предприятия вынуждены постоянно заниматься улучшением своей деятельности.

Цель работы – исследование вопросов оптимизации бизнес-процессов компании на основе процессного подходы с использованием программных средств.

Для достижения заданной цели были выполнены следующие задачи:

1. Рассмотрение сущности процессного подхода в менеджменте.

2. Исследование понятия бизнес-процесса.

3. Рассмотрение основных направлений оптимизации бизнес-процессов.

4. Исследование информационных систем автоматизации бизнес-моделирования.

5. Проведение сравнительного анализа отечественных программных продуктов для бизнес-моделирования.

Предмет исследования: оптимизация бизнес-процессов компании на основе использования программных средств.

Глава 1. Теоретические аспекты применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов

1.1. Сущность процессного подхода

Процессный подход в управлении организацией возник как альтернатива функциональному подходу, который в условиях кризиса не позволял руководителю организации осуществлять эффективные управленческие решения.

К наиболее существенным недостаткам функционального подхода можно отнести: отсутствие ориентации результатов деятельности организации на клиента; отсутствие гибкости, быстроты реакции на изменения во внешней среде; дублирование функций персонала; конфликты при взаимодействии между собой функциональных служб; неэффективность информационной поддержки управления; отсутствие цельного описания технологий выполнения различных видов работ; нечеткие границы ответственности сотрудников за конечный результат; высокие накладные расходы и другие^[1].

Процессный подход предоставляет большие возможности для руководителей.

По мнению А. Н. Канивец, процессный подход: создает основу для построения системы управленческого учета; изменяет психологию работников, превращая их в партнеров, увеличивая число участников управления предприятия; укрепляет отношения между направлениями менеджмента, которые были ранее слабо между собою связанными; создает возможность простой и наглядной графической интерпретации деятельности; позволяет выделить зоны ответственности и рабочие зоны, что облегчает формулировку функциональных требований к людям, претендующим на выполнение определенной работы^[2].

В центре внимания процессного управления понятие бизнес-процесса. Чаще всего бизнес-процесс в экономической литературе определяется как совокупность различных видов деятельности и предполагает:

• наличие входов и выходов^[3];
• создание продукции, необходимой клиенту и удовлетворяющей его по стоимости, долговечности, сервису и качеству^[4];
• наращивание стоимости производимой услуги, товара;
• структурированное, измеряемое множество деятельностей, созданное для производства определенного выхода для данного клиента или рынка;
• использование одного или нескольких видов ресурсов, в результате на «выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя;
• логические серии взаимозависимых действий, которые используют ресурсы предприятия для создания полезного для заказчика выхода, такого как продукт или услуга.

Сущность процессного управления рассматривается исследователями с разных методических подходов.

Один из подходов связан с концепцией «реинжиниринга бизнес-процессов» М. Хаммера и Дж. Чампи. В основе подхода – выделение в организации «сквозных» процессов, их описание и последующая реорганизация, что позволяет организации своевременно реагировать на изменения внешней среды.

Сквозные процессы – процессы, которые важны для достижения целей организации, обеспечения эффективности деятельности, удовлетворенности клиентов (процессы разработки нового продукта, управления ассортиментом и другие)^[5].

По мнению В.В. Репина, необходимость выделения сквозных процессов обусловленапонимание работниками организации своей роли в удовлетворении потребностей клиентов;улучшением взаимодействия вовлеченных в сквозные процессы подразделений (сотрудников); повышением результативности, эффективности и качества работы организации. Критериями при выделении сквозных процессов являются: ресурсы, находящиеся в управлении; возможность использования процесса в различных филиалах (тиражируемость); важность процесса с точки зрения развития компании и корпоративной культуры; возможный масштаб проблем, связанных с несоответствующими выходами процесса.

Второй подход к сущности процессного управления основывается на государственном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 9001-2015^[6]. С позиции документа процессный подход необходим для разработки, внедрения и улучшения результативности системы менеджмента качества в целях повышения удовлетворенности потребителей путем выполнения их требований. Этот подход позволяет организации управлять взаимосвязями и взаимозависимостями между процессами системы, так что общие результаты деятельности организации могут быть улучшены.

В государственном стандарте дано определение понятиям «процесс» и «процессный подход». Процесс - любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы. Процессный подход - систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов и прежде всего обеспечения их взаимодействия. Согласно стандарту, процессный подход является инструментом для внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества, разработанной для постоянного улучшения деятельности с учетом потребностей всех заинтересованных сторон [3]. Очевидно, что стандартом поощряется применение процессного подхода в управлении и отмечается, что желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом.

Третий подход к процессному управлению связан с определением различных типов бизнес-процессов: основных, вспомогательных, бизнес-процессов управления и бизнес-процессов развития.

В качестве признака классификации бизнес-процессов С. А. Николаева и С. В. Шебек выделяют: решаемые задачи и их роль в деятельности организации^[7]. Основные бизнес-процессы – это процессы, непосредственно связанные с удовлетворением потребностей внешних клиентов и потребителей (процессы производства, маркетинга, сбыта, снабжения).

Вспомогательные бизнес-процессы – это процессы, направленные на обеспечение ресурсами основных процессов (процессы найма и обучения персонала, заготовления материалов, обслуживания и ремонта основных средств). Бизнес-процессы управления - это процессы, реализующие управленческую функцию или набор функций. Бизнес-процессы развития - процессы, связанные с развитием организации, ее ресурсов, процессов, структурных единиц и призваны обеспечить увеличение экономических выгод предприятия в будущем. К данным процессам относят: ввод новых и реконструкция существующих основных фондов, разработку новых продуктов, реорганизация процессов снабжения, проведение реструктуризации, процессы инвестиционного финансирования.

Таким образом, сущность процессного подхода заключается в следующих положениях:

1) основой процессного подхода является бизнес-процесс как совокупность различных видов деятельности, которые обеспечивают создание продукции, удовлетворяющей клиента по стоимости, долговечности, сервису и качеств;

2) разделение бизнес-процессов на основные бизнес-процессы (процессы, непосредственно связанные с удовлетворением потребностей внешних клиентов и потребителей); вспомогательные бизнес-процессы (процессы, направленные на обеспечение ресурсами основных процессов); бизнес-процессы управления (процессы, реализующие управленческую функцию); бизнес-процессы развития (процессы, связанные с развитием организации и обеспечивающие увеличение ее экономических выгод);

3) использование ресурсов организации для преобразования входов процесса в его выходы;

4) обеспечение взаимодействия между бизнес-процессами организации;

5) внедрение и поддержание в рабочем состоянии системы менеджмента качества, разработанной для постоянного улучшения деятельности с учетом потребностей всех заинтересованных сторон;

6) направленность на достижение целей организации для обеспечения эффективности деятельности и удовлетворенности клиентов.

1.2. Понятия бизнес-процесса

Бизнес-процесс определяется как логически завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей. В качестве клиента бизнес-процесса может выступать другой бизнес-процесс. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются по определенным бизнес-правилам.

Под бизнес-правилами понимают способы реализации бизнес-функций в рамках бизнес-процесса, а также характеристики и условия выполнения бизнес-процесса. По мнению В. Г. Елиферова, бизнес-процессы – это горизонтальные иерархии внутренних и зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее компонентов^[8].

М. Хаммер и Дж. Чампи определяют бизнес-процесс как «совокупность видов деятельности (activities), которая имеет один или более видов входных потоков и создает выход, имеющий ценность для клиента»^[9] .

Е. Г. Ойхман и Э. В. Попов дополнили определение М. Хаммера и Дж. Чампи: «Бизнес-процесс - это множество внутренних шагов (видов) деятельности, начинающихся с одного или более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту»^[10].

Составляющие бизнес-процесс действия могут выполняться людьми (вручную или с применением компьютерных средств или механизмов) или быть полностью автоматизированы^[11].

Порядок выполнения действий и эффективность работы того, кто выполняет действие, определяют общую эффективность бизнес-процесса.

Задачей каждого предприятия, стремящегося к совершенствованию своей деятельности, является построение таких бизнеc-процессов, которые были бы эффективны и включали только действительно необходимые действия. На выходе правильно построенных бизнес-процессов увеличиваются ценность для потребителя и рентабельность^[12].

Обеспечить прозрачность хода бизнес-процессов важно потому, что только в этом случае владелец бизнес-процесса (сотрудник компании, управляющий ходом бизнес-процесса и несущий ответственность за его результаты и эффективность), бизнес-аналитик, руководство и другие заинтересованные стороны будут иметь ясное представление о том, как организована работа. Понимание хода существующих бизнес-процессов дает возможность судить об их эффективности и качестве и необходимо для разработки, поддерживающей бизнес ИТ-инфраструктуры.