Файл: Основные функции в системе менеджмента (Функции менеджмента).pdf

2.2. Реализация основных функций управления в ТОО «Лека»

1) Планирование

Как известно, планирование - это начальный этап процесса управления. Под планированием понимаются обоснованные опасения относительно того, что может произойти в будущем, и подготовка мер по предотвращению нежелательных событий, которых можно избежать.^[66]

Плановик должен быть осторожным обеспечить что где предлагаемое предложение будет равно запланированному спросу. Если этого не произойдет, то возникнут излишки и дефициты. Если рыночный механизм до сих пор не используется, если цены не снижаются или не повышаются, то возникает неприятная проблема хранения или уничтожения излишков, или, наоборот, идет ожесточенная борьба между теми, чей спрос не

удовлетворяется.^[67]

Планирование - это прежде всего процесс принятия решений, что позволяет обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить неопределенность.

Процесс принятия решений состоит из планирования в широком смысле. Узкие планирования является составление специальных документов - планов, определяющих конкретные шаги организации в деле осуществления принятых решений.

Планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности предприятия и ориентировано на определение намеченных конечных результатов с учетом средств и способов достижения целей и обеспечения необходимыми ресурсами.^[68]

Как для предприятия в стадии рассмотрения, в данный момент основной целью деятельности общества является получение прибыли полученной в результате удовлетворения потребностей потребителей в определенных товарах или услугах.

Эту цель можно разложить на несколько компонентов:

1. Планирование роста прибыли.

2. Планирование издержек предприятия, и, как следствие, их уменьшение.

3. Увеличение доли рынка, увеличение доли продаж.

4. Совершенствование социальной политики компании.

Структурная схема планирования на предприятии представлена на

схеме 3^[69]

Баланс доходов и расходов всех планов включается в бюджет, то есть в плане расходов и доходов, как ориентир - сохранение ликвидности, платежеспособности предприятия. Обычно отдельные планы составляются только для количественные показатели и только после их сверки

расчет денежных показателей.^[70]

В разработке планов участвовало все руководство ТОО «Лека»: генеральный директор, начальник отдела кадров, коммерческий директор, главный бухгалтер.

Особое внимание обращается на то, что в ТОО «Лека» отсутствует долгосрочное планирование, которое является необходимым условием стратегического планирования для выживания на рынке. Краткосрочные планы составляются в срок 1-2 года, не более. Это свидетельствует о

серьезном просчете в управлении.^[71]

2) Организация

Для реализации планов руководство должно найти эффективный способ объединения планов, т. е. с оптимальным результатом.

Организация как процесс является функцией по координации многих задач, чтобы этот процесс был успешным, необходимо иметь грамотно выстроенная организационная структура, соответствующая целям и задачам.

Если рассматривать организационную структуру ТОО «Лека», то ее можно представить следующим образом: (см. схему 4.)

Схема 4. Организационная структура ТОО «Лека»

Как показывает данная схема, организационная структура ТОО «Лека» построена по линейно-функциональному типу.^[72]

Начальник охраны подчиняется лицу, охраняющему склад помещения и магазины в количестве 7 человек.

Коммерческий директор занимается снабжением и маркетингом, координацией работы магазинов. Он находится в подчинении начальника отдела снабжения, занимающийся непосредственно закупкой товаров, а также Заместитель, в обязанности которого является управление магазинами через заведующих магазинов и складами через заведующих складов.

Заведующие магазинов и складов занимаются текущими вопросами деятельности своих структурных подразделений. Кроме того, в обязанности коммерческого директора входит отслеживание тенденций на рынке, поиск новых товаров, поиск новых ниш на рынке для того, чтобы расширить сферу деятельности, а также отслеживание действий конкурентов.^[73]

Известно, что эти функции выполняют отделы маркетинга, существующие на более крупных предприятиях, но в отсутствие таковых они частично возлагаются на весь управленческий персонал и в большей степени

на коммерческого директора.

Требования к персоналу определяются тарифными и квалификационными справочниками, положением об отделах и структурных подразделениях, должностными инструкциями и рабочими инструкциями.

Анализируя функции работников коммерческой службы ТОО «Лека», можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует обязанности этих исполнителей.^[74]

Среди отделов коммерческой службы присутствуют функциональные связи (происходит обмен информацией между сотрудниками подразделений, производится документальная отчетность и доводится до специалистов отделов), а линейная связь (зам. директора по коммерции координирует и контролирует действия специалистов на основе предоставленной отчетности).

Вопросами управления персоналом занимается отдел кадров во главе с

начальник отдела кадров. В подчинении начальника отдела кадров находятся два трудовых инспектора.

На предприятии реализованы следующие функции по управлению персоналом: подбор и расстановка кадров, составление плана потребности в персонале, Регистрация приема, передачи, увольнения работников, осуществление надзора за надлежащим использованием персонала, ведение делопроизводства, документации для присуждения премии, рассмотрение писем, жалоб, заявлений. Такие функции, как профессиональная подготовка, повышение профессиональной квалификации, изучение причин текучести кадров, профессия, возраст, образовательный персонал и др. на предприятии невозможно реализовать, что несомненно сказывается на экономической эффективности.^[75]

Финансовая служба (бухгалтерия) во главе с главным бухгалтером занимается финансовыми вопросами деятельности предприятия, в том числе составление текущих финансовых планов. Два бухгалтера подчиняется главному бухгалтеру.

Таким образом, организационная структура ТОО «Лека» в принципе

соответствует своим целям и задачам, что свидетельствует об эффективности работы управление компанией с точки зрения организации, но, как и любая другая линейно-функциональная система имеет ряд недостатков:

• Негибкая структура организации;
• Четко определенные задачи для всех структурных подразделений;
• Потоки власти с иерархических уровней в организации;
• Иерархическая система управления;
• Командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз;
• Содержание сообщений - это приказы, инструкции и решения, принимаемые руководством организации.^[76]

Следует отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, оставляет желать лучшего. Также существенным упущением менеджмента является отсутствие отдела маркетинга, что просто необходимо в рыночных условиях, особенно для организаций, желающих расширить свою деятельность.

3) Мотивация

В продолжение разговора об отсутствии внимания руководства к вопросам управления персоналом ТОО «Лека» мы коснемся вопросов мотивации.

Планируя и организуя работу, руководитель определяет, что именно должна делать организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это делать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель имеет возможность воплотить свои решения в дела, применяя основные принципы мотивации.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других делать что-то для вас. достижения личных или организационных целей.^[77]

Общеизвестно, что методы мотивации персонала могут быть как материальными, так и нематериальными.

Что касается материальных методов, то приоритет следует отдавать

оплата за организацию заработной платы. На предприятии организация оплаты труда относительно упрощенные иероглифы.

Рядовые работники (продавцы, работники складов, младший

обслуживающего персонала (техники, грузчики), охрана имеют строго

фиксированный оклад, независимо от их личного вклада в деятельность

организации, а также получают награды за результаты работы всего предприятия в целом. Такая же схема оплаты труда применяется к работникам бухгалтерии и отдела кадров.^[78]

Заведующие магазинов также имеют фиксированный оклад + премия по результатам деятельности их подразделения + премия по результатам деятельности компании.

Руководители служб (коммерческий директор и его заместитель, генеральный директор бухгалтер, начальник отдела кадров, начальник Службы безопасности) в дополнение к должностному окладу имеют процент от прибыли.

Таким образом, непосредственно материально заинтересованными в улучшении показателей работы ТОО «Лека» являются топ-менеджеры, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна.

Экономическая ответственность работников ТОО «Лека» реализуется путем прямого уменьшения заработной платы виновных работников на сумму предъявленных к ним претензий за упущения в работе.

Что касается нематериальных форм мотивации, то здесь ситуация еще более плачевная. Единственным проявлением данных форм является благодарность сотрудников ТОО «Лека» за достигнутые результаты (продажи и/или отсутствие претензий со стороны покупателей), а также звание "Лучший сотрудник года" (по тем же критериям).

Таким образом, мотивация, как функция управления, на данном предприятии выражена слабо, что выражается, прежде всего, в высокой текучести. Она несомненно, самым пагубным образом сказывается на

результатах ТОО «Лека».

4) Контроль и анализ

Анализ и контроль являются настолько взаимосвязанными функциями управления, что, характеризуя их проявление на данном предприятии, я считаю целесообразным рассмотреть их в комплексе, так как он в процессе мониторинга, анализа основных показателей деятельности предприятия показатели, анализ использования имеющихся ресурсов и разработка последующих планов на основе данного анализа.^[79]

Контроль - это процесс, посредством которого достигаются цели организации. Он необходимо выявлять и решать возникающие проблемы до того, как они станут слишком серьезными, а также использовать их для стимулирования успеха.^[80]

Процесс контроля состоит из установления стандартов, достигнутые результаты и корректировки, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Реализация функции мониторинга в первую очередь основывается на организации системы бухгалтерского учета и отчетности, включающей финансовые показатели и показатели эффективности деятельности и их анализ.

В ТОО «Лека» используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль реализуется на основании сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в ТОО «Лека».^[81]

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; сравнение объема фактических и планируемых продаж; изменения в компании доля рынка анализируются как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка. Рассмотренные выше функции планирования и организации способствуют осуществлению предварительных мер контроля. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и поведение предназначены для обеспечения выполнения планов, их строгое соблюдение - это способ убедитесь, что работа идет в заданном направлении. В качестве формы предварительная проверка должностных инструкций, положений о структурных подразделениях, правил, норм труда и др. При этом предварительный контроль используется в трех ключевых областях -в отношении человеческих, материальных и финансовых ресурсов.