Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Техника построения бизнес-процессов).pdf

3. Все этапы цикла PDCA в исполнении правил.

4. Анализ использует четыре основных потока информации:

а) производительность процесса;

б) характеристики продукта;

с) показатели удовлетворенности клиентов;

г) результаты процесса аудита;

5. Стандарт требует, чтобы установить эти параметры, методы сбора, обработки информации, пограничные показатели для нормального хода процесса и критериев для принятия корректирующих действий. Решение руководства изменить правила или ресурсы должны быть сделаны на основе жестких фактов.

6. Необходимо назначить ответственным - владельцы процессов, которые контролируют процессы, ответственные за их исполнение и обладают необходимыми ресурсами и полномочиями. Их взаимодействие должно быть определено и формализованы.

7. Принцип PDCA тиражируется на более низких уровнях управления (решения), в случае необходимости.

Процесс представлен в Приложении. 1, отвечает всем этим требованиям.

Теперь мы определяем процессный подход к управлению организацией.

Применение для управления ресурсами и организации системы взаимосвязанных процессов могут быть отнесены к процессному подходу [16, с. 37-39].

1.4 Особенности внедрения процессного подхода к управлению

С введением процессного подхода к управлению используются следующие приемы:

- Создание сети бизнес-процессов;

- Определение владельцев бизнес-процессов;

- Моделирование (описание) бизнес-процессов;

- Регулирование бизнес-процессов;

- Управление бизнес-процессами на основе PDCA цикла;

- Бизнес-процесс аудита.

Ключевыми моментами для реализации процессного подхода к управлению являются:

1) выявление и описание существующих бизнес-процессов и порядок их взаимодействия в публичной сети процессов организации;

2) четкое распределение обязанностей руководителей для каждого сегмента всей сети бизнес-процессов организации;

3) определение показателей и методов их измерения (например, статистика);

4) разработка и утверждение нормативных актов, которые формализуют систему;

5) управление и регулирование при обнаружении отклонений, несоответствий в процессе или продукте или внешние изменения окружающей среды (в том числе изменения в требованиях заказчика).

С введением процессного подхода к управлению организацией имеет следующие особенности:

- Способность к 1. Процессный подход к оптимизации системы корпоративного управления, чтобы дать понять руководству и способность гибко реагировать на изменения во внешней среде. С введением процессного подхода регулируются:

• Процедура для целей планирования и деятельности;
• взаимодействие между процессами и организационными единицами;
• обязанности и полномочия владельцев процессов и других должностных лиц;
• сотрудников порядка для чрезвычайных мер;
• порядок и формы отчетности для высшего руководства;
• система показателей, характеризующих эффективность и результативность работы организации в целом и ее процессов;
• порядок рассмотрения решений управления производительностью и для решения отклонений и достижения целей.

Введение организации процессного подхода в первую очередь включает в себя работу по описанию и регулирования бизнес-процессов, в том числе:

1) осуществляют ответственность за результаты работ, включенных в этот процесс;

2) определяется системой процессов взаимодействия между собой и с внешними поставщиками и клиентами;

3) определен перечень документов, необходимых для функционирования процессов (инструкций, правил, положений, процедур, должностных инструкций и т.д.);

4) график разработки и реализации этого документа;

5) процессы установлены показатели деятельности, методы и формы сбора и процедур для руководителей представления информации;

6) определяют границы показателей, характеризующих нормальное течение процессов;

7) установить критерии, с помощью которых работа по устранению причин начинается отклонение.

- Возможность 2. Процессный подход позволяет получить и использовать систему показателей и критериев оценки эффективности управления на каждом этапе цепочки производства / управления. Система показателей, построенных в рамках управления процессом, структурирована в четырех областях:

• Результаты эффективности деятельности отдельных процессов и организации в целом (для достижения запланированных результатов с точки зрения объема, качества, номенклатуры и сроков);
• показатели эффективности отдельных процессов и организации в целом (отношение полученных результатов к стоимости времени, финансовых и других ресурсов);
• цифры продукты, произведенные процессы организации;
• удовлетворенности клиентов Показатели эффективности организации.

С введением процессного подхода разработан двухступенчатый система показателей:

а) показатели, которые владелец процесса оценивает эффективность и результативность своих процессов и видов деятельности, входящих в его состав;

б) показатели, которые владелец процесса несет ответственность перед высшим руководством о результатах процесса деятельности.

Количество процессов, которые существуют в организации, организация также включает в себя управление процессом. Владелец этого процесса является генеральный директор. Деятельность организации осуществляется на основе показателей, которые обрабатывают владельцы передают высшему руководству отчетности.

- Возможность 3. Процессный подход обеспечивает уверенность в соучредителей организации, что существующая система управления нацелена на постоянное повышение эффективности и максимального учета интересов заинтересованных сторон, как:

1) Система основана на измерении эффективности работы организации, плана и достижения постоянного улучшения показателей деятельности;

2) Система направлена ​​на удовлетворение потребностей пяти групп лиц, заинтересованных в деятельности организации:

• соучредителей (инвесторов);
• Потребители на рынке;
• сотрудники организации;
• провайдеров;
• общество.

- Возможность 4. Разработаны и внедрены системы управления бизнес-процессами (SMS) обеспечивает осуществление организации процессного подхода в соответствии с требованиями ISO 9000: 2000 и получить соответствующий сертификат.

Наличие системы менеджмента качества сертификат соответствия ISO 9001: 2000 гарантирует клиентам, что организация не только для выполнения заявленных требований потребителя, но и пытаются установить и выполнять свои предполагаемые требования, и что вопросы качества работы получили много внимания. Эта организация получает конкурентное преимущество на рынке.

- Возможность 5. Внедрение процессного подхода к системе управления и строительства управления качеством обеспечивает четко определенную процедуру и ответственность за разработку, согласования, утверждения и документации.

- Возможность 6. В основе процессного подхода к управлению принятия решений, основанных на фактах, поэтому очень важно иметь в организации информационной системы. Введенный в организации информационной системы позволяет владельцам получать объективные информационные процессы. Для того, чтобы сохранить контроль в том случае, если она встроена в систему управления единой организации, основанной на процессном подходе. В том случае, если система автоматизации внедряется без учета реальных потребностей в управлении организацией, то весьма вероятно, неудачное завершение такого проекта.

Внедрение процессного подхода к управлению в организации рассматривается как проект. Основным заказчиком результатов этого проекта является топ-менеджмент и владельцы процессов [16, с. 39-42].

1.5 Функции процессного подхода

Обзор современной литературы позволяет коллективно нынешнее руководство как планирование, организация, руководство, мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникации, исследования, оценки, принятия решений, найма, представления и переговоров или заключение сделок.

Как правило, при рассмотрении процессного подхода делится на четыре основные функции, которые применимы ко всем организациям: планирование, организация, мотивация и контроль.

Функции управления в процессном подходе имеют две общие характеристики: они требуют принятия решений, а также все необходимые коммуникации. Принятие решений и коммуникация играют роль в осуществлении процесса коммуникации планирования, организации, мотивации и контроля.

Давайте кратко рассмотрим четыре основные функции управления с точки зрения процессного подхода:

1. Планирование. При планировании руководитель должен сначала сформулировать цели организации. Затем, поставив общие цели, она должна определить конкретные работы (задания) необходимо сотрудникам организации в определенный период времени. Для того, чтобы планы, чтобы быть реальным, а не иллюзорным, менеджеры должны принимать во внимание наличие всех ресурсов как организации в целом, так и каждого отдела индивидуально.

При планировании руководитель обязан всякий раз четко ответить на три основных вопроса:

1. Где мы сейчас?
2. Где хотите пойти?
3. Как мы собираемся сделать это?

Другими словами, планирование - это путь, в котором лидер пытается установить единый вектор направления усилий всех членов организации к достижению ее общих целей в определенный период времени. Необходимо учитывать две важнейшие характеристики, присущие организационным структурам, а именно, горизонтальное и вертикальное разделение труда.

2. Организация. В конце процесса планирования, руководитель должен организовать выполнение запланированных мероприятий (задачи), потому что без осуществления организационных мероприятий только планы, конечно, жизнь не материализуются.

Менеджер должен распределить между структурными единицами работы (задачи), а также в соответствии с планом, чтобы привлечь виновных к порядку их исполнения, а также порядок взаимодействия подразделений (горизонтальное разделение труда).

Важным средством, с помощью которого руководитель организации должен функционировать в процессе управления является проблема рабочих мест в подчинении руководителей среднего звена и делегирования им необходимых полномочий (вертикальное разделение труда).

Линейные руководители организуют выполнение задач в подразделениях.

Активные исполнители получают инструкции и необходимые средства для выполнения конкретной работы (должности) в соответствии с головой вверх.

3. Контроль. Контроль - ежедневный непрерывный процесс предназначен для обеспечения того, чтобы планы организации.

Есть три аспекта управленческого контроля:

1) Установление стандартов - точное определение конкретных этапов, которые должны быть достигнуты в определенный период времени в планировании.

2) Определение того, что было на самом деле достигнуто, и сравнение сделано с ожидаемыми результатами.

3) выявление отклонений от первоначального плана и выявление причин отклонений для того, чтобы настроить его.

Каждая из этих функций управления должна осуществляться либо руководителем компании или ее дочерних компаний или с помощью запланированных услуг, но под пристальным и постоянным контролем головы. На самом деле, детальное планирование и постоянный контроль - неотъемлемые компоненты любого полноценного рабочего лидера.

4. Мотивация. С точки зрения мотивации процессного подхода - это процесс мотивации других видов деятельности в целях достижения целей организации. Менеджеры должны определить круг потребностей своих сотрудников и предоставлять им таким образом, чтобы удовлетворить эти потребности через хорошую работу. Другими словами, менеджер должен снова искать свои собственные пути и средства мотивации подчиненных работников к производительному труду. В противном случае, "даже хорошо продуманные планы и самая совершенная структура организации не имеет никакого смысла."

В процессе подхода основное внимание на том, что управление является непрерывный ряд взаимосвязанных функций.

Сами по себе эти важные процедуры управления, планирования, организации и управления, не представляет особых трудностей. В этих областях накоплен определенный опыт, существуют рекомендации и руководства по выполнению этих процедур. Заслуга в этом принадлежит школе научного управления, а также административных и количественных подходов.

Тем не менее, процесс управления в целом по-прежнему остается сложной и, как следствие, по мнению автора, это крайне неэффективно. Концепция процессного подхода все еще нереализованным в полном объеме. Она не дает ясную голову и четкий алгоритм для эффективного управления. Число основных функций в процессе управления, не является строго определенной. Таким образом, не существует единого мнения относительно того, какой из них следует рассматривать как важное значение в процессе управления, а какие нет. Очевидно, что причиной этого является все та же непредсказуемость человеческого поведения. Не случайно в современном подходе процесс появился мотивирующую функцию, что среди остальных управленческих функций А. Файоль не рассматривается. Ее появление только показывает, что на данном этапе осознает важность человеческого фактора в управлении.