Файл: Документирование и инвентаризация (Сущность и значение).pdf

1) Федеральный закон №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

2) Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

3) ГОСТ Р 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования» и другие.

Ст. 5 Закона № 63-ФЗ в настоящее время устанавливает три вида электронной подписи:

1) простая электронная подпись – это логины, пароли, коды подтверждения и прочие средства идентификации, например в электронном кошельке;

2) неквалифицированная электронная подпись используется в тех случаях, когда наличие на документе печати необязательно, например, при оформлении договора аренды. Эта подпись может быть получена с применением ключа подписи и должна обеспечивать обнаружение изменений, внесенных в электронный документ после момента его подписания.

Неквалифицированная электронная подпись создается с помощью средств криптошифрования (ст. 12). При этом первичные документы с такой подписью могут иметь место в бухгалтерском, но не в налоговом учете. Это связано с тем, что НК РФ содержит указания только на применение электронной цифровой подписи (т.е. квалифицированной);

3) квалифицированная электронная подпись позволяет приравнять документ, к такому документу, на котором имеется собственноручная подпись и печать. Она используется при отправке отчетности в налоговые органы через Интернет и работе через клиент-банк. Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное. Пункт 7 статьи 9 закона № 402 гласит, что в первичном учетном документе допускаются исправления, при условии наличия даты исправления, подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов. Вступление в силу нового закона о бухгалтерском учете определяет необходимость пересмотра системы документации в бухгалтерском учете.

Новый федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» вступил в силу с 1 января 2013 г.

Вышеупомянутым нормативным актом вводится очень важное изменение – это отмена обязательного использования унифицированных форм «первички». В пункте 2 статьи 9 действующего закона говорится: «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах первичной учетной документации».

В новом законе подобное правило отсутствует. В соответствии с пунктом 1 статьи 7 закона «Организация ведения бухгалтерского учета», хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта либо индивидуальными предпринимателями или лицами, занимающимися частной практикой [16, с. 38].

В статье 9 «Первичные учетные документы» отражается, что каждый факт хозяйственной жизни в момент совершения подлежит оформлению первичным учетным документом, а если это не возможно – непосредственно после его окончания. В статье выделены обязательные реквизиты первичных документов: наименование, дата составления, наименование экономического субъекта, составившего документ, содержание факта хозяйственной жизни, величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Кроме того, в документе следует отразить наименование должности и подписи с расшифровкой лиц, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления, либо наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. Важно отметить, что впервые в законе установлено утверждение формы первичных учетных документов руководителем экономического субъекта, а для организаций государственного сектора – в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

С введением нового закона все формы первичных учетных документов должны утверждаться руководителем экономического субъекта на основании предложений ответственного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п.4 ст.9). Данное нововведение не распространяется на организации государственного сектора, для которых формы учетных документов должны устанавливаться в соответствии с бюджетным законодательством РФ. Действующий Закон о бухгалтерском учете предусматривает возможность составления документов на бумажных и машинных носителях информации (п.7 ст.9). Важно отметить, что согласно п.5 ст.9 нового закона, первичные учетные документы могут оформляться как в бумажном виде, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Согласно статье 10 закона «О бухгалтерском учете» № 402 регистры бухгалтерского учета предназначены для своевременной регистрации и накоплению данных, содержащихся в первичных учетных документах. Формы регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В законе приведены обязательные реквизиты регистра бухгалтерского учета: наименование регистра, наименование экономического субъекта, период, хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета, величина денежного измерения, наименования должностей и подписи лиц, ответственных за ведение регистра с расшифровкой. Кроме того, в законе содержится информация о возможности выполнять исправления в регистре бухгалтерского учета ответственными лицами при условии наличия даты исправления, а также подписи ответственных за ведение регистра лиц с указанием их фамилий и инициалов.

Статья 29 Федерального закона от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, порядок хранения документов бухгалтерского учета.

Бухгалтерские документы составляют до 80 % от общего документооборота организации. Поэтому архивное хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов – актуальная задача для многих бухгалтеров и экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

В законе сказано, что «первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года». Этот же срок определен для документов учетной политики, стандартов экономического субъекта и прочих документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи.

В апреле 2011 г. вступил в силу федеральный закон «Об электронной подписи» от 6.04.2011 № 63-ФЗ, который устанавливает правила применения электронных подписей электронного документа, виды электронных подписей и условия признания таких подписей.

Глобальная задача развития системы бухгалтерского учета переход на электронный документооборот. Поэтому необходимо уже сейчас рассмотреть в организациях возможности составления документов в электронном виде и внести соответствующие изменения во внутренние локальные документы, в частности, в учетную политику, документооборот.

При этом предприятия будут вынуждены пересмотреть действующий приказ об учетной политике и дополнительно к нему утверждать объемные приложения, содержащие требуемую информацию.

Таким образом, в результате введения в действие закона «О бухгалтерском учете», новые правила приведут к сложностям, связанным с утверждением форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета в учетной политике компаний. Кроме того, приказом руководителя следует утвердить самостоятельно разработанные формы управленческой отчетности.

3.2.Направления совершенствования проведения инвентаризации с целью обеспечения экономической безопасности предприятия.

Обеспечение экономической безопасности предприятия включает множество условий и факторов, среди которых грамотное применение инвентаризации как метода фактического контроля имеет важнейшее значение. С одной стороны, предприятия и организации самостоятельно должны обеспечивать регулярное и эффективное проведение инвентаризации, в том числе при ее инициировании правоохранительными и иными органами. С другой стороны, контролирующие органы, в том числе и правоохранительные, обязаны обеспечивать экономическую безопасность предприятия предотвращая, выявляя и расследуя преступления, совершаемые в сфере экономики, в том числе получая доказательства посредством проведения инвентаризации. Инвентаризация как метод фактического контроля как непосредственно в самой организации, так и при проведении проверочных действий со стороны контролирующих, в том числе правоохранительных органов требует совершенствования. Для того, чтобы выработать направления совершенствования необходимо выделить основные проблемы. Первоначально рассмотрим проблемы проведения инвентаризации в экономическом субъекте. Проблемы в проведении инвентаризации можно разделить на общие проблемы и проблемы инвентаризации отдельных видов имущества.

Действующий в большинстве организаций порядок проведения инвентаризации основных средств имеет следующие недостатки [18, с. 62]:

- высокая трудоемкость нанесения инвентарных номеров на объекты учета;

- риск ошибочного маркирования объектов учета;

- высокая трудоемкость идентификации инвентарных объектов;

- риск ошибочной идентификации (сверки) инвентарных объектов или ее искажения и др.

Действующий в большинстве организаций порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов имеет следующие недостатки:

- низкий уровень организации учета МПЗ на складах, на производстве и в торговых помещениях; - большое количество помещений (в том числе не предназначенных для хранения), в которых хранятся МПЗ;

- риск ошибочного учета, то есть пересортицы при большой номенклатуре материалов, ассортименте товаров и готовой продукции;

- несвоевременное оприходование и, напротив, списание МПЗ;

- иные недостатки.

Кроме проблем проведения инвентаризации по отдельным видам имущества существуют и общие проблемы. Для минимизации влияния любых недостатков и обеспечения приемлемой оперативности и достоверности инвентаризации сегодня для ее проведения приходится привлекать значительное количество сотрудников.

Также, к сожалению, часто не выполняются требования, предъявляемые в случае, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, в результате чего после увольнения материально ответственных лиц нередко вскрываются значительные суммы недостач материальных и денежных средств, иски, на взыскание которых впоследствии к виновным не предъявляются, и списываются эти суммы в конце года в большинстве случаев на финансовые результаты, что делать категорически запрещено.

Таким образом, выделив основные проблемы инвентаризации можно определить основные направления ее совершенствования [18, с. 64]:

1) Обеспечение необходимого количества работников складского учета, а также работников, участвующих в проведении инвентаризации. В целях предотвращения проблем при проведении инвентаризации необходимо иметь оптимальное количество работников с соответствующим уровнем подготовки, отвечающих за складской учет, а также непосредственно участвующих в проведении инвентаризации. Работники должны как минимум владеть первичными навыками учетной работы, и как максимум они должны быть уверенными пользователями компьютерных программ, применяемых в учете.

2) Достижение высокого уровня организации складского учета, а также автоматизация складского учета, например, с использованием компьютерной программы «1С: Торговля и Склад», предназначенной для автоматизации складского учета и торговли.

3) Разработка подробного плана (порядка) проведения инвентаризации в документах экономического субъекта (приказах, распоряжениях). Соблюдение оптимального количества инвентаризаций в соответствии с видом деятельности, объемами производства и реализации за определенные промежутки времени (месяц, квартал, год). Использование различных видов инвентаризаций в соответствии с количеством и номенклатурой материалов, ассортиментом товаров и готовой продукции, видами основных средств и иного имущества.

4) Использование инвентаризации в целях формирования ответственности работников организации. Выборочные инвентаризации и контрольные проверки в течение года дисциплинируют работников предприятия, позволяют своевременно вскрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения, содействуют сохранности имущества предприятия. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль над своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотребления и фактов хищения имущества сводится к минимуму. Таким образом, для сохранения материальных ценностей организации необходимо как можно чаще проводить внеплановые и выборочные инвентаризации, а также контрольные проверки.