Файл: Проектирование организации (Методы и этапы организационного проектирования).pdf

Введение

Организационное проектирование определяет будущую структуру организации, ее систему управления, процедуры выполнения административных, технологических, и выполнения других действий, а также процессы взаимодействия между различными элементами предприятия (организации). Основой организационного проектирования являются стратегические планы организации. Разработка проектных решений для перспективного устройства организации и по ее переходу к перспективному целевому состоянию, в этом заключается организационное проектирование. Главной целью организационного проектирования является разработка перспективного устройства организации, которое будет решать поставленные проблемы и достигать важнейшие цели, учитывая возможности организации и рыночные тенденции.

Научно обоснованное формирование организаций - актуальная задача современного этапа развития хозяйствующих субъектов в рыночной экономике. Организационное проектирование - это системообразующий способ построения организации, начинающийся на стадии формулирования бизнес-идей и завершающийся практической реализацией идей, вещей и людей в реальном времени и пространстве. В его основе лежат всем известные принципы теории управления и организации, основой которых в современных условиях является системный подход.

Организационная структура управления в значительной мере определяет результативность взаимодействия подразделений и эффективность функционирования управляющей системы в целом. Поэтому она должна строиться с таким расчетом, чтобы обеспечивать достижение целей организации с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Формирование организационных структур управления должно быть направлено на концентрацию однородных видов управленческой деятельности, ликвидацию многоступенчатости и устранение излишних звеньев управления.

Объектом исследования в курсовой работе выступает ООО «Юникс».

Предметом исследования являются особенности организационной структуры управления компанией ООО «Юникс».

Цель исследования – анализ и проектирование структуры системы управления фирмой ООО «Юникс».

Для достижения заявленной цели необходимо решить ряд задач:

1) изучить теоретические и методологические основы проектирования организации;

2) дать организационно-экономическую характеристику предприятия;

3) провести анализ существующей организационной структуры управления предприятия;

4) выявить проблемы и разработать проект по совершенствованию организационной структуры управления предприятием.

Характеризуя проблематику организационного проектирования необходимо отметить, что оно является научно-прикладным механизмом совершенствования системы управления в рамках менеджмента организации. В условиях рыночной экономики организационное проектирование становится базой для организационных нововведений, основанной на совокупности методов организационного и технико-экономического исследования факторов и системных характеристик конкретной организации.

1 Теоретические основы проектирования организации

1.1 Методы и этапы организационного проектирования

Каждая компания имеет свою организационную структуру. Ею определяется количество и функции единиц управления, вертикальные и горизонтальные взаимосвязи между ними. Под единицами управления подразумеваются структурные подразделения и должностные лица. Организационной структурой устанавливается их функционал и ответственность, порядок взаимодействия между собой и с объектом управления – источником управляющих сигналов (руководством компании). Организационное проектирование – разработка рациональной организационной структуры и системы управления компанией с учетом ее стратегических задач [5].

Проектирование включает в себя весь комплекс технологических, административных, информационных взаимосвязей между ключевыми элементами предприятия [8]:

• структурными подразделениями;
• должностными лицами;
• системой управления персоналом;
• решаемыми задачами;
• системой оплаты труда и поощрений;
• корпоративной культурой.

Планирование и организационное проектирование осуществляется, когда [14]:

• создается новое предприятие;
• требуется реорганизация действующей компании, вызванная необходимостью адаптации организационной структуры к новым условиям производства, обновления продукции и технологий, вводу в структуру новых подразделений и пр.;
• необходима оптимизация системы управления, вызванная новыми требованиями к ее работе.

В задачи организационного проектирования входит [17]:

• подбор элементов системы и определение их качественных и количественных характеристик;
• оптимальное размещение элементов системы в пространстве и по отношению друг к другу;
• установление вертикальных (управленческих) и горизонтальных (технологических) связей между элементами;
• установление информационных взаимосвязей между элементами системы;
• разработка регламентов процессов, происходящих в системе; разработка технологии управленческих процедур и процессов.

К основным факторам организационного проектирования, конкретизирующим его цели и задачи, относятся [4]:

• Организационно-правовая форма предприятия. На какой стадии жизненного цикла находится компания (создание, рост, зрелость или спад).
• Ресурсный уровень предприятия, в том числе кадровый, материальный, финансовый, социальный и пр.
• Влияние внешней среды (положительное или отрицательное).

Как и всякий проект, организационное проектирование осуществляется в несколько этапов [2]:

1. Предпроектные работы. На этом этапе проводятся прикладные исследования, изучаются и анализируются исходные данные, устанавливаются цели. На этом этапе составляется техническое задание, определяется состав исполнителей, проводится предварительная оценка эффективности предлагаемых проектных решений.

2. Техническое проектирование. Этот этап включает в себя обоснование комплекса организационных решений, предлагаемого для моделируемой или проектируемой вновь системы.

3. Рабочее проектирование. Разработка рабочей документации и экспертиза эффективности организационного проекта.

Инструментарий, используемый в процессе, объединяет подходы, методы и технологии организационного проектирования. К популярным методам формирования оргструктур относятся [3]:

1. Метод аналогии. Когда проектирование осуществляется на основе сравнительного анализа структур управления, реализуемых передовыми предприятиями, действующими в аналогичных условиях.
2. Метод экспертных оценок. Основан на доскональном изучении специфических особенностей компании, выявлении проблемных мест в системе управления и разработке рекомендаций с учетом передового опыта и мнения экспертов.
3. Метод структуризации целей. Заключается в разработке стратегических целей компании и их совмещении с разрабатываемой оргструктурой.
4. Метод организационного моделирования. Заключается в построении синтетической модели организационной структуры, оптимальность и рациональность которой впоследствии оценивается по многим четко сформулированным критериям.

Основным критерием, определяющим форму организационного проектирования, является специфика производства, его тип.

Если речь идет о массовом производстве и закреплении трудовых коллективов за определенным технологическим оборудованием, проектирование будет заключаться в определении оптимальных размеров подразделений и выборе форм организации труда Проектирование гибких производственных систем рационально в условиях серийного производства.

При единичном производстве организационные преобразования направлены на повышение его серийности, что дает возможность унификации, стандартизации и стабильности обслуживающего и обеспечивающего хозяйства.

Чтобы минимизировать ошибки и повысить эффективность организационного проектирования, должны соблюдаться следующие основные принципы [8]:

• Единоначалия – у каждого работника должен быть один линейный руководитель;
• Исключения дублирования функций – каждая единица управления выполняет свой функционал, не затрагивающий и не заменяющий функции остальных;
• Соответствия объема контроля – число подчиненных должно быть таким, чтобы руководитель смог осуществлять управление и контроль;
• Соответствия единиц управления количеству функций управления; Минимизация промежуточных ступеней управления – чем меньше таких ступеней, тем оперативнее проходят управленческие сигналы и осуществляется обратная связь;
• Соответствие обязанностей, прав и ответственности каждой единицы управления и должностного лица;
• Соответствие квалификации и вида выполняемой работы – работники, имеющие высокую квалификацию не должны выполнять функции, которые может выполнить менее квалифицированный сотрудник;
• Вертикальная иерархия – управляющие сигналы и сигналы обратной связи последовательно проходят ступени снизу вверх и обратно.

1.2 Проектирование организационной структуры

На любом производстве невозможно представить себе ситуацию, когда главный инженер находится в подчинении у бухгалтера, а руководители различных отделов – универсальные солдаты. Именно поэтому так важна организационная структура предприятия, которая помогает поддерживать порядок в фирме.

Под организационной структурой компании подразумевается определенная схема, которая является основой распределения функций среди людей, находящихся в этой структуре. Она представляет собой руководство, объясняющее особенности работы фирмы и то, как эта работа выстроена. Иначе говоря, организационная структура дает описание того, кто и как принимает решения в конкретной компании.

Четкое понимание того, в каком направлении движется предприятие, дает именно организационная структура. Управление организацией просто невозможно без этого элемента.

Предельно простая для понимания организационная структура предприятия является инструментом, который поможет поддерживать порядок в рамках принятия важных решений и преодолевать разногласия.

Организационная структура является связующим звеном для тех, кто в нее входит. Люди в ее составе представляют собой группу, которая имеет свои отличительные черты. Формирование организационной структуры неизбежно. Любая компания априори подразумевает какую-то структуру.

В организационной структуре предприятия выделяют следующие элементы [15]:

1. Ветви делегирования (иерархия подчинения). Основной элемент организационной структуры – иерархия подчинения, иначе говоря, «вертикаль власти», следующая от руководителя компании (допустим, от Генерального Директора) до непосредственных исполнителей задач и поручений (основные сотрудники). Такая иерархия позволяет понять, кто и кому подчиняется в конкретной фирме.

2. Предельный объем ответственности (область контроля). Данный компонент отражает число сотрудников, которыми способен эффективно руководить менеджер. При этом чем выше отношение подчиненных к начальству, тем больше ответственность и шире область контроля.

3. Централизация власти. Этот компонент подразумевает ответ на вопрос, кто принимает решения в компании. При наличии нескольких центров власти организационную структуру можно считать децентрализованной, если центр один – централизованной.

4. Специализация (разделение труда). Это степень разделения деятельности организации на ряд должностей и отдельные рабочие места. Если в компании высокая специализация, то работники имеют возможность стать «хозяевами» в своем предметном поле и выполнять конкретные задачи. Это позволяет повысить качество товаров и услуг, а также производительность самих сотрудников. При низкой степени специализации персонал должен выполнять широкий спектр задач.

5. Формализация. Данный элемент является определяющим для структуры деятельности фирмы, как и специализация. Однако есть одно важное отличие, которое заключается в том, что этот компонент отражает степень, в которой задачи и деятельность сотрудника регулируются правилами и другими механизмами.

Формальная организационная структура управления предприятием направлена на отделение человека от той должности, которую он занимает. То есть должность воспринимается остальными работниками одинаково вне зависимости от того, кто именно ее занимает. При неформальной организационной структуре особое внимание обращают именно на личность. Это позволяет личности (человеку) развить собственные навыки и параллельно вкладывать новое содержание в ту должность, на которой он занят [13].