Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях. Понятие и место коммуникации в деятельности менеджеров..pdf

Современный уровень развития менеджмента определяет постоянный рост требований к качеству управленческого труда, что обеспечивается повышением требований к профессионализму самих менеджеров-управляющих, в основном, за счет увеличения интеллектуальной, творческой составляющей их труда. Так как любая деятельность состоит из отдельных процессов, основной по важности задачей менеджмента является обеспечение оптимального взаимодействия между отдельными элементами организации, что подразумевает формирование системы эффективных коммуникаций. Коммуникационные процессы проходят в организации непрерывно, ориентированы как вовнурь ее, так и во внешнюю среду. Следовательно, знание видов и форм коммуникаций и формирование соответствующих компетенций менеджеров-управленцев является весьма актуальной темой исследования.

Целью данной работы является изучение роли различных видов коммуникаций в управленческой деятельности. В соответствии с целью в работе должны быть решены следующие задачи:

Уточнить определение понятий «коммуникация», «коммуникационный процесс» и «коммуникативная компетенция менеджеров».
Выявить основные виды коммуникаций в организации.
Определить основные задачи менеджера, решаемые в коммуникационном процессе.
Провести анализ состояния решения коммуникационных задач менеджментом на примере предприятия.

Объектом исследования в работе выступает ООО «РАВС-Групп», предметом – коммуникативный процесс как основа управленческой деятельности в ООО «ОАВС-Групп».

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ И МЕСТО КОММУНИКАЦИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЕНЕДЖЕРОВ

1.1. Сущность понятия коммуникации и коммуникативной компетенции

Коммуникация (от лат. - сообщение, передача) - это процесс обмена сообщениями, информацией между различными личностями, их социальными группами, общностями, организациями.

Коммуникация между отдельными людьми, их группами, организациями, государствами, культурами осуществляется в процессе общения как обмен специальными знаковыми образованиями (сообщениями), в которых отображены мысли, идеи, знания, опыт, навыки, ценностные ориентации, программы деятельности общающихся сторон.

Коммуникации - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение. На рис. 1.1.1 представлена классификация коммуникаций в менеджменте^{^[1]}.

Коммуникационный процесс — это процесс обмена информацией между двумя или более людьми. Его цель — обеспечить передачу и понимание информации, являющейся предметом обмена. Если взаимного понимания не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль. Коммуникационный процесс состоит из следующих базовых элементов^[2]:

Отправитель — лицо, генерирующее идею или собирающее информацию и передающее ее.

Сообщение — непосредственно информация, закодированная с помощью символов. Смыслом и значением сообщения являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства.

Рисунок 1.1.1 - Виды коммуникаций в менеджменте

Канал — средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети). Каналом передачи может выступать сама среда, а также технические устройства и приспособления. Выбор канала должен быть совместим с типом символов, используемых при кодировании^[3].

Получатель (адресат) — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Основные виды коммуникаций^[4]

1. Коммуникации между организацией и внешней средой

2. Вертикальные коммуникации: нисходящие и восходящие.

3. Коммуникации между разными отделами (подразделениями).

4. Коммуникации руководитель-подчиненный.

5. Коммуникации между руководителем и рабочей группой.

6. Неформальные коммуникации.

В предпринимательской деятельности используются разные средства, виды и формы коммуникации. Основная задача здесь заключается в том, чтобы в первую очередь умело использовать разнообразные виды коммуникации, среди которых можно назвать такие^[5]:

а) передача информации, содержания, информирования (чтение лекции в аудитории, выступление по радио и тому подобное);

б) экспрессивная — выразительная, что характеризуется экспрессией — силой проявлению чувств, переживаний (например, встреча после длинной разлуки);

в) убеждающая — стремление повлиять на других, высказывание захвата, просьбы, что особенно важно для политических деятелей, юристов, торговых работников;

г) социально-ритуальная — использование норм и обычаев социально-культурного поведения (процедура знакомства, обычаи гостеприимства);

д) паралингвистическая коммуникация — общение с помощью мимики, выражения глаз и рта, а также поз и движений (передача разных оттенков сообщения, его скрытого содержания).

Разнообразные виды и способы коммуникации можно разбить на три группы: устную, письменную и визуальную. По мнению психологов, во многих ситуациях наиболее эффективным является непосредственный устный контакт, с помощью которого можно передавать все детали, уточнить неясные вопросы и этим исключить неправильное понимание задания и др.^[6].

Ключом к эффективной письменной коммуникации является соблюдение определенных требований к информации: четкость, полнота, надежность и правильность, она дополняет и подкрепляет устную коммуникацию. Одновременно следует помнить, что слишком большое ударение на письменную коммуникацию ведет к лишней бюрократизации управленческого процесса.

По целевой направленности коммуникации бывают инструктирующие, мотивирующие и информирующие, которые поставляют информацию для принятия управленческих решений, организации и контроля за их выполнением. Для достижения целей организации и эффективного обмена информацией используются восходящие, нисходящие и горизонтальные коммуникации. Восходящие коммуникации, как правило, осуществляются в форме отчетов, предложений и объяснительных записок. Целью их есть оповещение высшего эшелона власти (высшего руководства) о том, которое делается на низших уровнях иерархической системы.

Коммуникации между организацией и внешней средой осуществляются в нисходящем и восходящем направлениях. Здесь используются разнообразные средства. С имеющимися и потенциальными потребителями организации общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В отношениях с общественностью первоочередное значение предоставляется созданию благоприятного образа, "имиджа" организации на местном, общенациональном и международном уровне. С правительством организация общается, заполняя многочисленные отчеты о финансах, маркетинге, о возможности карьеры, относительно льгот и тому подобное. Используя лоббизм и делая взносы в интересах разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов, постановлений. Организации придется также поддерживать деловые связки с профсоюзами.

Большой удельный вес занимает личная коммуникация, или непосредственные контакты между работниками, под которой понимаются все виды обмена информацией, что имеют место между людьми. Она приобретает такие формы: коммуникация между двумя людьми, коммуникация между индивидом и группой, коммуникация внутри группы.

Кроме официальных (формальных) коммуникаций, в менеджменте важную роль играют неформальные (неофициальные) коммуникации. В предпринимательской деятельности неформальные коммуникации неминуемы и имеют разнообразный характер. На практике официальные структуры и официальные коммуникации — это лишь часть айсберга, который виднеется над водой. Немало вопросов рассматриваются и решаются неформальный группами, которые не наделены официальными полномочиями и которые созданы на базе дружеских отношений, старых школьных связей, принадлежности к одной партии, национальному происхождению, религии и другим общим интересам.

Общение и коммуникация различаются в двух главных отношениях^[7]:

– общение имеет и практический, и материальный, и духовный, и практически-духовный характер, тогда как коммуникация является чисто информационным процессом – передачей тех или иных сообщений, обмене информацией;

– характере самой связи вступающих во взаимодействие систем.

В литературе встречаются различные определения понятия коммуникативной компетентности. Так Петровская Л. А. определяет коммуникативную компетентность как совокупность навыков и умений, необходимых для эффективного общения. Емельянов Ю.Я. рассматривает это понятие как ситуативную адаптивность и свободное владение вербальными и невербальными (речевыми и неречевыми) средствами социального поведения, а также выделяет меру коммуникативной компетентности — степень успешности задуманных актов влияния и используемых средств произвести впечатление на других^[8].

Проанализировав представленные определения коммуникативной компетентности, представим её в виде формулы, которая будет иметь вид:

Коммуникативная компетентность = коммуникативная способность + коммуникативное знание + коммуникативное умение, адекватное коммуникативным задачам и достаточное для их решения^[9].

Коммуникативную способность можно трактовать двояко: как природную одарённость человека в общении и как коммуникативную производительность.

Коммуникативное знание целесообразно рассматривать как знание о том, что такое общение, каковы его виды, фазы, закономерности развития, какие существуют коммуникативные методы и приемы, какое действие они оказывают, каковы их возможности и ограничения^[10].

Модель компетенций дает возможность создать набор критериев, который непосредственно связывает широкий спектр конкретных видов деятельности с управлением персоналом. Каждая компетенция - это набор родственных поведенческих индикаторов, которые объединяются в один или несколько блоков, в зависимости от смыслового объема компетенции.

Различают пять уровней развития компетенций^[11]:

Е - компетенция не развита (неудовлетворительный уровень, развитие обязательно, но затруднено).

D - компетенция недостаточно развита (нормальный уровень, требуется и возможно развитие).

С - базовый уровень, необходимый и достаточный для специалиста.

В - сильный уровень развития компетенции (требуется только для руководящего звена).

А - лидерский уровень развития компетенции (требуется для высшего менеджмента).

Продуктивность организации напрямую зависит от профессионально-деловых и личностных характеристик ее менеджеров. Корпоративная психология выделяет базовые компетенции успешных менеджеров. К их числу относятся: стратегическое видение, ориентация на достижения, принятие решений, организаторские навыки, влияние, управление исполнением, мотивирование и ряд других^[12].

Успешные менеджеры точно выделяют и систематически анализируют факторы, влияющие на будущее компании. Точный прогноз тенденций рынка позволяет им разрабатывать стратегические планы, предвидеть возможные барьеры на пути к успеху и оперативно находить способы их преодоления. Они ставят перед собой сложные амбициозные цели и немедленно поднимают целевую планку по достижении предыдущей. Реально деловой потенциал большинства управленцев может быть представлен в виде профиля компетенций, имеющего свои пики (т.е. высокоразвитые компетенции) и спады, которые фиксируют компетенции, требующие развития.