Файл: Проектный контроллинг (место контроллинга в текущей системе управления проектами).pdf

Введение

К настоящему времени управление проектами получило большую популярность во всем мире. Методология Управления проектами широко используются во всех сферах проектно-ориентированной деятельности. За последние 30 лет Управление проектами сформировалось как новая культура управленческой деятельности и стало связующим звеном в сотрудничестве стран с разной историей развития, традициями, экономикой и культурой.

Контроллинг напрямую связан с информационным обеспечением руководства в процессе принятия управленческих решений. Решение текущих и рассмотрение стратегических задач представляется возможным только на базе регулярного поступления полной и достоверной информации о финансовой ситуации и результатах в разрезе всех процессов хозяйственной деятельности предприятия.

Таким образом контроллинг — это инструмент комплексного управления деятельностью, который помогает создать базу для поддержки основных функций менеджмента: планирования, управления и контроля.

Цель управления проектами – четко определить цели, составить план работ, распределить ответственность и ресурсы, спланировать работы с учетом имеющихся рисков и возможностей, держать под контролем ситуацию и своевременно реагировать на возникающие отклонения что в последствии приведёт к поставленным целям проекта исходя из поставленных условий в начале работы.

В современном мире меняется методы, и парадигма управления что за собой несёт так же изменение целей и задач предприятия именно поэтому тема является актуальной. Нa смену централизованному приходит стратегическое управление. Одним из таких новых подходов является – контроллинг.

Цель – разобраться в особенностях контроллинга проекта в рамках текущей действительности.

Задачи:

- определить место контроллинга в текущей системе управления проектами;

- исследовать aспекты контроллинга проекта.

1. Система управления проектами и место контроллинга

1.1 Понятие проекта и управления им

Проекты – это организационные рамки для планомерного, систематического и построенного на методических правилах получения знаний, идей и результата.

Признаки проектов:

1. Направленность на достижение целей;

2. Координированное выполнение взаимосвязанных действий;

3. Чёткая определённость по времени;

4. Неповторимость и уникальность.

Именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Каждая из характеристик имеет своё влияние на деятельность и именно поэтому отличает и выделяет собой проектную деятельность. Для этого остановимся на каждой их них более детально.

Направленность на достижение целей. Проекты нацелены на получение определенных результатов. Данные цели и являются рычагом проекта, благодаря чему все усилия направленны на достижение поставленной цели. Проект представляет целый комплекс взаимосвязанных мелких целей.

Все проекты ориентированы на достижение цели, а это имеет огромное значение для управления ими. Важной чертой управления проектами является точное формулирование целей. Проект можно рассматривать как совокупность более мелких, точно поставленных целей, которое ведёт достижению финальной цели.

Координированное выполнение взаимосвязанных действий. Проекты сложны уже по самой своей сути. Они включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных задач. В некоторых случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны, в других случаях их связь менее заметна. Все задачи взаимосвязаны друг с другом поэтому некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания. Но следует отметить, что некоторые задачи могут осуществляться только параллельно. Если нарушить взаимосвязь в выполнении разных задач, то весь проект может быть обречён на провал. Основываясь на вышесказанном становиться очевидно, что проект — это динамическая система, которая складывается из взаимосвязанных частей, которая требует особенных подходов к её управлению.

Чёткая определённость по времени. У всех проектов есть чёткие рамки выполнения, ограниченные по времени. Они обладают выраженным началом и концом работы над проектом. Окончание проекта приходит тогда, когда достигнута его основная цель. Все усилия при работе над проектом направлены именно, а то, чтобы закончить работу и достичь цели в поставленные сроки. Именно для этого расставляются приоритеты, определяются сроки для более мелких задач, которые входят в проект.

Неповторимость и уникальность. Проекты – это неповторимые и однократные мероприятия. В зависимости от проекта степень уникальности может отличаться. Если вы занимаетесь тем, что строите дома и такой же дом вы возводите уже в десятый раз, то степень вашего проекта невелика. Все основные элементы вашего дома такие же, как и у предыдущих десяти. Однако основные источники уникальности, могут быть заложены в особенностях каждой постройки - в расположении и количестве комнат, в использовании материалов, в разных поставщиках строительных материалов.

Но если вы разрабатываете что-то уникальное, не имеющее аналогов, то вы, имеете дело с aбсолютно новой, ни на что не похожей задачей. В таком случае ваш проект полон риска и неопределенности, т.к. вы в нём можете опираться только на ваш предыдущий опыт.

Проект является однократной, не циклической деятельностью. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается у данной деятельности нет определённого начала и конца, всё зависит от спроса. Производственные циклы не являются проектами как таковыми. Однако в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство.

Проект существует столько времени, сколько необходимо для конечного результата. Концепция проекта совместима с концепцией фирмы или предприятия. Часто проект становится основной формой деятельности фирмы.

Есть несколько определений термина проект:

В самом общем виде проект (англ. project) — это «что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие» (толковый словарь Webster).

Проект можно рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное – результат при участии ряда ограничений и механизмов.

В «Кодексе знаний об управлении проектами» проект — некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Проект включает в себя:

1. Проблему;
2. Средства реализации;
3. Решение проблемы.

«Управление проектами» — синтетическая дисциплина, объединяющая как специальные, так и надпрофессиональные знания.

Американский Институт управления проектами (США) дает следующее определение: Управление проектами — это методология (говорят также — искусство) организации, планирования, руководства, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.

В профессиональном управлении проектами с понятием проекта связывается процесс осуществления комплекса целенаправленных мероприятий по созданию нового продукта или услуг в рамках установленных бюджета, времени и качества.

В современном представлении проектную деятельность связывают с творческой деятельностью. Она включает в себя: руководство и координацию ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта путем применения современных методов и технологий управления для достижения в проекте результатов выполнения к удовлетворению ожиданий участников проекта.

Первоначальная задача — это детальное формулирование руководством проекта и основной стратегии. Выделяется руководитель проекта, выбираются участники проекта, устанавливаются сроки и бюджет проекта. Чем яснее формулирование целей проекта, тем легче будет осуществлять контроль над сбываемостью проекта.

Работа над проектом подразделяется на три временные фазы:

1. сбор информации;

2. проверка спроса на рынке;

3. реализация.

В каждой из этих фаз необходимо обращать внимание на три сферы деятельности - рынок, технику и организацию. Это необходимо для планирования и руководства каждым последующим шагом. Конечно же, соответствующие направления варьируются в зависимости от постановки задачи.

В фасе сбора информации собираются все важные данные по рынку, технике и организации.

Во время второй фазы - проверка спроса на рынке. Всё время посвящается вопросам оценки всего. На основе ранее полученных знаний детально проверяется спрос на рынке запланированной инновации.

В конце концов, третья фаза – реализация. Во время которой фиксируются конкретные цели и реалистичные мероприятия для их реализации на предприятии и на рынке.

Работа над проектом требует постоянной проверки целесообразности и действенности предпринимаемых решений. Прекращение проекта рекомендуется в том случае, если результаты работы не дают права считать имеющуюся цель проекта реалистичной и необходимой.

1.2 Контроллинг в системе управления проектами

Важнейшее место в системе управления компанией занимает контроль стратегических решений. Имеется в виду выяснение того, в какой мере принятие решения приводит к достижению целей компании.

Слово контроллинг произошло от английского «to control» –контролировать, управлять, которое в свою очередь происходит от французского слова, означающего реестр, проверочный список. Но по иронии судьбы в англоязычных источниках термин контроллинг почти не используется.

Концепция контроллинга была разработана в 80-е годы, как средство предотвращения кризисных ситуаций, приводящих к банкротству. Принципом этой концепции является оперативное сравнение основных плановых и фактических показателей с целью выявления отклонений между ними.

Контроллинг представляет собой совокупность методов оперативного и стратегического управления: учета, планирования, анализа и контроля, объединяемых в единую систему, работа которой подчинена определенной цели.

Основная цель контроллинга проекта - обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности.

Контроль состоит в определении результатов деятельности на основе оценки и документирования фактических показателей выполнения работ и сравнения их с плановыми показателями.

Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления, между элементами которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее определенных показателей. То есть при любом нарушении хода реализации проекта формируется ответное действие, направленное на уменьшение данного отклонения от плана с учетом всех изменений вокруг.

В самой простой форме система управления с обратной связью может быть представлена в виде блок-схемы (рис. 1.1).

Рис. 1.1 Система управления с обратной связью

Система имеет вход, выход и процесс исполнения проекта, который может соответствовать также любой части проекта. Подсистемы управления рассматриваются как компоненты некоторого контура регулирования, а процесс управления соответствует регулированию. Выходные показатели контролируются, сравниваются с некоторыми предварительно установленными «базовыми». Если они отличаются, то по цепи обратной связи формируется корректирующее воздействие, которое возвращается назад на вход системы для устранения возникших отклонений или корректировки входных параметров.

С точки зрения организационной структуры проекта совокупность процессов управления представляется как иерархическая система нескольких контуров регулирования. Организационные подразделения при этом являются или регуляторами, или объектами регулирования. Руководитель проекта выполняет функции регулятора, подразделения-исполнители - объектам регулирования, а находящиеся между ними промежуточные организационные подразделения являются одновременно и регуляторами, и объектами регулирования.

Системы управления могут включать в себя несколько контуров обратной связи, что позволяет при необходимости идентифицировать и по возможности устранять любые изменения, препятствующие достижению целей проекта.

Например, проект может столкнуться с непредвиденными обстоятельствами, которые не были изначально заложены, при разработке системы контроля. В этом случае в системе управления должно быть введено столько контуров, сколько типов показателей необходимо учитывать при управлении процессом. Пример системы приведен на рис. 1.2.