Файл: Разработка конфигурации «Учет предоставленных услуг салоном красоты» в среде 1С:Предприятие 8.3..pdf

Введение

Любая современная организация сталкивается с необходимостью обработки большого количества информации. Не исключением являются и салоны красоты. Все операции по записи клиентов, услугам, заказу и учету товаров и материалов проходит в специально отведенных журналах, что значительно затрудняет работу администратора. При записи клиента в салон приходится учитывать много факторов, таких как график работы мастера, и наличие свободного времени, наличие необходимой продукции в салоне, а при учете продукции и материалов, что является основной задачей администратора салона, необходимо учитывать количество продукции и материалов, производителей и поставщиков.

Если учет указанных данных ведется вручную, то компания сталкивается с рядом проблем, таких как большие затраты времени, высокие финансовые затраты на выполнение задач, наличие ошибок, медленное обслуживание клиентов, возникновение недовольства и даже потеря клиентов. Решением всех этих проблем может стать внедрение информационных технологий управления.

Одним из наиболее прогрессирующих направлений в области информационных технологий является разработка и внедрение информационных систем с использованием современных средств управления базами данных. Развитие компьютерной техники и, что более важно, развитие коммуникационных технологий, в последнее время является мощным двигателем использования информационных систем.

С внедрением информационной системы процессы работы салона красоты станут более эффективными. Многие действия, которые требовали внимания и отнимали время администратора, будут автоматизированы. Будет реализован выбор наиболее подходящего времени для записи к мастеру на основе выбранных услуг и дней его работы, учет закупленной продукции у поставщиков, генерация отчетов. Все это упростит процесс и избавит от ненужной работы. Авторизация позволит предотвратить несанкционированный доступ извне. Таким образом, тема внедрения информационной системы в деятельность салона крастоы достаточно актуальна в настоящее время.

Объект исследования в курсовой работе является работа администратора салона-парикмахерской ООО «Вектор».

Предмет исследования – организационно-хозяйственные процессы салона-парикмахерской «Вектор», которыми руководит администратор.

Целью курсовой работы является разработка автоматизированного рабочего места (АРМ) администратора салона красоты ООО «Вектор».

В соответствии с поставленной целью в ходе работы над проектом необходимо решить следующие задачи:

- описать деятельность салона ООО «Вектор», описать существующую технологию выполнения администратором своих функций;

- дать постановку задачи на разработку, проанализировать существующие программные средства, возможные для использования администратором салона красоты ООО «Вектор»;

- выполнить проектирование функциональной и информационной модели АРМ;

- разработать АРМ администратора салона красоты.

1. Анализ предметной области учета услуг, предоставленных салоном красоты

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области

Объектом исследования в курсовой работе является салон красоты ООО «Вектор». Салон красоты «Вектор» располагается по адресу: Москва, Федеративный проспект, д. 5, корп.1 ,Округ ВАО, район Перово.

В настоящее время в салоне работает шестнадцать человек, включая директора. В работе предприятия задействованы следующие сотрудники:

- администратор

- парикмахер (8 чел.);

- косметолог;

-мастер по маникюру и педикюру (2 чел);

- массажист;

- уборщица;

- охранник;

Салон красоты ООО «Вектор» с момента своего открытия оказывает своим клиентам следующие услуги:

• парикмахерские услуги;
• маникюр, педикюр;
• косметология;
• макияж;

Организационная структура салона красоты ООО «Вектор» линейная, её основные достоинства:

• четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными;
• быстрота реакции в ответ на прямые указания;
• личная ответственность руководителя за конечные результаты предприятия и другие. 

Недостатками системы являются высокие требования к руководителю и перегрузка администратора. Однако, ООО «Вектор» - это не крупное предприятие, поэтому использование линейной структуры управления вполне оправданно.

Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанным элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. В такой структуре имеется иерархическая соподчиненность, действует принцип единоначалия, вся власть и возможности по принятию управленческих решений, а также контроль за их исполнением возлагается на высшее руководство.

Директор управляет администратором, имея при этом представление о действиях нижестоящих подчиненных. 

Рисунок 1.1 - Структура управления салона красоты ООО «Вектор»

Во главе салона красоты ООО «Вектор» стоит директор. Директор выполняет функции по организации деятельности, планированию и контролю их выполнения. В обязанности директора входит и рассмотрение жалоб и предложений, принятие мер по устранению отмеченных недостатков; обеспечить повышение квалификации работников салона красоты. В подчинении директора находится администратор. 

Администратор является организатором всей работы внутри салона красоты. Администратор имеет право: 

• Не допускать или отстранять от работы работников зала нарушивших трудовую дисциплину или правила внутреннего распорядка.
• Докладывать о произошедшем инциденте высшему руководству.
• Давать предложения по найму и увольнению персонала торгового зала.
• Проверять знания персонала и давать заключение об уровне их профессиональной подготовки. 
• Осуществлять контроль над практикой учеников сотрудников и соблюдение учебных программ.
• Вносить предложения по поощрению работников салона. 

Администратор - это лицо компании, и от его работы во многом зависит, придет ли клиент в салон еще раз или выберет другой. На администраторе лежат такие функции как:

1. Работа с клиентами;

2. Обслуживание клиентов в торговом зале; 

3. Учет продукции на складе;

4. Учет материалов в зале и на выставочных стендах;

5. Составление графика работы мастеров; 

6. Рассмотрение жалоб со стороны посетителей; 

7. Учет поступающих денежных средств

8. Анализ качества обслуживания; 

9. Контроль за поведением служащих, и создавать на предприятии условия, отвечающие всем требованиям безопасности. 

Администратор также ответственен за организацию процесса обслуживания, руководит работой парикмахеров, косметолога, мастера маникюра и педикюра и массажиста. 

1.2. Существующая технология решения задачи

Предметом исследования является деятельность администратора салона красоты ООО «Вектор». Существующая технология выполнения администратором своих функций, представляет собой технологию обработки определенных входных данных на основании законов и правил, осуществляемую сотрудниками и техническими средствами салона, направленную на создание новой выходной информации.

Для того, чтобы спроектировать информационную систему салона необходимо тщательно проанализировать его функции. Для анализа разработаем функциональную модель с применением методики IDEF0. На рисунке 1.2 представлена контекстная IDEF0 диаграмма деятельность администратора.

Рисунок 1.2 – IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (как есть)

Как видно из контекстной диаграммы деятельность салона красоты определяется входными и выходными документами, регулируется управляющими воздействиями и выполняется при помощи определенных механизмов.

В качестве входных данных выступают следующие данные:

• прайс-лист на услуги салона;
• данные о расходных материалах;
• заказы от клиентов.

В качестве выходных данных выступают следующие данные:

• отчет «Количество и суммарная стоимость оказанных услуг»;
• отчет «Расход материала»;
• отчет «Стоимость оказанных услуг по сотрудникам»;
• чек об оплате услуг.

В качестве управления выступают следующие документы:

• должностная инструкция администратора;
• санитарно-нормативные документы.

В качестве механизмов выступают:

• администратор салона;
• офисный пакет.

Процесс деятельности администратора салона красоты «Вектор» состоит из трёх основных функциональных блоков: введение справочной информации, учет и контроль оказания услуг, составление отчетов. Функциональные блоки, а также входящие, исходящие и управляющие потоки представлены на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 – IDEF0 диаграмма бизнес-процессов (как есть)

Рисунок 1.4 – Детализация процесса «Учет и контроль оказания услуг»

Процесс «Учет и контроль оказания услуг» включает в себя четыре функциональных блока: предварительная запись клиента, контроль выполнения услуг, учет оказания услуг, принятие оплаты. На рисунке 1.4 представлена детализация процесса «Учет и контроль оказания услуг».

Недостатком существующего процесса учета предоставления услуг является большое количество разрозненных механизмов, обеспечивающих его выполнение.

Основными недостатками существующей технологии выполнения функций администратора являются: высокая трудоемкость обработки информации; несовершенство организации сбора и регистрации информации; большой объем бумажного документооборота.

1.3. Требования к экономической информационной задаче

1.3.1. Информационное обеспечение

Информационное обеспечение является одной из обеспечивающих подсистем любой информационной системы и включает как сами данные, на основе которых выполняется работа системы, так и системы кодирования, документопотоки, принципы построения структур данных. При разработке информационной системы необходимо учесть некоторые требования к информационному обеспечению [2, c.46].

1. Для работы информационной системы используются такие входные документы:

• прайс-лист на услуги салона;
• данные о расходных материалах;
• заказы от клиентов.

2. В процессе работы информационной системы применяются такие справочники:

• данные сотрудников;
• данные материалов;
• перечень услуг.

3. В результате работы системы формируются такие документы:

• отчет «Количество и суммарная стоимость оказанных услуг»;
• отчет «Расход материала»;
• отчет «Стоимость оказанных услуг по сотрудникам»;
• чек об оплате услуг.

Документооборот отдела при решении задач администратора салона представлен на диаграмме потоков данных на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 -DFD-диаграмма первого уровня

Требованиями к информационному обеспечению проектируемой информационной системы являются следующие:

• 1. Возможность автоматизированной обработки входных данных с использованием справочников системы для получения выходных данных.
  2. Наличие централизованной интегрированной базы данных.
  3. Возможность ограничения доступа к базе данных.
  4. Возможность защиты базы от сбоев.
  5. Возможность восстановления данных после сбоев системы.
  6. Поддержание большого количества записей в справочниках.

1.3.2. Программное обеспечение

Накопленный опыт подсказывает, что программное обеспечение должно отвечать следующим требованиям [4, c.28]:

1. Своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста;
2. Минимальное время ответа на запросы пользователя;
3. Адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам;
4. Простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания;
5. Терпимость по отношению к пользователю;
6. Возможность быстрого обучения пользователя;
7. Возможность работы в составе вычислительной сети.