Файл: Управление изменениями в проекте (История развития управления проектами за рубежом и в России).pdf

Агенты перемен – функциональные или общественные лидеры, руководители среднего звена, а также экспертов из разных областей в организации, которые пользуются доверием коллег, заинтересованных сторон и руководителей. Они оказывают неформальное влияние, демонстрируют требуемую модель поведения и активно взаимодействуют с окружающими в области изменения [16].

Управление изменениями повышает вероятность эффективного перехода к будущему состоянию для достижения ожидаемых результатов. Результатом эффективного управления изменениями будет сведение предполагаемых негативных последствий и рисков изменений к минимуму, а также достижение ожидаемого эффекта в рамках определённого бюджета и графика.

Стандарт Association of Change Management Professionals содержит в себе подробное описание процесса управления изменениями, которые легли в основу методологии данного явления в теории и практике управления проектами. Более подробно этот процесс рассмотрим в следующем разделе.

Таким образом, по управлению изменениями существует отраслевые и локальные стандарты, среди которым мы рассмотрели следующие: руководство Panorama Consulting Solutions по управлению изменениями при внедрении автоматизированных систем управления; свод знаний Babok v.3; международный стандарт системы менеджмента качества ISO 9001:2015; стандарт for Change Management (ACMP). Первые три документа рассматривают общие правила и рекомендации изменений в управлении организацией, содержание некоторых принципов могут быть применимы и к области управления проектами. Наиболее полно процесс управления изменениями раскрывает стандарт Association of Change Management Professionals, который указывает на взаимосвязь процессов управления проектами с управлением изменениями, дополняющих друг друга, являющихся взаимозависимыми, способными пересекаться. Этот стандарт, содержащий в себе принципы и описание процесса изменений может быть использован в организации любого типа и применим к любому типу изменений, независимо от сложности, масштабов, продолжительности, географии или культуры.

2.2 Содержание процесса управления изменениями в проекте и его документальное оформление

Управление изменениями тесно связано со всеми процессами и функциями в проекте. При своём осуществлении проект может подвергаться различным изменениям: предметная область, ее конфигурация, время, стоимость, качество, риски, контракты и поставки, человеческие ресурсы, коммуникации.

---

Управление изменениями состоит из следующих основных процедур, применимых для различных изменений проекта:

Отслеживание – сбор и документирование фактических данных; определение в официальных и неофициальных отчётах степени соответствия фактического выполнения запланированным показателям; сбор данных осуществляется по таким показателям, как время, стоимость, качество, организация проекта, содержание работ.

Анализ – оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными; определение причины и путей воздействия на отклонения от выполнения плана.

Корректировка – планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом, минимизацию неблагоприятных отклонений или получение преимуществ от возникновения благоприятных ситуаций [1, с. 101].

Безусловно, процесс управления изменениями в каждом проекте и для каждой организации носит индивидуальный характер, но при этом возможно представить некий алгоритм, структура которого может корректироваться под каждый конкретный проект.

В этом алгоритме все процессы управления изменениями разбиты на группы аналогичных или сопутствующих процессов, которые направляют деятельность руководителей по управлению преобразованиями, знаниями, навыками в ходе реализации изменений. Представленные ниже группы связаны тем, что выход или результат одного процесса становится входом другого процесса. Процессы каждой группы могут проходить одновременно и применяться несколько раз [16].

1. Разработка концепции управления изменениями в проекте:

• выработка стратегии управления изменениями;
• анализ возможных изменений;
• определение принципов интеграции процессов управления изменениями;
• утверждение концепции.

2. Прогнозирование и планирование изменений:

• выбор методов и средств прогнозирования и планирования изменений;
• прогнозирование изменений;
• мониторинг внешней среды и тенденций изменений;
• планирование возможных предупреждающих воздействий для защиты проекта;
• разработка плана управления изменениями в проекте.

3. Организация и контроль изменений в проекте:

• распределении ролей и ответственности персонала, вовлечённого в управление изменениями, и формирование соответствующей организационной структуры;
• утверждение процедур осуществления изменений в проекте;
• введение в действие системы управления изменениями;
• информационная поддержка управления изменениями в проекте;
• сбор и анализ запросов и предложений на внесение изменений;
• принятие решений и внесение изменений в проект;
• ведение базы данных изменений проекта.

---

4. Анализ и регулирование изменений:

• контроль осуществления изменений в проекте;
• обзор и анализ динамики изменений в проекте;
• текущая оценка изменений в проекте и достигнутых в связи с этим результатов;
• отчёт об исполнении изменений в проекте и отклонениях от плана управления изменениями;
• предложения по корректировке плана изменений;
• корректирующие действия.

5. Завершение управления изменениями в проекте:

• постпроектный анализ, оценка изменений и их результатов;
• заключительный отчёт о фактических изменениях в проекте;
• формирование архива изменений в проекте;
• извлечённые уроки и корректировка стратегии на будущее [16].

Таким образом, управление изменениями должно осуществляться системно и последовательно по алгоритму, включающему несколько последовательных стадий, в частности разработку концепции управления изменениями в проекте, прогнозирование и планирование будущих изменений; организацию и контроль изменений в проекте, анализ и регулирование изменений, завершение управления изменениями в проекте.

Процессы управления изменениями основываются на множестве существующих методов управления изменениями и определены общепринятыми методами. Учитывая их повторяющийся, а иногда и синхронный характер, эти процессы должны быть надлежащим образом адаптированы для эффективности, независимо от используемой методологии управления проектами [16].

Процесс управления изменениями должен поддерживаться документально на каждом этапе, о чем говорится во всех стандартах по управлению изменениями. Рассмотрим особенности документационного сопровождения процесса управления изменениями на его отдельных этапах, представленные в отечественной теории проектного менеджмента [1; 9; 14].

1. Фиксация базисного состояния системы. Это описание конфигурации текущих параметров проекта как комплекса технической документации в данный момент времени.

2. Прогнозирование изменений. Осуществляется на всех этапах жизненного цикла, особое внимание уделяется важным «вехам» проекта, в которых высока вероятность «ветвения» возможных сценариев проекта, задачам с высокой степенью риска, критическим задачам и т.д.

3. Оценка предполагаемых изменений. Это комплексный анализ влияния изменения на стоимость проекта, показатели работ, сетевые графики и конечный результат проекта.

4. Изменения рассматриваются проектной командой или специальной комиссией. Иногда она называется комитетом по управлению изменениями. Функции комитета могут выполняться существующим управленческим подразделением (или несколькими подразделениями). Комитет рассматривает существенные изменения: в содержании, базовом плане, стоимости, сроках. Все изменения на этом этапе в обязательном порядке должны проходить процедуру согласования. Уровни принятия решений зависят от масштаба и последствий принимаемых изменений (табл. 2) [1, с. 102-103]:

---

Таблица 2

Уровни принятия решений

Характер изменения / кто утверждает	Руководитель проекта	Куратор проекта	Совет директоров
Общий бюджет	-	-	Любые отклонения в сумме общего бюджета
Бюджет по отдельным отраслям	Отклонения в размере не более 10%	Отклонения в размере не более 20 %	-
Прибыль проекта	-	Отклонения по прибыли 10%	Отклонения по прибыли более 10%
Перечисление дивидендов	-	-	Любые отклонения по дивидендам
Результаты проекта	-	-	Изменение ожи-даемых результатов проекта
Цели проекта	-	-	Изменение целей и задач проекта
Длительность проекта	Изменение длительности операций без ущерба для длительности проекта (лежащие не на критическом пути)	Изменение суммарной длительности проекта в пределах 0,5–1 месяца	Изменение длительности проекта более чем на 3 месяца
Длительность отдельной фазы проекта	Изменение длительности операций без ущерба для длительности фазы (лежащие не на критическом пути)	Изменение длительности фазы в пределах 1-2 недель	-

После рассмотрения необходимых предложений может быть вынесен один из вариантов вердикта:

• одобрить,
• отказать,
• отложить,
• доработать,
• эскалировать.

Примерная форма итогового документа согласования изменений приведена в табл. 3 [1, с. 104].

Таблица 3

Документальное оформление решений об изменениях

Описание изменения	Анализ вида изменения и его последствий
Номер запроса на изменение
Заголовок
Приоритет	Высокий – обязательное изменение, других альтернатив нет. Средний – обязательное или в высшей степени желательное изменение, но имеются альтернативы. Низкий – не обязательное, но желательное решение для совершенствования проекта
Информация об инициаторе
Детальное описание изменения	Можно использовать приложение для описания изменения
Причины, вызвавшие потребность в изменении
Влияние изменения на проект
Решение руководителя проекта по запросу на изменение: подпись, дата	принять – произвести предлагаемое изменение; отменить – признать нецелесообразным давать ход этому запросу; отложить – запрос имеет смысл, однако будет рассмотрен на более позднем этапе; провести оценку – запрос имеет смысл и необходимо провести анализ и оценку последствий; эскалировать – запрос имеет смысл, однако проводить оценку и принимать решение имеют полномочие только вышестоящие комитеты
Решение куратора проекта: подпись, дата
Оценка последствий изменения и рекомендации (производится экспертным комитетом)	Список подпроектов, на которые окажут влияние изменения. Влияние на длительность плана в днях по подпроектам. Влияние на состав работ проекта по подпроектам. Влияние на стоимость проекта по подпроектам. Итоговая оценка (если возможно)
Решение правления: подпись, дата

---

5. Осуществление изменений. Проект-менеджер, получивший согласие Комитета на осуществление изменений, должен обновить проектную документацию, информировать все подразделения организации, участвующие в проекте, оповестить субъектов-кооперантов, участников проекта, а также разработать необходимые меры по реализации изменений.

6. Контроль выполнения изменений. Контроль сводится к непрерывному мониторингу состояния системы с учётом сделанных изменений. На практике это выглядит как сравнение фактических изменений с плановыми в форме промежуточного отчёта. Особое внимание уделяется влиянию внесённых изменений на сроки проекта, использованию ресурсов и стоимости проекта [1, с. 105].

Если в проекте имеет место большое количество изменений или они масштабны, или имеют слишком большое значение для конечных целей проекта, то в масштабных проектах при матричных оргструктурах могут быть сформированы отдельные подразделения для осуществления изменений и контроля за их выполнением.

В зарубежной практике к документам, регламентирующим и протоколирующим прохождение изменения проекта, относятся (в порядке очерёдности подготовки):

1. «Отчёт о проблеме» – описание проблемы, возникающей в ходе реализации проекта.
2. «Заявка на осуществление изменения» – предложение осуществить изменение в плане проекта; с этого документа начинается процедура реализации изменения.
3. «Описание предлагаемого изменения» – информация о предлагаемом изменении, его текущем статусе, инициаторах и ответственных за реализацию изменения, а также за его контроль.
4. «Разрешение на изменение» – формальный приказ в письменном виде, подписанный полномочным должностным лицом компании и разрешающий осуществить изменение, а также регламентирующий порядок этого процесса [7, с. 156].

Все запросы на изменение проекта обязательно регистрируются в журнале регистрации изменений.

Каждая стадия прохождения изменения выполняется в соответствии с утверждённым регламентом и предполагает определённое распределение ролей среди участников проекта. Например, в группе управления проектом выделяется ответственный за сбор и обработку поступающих отчётов о текущих проблемах и запросов на осуществление изменений. Для контроля за прохождением изменения назначается администратор процесса.

Специальным документом регламентируется проведение переговоров и принятие решения о реализации изменения, в которых участвуют менеджер, ответственный за реализацию данной части проекта, представитель заказчика, а при необходимости – и представители заинтересованных организаций. Тем самым, в идеальном случае реализуется комплексная технология управления проведением изменения проекта с соответствующим набором документации и распределением обязанностей [7, с. 156].

---