Файл: Основные функции в системе менеджмента (Функции менеджмента).pdf

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, необходимых для выполнения определенных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.^[82]

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который позволяет также осуществлять функцию планирования. Бюджет предварительный механизм управления в том смысле, что он дает уверенность, когда организации нужны деньги, оно будет. Бюджеты также устанавливают ограничения на расходы и, таким образом, не позволяют любому Департаменту или организации в целом исчерпать наличные средства до конца.^[83]

Текущий контроль. Как следует из его названия, контроль осуществляется непосредственно во время работы. Ее объект - подчиненные сотрудники, и это традиционно прерогатива их непосредственного начальника. Текущий контроль за деятельностью продавцов осуществляют руководители магазинов, за руководителями-заместитель коммерческого директора и др. Формой проявления текущего контроля является выявление недостатков, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по всем неправильным причинам, и т.д.^[84]

Руководители функциональных служб представляют генеральному директору еженедельные доклады о деятельности своих управлений и результатах их работы.

Для высшего руководства характерно еженедельное проведение так называемых встреч в кабинете генерального директора с обсуждением

достигнутые результаты и допущенные ошибки, а также обсуждение дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации. Приказ представляет собой однозначное решение, рассчитанное на конкретную единицу, подлежащее беспрепятственному, обязательному исполнению.

Рекомендация - управленческое решение, направленное на отдел, консультативный характер, несущий информацию рефлексия и развивалась для улучшения работы учреждения.

Итоговый контроль проводится сразу после окончания работ. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности или по истечении определенного периода времени фактические результаты сравниваются с требуемыми результатами. Вот сравнение планируемой прибыли с полученным, запланированный уровень производительности труда, текучести кадров, объем продаж, расходы и т. д.

На данном предприятии заключительный контроль выполняет две основные функции: руководство ТОО «Лека» проводит анализ фактически полученных и требуемых результатов и оценивает, насколько реалистично были приняты планы по его. Эта процедура также предоставляет информацию о возникших проблемах и новых планах должны быть сформулированы таким образом, чтобы избежать этих проблем в будущем (это функция анализа). Второй функцией итогового контроля является стимулирование мотивации, так как заработная плата большинства сотрудников напрямую зависит от результатов деятельности организации.

Таким образом, в результате рассмотрения основных функций

управления в ТОО «Лека» можно сделать вывод, что в целом наиболее "хромающими" из них являются мотивация и планирование, которым мы будем уделять больше внимания в третьей части этой работы, пытаясь дать рекомендации по устранению имеющихся недостатков.

2.3. Рекомендации по совершенствованию функций планирования и мотивации на ТОО «Лека»

Как отмечалось выше, в этой компании достаточно хорошо налажен процесс краткосрочного, оперативного планирования, но нет долгосрочного, стратегического. Это приводит к тому, что у ТОО «Лека» нет четко определенной стратегии дальнейшего развития, нет стратегического видения, нет миссии как таковой.

Заявление полета важная часть перехода предпринимательства к

стратегическому управлению. Ведь миссия - это глобальная, общая цель,

развитие которой означает определение направления деятельности предприятия.^[85]

Миссия Организации дает субъектам внешней среды общее представление о том, что организация, к чему она стремится, какие средства она использует в своей деятельности, какова ее философия. В то же время, это способствует укреплению имиджа организации.

Четко сформулированная миссия состоит в том, чтобы, во-первых,

выяснить, что такое предприятие и чем оно стремится быть, а во-вторых, показать отличие предприятия от других подобных ему.^[86]

Миссия для ТОО «Лека» может выглядеть следующим образом:

ТОО «Лека» - организация, основное назначение которой – удовлетворение потребностей наших клиентов в высококачественной продукции наряду с высоким качеством обслуживания для каждого покупателя я чувствовал себя единственным и незаменимым для каждого нашего сотрудника.

Стратегическое видение - перспективный взгляд на направления развития деятельности организации, базовая концепция того, что организация пытается сделать и чего достичь. Стратегическое видение необходимо руководству организации для того, чтобы снять все сомнения относительно долгосрочных перспектив ее развития. Обоснованное видение является необходимым условием эффективного стратегического руководства.^[87]

Стратегическое видение:

"Все силы нашей компании будут направлены на то, чтобы стать самой широкой сетью магазинов в Алматы, доступной по ценам для всех его жителей".

Тогда стратегическими целями ТОО «Лека» совместно с финансовыми могут быть представить в соответствии со следующей таблицей:

Стратегические и финансовые цели ТОО «Лека»^[88]

Совершенствование функции мотивации в данном случае, на мой взгляд, будет решающим фактором, влияющим на экономические результаты деятельности ТОО «Лека»: объем продаж, выручку, прибыль, прежде всего потому, что большое значение в увеличении объема продаж, и, как следствие, выручки и прибыли, принадлежит на улучшение обслуживания клиентов, повышение качества обслуживания, что невозможно без непосредственной заинтересованности рядовых работников (прежде всего продавцов) в улучшении этих показателей. Это может способствовать хорошо построенной системе мотивация, которая включает в себя как материальные, так и нематериальные факторы. Как уже говорилось, материалом является заработная плата. Необходимо кардинально пересмотреть существующую систему оплаты труда.

Для продавцов магазинов, представляющих лицо организации

покупателей, которые оказывают непосредственное влияние на то, покупайте, помимо основной зарплаты (а может и вместо нее) вводите следующие виды платежей:

• Индивидуальные комиссионные с объемов продаж
• Индивидуальная премия за вклад в общую прибыль
• Групповые комиссии с увеличением продаж за последний год (например, для сотрудников одного магазина)
• Система распределения прибыли группы

Такую же схему можно применить и к менеджерам магазинов.

Для старших сотрудников схема оплаты может быть представлена следующим образом:

1. Общая схема долевого участия в прибыли

2. Часть групповой премии (процент от премии подразделения, расположенного в его отделе)

3. Вознаграждение за сверхурочную работу

4. Предложение по долевому участию в бизнесе

Что касается нематериальных форм мотивации, то особое внимание уделяется на месте лидерство должно быть отдано формированию собственной организационной культуры, которая включает в себя все эти факторы.

В данный момент организационную культуру, которая существует в

данной организации можно отнести к типу, когда все в организации держится исключительно на авторитете руководителя.

В рамках построения организационной культуры можно ввести какие-либо почетные звания, обладание которыми бы очень ценилось работниками этой организации. Например, звания "Лучший работник месяца", "Лучший работник года", "Лучший менеджер", "самый любимый менеджер", вводятся приза "потребительские предпочтения", исходя из данных книги отзывов и предложений, а также опросов посетителей магазина. Все это фиксируют любые символические подарки от компании.^[89]

Стоит обратить внимание на поддержание корпоративного духа, взаимные праздники, мероприятия, поездки для отдыха в свободное от работы время.

Также негативным моментом является то, что у ТОО «Лека» нет брендовой одежды или брэндинга, который бы запомнился клиентам и в то же время помог бы повысить чувство общности, вовлеченности сотрудников компании.

Опыт лучших организаций показывает, что широкое внедрение корпоративной символики (в упаковке готовой продукции, в рекламных материалах, в оформлении предприятия, транспортных средств, рабочей одежде, сувенирной продукции) положительно отражается на отношении персонала к компании, повышает приверженность работников своей

организации и чувство гордости за свою организацию.

Заключение

В проделанной работе были выделены следующие функции:

Планирование, которое дает конкретную формулировку целей организации, средств их достижения, сроков и этапов реализации. Это способствует четкому видению стратегии компании, возникающих проблем, что дает возможность своевременно корректировать цели и задачи.^[90]

На рассматриваемом мной предприятии это достаточно хорошо реализовано оперативное, краткосрочное планирование, но нет четко определенного, задокументированного долгосрочного, стратегического, что недопустимо в постоянно меняющейся рыночной среде. Этот фактор, несомненно, оказывает негативное влияние на формирование экономических результатов предприятия.

В качестве рекомендаций по совершенствованию функций планирования нами были предложены варианты формулировки миссии ТОО «Лека», стратегического видения и стратегических целей в увязке с финансовыми.

Организация является не менее важной функцией управления, которая способствует бесперебойное функционирование предприятия. Правильно выбранный организационная структура позволяет сэкономить время и деньги организации, способствует рациональному ведению хозяйственной деятельности.^[91]

Что касается функции организации, то организационная структура ТОО «Лека» достаточно точно соответствует ее целям и задачам, но в то же время, являясь линейно-функциональной, она обладает всеми недостатками данного вида бюрократических структур.

Также хочу отметить недостатки организации в плане отсутствия отдела

маркетинга, функции которого частично возложены на управление

сотрудников, и в большей степени - коммерческого директора, который уже имеет достаточно широкий круг должностных обязанностей.

Контроль - это систематический мониторинг выполнения планов, задач и поручений. Это один из важнейших факторов нормального функционирования организации. Объединяет все виды управленческой деятельности.^[92]

Контроль помогает своевременно устранять дефекты и находить ошибки.

Мотивационная функция - двигатель рабочего процесса. Если коллектив

знает, что за свой труд он получит достойное вознаграждение, он вообще будет работать эффективно. Функции контроля и анализа в ТОО «Лека» очень тесно взаимосвязаны и реализуются на достаточно приемлемом уровне.

Стимулирование активизирует активность людей, заинтересованность в достижении более высоких результатов своей работы.^[93]

Это стимулирует работников различными способами лучше выполнять свою работу. Что касается стимулов, как материальных, так и нематериальных, то ТОО «Лека» также имеет ряд недостатков, связанных прежде всего с недостаточной продуманностью систем организации заработной платы и отсутствием организационной культуры, как таковой. В качестве рекомендаций по совершенствованию стимулирующей функции я рассмотрел новую систему организации оплаты труда, а также некоторые возможные компоненты организационной культуры для ТОО «Лека».