Файл: Документирование и инвентаризация (Сущность и значение).pdf

В составе документов бухгалтерского учета различают: первичные документы, учетные регистры, отчетные документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В ООО «Стройка Плюс» документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты.

Все первичные документы имеют унифицированные, т.е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

Документы бухгалтерского учета преимущественно составляются по унифицированным формам, что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков, обеспечения сравнимости учетных и отчетных данных различных организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

Рисунок 1 - Состав бухгалтерских документов

В целом документы бухгалтерского учета, можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация. Такая градация полностью отвечает определению документооборота в бухгалтерском учете, последовательности и логике документирования хозяйственной деятельности организации. Отметим, что первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

В ООО «Стройка Плюс» бухгалтерский учет автоматизирован. Каждое рабочее место бухгалтера оснащено персональным компьютером. На предприятии используется программное обеспечение «1C: Бухгалтерия 7.7». С помощью программы «1С: Бухгалтерия 7.7», формируются первичные документы по всем разделам бухгалтерского и налогового учета, а также автоматически регистрируются все хозяйственные операции, ведутся журналы-ордера и главная книга, формируются бухгалтерские проводки и создаются все отчетные формы по предприятию в целом. Первичные учетные документы составляются по утвержденным типовым формам на компьютере.

Говоря о документах и документообороте в бухгалтерском учете, нельзя ограничиваться непосредственно учетными документами различных уровней и видов. Весь спектр управленческой документации прямо или косвенно находит применение при проведении учетных работ. В числе управленческих документов ООО «Стройка Плюс» следует отдельно выделить указания руководства организации работникам бухгалтерии, оформленные в виде приказов, служебных записок, распоряжений и тому подобных документов, правильность их оформления и правомерность принятия к исполнению могут оказать существенное влияние на достоверность и полноту учетных данных. Кроме того, организационно-распорядительная документация организации служит в большинстве случаев прямым или косвенным основанием для оформления первичных учетных документов. В связи с этим в настоящем издании будут подробно рассмотрены проблемы документооборота в бухгалтерском учете с участием не только учетных документов, но и других документов, содержащих сведения управленческого характера.

Неотъемлемым элементом учетной политики являются правила документирования операций, ведения учетных регистров, организации документооборота.

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обработки, а также предварительным планированием документооборота.

График документооборота в ООО «Стройка Плюс» представлен в виде схемы называют оперограммой, которая представлена в приложении 2. Точка на оперограмме означает место выполнения операции и исполнителя. Оперограмма наиболее наглядно показывает путь движения документа и, следовательно, характеризует рациональность документооборота.

Работники организации (работники отделов, кладовщики, подотчетные лица и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по ООО «Стройка Плюс» осуществляет главный бухгалтер.

2.2. Состояние и порядок проведения инвентаризации.

В зависимости от полноты охвата имущества на предприятии ООО «Стройка Плюс» различают полную и частичную инвентаризацию.

Полная инвентаризация включает в себя проверку наличия и сохранности всего имущества и всех финансовых обязательств организации. Её проводят один раз в год, как правило перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид основных средств предприятия. Данная инвентаризация должна проводиться регулярно в течение года, по следующим причинам:

- происходит обеспечение сохранности имущества предприятия;

- способствует усилению ответственности и дисциплины материально

ответственных лиц;

- позволяет своевременно выявить нарушения, злоупотребления и факты хищения.

Порядок проведения инвентаризации на предприятии ООО «Стройка Плюс» определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Сроки и порядок проведения инвентаризации регламентированы руководителем организации. Инвентаризацию, необходимо проводить в определенные сроки, установленные в зависимости от вида и характера имущества, для основных средств этот срок составляет - не менее раза в 2-3 года.

Для проведения инвентаризации на предприятии ООО «Стройка Плюс» создается специальная инвентаризационная комиссия, назначение которой производит руководитель организации. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации результат проведения данного мероприятия может быть признан недействительным. Поэтому при невозможности участия хотя бы одного из заранее утвержденных членов комиссии необходимо произвести замену, при этом закрепив это приказом руководителя.

Перед проведением акта сверки фактического наличия имеющегося имущества с документальным, все лица ответственные за сохранность имущества дают соответствующие расписки, где указывают, что все поступившее имущество оприходовано, а выбывшее списано. Перед проведением сопоставления данных учета с фактическим наличием имущества, инвентаризационная комиссия опломбирует все помещения и иные места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы.

Результаты инвентаризации отражают в «инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей». При переписи фактического имущества на складе специальная комиссия указывает наименование ценностей, и указывает в каком количестве, качестве, в какой сумме, к какому сорту относится те или иные запасы.

На предприятии ООО «Стройка Плюс» проведена инвентаризация плановая, проводится по состоянию на 20.12.17 г. Выявлено следующее:

В ходе инвентаризации склада составлена инвентаризационная опись (Приложение 3).

Для отражения результатов инвентаризации составляется сличительная ведомость (приложение 4).

Таблица 2 - Журнал регистрации хозяйственных операций по результатам инвентаризации

По окончании инвентаризации на основании актов представленных комиссией руководитель организации ООО «Стройка Плюс» принимает окончательное решение по результатам проверки. Результаты проведения инвентаризации необходимо отразить в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете, то есть записями за декабрь.

Глава.3 Совершенствование вопросов документирования и инвентаризации на предприятиях

3.1.Совершенствование документооборота и нормативного регулирования бухгалтерской документации.

Пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Таким образом, в законе № 402 содержится прямое указание на возможность отражения хозяйственных операций на основании бумажных и электронных документов. Применение технологий электронного документооборота можно отнести к важным управленческим нововведениям, вызывающим качественные изменения во всех областях управления современным предприятием.

Электронный документооборот – система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ, созданный, корректируемый и хранящийся в компьютере.

Сферу электронного документооборота регулируют следующие основные нормативные правовые акты [16, с. 37]: